Faktury wystawiane do paragonów - aktualne problemy

Od 1 stycznia 2020 r. obowiązuje zakaz wystawiania faktury dla przedsiębiorcy do paragonu bez jego NIP. W związku z tym pojawia się wiele problemów. Jednym z nich jest pomyłka w numerze NIP na paragonie czy wystawianie "normalnych" faktur do faktur uproszczonych, jakimi są paragony z NIP do kwoty 450 zł.

Na paragonie musi znaleźć się NIP, aby sprzedawca mógł później wystawić kupującemu fakturę z jego NIP. Tylko taka faktura dokumentuje wydatki firmowe.

Błędny NIP na paragonie

Powstaje pytanie, co w przypadku, gdy na paragonie fiskalnym będzie wskazany błędny NIP. Jak ma postąpić w takim przypadku sprzedawca? Czy na żądanie klienta powinien wystawić fakturę:

• zawierającą ten sam NIP, który jest wskazany na paragonie fiskalnym, a następnie wystawić fakturę korygującą lub potwierdzić notę od kupującego, albo
• z prawidłowym NIP, a więc różnym od tego, który jest na paragonie fiskalnym,

albo nie będzie w ogóle uprawniony do wystawienia faktury.

Niestety, organy podatkowe przyjęły za prawidłowe trzecie rozwiązanie. To oznacza, że błędny NIP na paragonie pozbawia prawa do otrzymania faktury z NIP kupującego. W piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 grudnia 2019 r. (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.590.2019.3.SR) czytamy:

Jak zostało wskazane powyżej, w chwili nabycia towarów i usług przez podatnika, wskazuje on w jakim charakterze dokonuje tego nabycia. Jeśli występuje jako podatnik VAT, to przedstawia sprzedawcy swój numer identyfikujący go na potrzeby podatku w taki sposób, aby sprzedaż towarów lub usług była właściwie udokumentowana - albo fakturą VAT, albo paragonem z tym numerem pozwalającym na ewentualne późniejsze prawidłowe wystawienie do tego paragonu faktury zawierającej ten numer.

W przypadku gdy na paragonie zostanie wskazany błędny NIP nabywcy, nie będzie możliwości zidentyfikowania nabywcy, bowiem paragony fiskalne nie zawierają żadnych innych danych pozwalających zidentyfikować nabywcę. W związku z powyższym, zdaniem Organu, w przypadku gdy na paragonie zostanie wskazany błędny NIP nabywcy, to Wnioskodawca nie będzie uprawniony do wystawienia faktury zawierającej NIP do takiego paragonu.

Trudno zgodzić się z tym stanowiskiem. Udzielając odpowiedzi, Dyrektor KIS nie odniósł się do tego, jakiego rodzaju to nie może być błąd. Po pierwsze, nie każdy błąd powinien wykluczać prawo do wystawienia faktury z NIP. Oczywiste pomyłki, np. przestawienie liczb czy pomyłka w jednej cyfrze, nie powinny przekreślać prawa do wystawienia faktury.

Możliwość korekty dopuszcza też Ministerstwo Finansów, które w odpowiedzi na pytanie DGP wyjaśniło, że nota korygująca jest dopuszczalna, gdy pomyłka była oczywista, np. przestawiono kolejność cyfr. Taką notę wystawia sam nabywca do faktury, także uproszczonej (czyli paragonu z NIP do kwoty 450 zł).

Po drugie, podatnicy, którzy otrzymują paragon z błędnym NIP, są w gorszej sytuacji niż osoby, które otrzymują fakturę, gdyż fakturę zawierającą błędny NIP zawsze można poprawić. Poza tym nabywca może zweryfikować swój NIP, gdy zostanie mu wydany paragon. Jest już wtedy za późno na jakiekolwiek poprawki. Dlatego szczególnie sprzedawcy powinni dochować należytej staranności, wpisując NIP kupującego na kasie.

Korekta faktury bez NIP

Do paragonu bez NIP można wystawić tylko fakturę bez NIP. Taka faktura jest uznawana za dokumentującą prywatne zakupy. Powstaje pytanie, czy podatnik, który dysponuje taką fakturą, może podjąć decyzję, że zmienia przeznaczenie zakupionych towarów i przeznacza je do celów firmowych, wystawiając notę korygującą lub występując do sprzedawcy o fakturę korygującą. Zdaniem organów podatkowych nie ma takiej możliwości. Nie można skorygować braku NIP na fakturze poprzez wystawienie faktury korygującej lub noty. W cytowanej już interpretacji czytamy:

Należy zauważyć, że podatnik nie może dowolnie wybierać, czy dokonuje zakupu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, czy też występuje w charakterze konsumenta. To znaczy, jeżeli w momencie dokonywania zakupu dany podmiot występuje w charakterze konsumenta i nabywa określony towar, jako konsument, wówczas nie ma możliwości późniejszej zmiany tego charakteru zakupu. Towar lub usługa nabyta na potrzeby osobiste lub prywatne nie może z czasem przekształcić się w zakup służący działalności gospodarczej z punktu widzenia VAT. Nabywca w momencie realizowania zakupów dokonuje ich kwalifikacji jako związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. W tym bowiem momencie określa, czy dokonuje zakupów, działając w charakterze podatnika.

