Opis merytoryczny na fakturze a klasyfikacja budżetowa wydatków

PROBLEM

Do księgowości trafiła faktura z opisem merytorycznym o treści: Suchy beton, malowanie, nowa podłoga, tynkowanie ścian. Na fakturze nie ma podanej ceny za poszczególne pozycje. Jest tylko podana zbiorcza kwota. Czy całość trzeba zaliczyć do paragrafu 4270 - remonty czy 4300 - usługi?

https://www.facebook.com/PRBinfor/

RADA

Wydatki budżetowe klasyfikuje się według paragrafów - według rodzajów tych wydatków (art. 39 ust. 1 pkt 2 uofp). W ramach opisu merytorycznego na fakturze pracownik komórki merytorycznej powinien podać takie informacje, które umożliwią ustalenie prawidłowego rodzaju wydatków. Jest to podstawowy wymóg, który powinien być podany w dokumentacji opisującej obowiązujące w jednostce procedury obiegu i kontroli dowodów księgowych (art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 uofp).

Podany w pytaniu opis merytoryczny faktury nie pozwala na jednoznaczne rozstrzygnięcie, jakie prace zostały wykonane. Faktura może dotyczyć prac budowlanych o charakterze zarówno inwestycyjnym, jak i remontowym. Ten błąd w opisie powinien zakwestionować główny księgowy jednostki na etapie kontroli wstępnej operacji gospodarczych i finansowych i ich udokumentowania (art. 54 ust. 1 pkt 3 oraz ust. 4 i 5 uofp). Niekompletny opis merytoryczny uniemożliwia głównemu księgowemu m.in. sprawdzenie, czy operacja mieści się w planie finansowym jednostki. Po ujawnieniu nieprawidłowości główny księgowy ma obowiązek zwrócić dowód pracownikowi właściwemu rzeczowo. Powinien wskazać, na czym polega problem i nakazać uzupełnienie opisu merytorycznego o informacje niezbędne do ustalenia klasyfikacji budżetowej poniesionego wydatku. W razie nieusunięcia błędu główny księgowy powinien odmówić podpisania tego dokumentu na dowód wykonania jego kontroli wstępnej. O przyczynach odmowy powinien niezwłocznie powiadomić na piśmie kierownika jednostki.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli