Inwentaryzacja licencji na oprogramowanie komputerowe

PROBLEM

Do księgowości po 31 października wpłynął protokół likwidacji programów komputerowych. Jednostka przeprowadza spis z natury środków trwałych, w tym programów, w okresie od 1 października roku obrotowego do 15 stycznia roku kolejnego, według stanu na 1 października. Czy ten protokół spowoduje zmniejszenie stanu programów przy inwentaryzacji? Czy jednak ze względu na datę wpływu nie powinien być brany pod uwagę?

https://forum.infor.pl/topic/455551-protokol-likwidacji/

RADA

Jednostka w nieprawidłowy sposób dobrała metodę inwentaryzacji, a co za tym idzie - także nieprawidłowo ustaliła termin przeprowadzenia inwentaryzacji dla licencji na oprogramowanie komputerowe.

Składnikiem majątku dla celów ewidencyjnych nie jest oprogramowanie komputerowe, ale licencja na jego użytkowanie. Jest to wartość niematerialna i prawna, a nie środek trwały (art. 3 ust. 1 pkt 14 lit. a uor). Wartości niematerialne i prawne inwentaryzuje się rokrocznie według stanu na ostatni dzień roku obrotowego (31 grudnia) metodą weryfikacji zapisów w księgach rachunkowych z dokumentacją i ustalenia realnej wartości tych aktywów (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor). W praktyce trzeba ustalić:

• czy liczba i wartość licencji ujęta w ewidencji księgowej odpowiada liczbie i wartości wynikającej z dokumentacji źródłowej,
• czy w ewidencji księgowej nie figurują licencje wygasłe,
• czy wszystkie licencje faktycznie są wykorzystywane przez jednostkę, ewentualnie czy mają być wykorzystywane w przyszłości.

W tym celu zapisy ewidencji pomocniczej (szczegółowej, np. księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych) należy porównać z dowodami wewnętrznymi jednostki, potwierdzającymi przyjęcie do użytkowania poszczególnych licencji (np. dokumenty OT - "Przyjęcie wartości niematerialnej i prawnej") oraz dołączonymi do nich dowodami zakupu licencji i umowami licencyjnymi. W wyniku inwentaryzacji ze stanu ujętego na koncie 020 "Wartości niematerialne i prawne" należy zdjąć wartość licencji:

• wygasłych,
• na oprogramowanie wycofane z użytkowania, którego jednostka nie zamierza wykorzystywać także w przyszłości, mimo że licencja na to oprogramowanie według stanu na 31 grudnia jest nadal aktualna.

Przepisy o rachunkowości nie ustalają terminu, w jakim należy przeprowadzić inwentaryzację w drodze weryfikacji. W praktyce przyjmuje się, że należy ją wykonać w roku kolejnym po roku obrotowym, za który jest przeprowadzana inwentaryzacja, w takim terminie, aby rozpoczęła się po zakończeniu księgowania operacji za grudzień, lecz przed zestawieniem obrotów i sald księgi głównej za zamykany rok w celu sporządzenia sprawozdania finansowego. Zwyczajowo przeprowadza się ją od 15 stycznia do 25/26 marca roku następującego po zamykanym roku obrotowym. W ramach przygotowania do weryfikacji pracownicy księgowości powinni upewnić się, że do komórki księgowości spłynęły wszystkie dowody przychodowe i rozchodowe dotyczące licencji na oprogramowanie komputerowe, odnoszące się do operacji wykonanych od 1 stycznia do 31 grudnia zamykanego roku obrotowego. Pozwala to na uniknięcie powstawania różnic pozornych. Jeśli tego nie zrobią, operacje nieujęte w księgach rachunkowych powinny być ujawnione i rozliczone w toku weryfikacji. Poza tym wszystkie przypadki nieprzekazania w terminie do komórki księgowości dowodów przychodowych i rozchodowych, w ramach postępowania poinwentaryzacyjnego, należy zgłosić kierownikowi jednostki. Jest on władny, aby dyscyplinować kierowników i pracowników komórek merytorycznych do wywiązywania się z obowiązku terminowego sporządzania i przekazywania do księgowości dowodów przychodów i rozchodów wartości niematerialnych i prawnych.

Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli

Podstawa prawna:

• art. 3 ust. 1 pkt 14 lit. a, art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1571)