Ekonomiczny okres użyteczności licencji na oprogramowanie komputerowe

Szkoła zakupiła w 2016 r. licencję na dziennik elektroniczny za 1750 zł. Według umowy licencja została nabyta na 2 lata (2016/2017 i 2017/2018). Opłata zgodnie z opisem na fakturze została wniesiona za rok. W 2017 r. otrzymaliśmy fakturę na rok szkolny 2017/2018, czyli na każdy rok została wystawiona osobna faktura. Czy prawidłowe było ujęcie tego wydatku w 2016 r. w paragrafie 4210 i na koncie 020 "Wartości niematerialne i prawne" (sugerowałam się umową na 2 lata), a w 2017 r. - w paragrafie 4300, z pominięciem konta 020? Jak ująć fakturę obejmującą kolejny rok szkolny 2018/2019, wystawioną do umowy nabycia licencji na 2018/2019? Czy wartość z faktury należy ująć wyłącznie w paragrafie wydatkowym 4210 bez księgowania na koncie 020?

https://forum.infor.pl/topic/447750-zakup-licencji-dziennik-elektorniczny-na-rok/

Sposób ujęcia w ewidencji księgowej zakupionej licencji zależy przede wszystkim od tego, czy będzie ona spełniała definicję wartości niematerialnej i prawnej z art. 3 ust. 1 pkt 14 uor. Aby tak się stało, licencja ta musi być nabyta przez jednostkę i przeznaczona na jej potrzeby, a jej przewidywany okres ekonomicznej użyteczności dla jednostki musi być dłuższy niż rok. Okres ekonomicznej użyteczności licencji dla jednostki ocenia się na podstawie okoliczności:

• obiektywnych - takich jak np. ograniczenia faktyczne i prawne jej użytkowania; w tym przypadku są to ograniczenia prawne - okres, na jaki zakupiono licencję, wskazany w umowie, po upływie którego jednostka nie może tej licencji używać, a także mogą to być ograniczenia faktyczne, takie jak np. dostosowanie oprogramowania tylko do prowadzenia ewidencji określonych zdarzeń w jednym roku szkolnym,
• subiektywnych - czyli zamiaru jednostki używania licencji przez określony czas, który z różnych względów może być krótszy niż określony w umowie nabycia licencji.

Opcja 1 - użytkowanie licencji przez rok

Jeśli w chwili przyjęcia licencji do użytkowania jednostka zamierzała użytkować ją tylko przez rok lub oprogramowanie, na które została udzielona licencja, mogło być użytkowane wyłącznie przez rok, a potem ulegało automatycznie zamknięciu, polegającemu na braku fizycznej możliwości ewidencjonowania za jego pomocą zdarzeń w kolejnym roku szkolnym, to nabyta licencja nie stanowiła wartości niematerialnej i prawnej, a więc nie podlegała ewidencji na koncie 020. Wydatki poniesione w związku z jej nabyciem należało zatem zaliczyć do kosztów bieżących jednostki w dacie ich poniesienia.

Opcja 2 - użytkowanie licencji przez 2 lata

Jeśli nabyta licencja umożliwiała użytkowanie tego samego oprogramowania przez 2 lata i jednostka w chwili przyjęcia jej do użytkowania zamierzała to oprogramowanie faktycznie użytkować przez te 2 lata, to licencja powinna być potraktowana jako wartość niematerialna i prawna, czyli ujęta na koncie 020 "Wartości niematerialne i prawne". Co do odpisania jej wartości w koszty to sposób postępowania powinien być określony w polityce rachunkowości szkoły (licencja może być amortyzowana stopniowo przy użyciu stawek amortyzacyjnych lub jednorazowo). Po upływie okresu wskazanego w umowie licencja wygasa i powinna być zdjęta z ewidencji księgowej jednostki.

Z kolei licencja zakupiona na rok szkolny 2018/2019 zgodnie z umową jest nabyta na rok, więc nie spełnia definicji wartości niematerialnej i prawnej.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli