Ewidencja księgowa zakupu licencji i jego aktywacja

Jak ująć w ewidencji bilansowej, w jakim paragrafie (421 czy 430) oprogramowanie w kwocie do 10 000 zł (8700 zł), aktywacja 5000 zł? Aktywacja jest osobną usługą dokonywaną w ciągu 3 miesięcy od zakupu oprogramowania.

Zaklasyfikowanie w sposób niebudzący wątpliwości wydatku budżetowego związanego z zakupem licencji na program komputerowy oraz aktywacji zakupionej licencji wiąże się interpretacją zapisów załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (dalej: rozporządzenie o klasyfikacji budżetowej).

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), przez pojęcie wartości niematerialnych i prawnych należy rozumieć nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki. Będą to w szczególności:

• autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
• prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
• know-how.

Wydatek budżetowy związany z zakupem licencji o wartości niższej niż określona w art. 16f ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, czyli 10 000 zł, należy zaklasyfikować do § 421 "Zakup materiałów i wyposażenia". W przypadku dokonania zakupu licencji na oprogramowanie w kwocie przekraczającej 10 000 zł wydatek należy zaklasyfikować do § 606 "Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych".

W zależności od postanowień umowy licencyjnej należy dokonać klasyfikacji wydatku budżetowego polegającego na aktywacji oprogramowania. W przypadku, gdy aktywacja jest osobną usługą określoną co do ceny, niestanowiącą wartości licencji, wydatek taki należy zaklasyfikować do § 430 "Zakup usług pozostałych".

Należy pamiętać, że w przypadku zawarcia umowy licencyjnej, w której wskazane jest dokonanie aktywacji oprogramowania w ramach zakupionej licencji, wartość takiej licencji przekroczy kwotę 10 000 zł, wtedy wydatek należy zaklasyfikować do § 606 "Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych".

Podstawy prawne

• art. 53 ust. 1, 3 i 4, art. 79 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz.U. z 2018 r. poz. 395; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 650)

• załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 767)

©℗

JAROSŁAW JURGA

ekonomista, certyfikowany księgowy, posiada doświadczenie w obszarze finansów publicznych wsparte studiami podyplomowymi z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp