Jak odzyskać z ZUS nadpłatę z tytułu składek

Nadpłata składek ZUS jest z urzędu zaliczana na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych należności. W niektórych okolicznościach składki mogą zostać zwrócone płatnikowi w formie pieniężnej - taki zwrot następuje jednak zawsze wyłącznie na wniosek płatnika. ZUS ma bezwzględny obowiązek zawiadomienia płatnika o kwocie nadpłaty na jego koncie - z wyjątkiem nadpłaconych należności nieprzekraczających 11,60 zł.

Zgodnie z ogólną zasadą nadpłacone składki w pierwszej kolejności podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o zwrot nadpłaty.

O zaistnieniu nadpłaty składek ZUS płatnik może dowiedzieć się:

• we własnym zakresie, np. wskutek analizy listy płac, oświadczeń złożonych przez zatrudnione osoby, dokumentów rozliczeniowych i płatniczych, bądź
• bezpośrednio od ZUS.

Nadpłata składkowa w rozliczeniach z ZUS jest najczęściej skutkiem:

• opłacenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe obliczonych od nadwyżki ponad roczny limit, odpowiadający 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (w 2020 r. wynoszący 156 810 zł);
• skorygowania dokumentacji rozliczeniowej skutkującej obniżeniem podstawy wymiaru składek i kwoty należności ZUS (np. w sytuacji, gdy doszło do nadpłacenia zatrudnionemu wynagrodzenia lub wliczono do podstawy oskładkowania składniki, które powinny być z niej wyłączone);
• uiszczenia składek ubezpieczeniowych za dany miesiąc w wysokości wyższej niż kwota wynikająca ze złożonych przez niego za ten miesiąc dokumentów rozliczeniowych z ZUS.

Kiedy nadpłata składek ulega przedawnieniu

Nienależnie opłacone składki (skutkujące nadpłatą), podobnie jak nieopłacone należności składkowe (skutkujące zadłużeniem z tytułu składek), także podlegają przedawnieniu. Oznacza to, że po upływie określonego w przepisach okresu ZUS może skutecznie uchylić się od obowiązku ich zwrotu płatnikowi.

Termin przedawnienia liczymy w zależności od tego, kiedy powstała nadpłata:

• jeśli po 31 grudnia 2011 r., to termin ten zaczyna biec od otrzymania zawiadomienia z ZUS lub od faktycznego opłacenia składek - gdy nie było wspomnianego zawiadomienia,
• jeśli przed 1 stycznia 2012 r. - to od 1 stycznia 2012 r. (chyba że nadpłata przedawniła się wcześniej).

W konsekwencji, w obecnym stanie prawnym, w stosunku do składek opłaconych po 31 grudnia 2011 r. ich nadpłata przedawnia się po upływie 5 lat, licząc od dnia:

• otrzymania zawiadomienia z ZUS,
• faktycznego opłacenia składek - w przypadku braku zawiadomienia.

Przedawnienie składek, które stały się wymagalne przed 1 stycznia 2012 r., następowało również po 5 latach, jednak liczonych nie od daty opłacenia składek, lecz od 1 stycznia 2012 r.

Należy podkreślić, że druga z ww. możliwości - czyli zasada liczenia terminu przedawnienia od daty faktycznego opłacenia składek - odnosi się wyłącznie do należności nieprzekraczających wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym (obecnie 11,60 zł). Tylko bowiem w przypadku tak niewielkiej nadpłaty ZUS nie musi zawiadamiać płatnika o jej wystąpieniu.

We wszystkich pozostałych przypadkach ZUS ma bezwzględny obowiązek poinformowania (zawiadomienia) płatnika o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą zostać zwrócone. Potwierdzają to liczne orzeczenia sądów.

W wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 10 stycznia 2020 r. (III AuA 619/19) zostało wskazane, że:

SA

(…) przepisu art. 24 ust. 6g u.s.u.s. [o początkowym terminie biegu przedawnienia - przyp. red.] nie można wykładać w oderwaniu od treści przepisu art. 24 ust. 6b ustawy, który to przepis stanowi jednoznacznie, że zakład zawiadamia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które zgodnie z ust. 6a mogą być zwrócone, chyba że nie przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym. (…) Jedyną okolicznością zwalniającą organ od wysłania zawiadomienia jest wysokość składek podlegających zwrotowi, która nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym.

Również w wyroku z 15 listopada 2018 r. ( III AuA 103/18) Sąd Apelacyjny w Łodzi wskazuje, że:

SA

(…) obowiązkiem organu rentowego, wynikającym z art. 24 ust. 6b ustawy, jest zatem zawiadomienie płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które zgodnie z ust. 6a mogą być zwrócone. Jedyną okolicznością zwalniającą jest wysokość składek podlegających zwrotowi, która nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym.

Analogiczne stanowisko zajmują także inne sądy apelacyjne oraz Sąd Najwyższy (por. m.in. wyroki SA w Katowicach z 14 lutego 2019 r., III AuA 1420/18, czy SA w Łodzi z 24 czerwca 2015 r., III AuA 1228/14; orzeczenia te opierają się na wykładni Sądu Najwyższego zawartej w wyroku z 8 września 2015 r., I UK 405/14).

W sytuacji gdy ZUS nie wywiązuje się z obowiązku zawiadomienia o nadpłacie, płatnik zawsze może wystąpić o takie zawiadomienie.

Jeśli opłacenie nienależnych składek powstało w związku z przekroczeniem rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, za datę powstania nadpłaty składek uznaje się datę otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego i deklaracji rozliczeniowej korygującej.

Upływ terminu przedawnienia powoduje, że dochodzenie ich zwrotu przez płatnika składek jest wykluczone, co sprawia, że płatnik nie otrzyma od ZUS zwrotu nadpłaty składek np. na konto firmowe lub w formie gotówkowej (art. 77 § 1 Ordynacji podatkowej).

Nienależnie opłacone składki, w stosunku do których nastąpiło przedawnienie ich zwrotu (tj. upłynęło 5 lat od daty ich opłacenia lub otrzymania zawiadomienia o nadpłacie), ZUS może z urzędu zaliczyć na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek.

PRZYKŁAD

Wrocławska spółka z o.o. w lipcu 2020 r. zorientowała się, że w przypadku pięciu pracowników przez pomyłkę zawyżyła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za listopad i grudzień 2017 r. Wskutek tego błędu za wspomniane miesiące opłaciła do ZUS składki w wyższej kwocie niż należna (i wykazała w dokumentach rozliczeniowych za listopad i grudzień 2017 r. w zawyżonej wysokości). Po skorygowaniu ww. dokumentacji spółka, która nie ma zadłużenia względem organu rentowego, złożyła wniosek o zwrot nadpłaconych składek. W tych okolicznościach miała do tego prawo, gdyż 5-letni termin przedawnienia nienależnie opłaconych składek zaczął biec od daty ich opłacenia, tj. odpowiednio od grudnia 2017 r. (składki za listopad 2017 r.) oraz od stycznia 2018 r. (składki za grudzień 2017 r.).

Kiedy bieg terminu przedawnienia ulega zawieszeniu

Czasami bieg terminu przedawnienia nienależnie opłaconych składek ulega zawieszeniu, które polega na wstrzymaniu rozpoczęcia lub dalszego biegu przedmiotowego terminu na czas trwania okoliczności uniemożliwiających uprawnionemu dochodzenie roszczenia.

W sytuacji gdy termin przedawnienia rozpoczął bieg, a następnie uległ zawieszeniu - po ustaniu przyczyny zawieszenia biegnie on nadal, a czas sprzed zawieszenia biegu terminu sumuje się z czasem po zawieszeniu.

Omawiane zawieszenie następuje:

• od dnia wszczęcia postępowania do dnia uprawomocnienia decyzji - jeśli ZUS wydał decyzję w sprawie nienależnie opłaconych składek, 
• do dnia uprawomocnienia decyzji innych organów lub uprawomocnienia orzeczenia sądu, nie dłużej niż na okres 2 lat - jeżeli wydanie przez ZUS decyzji w sprawie nadpłaty składek jest uzależnione od rozstrzygnięcia sprawy przez inne organy lub sąd,
• od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły 2 lata od śmierci spadkodawcy,
• od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna - w przypadku wydania przez ZUS decyzji stwierdzającej brak obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym lub obniżającej podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia (art. 24 ust. 6h ustawy systemowej).

PRZYKŁAD

Firma spedycyjna z Katowic wskutek błędu programu płacowego opłaciła składki na ubezpieczenia społeczne w kwocie wyższej, niż to wynikało z dokumentów rozliczeniowych, za maj 2016 r. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego ZUS wydał decyzję stwierdzającą fakt nienależnego opłacenia składek. W tym przypadku 5-letni bieg terminu przedawnienia uległ zawieszeniu z chwilą wszczęcia przez ZUS postępowania wyjaśniającego. Po uprawomocnieniu się decyzji ZUS termin przedawnienia nadal będzie biegł.

W jaki sposób odzyskać nadpłacone składki

Nadpłata składek ZUS w pierwszej kolejności podlega zaliczeniu z urzędu przez organ rentowy na poczet zaległych lub bieżących opłat składkowych. Brak po stronie płatnika zaległych lub bieżących należności z tytułu składek skutkuje tym, że kwota nadpłaty pozostaje w jego dyspozycji. W takim przypadku płatnik może zwrócić się do ZUS z wnioskiem o zwrot nienależne opłaconych składek. Jeśli tego nie uczyni, ZUS zaliczy nadpłatę na poczet przyszłych zobowiązań składkowych, co w praktyce oznacza, że płatnik pomniejsza kolejną wpłatę na rzecz organu rentowego o kwotę nienależnie uiszczonych wcześniej składek.

Pojawienie się nadpłaty na koncie płatnika zazwyczaj jest poprzedzone korektą dokumentacji rozliczeniowej.

Przypomnijmy, że na skorygowanie ww. dokumentacji płatnik ma: 

• 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie przez płatnika lub otrzymania zawiadomienia z ZUS o ich stwierdzeniu przez ten organ albo
• 7 dni od uprawomocnienia się decyzji ZUS stwierdzającej nieprawidłowości lub
• 30 dni od otrzymania protokołu pokontrolnego, jeśli nieprawidłowości zostały stwierdzone przez pracowników ZUS w trakcie prowadzonej przez nich kontroli.

Płatnik nie musi korygować imiennych raportów miesięcznych, jeśli stwierdzona przez niego lub ZUS różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza kwoty 2,20 zł. Wyłączenie to nie dotyczy jednak sytuacji, gdy podstawę składek stanowi zadeklarowana kwota (np. w przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, opłacających składki od podstawy wynoszącej 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek).

Jeśli nieprawidłowości w deklaracji rozliczeniowej miesięcznej lub w raportach imiennych stwierdzi ZUS, może on, wyjątkowo, sporządzić z urzędu korekty dokumentów rozliczeniowych, które uzna za możliwe do poprawienia we własnym zakresie. ZUS może także z urzędu wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych lub kontach płatników składek, informując o tym ubezpieczonych i płatników składek (art. 48b ustawy systemowej).

Oczywiście może się również zdarzyć, że stwierdzenie nienależnie opłaconych składek nie wymaga korygowania dokumentów rozliczeniowych. Z taką sytuacją możemy mieć do czynienia np. wtedy, gdy składki zostały wykazane w dokumentach rozliczeniowych w prawidłowej wysokości, ale płatnik opłacił je w wysokości wyższej niż to wynikało ze złożonych dokumentów.

Jeśli płatnik chce uzyskać od ZUS zwrot nadpłaconych składek w formie pieniężnej (przelewem na konto), musi w tej sprawie wystąpić z wnioskiem, który może być złożony po:

• stwierdzeniu, że składki zostały nienależnie opłacone, lub
• otrzymaniu zawiadomienia z ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek.

