Wyjaśnienie RIO: Jak klasyfikować wydatki dotyczące faktur za zakup usług remontowych, na których wymienione są materiały użyte do naprawy, usługa wymiany i usługa naprawy?

Pytanie jednostki: Województwo, otrzymując faktury za naprawę, np. służbowego samochodu osobowego, kserokopiarki, drukarki itp., na których wyszczególnione są zarówno pozycje materiałów użytych do naprawy, jak i pozycja dotycząca wykonania usługi wymiany tych materiałów oraz pozycja dotycząca naprawy - wartość materiałów klasyfikuje w paragrafie 421 "Zużycie materiałów i energii" z odpowiednią czwartą cyfrą paragrafu, wartość wykonanej usługi wymiany w paragrafie 430 "Zakup usług pozostałych" z odpowiednią czwartą cyfrą paragrafu, a naprawy - w paragrafie 427 "Zakup usług remontowych" z odpowiednią czwartą cyfrą paragrafu. Wobec różnych interpretacji w ogólnodostępnych publikacjach i rodzących się wątpliwości, Województwo prosi o wyrażenie stanowiska odnośnie do prawidłowości klasyfikowania wydatków dotyczących faktur za zakup usług remontowych, na których wymienione są materiały użyte do naprawy, usługa wymiany i usługa naprawy.

Stanowisko jednostki: Jeśli wykonanie prac remontowych zostanie zlecone wyspecjalizowanej firmie i wykonawca na fakturze wyodrębni zużyte do naprawy części materiałów, usługę wymiany i naprawy, to naszym zdaniem należy wyodrębnić te wydatki i klasyfikować zgodnie z treścią operacji gospodarczej, tj.:

• zakup materiałów - § 421 "Zużycie materiałów i energii" z odpowiednią czwartą cyfrą paragrafu,
• wartość wykonanej usługi wymiany - § 430 "Zakup usług pozostałych" z odpowiednią czwartą cyfrą,
• naprawy - § 427 "Zakup usług remontowych" z odpowiednią czwartą cyfrą paragrafu.

Odpowiedź RIO: Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Województwo … otrzymuje faktury za naprawę np. służbowego samochodu osobowego, kserokopiarki, drukarki itp., na których wyszczególnione są zarówno pozycje materiałów użytych do naprawy, jak i pozycja dotycząca wykonania usługi wymiany tych materiałów oraz pozycja dotycząca naprawy. Wartość materiałów klasyfikuje w § 421 "Zakup materiałów i wyposażenia" z odpowiednią czwartą cyfrą paragrafu, naprawy w § 427 "Zakup usług remontowych" z odpowiednią czwartą cyfrą paragrafu, wartość wykonanej usługi wymiany w § 430 "Zakup usług pozostałych" z odpowiednią czwartą cyfrą paragrafu.

Odpowiadając na postawione pytanie, wskazać należy na następujące okoliczności. Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.) podziałka klasyfikacyjna "paragraf" oznacza rodzaj wydatku. Podziałki paragrafów wydatków określa załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.). Jak wynika z przykładów objaśnień do § 4270 "Zakup usług remontowych", paragraf ten obejmuje w szczególności usługi obce o charakterze przemysłowym, polegające głównie na przywracaniu wartości użytkowej wyrobów przemysłowych, między innymi usługi konserwacyjne i naprawcze wyrobów przemysłowych, np. maszyn, środków transportu, urządzeń, sprzętu.

Z wniosku o udzielenie wyjaśnienia wynika, że jednostka zleciła wyspecjalizowanym firmom naprawy m.in. samochodu osobowego, kserokopiarki, drukarki. Każda naprawa stanowiła każdorazowo jedną usługę remontową, nie zaś odrębnie dostawę materiałów oraz dwie usługi polegające na wymianie zakupionych materiałów i naprawie. Zatem wydatki związane z realizacją każdej usługi powinny być w całości zaliczone do § 4270 "Zakup usług remontowych".

Dla potrzeb ustalenia właściwej klasyfikacji wydatków budżetowych podstawą jest zakres oraz charakter przedmiotu zamówienia. Już na etapie zawarcia umowy lub wydania zlecenia zaciągane jest zobowiązanie, o którym stanowi art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, które wskazuje źródło finansowania. W przypadku gdy nie zawarto umowy lub nie wydano zlecenia, opis merytoryczny pracownika zawarty na fakturze, potwierdzający rodzaj powierzonego do wykonania wydatku. Wskazana we wniosku o udzielenie wyjaśnienia usługa naprawy środka transportu, urządzenia, sprzętu wskazuje na źródło finansowania przewidziane w § 4270. Podstawy do zaklasyfikowania wydatku nie stanowi zaś wyszczególnienie zawarte na fakturze lub specyfikacji załączonej do faktury. Dane tam wskazane, zawierające ewentualnie takie elementy jak koszt dojazdu, zakupu materiałów, fazy technologiczne remontu (naprawy), stanowią jedynie informację dodatkową dla zamawiającego usługę.

Pismo RIO w Kielcach

z 27 sierpnia 2018 r.