Jak złożyć zawiadomienie ZAW-NR

Podatnikowi płacącemu innemu podatnikowi VAT czynnemu za transakcję, której kwota przekracza 15 000 zł, na rachunek spoza białej listy grożą sankcje. Sposobem na uwolnienie się od nich jest złożenie zawiadomienia na formularzu ZAW-NR.

W związku z nowym obowiązkiem składania ZAW-NR pojawiają się liczne pytania.

Jak liczyć termin na złożenie ZAW-NR

Pytanie

Na złożenie ZAW-NR są 3 dni. Czy są to dni kalendarzowe czy robocze?

Odpowiedź

Na złożenie ZAW-NR, czyli zawiadomienia o zapłacie należności na rachunek spoza białej listy, podatnicy mają 3 dni kalendarzowe od dnia złożenia zlecenia przelewu. Licząc ten termin, bierzemy pod uwagę zasady wskazane w art. 12 Ordynacji podatkowej. Dlatego nie uwzględniamy dnia, w którym zlecamy przelew. Ponadto jeżeli ostatni dzień terminu przypadnie na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu należy przyjąć następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Czy złożenie zawiadomienia do niewłaściwego urzędu uchroni przed sankcjami

Pytanie

Zawiadomienie składamy do urzędu właściwego dla sprzedawcy. Czy jeśli ZAW-NR zostanie złożone do niewłaściwego urzędu, poniesiemy z tego tytułu sankcje?

Odpowiedź

Jak potwierdził MF w objaśnieniach podatkowych, złożenie w terminie 3 dni od dnia zlecenia przelewu zawiadomienia do niewłaściwego urzędu skarbowego powoduje, że termin został zachowany. Urząd, który otrzyma to zawiadomienie, przekaże je do właściwego urzędu.

Czy ZAW-NR można złożyć w wersji elektronicznej

Pytanie

Czy ZAW-NR można złożyć tylko w wersji papierowej, czy jest też możliwe złożenie formularza w wersji elektronicznej?

Odpowiedź

ZAW-NR można złożyć zarówno w wersji papierowej, jak i w wersji elektronicznej. Formularz w wersji elektronicznej jest dostępny na stronie https://www.podatki.gov.pl/zawiadomienie-zaw-nr/ . Podatnik korzystający z tego formularza zostanie przekierowany bezpośrednio do strony logowania za pomocą profilu zaufanego. Zgłoszenie będzie automatycznie podpisane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Czy można złożyć ZAW-NR w imieniu innego podatnika

Pytanie

Czy możemy składać zawiadomienia w imieniu naszych klientów?

Odpowiedź

Tak. Aby złożyć zawiadomienie w imieniu innych podatników, należy posiadać pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) lub szczególne (PPS-1). Nie trzeba posiadać pełnomocnictwa do składania deklaracji drogą elektroniczną (UPL-1).

Czy wystarczy raz złożyć ZAW-NR, gdy dokonujemy zapłaty na ten sam rachunek spoza białej listy

Pytanie

Czy ZAW-NR trzeba składać za każdym razem, gdy płatność jest dokonywana na to samo konto spoza białej listy?

Odpowiedź

Mimo że nie wynika to z przepisów ustawy, MF w wydanych objaśnieniach z 20 grudnia 2019 r. na temat wykazu podatników VAT potwierdził, że wystarczy raz złożyć zawiadomienie ZAW-NR, niezależnie od liczy przelewów dokonywanych na zgłoszony rachunek spoza białej listy. Objaśnienia podatkowe dają podatnikom taką ochronę jak interpretacje podatkowe. Zastosowanie się do nich nie może szkodzić podatnikowi.

Czy w przypadku gdy wartość transakcji nie przekracza 15 000 zł, należy złożyć ZAW-NR

Pytanie

Czy przy płatnościach poniżej 15 000 zł konieczne jest zgłaszanie do urzędu skarbowego braku rachunku, na który dokonaliśmy przelewu? Poniżej tej kwoty sprawdzanie jest "zalecane", a co ze zgłaszaniem?

Odpowiedź

Podatnicy, którzy chcą uniknąć sankcji za dokonanie zapłaty na rachunek spoza białej listy, muszą złożyć zawiadomienie ZAW-NR. Ponieważ sankcje dotyczą tylko przypadków, gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł, a kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym, niezłożenie zawiadomienia w innych przypadkach nie skutkuje negatywnymi konsekwencjami. Dlatego nie ma potrzeby składania takich zawiadomień.

Czy należy zgłaszać rachunek kontrahenta, który nie jest czynnym podatnikiem

Pytanie

Jeśli przedsiębiorca nie jest czynnym podatnikiem VAT i jego konto bankowe nie widnieje na białej liście, to czy płacąc mu za fakturę powyżej 15 000 zł powinnam wysłać w ciągu 3 dni zawiadomienie ZAW-NR do urzędu skarbowego?

Odpowiedź

Nie ma takiego obowiązku, ponieważ sankcje w PIT/CIT/VAT dotyczą tylko przypadków, gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł, a kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Oznacza to, że gdy kontrahent jest podatnikiem zwolnionym z VAT, nie grożą sankcje za dokonanie zapłaty na rachunek spoza białej listy, nawet jeśli wartość transakcji przekracza 15 000 zł. Dlatego niezłożenie zawiadomienia nie skutkuje negatywnymi konsekwencjami.

Czy należy złożyć ZAW-NR, gdy płacimy za najem szkole, której rachunku nie ma na białej liście

Pytanie

Co w sytuacji, gdy kontrahentem jest szkoła publiczna, a zapłata dotyczy najmu (wartość umowy rocznej powyżej 15 000)? Na białej liście nie ma rachunku, ponieważ podatnikiem VAT jest gmina. Czy trzeba zawiadomić US w terminie 3 dni?

Odpowiedź

Tak, należy dokonać zgłoszenia, składając zawiadomienie ZAW-NR w terminie 3 dni od dnia zlecenia przelewu. Jak potwierdził MF w objaśnieniach podatkowych, wystarczy raz złożyć zawiadomienie niezależnie od liczby przelewów dokonanych na ten rachunek.

Zdaniem MF podmioty świadczące usługi najmu, gdy są z tego tytułu podatnikami VAT czynnymi, powinny otrzymywać zapłatę na rachunek z białej listy, gdy wartość transakcji (suma czynszów) przekracza 15 000 zł, niezależnie od tego, czy są przedsiębiorcami według Prawa przedsiębiorców.

Czy zawiadomienie ZAW-NR składa jednostka czy gmina

Pytanie

Kto składa zawiadomienie do naczelnika US, że zapłata została dokonana na rachunek spoza białej listy - jednostka czy gmina?

Odpowiedź

Do złożenia zawiadomienia jest zobowiązany podatnik dokonujący płatności należności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu na białej liście. Ponieważ to gmina jest podatnikiem VAT, więc ona powinna dokonać zawiadomienia o zapłacie na rachunek spoza białej listy.

Podstawa prawna:

art. 17ba ustawy z 27 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 900; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2200

art. 22p ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2473

art. 15d ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 865; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2473

Joanna Dmowska

ekspert w zakresie VAT