Tym samym, w przypadku gdy Wnioskodawca wystawi na żądanie klienta fakturę niezawierającą NIP nabywcy do paragonu fiskalnego niezawierającego NIP, Wnioskodawca nie będzie miał prawa do wystawienia faktury korygującej zawierającej NIP lub zaakceptowania noty korygującej wystawionej przez klienta z NIP wskazanym przez klienta.

Paragon jako faktura uproszczona

W przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta jest określona w euro, faktura może zawierać tylko NIP kupującego bez jego pozostałych danych. Dlatego paragon z NIP spełnia warunki, aby uznać go za fakturę. Stanowi podstawę do odliczenia z niego VAT. Skoro jest to faktura, to nawet na żądanie klienta nie powinna być wystawiona tzw. normalna faktura, gdyż sprzedawca ryzykuje obowiązkiem zapłaty VAT z obu dokumentów na podstawie art. 108a ustawy o VAT. Do tej pory nie wypowiedział się na ten temat MF. Dlatego wymiana takich paragonów jest ryzykowna. Nie zawsze paragon z numerem NIP jest wystarczającym dokumentem dla kupującego. Tak jest w przypadku gmin i ich jednostek organizacyjnych. Na paragonie jest tylko NIP gminy. Nie ma możliwości zamieszczenia informacji (tak jak na fakturze), kto faktycznie dokonał zakupu. Należałoby zatem przyjąć, że na żądanie klienta powinna istnieć możliwość wystawienia "normalnej faktury".

Już NSA w wyroku z 8 grudnia 2015 r. (sygn. akt I FSK 1321/14) stwierdził, że:

(…) faktura VAT i paragon fiskalny to dwa odrębne dokumenty o ściśle i odrębnie określonej treści, służą co do zasady dokumentowaniu obrotu w innych sytuacjach. (...) W tej sytuacji podzielić należało uwagi Sądu pierwszej instancji, że Spółka ma obowiązek wydać nabywcy paragon fiskalny zawierający jego numer NIP w każdej sytuacji, gdy nabywca tego zażąda, niezależnie od wartości sprzedaży. Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej - nabywca może żądać zarówno wystawienia pełnej faktury VAT, jak i wydania paragonu z numerem NIP. To nabywca decyduje, czy chce otrzymać fakturę VAT, czy paragon fiskalny, czy oba te dokumenty łącznie. Sprzedawca nie ma prawa odmówić ich wystawienia, ani wydać innego dokumentu niż żąda nabywca.

Ministerstwo Finansów powinno się wypowiedzieć na ten temat, wydając interpretację ogólną lub objaśnienia podatkowe. Ponadto powstaje pytanie, czy taki paragon powinien mieć specjalny numer jak inne faktury u sprzedawcy.

Kasy bez możliwości wpisywania numeru NIP nabywcy

Obecnie funkcjonuje na rynku wiele kas rejestrujących, które nie mają możliwości wpisywania numeru NIP nabywcy. Podatnik posiadający taką kasę we wniosku o interpretację zadał pytanie, czy numer NIP może być wpisywany w takiej sytuacji w części niefiskalnej paragonu, w tzw. stopce. Dyrektor KIS, odpowiadając na to pytanie w piśmie z 3 stycznia 2020 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4012.523.2019.2.MŁ), uznał, że:

Tym samym nie można zgodzić się ze stanowiskiem Wnioskodawcy, że umieszczenie NIP nabywcy w tzw. Stopce spełni wymagania zawarte w art. 106b ust. 5 ustawy.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy dotyczące pytania nr 1 w części dotyczącej możliwości umieszczenia numeru NIP nabywcy towarów w tzw. Stopce, tj. części paragonu fiskalnego poniżej linii zawierającej logo fiskalne i unikatowy numer pamięci fiskalnej należało uznać jako nieprawidłowe.

Jednocześnie potwierdził, że w takiej sytuacji, gdy kasa uniemożliwia wpisanie numeru NIP przedsiębiorcy, należy mu wystawić tylko fakturę bez konieczności ewidencjonowania tej sprzedaży na kasie rejestrującej.

Podstawa prawna:

• art. 106b ust. 5, art. 106e ust. 5 pkt 3, art. 108 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 106

Joanna Dmowska

ekspert w zakresie VAT