Jak już było wspomniane, ZUS ma obowiązek zawiadomić płatnika o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że nie przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym (art. 24 ust. 6b ustawy systemowej). Wysokość tych kosztów wynosi obecnie 11,60 zł. W przypadku braku płatnika składek lub jego następcy prawnego organ rentowy zawiadamia ubezpieczonego o kwocie nienależnie opłaconych składek w części sfinansowanej przez ubezpieczonego i na jego wniosek zwraca te składki (art. 24 ust. 6f ustawy systemowej). ZUS ma obowiązek zwrócić składki na rzecz ubezpieczonego, nawet jeśli na koncie płatnika istnieje zaległość.

Wnioskowanie o zwrot nadpłaty

Wniosek o zwrot nadpłaconych składek płatnik może:

• wysłać pocztą na adres jednej z jednostek ZUS,
• złożyć osobiście lub przez pełnomocnika w placówce ZUS,
• wysłać za pomocą Platformy Usług Elektronicznych (PUE).

Procedura występowania przez płatnika o zwrot nadpłaconych składek ZUS

* Profil na PUE ZUS można założyć przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP albo w placówce ZUS.

Jeżeli ZUS rozpatrzy negatywnie wniosek płatnika składek o zwrot nienależnie opłaconych składek, powinien wydać w tym zakresie decyzję administracyjną. Od takiej decyzji wnioskodawcy przysługuje odwołanie do sądu okręgowego. Odwołanie to wnosi się w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji, za pośrednictwem terenowej jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała skarżoną decyzję.

Organ rentowy odmówi zwrotu nadpłaconych składek, jeśli m.in.:

• z analizy konta płatnika składek nie będzie wynikała nadpłata do zwrotu,
• nie ma prawidłowych dokumentów rozliczeniowych, które umożliwiłyby rozliczenie konta płatnika składek,
• istnieje spór między ZUS a płatnikiem co do wysokości nadpłaty lub obowiązku opłacenia składek, wymagający rozstrzygnięcia przez sąd.

W jakim terminie płatnik powinien otrzymać zwrot nadpłaty

Nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi przez ZUS w terminie 30 dni od dnia:

• wpływu uzasadnionego wniosku płatnika składek,

• otrzymania przez ZUS skorygowanej dokumentacji, z której wynika nadpłata (czyli m.in. imiennego raportu korygującego za danego ubezpieczonego oraz deklaracji rozliczeniowej korygującej).

Bywa, że do otrzymania zwrotu składek uprawnionych jest kilku płatników. Dotyczy to sytuacji, gdy doszło do nadpłacenia należności ZUS wskutek przekroczenia górnego pułapu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W takim stanie ZUS dzieli kwotę nadpłaconych składek i zwraca ją płatnikom w takich częściach, w jakich opłacali składkę w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie ww. kwoty ograniczenia.

Przypomnijmy, że płatnik, otrzymawszy zwrot nadpłaty wynikającej z przekroczenia 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, jest zobligowany do niezwłocznego zwrócenia ubezpieczonemu finansowanej przez niego części składek emerytalno-rentowych.

Jeżeli nienależnie opłacone składki nie zostaną zwrócone w ustawowym terminie przez ZUS, wówczas podlegają oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych.

Nadpłata składek wskutek zmian przepisów przeciwdziałających negatywnym skutkom COVID-19

Z powodu epidemii wirusa COVID-19 ustawodawca przewidział rozwiązanie, na mocy którego określone grupy płatników zostały zwolnione z obowiązku opłacania składek (w połowie lub w całości) należnych za okres od marca do maja 2020 r.

Przepisy wprowadzające tę ulgę kilkakrotnie ulegały zmianom, przez co zdarzało się, że płatnicy uiszczali składki ZUS, mimo iż - jak się ostatecznie okazywało - byli uprawnieni do skorzystania z możliwości ich nieodprowadzania.

Co ważne, omawiana forma wsparcia płatników zasadniczo obejmowała tylko składki nieopłacone, ale od tej reguły przewidziano dwa wyjątki. Pierwszy z nich dotyczył składek marcowych uiszczonych przez osoby prowadzące działalność gospodarczą lub płatników zatrudniających od 1 do 49 osób albo spółdzielnię socjalną. Wymienieni płatnicy, którzy złożyli wniosek o zwolnienie z konieczności uiszczenia składek za marzec, kwiecień, maj, a opłacili składkę marcową, mogli wnioskować do ZUS o wypłatę nadpłaconych w ten sposób środków (na mocy art. 113 ustawy z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV). Jednak w opinii organu rentowego (wyrażonej m.in. na stronie www.zus.pl) wniosek w tej sprawie musiał zostać złożony najpóźniej przed upływem terminu opłacenia składek za kwiecień, tj. odpowiednio przed 11 i 15 maja 2020 r. (10 maja wypadał w dzień wolny od pracy). Warto nadmienić, że terminy na wnioskowanie o zwrot nadpłaty, które wskazuje ZUS, nie znajdują potwierdzenia w obowiązujących przepisach.

Jeśli wspomniani płatnicy nie zawnioskowali o zwrot nadpłaty za marzec, to została ona zaliczona na poczet składek za kwiecień (i ewentualnie na poczet kolejnych miesięcy). W konsekwencji uniemożliwiało to skorzystanie ze zwolnienia z opłacania składek za kwiecień (i ewentualnie maj), gdyż składki te podlegały omawianemu zwolnieniu tylko wtedy, gdy nie zostały uiszczone.

Drugi ze wspomnianych wyjątków jest związany z kolejną modyfikacją kryteriów dających prawo do nieopłacania składek ZUS, wprowadzoną od 18 maja 2020 r. w ramach tzw. Tarczy 3.0. Na jej mocy do grupy płatników mogących skorzystać z ulgi w postaci zwolnienia z konieczności regulowania składek za kwiecień i maj 2020 r. zostały włączone osoby:

• wykonujące przed 1 kwietnia 2020 r. pozarolniczą działalność i opłacające składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, których przychód z działalności w pierwszym miesiącu, za który jest składany wniosek o ww. ulgę, przekraczał kwotę 15 681 zł, a dochód nie przekraczał 7000 zł;
• korzystające z ulgi na start, których:
  • - przychód z działalności w pierwszym miesiącu, za który jest składany wniosek o ww. ulgę nie przekraczał kwoty 15 681 zł albo
  • - przychód z działalności w pierwszym miesiącu, za który jest składany ww. wniosek, przekraczał kwotę 15 681 zł, a dochód nie przekraczał 7000 zł.

Jeśli ww. osoby złożyły wniosek o zwolnienie ze składek za kwiecień-maj, a opłaciły składki za te miesiące, wówczas mogły wnioskować do ZUS o zwrot nadpłaconych środków najpóźniej przed upływem terminu opłacenia składek za czerwiec (czyli najpóźniej 10 lipca 2020 r.). Brak wystąpienia z przedmiotowym wnioskiem sprawi, że nadpłata kwietniowa i majowa rozliczy się na składki za czerwiec.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 19 ust. 6a-6b, art. 24 ust. 6a-6h, art. 31, art. 32, art. 41 ust. 6-7b, art. 47 ust. 3-3b oraz art. 83 ust. 1 pkt 3 i pkt 3a, ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875

• art. 93 ust. 2, art. 94 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1373; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 945

• art. 31zo ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106

• art. 113 ustawy z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV - Dz.U. z 2020 r. poz. 695; ost.zm. Dz.U. z 20220 r. poz. 1086

• art. 46, art. 69 ustawy z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 - Dz.U. z 2020 r. poz. 875

• art. 77 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 900; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 695

• § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

• § 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 11 września 2015 r. w sprawie wysokości kosztów upomnienia skierowanego przez wierzyciela do zobowiązanego przed wszczęciem egzekucji administracyjnej - Dz.U. z 2015 r. poz. 1526

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk, zajmujący się od wielu lat prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej