Wideoszkolenie

Biuletyn VAT 1/2020, data dodania: 07.01.2020

Dokumentowanie sprzedaży detalicznej, NIP na paragonie, faktura do paragonu - zmiany w 2020 r.

Podatnicy dokonujący sprzedaży dla osób fizycznych (tzw. konsumentów) co do zasady ewidencjonują tę sprzedaż dla celów podatkowych za pomocą kas fiskalnych. Nierzadko jednak zdarzają się sytuacje, w których zakupu w takich jednostkach dokonują przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą. Dla nich właściwym dokumentem zakupu jest faktura. W takim przypadku w praktyce ostatnich 26 lat niezmiennie panowała zasada, zgodnie z którą można było łatwo wymienić paragon na fakturę. Co najważniejsze, nie powodowało to dla sprzedawców zdublowania sprzedaży. Od 1 stycznia 2020 r. podatnicy posługujący się NIP, dokonując zakupów w placówkach detalicznych, są zmuszeni przekazywać informację o żądaniu wystawienia im faktury, zanim zostanie wydrukowany paragon fiskalny, a w przypadku niektórych kas - zanim zacznie się ewidencjonowanie transakcji.

Przedstawiamy zasady dokumentowania sprzedaży detalicznej po zmianach w 2020 r.

1. Dokumentowanie sprzedaży dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych co do zasady podlega obowiązkowi rejestracji za pomocą kasy fiskalnej. Obowiązek ten wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.

Uwaga!

Dokumentowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych paragonami fiskalnymi jest obligatoryjne i nie może zostać zastąpione żadnym innym dokumentem, w tym fakturą wystawioną na żądanie.

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, o ile nie korzystają ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych, muszą dokumentować paragonem każdą sprzedaż detaliczną dokonaną dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych (§ 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Przepis ten nakazuje sprzedawcy wystawienie i wydanie nabywcy będącemu osobą fizyczną lub rolnikowi ryczałtowemu, bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży. Musi to zrobić nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności. Wyjątek stanowi sprzedaż za pośrednictwem automatu uregulowana w § 12 rozporządzenia w spawie kas rejestrujących.

Obowiązkiem ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących i w konsekwencji obowiązkiem wydania paragonu objęte są także przedpłaty, zadatki, zaliczki, raty, wnoszone przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej albo rolników ryczałtowych (§ 6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

1.1. Żądanie przez nabywcę będącego osobą fizyczną lub rolnikiem ryczałtowym wystawienia faktury

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych co do zasady nie podlega dokumentowaniu fakturą. Tak stanowi art. 106b ust. 1 pkt 1 w związku z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Przepis nakłada na podatnika obowiązek wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż na rzecz innego podatnika VAT, podatnika podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zmiana przepisów wprowadzająca NIP jako obowiązkowy element paragonu, na podstawie którego może zostać wystawiona faktura, dotyczy wyłącznie transakcji między firmami. W przypadku transakcji tzw. konsumenckich, tj. gdy nabywca jest osobą fizyczną lub rolnikiem ryczałtowym, także w 2020 r. obowiązują dotychczasowe zasady dokumentowania sprzedaży. Oznacza to, że sprzedawca będzie miał obowiązek wystawienia faktury do paragonu bez NIP nabywcy na jego żądanie (art. 106i ust. 6 ustawy o VAT). Nabywcy będący osobami fizycznymi lub rolnikami ryczałtowymi nie mają obowiązku posługiwania się NIP. Dlatego faktury na ich rzecz, niezawierające NIP, będą wystawiane na dotychczasowych zasadach.

Uwaga!

Zasady wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie uległy zmianie po 1 stycznia 2020 r. Można wystawiać na takich samych zasadach jak dotychczas, ponieważ na fakturach tych nie ma wymogu umieszczania NIP nabywcy.

Dlatego nadal w przypadku osób fizycznych niebędących podatnikami sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż oraz otrzymanie całości lub części zapłaty tylko:

  • na żądanie nabywcy oraz
  • pod warunkiem że żądanie wystawienia dokumentu zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość albo część zapłaty.

Sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy będącego konsumentem w następujących terminach:

  • do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży - pod warunkiem że żądanie ma miejsce przed upływem końca miesiąca, w którym sprzedaż miała miejsce bądź otrzymano całość lub część zapłaty;
  • nie później niż 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania - pod warunkiem że żądanie ma miejsce po końcu miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

W przypadku gdy żądanie wystawienia faktury do paragonu nastąpi po upływie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż, sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury do paragonu, ale może to zrobić.

Przykład

5 stycznia 2020 r. pani Sabina, która nie prowadzi działalności gospodarczej, kupiła glazurę w związku z remontem mieszkania nabytego po sprzedaży domu. Po powrocie do domu dowiedziała się, że może odliczyć ten wydatek przy rozliczeniu podatku dochodowego, który musi zapłacić od sprzedaży domu (sprzedaż przed upływem 5 lat). Warunkiem jest jednak posiadanie faktury dokumentującej poniesiony wydatek na własne cele mieszkaniowe. W tej sytuacji pani Sabina następnego dnia zwróciła się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury do paragonu. Czy sprzedawca może wystawić fakturę do takiego paragonu?

Tak, sprzedawca nie tylko może, ale ma obowiązek wystawienia faktury do paragonu na żądanie nabywcy towaru pomimo braku NIP na paragonie. Dokumentując sprzedaż na rzecz konsumenta, bo w takim charakterze działa pani Sabina, sprzedawca wystawia zwykłą fakturę dla osoby prywatnej, podając jej dane osobowe i adres zamieszkania. Nie podaje natomiast NIP.

W sytuacji gdy konsument zgłosi żądanie wystawienia faktury po upływie 3-miesięcznego terminu - podatnik nie ma obowiązku wystawiania dokumentu sprzedaży. Niemniej żaden przepis nie zabrania takiego działania. Dlatego jeżeli przedsiębiorca chce spełnić żądanie nabywcy, może wystawić fakturę także po upływie wskazanego terminu.

Wystawiając fakturę do paragonu, sprzedawca powinien poza datą wystawienia faktury, czyli dniem, w którym faktura jest wystawiana (data bieżąca), podać także tzw. datę sprzedaży, czyli datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, względnie datę otrzymania zapłaty, jeśli faktura dokumentuje zaliczkę, zadatek, przedpłatę, ratę. Data ta, co do zasady, powinna być zgodna z datą wystawienia paragonu albo z datą otrzymania płatności, jeśli zaliczka jest wpłacana za pośrednictwem przelewu bankowego lub przekazu pocztowego.

1.1.1. Brak paragonu od nabywcy

W sytuacji gdy nabywca po otrzymaniu paragonu zażąda wystawienia faktury - paragon powinien być zwrócony sprzedawcy i pozostać w jego dokumentacji wraz z wystawioną fakturą (art. 106h ust. 1 ustawy o VAT).

W praktyce zdarzają się nierzadko sytuacje, gdy nabywcy żądają wystawienia faktury, nie posiadając paragonu np. z powodu zgubienia, zniszczenia itp. Niestety, w takim przypadku większość sprzedawców odmawia wystawienia faktury, zasłaniając się brakiem możliwości. Praktyka taka nie jest właściwa i nie znajduje potwierdzenia w obowiązujących przepisach. Co prawda, jak już wcześniej wskazano, zgodnie z treścią art. 106h ust. 1 obowiązkiem sprzedawcy jest pozostawienie paragonu w dokumentach wraz z wystawioną fakturą po to, by nie doszło do zdublowania sprzedaży i zapłacenia podatku w podwójnej wysokości, jednak sprzedawca może sobie taki paragon:

  • oddrukować z kopii, jeśli używa kas z papierową kopią paragonu, albo
  • wydrukować, jeśli używa kasy z elektroniczną kopią paragonu lub kasy online, które dają możliwość generowania wydruków historycznych.

Posiadanie przez nabywcę paragonu i jego przekazanie sprzedawcy nie jest zatem bezwzględnym warunkiem wystawienia faktury dla danej sprzedaży (zarejestrowanej w kasie rejestrującej). Sprzedawca, tak czy inaczej, musi wystawić fakturę na żądanie nabywcy. Oczywiście nabywca musi uprawdopodobnić zakup u danego sprzedawcy, np. okazując potwierdzenie płatności dokonanej przy użyciu karty lub inny dowód, z którego będzie wynikało, że dokonał zakupu w danej placówce. Potwierdzeniem powyższej tezy jest m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 stycznia 2016 r. (sygn. ILPP2/4512-1-781/15-4/MN), w której czytamy:

(...) dopuszczalne są sytuacje wystawienia faktury VAT bez zwrotu paragonu, w przypadku posiadania innych dowodów na przeprowadzenie transakcji sprzedaży towarów lub usługi (tu: na podstawie informacji podanych przez klienta, tj. daty, godziny, kwoty transakcji, końcówki numeru karty - sprzedawca przy użyciu programu archiwizującego był w stanie wygenerować kopię paragonu, który następnie dołączany był do faktury).

1.2. Ewidencjonowanie faktur wystawionych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczych i rolników ryczałtowych w księgach podatkowych i rejestrach VAT

W księgach prowadzonych dla potrzeb podatku dochodowego, jak i VAT, podstawą księgowania sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych jest raport dobowy lub raport miesięczny z kasy fiskalnej (w zależności od przyjętej przez podatnika zasady), a nie wystawione dla tych nabywców faktury. Do rejestru sprzedaży VAT powinna być przeniesiona wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych zaewidencjonowana w kasie fiskalnej. Nie ma obowiązku wprowadzania do rejestru VAT faktur wystawionych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ani rolników ryczałtowych. Nie raportuje się tych informacji także dla potrzeb JPK_VAT, ponieważ nabywcy ci nie posiadają NIP, a do rejestru VAT, który jest podstawą raportowania JPK_VAT, wprowadza się jedynie sprzedaż dokonaną na rzecz nabywców posługujących się NIP (art. 109 ust. 3 ustawy o VAT).

Uwaga!

Faktury wystawione na żądanie konsumentów, niezawierające NIP, nie wymagają obecnie ani nie będą wymagały po zmianach wykazywania ich w ewidencji VAT ani raportowania dla celów JPK.

Sprzedaż dla osób fizycznych raportuje się na podstawie dobowych lub miesięcznych raportów kasowych. Zmiana w tym zakresie, która wejdzie w życie dla celów nowego JPK_VAT, będzie dotyczyła oznaczania takiej sprzedaży symbolem RO (raport okresowy).

1.3. Dokumentowanie sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przez podatników zwolnionych z obowiązku stosowania kas fiskalnych

Nie wszyscy podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek stosowania kas fiskalnych. Katalog zwolnień z obowiązku używania kas fiskalnych zawiera rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Obecne rozporządzenie ma zastosowanie w latach 2019-2021. Znajdziemy w nim różne typy zwolnień. Są to zwolnienia:

  • podmiotowe,
  • przedmiotowe
  • dla poszczególnych czynności.

Oznacza to, że zakres zwolnień w 2020 r. pozostał bez zmian w porównaniu z poprzednim rokiem.

Dla niektórych rodzajów czynności zwolnienie z obowiązku stosowania kas fiskalnych jest warunkowane obowiązkiem wystawienia faktury dla nabywcy. Oznacza to, że nie jest dopuszczalna sytuacja, w której sprzedawca nie wystawia ani faktury, ani paragonu.

Czynności zwolnione z obowiązku stosowania kas pod warunkiem wystawienia faktury dla nabywcy uregulowane są w § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Są to:

  • wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi - poz. 25,
  • usługi związane z obsługą rynku nieruchomości - poz. 26,
  • dostawa towarów i świadczenie usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji - poz. 47 załącznika.

Jest też grupa podatników, którzy muszą obowiązkowo ewidencjonować obrót na kasie fiskalnej i nie mogą korzystać z żadnych zwolnień. Katalog tych czynności przewiduje § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Tabela 1. Przypadki, gdy podatnik nie może korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania

Lp.

Sprzedaż następujących towarów

Świadczenie następujących usług

gazu płynnego

przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia

części do silników (PKWiU 28.11.4)

przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami

silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1)

naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania)

nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1)

w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów

przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2)

w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów

części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0)

w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia, tj. świadczonych

przez osoby niewidome

części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0), oraz

silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3)

prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia, tj. notarialnych


sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90)

związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie:
- świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
- usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),

z wyjątkiem usług świadczonych przez stołówki szkolne dla uczniów, studentów i innych podopiecznych oraz nauczycieli i personelu

sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1)

fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych

wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzytać ze zwolnienia podmiotowego

kulturalnych i rozrywkowych - wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe

zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych

związanych z rozrywką i rekreacją - wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne

wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU

doradztwa podatkowego

wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów

perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów




Przykład

Spółka jawna prowadzi hurtową działalność handlową na rzecz innych podatników VAT. Całą swoją sprzedaż dokumentuje fakturami VAT. Jednak spółka obciąża swoich pracowników oraz podwykonawców (tzw. osoby samozatrudnione) za zużycie paliwa ponad ustalone limity. W regulaminie używania samochodów służbowych spółka przyjęła zasadę, że zużycie paliwa ponad określone dla każdego samochodu/pracownika limity jest zużyciem na cele prywatne. Dlatego obciąża pracowników z tego tytułu fakturami. Czy postępowanie spółki jest prawidłowe?

Tak i nie. Otóż dokumentowanie dostawy paliw dla pracowników, którzy co do zasady są konsumentami, tj. osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, obligatoryjnie musi być dokumentowane za pomocą kasy fiskalnej, która dodatkowo od 1 stycznia 2020 r. musi być kasą online. W tym przypadku dokumentowanie sprzedaży za pomocą faktur jest niewystarczające i stanowi naruszenie art. 111 ustawy o VAT. Tylko gdyby pracownik był obciążany ryczałtem za paliwo, zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania by przysługiwało, gdyż to świadczenie byłoby uznane za świadczenie usług (pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 stycznia 2019 r., sygn. 0115-KDIT1-1.4012.830.2018.4.AJ). Natomiast dokumentowanie ponadnormatywnego zużycia paliwa przez podwykonawców, którzy są osobami prowadzącymi działalność gospodarczą, jest prawidłowe. W tym przypadku obligatoryjnie należy wystawić fakturę.

Paragraf 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zwany czasami "kasowaczem zwolnień" z uwagi na swój charakter, zawiera jednak także kolejne wyjątki. Podatnik nie musi ewidencjonować sprzedaży, mimo że sprzedaje towary lub usługi wymienione w § 4 tego rozporządzenia, gdy dokonuje:

  1. dostaw towarów wymienionych w pkt 2-14 kol. 2 tabeli, pod warunkiem że jest dokonywana przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali;
  2. świadczenia na odległość, tzn. jeśli ich świadczenie ma miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość lub których rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków, usług wymienionych w pkt 6, 7, 12 kol. 3. Konieczne dla zachowania zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej w tym przypadku jest:
  • otrzymanie przez sprzedawcę w całości zapłaty za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej oraz
  • prowadzenie ewidencji i posiadanie dowodów dokumentujących zapłatę, z których jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności ta zapłata dotyczy.

Należy przy tym pamiętać, że wyjątki pozwalające na stosowanie zwolnień dotyczą tylko konkretnych czynności. Przepisy te należy interpretować ściśle. Oznacza to, że sprzedaż innych towarów i usług, o ile jest dokonywana na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych, w tym na rzecz własnych pracowników musi być bezwzględnie ewidencjonowane przy zastosowaniu kasy fiskalnej,

Przykład

Spółka z o.o. nie prowadzi zasadniczo sprzedaży towarów na rzecz osób fizycznych. Swoją ofertę kieruje wyłącznie do innych podatników VAT, dlatego całość obrotu dokumentuje fakturami VAT. Jednak od czasu do czasu spółka sprzedaje używane środki trwałe i wyposażenie, w tym telefony komórkowe, komputery, monitory, które mogą być używane także jako telewizory. Nabywcami są pracownicy spółki. Czy spółka ma obowiązek ewidencjonowania tej sprzedaży za pomocą kas fiskalnych, czy wystarczy, że każdemu pracownikowi wystawi fakturę dokumentującą sprzedaż?

Nie. Spółka nie musi ewidencjonować sprzedaży ani własnych środków trwałych, ani wyposażenia, jeśli nabywcami są jej pracownicy.

Podsumowanie. Sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, zwanych ogólnie konsumentami, obligatoryjnie wymaga dokumentowania za pomocą paragonów fiskalnych. Zasada ta nie dotyczy przypadków, gdy sprzedawca może korzystać ze zwolnień określonych w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Dokumentowanie fakturami sprzedaży dokonanej na rzecz konsumentów następuje co do zasady tylko na ich żądanie i nie zastępuje ewidencjonowania takiej sprzedaży za pomocą kas fiskalnych. Podkreślić należy, że przepisy obowiązujące od 1 stycznia 2020 r. nie uchylają regulacji dotyczących faktur na żądanie. Tylko wystawienie faktury z NIP będzie uzależnione od spełnienia warunków.

W sytuacji gdy sprzedawca jest zwolniony z obowiązku stosowania kas fiskalnych, sprzedaż na rzecz konsumentów może być dokumentowana wystawionymi fakturami albo za pomocą ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, której formy przepisy nie określają. Sprzedaż zwolnioną można ewidencjonować na podstawie własnych przyjętych zasad. W praktyce niewiele firm korzysta z tego uproszczenia, ponieważ rodzi to potencjalne problemy z rozliczaniem sprzedaży.

2. Dokumentowanie sprzedaży na rzecz przedsiębiorców

W placówkach detalicznych zakupów dokonują często także podmioty gospodarcze. Są to zarówno osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą i jednocześnie w życiu prywatnym są konsumentami, jak i inne podmioty (spółki, przedsiębiorstwa, jednostki budżetowe, samorząd, instytucje kościelne itp.). W obu przypadkach zakup towarów czy usług (np. gastronomicznych, hotelowych) bywa dokonywany przez pracowników jako osoby fizyczne, które jednak żądają wystawienia faktury ponieważ płatnikiem za nabyte towary i usługi jest firma, a pracownicy ci nabywają towary i usługi na rzecz tych firm. W takich przypadkach dla udokumentowania sprzedaży niezbędne jest wystawienie faktury. Obowiązek ten wynika z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT.

Uwaga!

Sprzedaż towarów lub świadczenie usług na rzecz podatnika zarówno rozliczającego VAT, jak i zwolnionego od tego podatku, a także na rzecz instytucji, zawsze wymaga wystawienia faktury. Udokumentowanie takiej sprzedaży wyłącznie paragonem nigdy nie było i nie jest prawidłowe.

W praktyce nie zawsze od razu wiadomo, w jakim charakterze działa nabywca towaru. To czy pojawiający się w placówce typowo detalicznej nabywca działa w imieniu własnym czy w imieniu swojej firmy, a także czy działając w imieniu własnym występuje jako przedsiębiorca czy jako konsument, należy ustalić w celu właściwego udokumentowania sprzedaży. Do tej pory, a praktyka ta trwa już 26 lat, zwykle jednostki dokonujące sprzedaży detalicznej wydawały wszystkim nabywcom paragony (podstawowy dowód sprzedaży), a w tych przypadkach, w których nabywca żądał wystawienia faktury, na podstawie wystawionego paragonu wystawiały fakturę na zasadach omówionych wyżej.

Jednak od 1 stycznia 2020 r. placówki dokonujące sprzedaży detalicznej (sklepy detaliczne, stacje paliw, gastronomia, hotele, firmy świadczące usługi medyczne, fitness kluby itp.) muszą stosować bardzo ważne zmiany dotyczące zasad dokumentowania sprzedaży, a w szczególności nowe zasady wystawiania faktur w stosunku do transakcji uprzednio udokumentowanych paragonami fiskalnymi. Od 1 stycznia 2020 r. podatnicy mogą albo:

  • udokumentować transakcję wyłącznie fakturą (bez uprzedniego zaewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej),
  • zaewidencjonować sprzedaż na kasie i wystawić fakturę z NIP nabywcy, pod warunkiem że paragon zawierał już numer NIP nabywcy.

Obowiązek udokumentowania sprzedaży fakturą jest obligatoryjny nie tylko ze względu na status nabywcy. Obligatoryjnie fakturę sprzedaży należy wystawić również w przypadku (art. 106b ust. 1 pkt 2-4 ustawy o VAT):

  1. każdej sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju, nawet na rzecz podmiotu niebędącego podatnikiem,
  2. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na rzecz każdego podmiotu,
  3. otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży lub wykonaniem usługi przez nabywców, dla których istnieje obowiązek obligatoryjny wystawienia faktur sprzedażowych.

Przykład

Spółka cywilna X prowadzi sklep internetowy z elektroniką i AGD. W sklepie zamówienia składają głównie konsumenci, ale zdarza się, że zakupów dokonują także firmy posługujące się NIP. Spółka wystawia wszystkim nabywcom zawsze fakturę, nawet jeśli klient tego nie żąda. Spółka korzysta ze zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej ze względu na charakter sprzedaży na odległość. Czy postępowanie spółki jest prawidłowe?

Tak. Przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury przy każdej transakcji, niezależnie od tego, czy prowadzi handel na terenie Polski, w granicach Unii Europejskiej czy z krajami spoza Wspólnoty, jeśli nabywcą jest inny podatnik VAT (nawet zwolniony) lub podatku o podobnym charakterze, a także osoba prawna niebędącą podatnikiem. W sytuacji gdy spółka spełnia warunki i jest zwolniona z obowiązku używania kasy fiskalnej, może wystawiać faktury wszystkim nabywcom, nawet konsumentom.

Fakturę dokumentującą sprzedaż wystawia się więc zawsze, gdy nabywcą jest podmiot:

  • prowadzący działalność gospodarczą lub
  • będący podatnikiem VAT (np. rolnik) albo
  • będący podatnikiem podatku o podobnym charakterze, albo
  • będący osobą prawną zwolnioną z VAT.

Innymi słowy ustawa o VAT nakazuje obligatoryjne dokumentowanie sprzedaży za pomocą faktury na rzecz tzw. klienta instytucjonalnego, który posługuje się numerem NIP albo innym podobnym numerem nadanym przez inne państwo członkowskie lub kraj trzeci.

Nie ma natomiast obowiązku wystawiania faktur w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej z VAT. Obowiązek wystawienia faktury nie powstaje w przypadku sprzedaży zwolnionej nawet wówczas, gdy nabywca jest podatnikiem posługującym się NIP.

2.1. Faktura uproszczona, czyli paragon z NIP nabywcy

W 2014 r. w ustawie o VAT pojawiły się przepisy wprowadzające tzw. fakturę uproszczoną, która jest jednym z rodzajów faktur VAT. Zawiera ona znacznie mniej obowiązkowych informacji niż zwykła faktura VAT. Jeśli chodzi o nabywcę, to faktura uproszczona może zawierać wyłącznie jego NIP, z pominięciem danych osobowych i adresu. Dlatego w praktyce faktura uproszczona występuje najczęściej jako paragon zawierający NIP nabywcy. Co ważne, fakturę uproszczoną może wystawić każdy podatnik bez względu na status (podatnik czynny i podatnik zwolniony z VAT), pod warunkiem że wartość sprzedaży ogółem nie przekroczyła 450 zł brutto bądź 100 euro brutto oraz jeśli nie dotyczy wyjątków określonych w ustawie. Zasady wystawiania faktur uproszczonych określa art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.

Uwaga!

Możliwość wystawiania faktur uproszczonych jest przywilejem podatnika, a nie obowiązkiem. Nawet jeśli podatnik spełnia kryteria do wystawienia faktury uproszczonej, zawsze może wystawić fakturę na zasadach ogólnych, tj. zawierającą wszystkie obowiązkowe elementy faktury.

Faktur uproszczonych nie wolno stosować do dokumentowania:

  • sprzedaży wysyłkowej z i na terytorium kraju,
  • sprzedaży, dla której na fakturze nie umieszcza się NIP nabywcy, czyli tzw. sprzedaży konsumenckiej, gdzie nabywca nie posiada NIP,
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru,
  • dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż Polska, dla których to transakcji osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów lub usług.

Tabela 2. Elementy faktury uproszczonej

Lp.

Elementy, które musi zawierać faktura uproszczona

Elementy, które nie muszą być umieszczone na fakturze uproszczonej

daty wystawienia faktury i sprzedaży

nazwa i adres nabywcy

kolejny numer faktury

ilość dostarczonych towarów lub wykonanych usług

dane sprzedawcy, w tym NIP

cena jednostkowa towaru lub usługi

NIP nabywcy

stawki podatku (w przypadku sprzedaży według różnych stawek VAT powinno podać się stawkę podatku dla każdej pozycji)

nazwa towaru lub usługi

suma wartości sprzedaży netto

kwota ewentualnego rabatu

kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto

kwota należności ogółem

informacje, dzięki którym bez wątpliwości będzie można określić kwotę VAT dla poszczególnych stawek VAT, tj. 23%, 8% lub 5%. Te informacje to na przykład kwota netto lub brutto towaru czy usługi z podziałem na stawki VAT

Jak z tego wynika, faktura uproszczona, czyli w praktyce paragon z NIP nabywcy, nie jest nowym rozwiązaniem prawnym. Nie była jednak zbyt popularnym dokumentem i była raczej rzadko stosowana przez podatników. Jednak z dniem 1 stycznia 2020 r. paragon z NIP nabywcy zyskał zupełnie inne znaczenie. Zapewne będzie to dokument występujący znacznie częściej w praktyce niż dotychczas. Wszystko to za sprawą wprowadzonych zmian w dokumentowaniu sprzedaży detalicznej.

2.2. Wymiana paragonu na fakturę od 1 stycznia 2020 r.

Jak już wspomniano, na podstawie dotychczasowych przepisów najczęściej stosowana przez sprzedawców detalicznych praktyka polegała na tym, że każda sprzedaż/ każda usługa była ewidencjonowana za pomocą kas fiskalnych. Efektem tego było wystawienie paragonu, a następnie na żądanie niektórych nabywców wystawiane były faktury VAT. By nie zdublować sprzedaży i kwoty VAT, sprzedawcy dołączali paragon do faktury. Taka praktyka wzbudzała jednak zastrzeżenia organów podatkowych i podejrzenia, że przepisy w zakresie dokumentowania sprzedaży nie są zbyt szczelne.

W uzasadnieniu ustawy z 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw Ministerstwo Finansów wskazało, że niektórzy sprzedawcy celowo nie wydawali paragonów rzeczywistym nabywcom, by te z kolei oferować swoim znajomym i wystawiać dla nich "puste faktury". Trzeba podkreślić, że Ministerstwo Finansów ostrzegało przed takim postępowaniem w liście opublikowanym na stronie internetowej, wskazując jednocześnie, jakie zagrożenia mogą spotkać nieuczciwych podatników. Jednak ani kontrole, ani list MF nie przyniosły spodziewanego efektu. Konsekwencją jest zmiana ustawy o VAT w zakresie dokumentowania sprzedaży detalicznej, która obowiązuje od 1 stycznia 2020 r.

Zgodnie z nowo dodanym ust. 5 do art. 106b w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Zatem jeśli wystawiono paragon bez NIP nabywcy, wówczas nie ma możliwości wystawienia faktury z NIP do tego paragonu, czyli w praktyce zamiana paragonu na fakturę nie będzie możliwa.

Trudno zrozumieć ratio legis przepisu, którzy nakazuje wymienić fakturę na fakturę. Paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł to faktura uproszczona, która jest pełnoprawnym dokumentem do odliczenia VAT i udokumentowania podatkowych kosztów. Nie bardzo wiadomo, dlaczego nabywca miałby w ogóle żądać wymiany paragonu z NIP, czyli faktury uproszczonej, na fakturę zwykłą.

MF w wydanych wyjaśnieniach potwierdził jednak, że:

(…) zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami VAT, paragon do kwoty 450 zł brutto (100 euro) z NIP nabywcy stanowi fakturę uproszczoną, równoważną ze zwykłą fakturą. W przypadku takich paragonów (z NIP nabywcy), aby potwierdzić zakup, nabywca nie musi dodatkowo występować o zwykłą fakturę.

W tej sytuacji sprzedawcy będą musieli tak zorganizować swoją sprzedaż, szczególnie tę w sklepach detalicznych, by umożliwić nabywcom otrzymanie faktur zamiast paragonów. Z kolei nabywcy muszą powiadamiać wcześniej niż dotychczas sprzedawców o tym, że przy nabyciu towarów i usług występują w charakterze podatnika VAT, a nie konsumenta.

Wymaga to zmian organizacyjnych i informacyjnych na szeroką skalę. Szkoda, że do tej pory Ministerstwo Finansów nie rozpoczęło kampanii informacyjnej na ten temat, mimo że nowe zasady dokumentowania sprzedaży detalicznej można nazwać rewolucyjnymi.

2.2.1. Zmiana przeznaczenia dokonanych zakupów

Zdaniem Ministerstwa Finansów wyrażonym w uzasadnieniu ustawy z 4 lipca 2019 r. podatnik nie może dowolnie wybierać, czy dokonuje zakupu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, czy też występuje w charakterze konsumenta. To znaczy, że jeśli w momencie dokonywania zakupu dany podmiot występuje w charakterze konsumenta, wówczas nie ma możliwości późniejszej zmiany tego charakteru zakupu. Towar lub usługa nabyte na potrzeby osobiste lub prywatne nie mogą z czasem przekształcić się w zakup służący działalności gospodarczej z punktu widzenia VAT.

Ze zdaniem tym można skutecznie polemizować. Zdarzają się bowiem takie przypadki, że podatnik nabywa określone towary jednocześnie jako podatnik i jako konsument (np. paliwa). Ponadto w praktyce występują nierzadko także sytuacje, gdy pracownik dokonuje określonych zakupów towarów i usług, za które następnie jego pracodawca zgadza się ponieść koszt (usługi medyczne, zakup okularów, wydatki w podróży, wycieczki czy wczasy itp.). Wtedy pracownik żąda wystawienia faktury na firmę swojego pracodawcy.

2.3. Dokumentowanie transakcji dokonanych do 31 grudnia 2019 r.

Dla nowych zasad dotyczących obostrzenia reguł wystawiania faktur w stosunku do transakcji uprzednio udokumentowanych paragonem wprowadzono przepisy przejściowe. Sytuację w okresie przejściowym reguluje art. 15 ustawy z 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Wynika z niego, że nowych regulacji, tj. zakazu wystawiania faktur do paragonów bez NIP nabywcy, nie stosuje się w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej przed 1 stycznia 2020 r.

Uwaga!

Nowy obowiązek zamieszczania NIP na paragonach dokumentujących sprzedaż dla podatników obowiązuje dopiero od 1 stycznia 2020 r. Oznacza to, że w 2020 r. należy wystawić na żądanie nabywcy fakturę, jeśli sprzedaż miała miejsce do 31 grudnia 2019 r., nawet gdy paragon nie zawiera NIP.

Przykład

Pan Karol 15 grudnia 2019 r. dokonał zakupu towarów handlowych. Sprzedaż została udokumentowana paragonem. 5 stycznia 2020 r. pan Karol zgłosił się do punktu wystawiania faktur z żądaniem wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż z 15 grudnia 2019 r. Czy sprzedawca może wystawić fakturę do paragonu mimo braku NIP pana Karola na paragonie?

Tak, nowe zasady wystawiania faktur do paragonów dotyczą sprzedaży, która została udokumentowana paragonem fiskalnym od 1 stycznia 2020 r. W związku z tym, że sprzedaż miała miejsce 15 grudnia, sprzedawca powinien na żądanie pana Karola wystawić fakturę do paragonu na dane jego firmy lub firmy jego pracodawcy w zależności od tego, w czyim imieniu pan Karol dokonał zakupu.

2.4. Dokumentowanie usług taksówkowych

Nowe przepisy przewidują wyłączenie dotyczące obowiązku zamieszczania NIP firmy na paragonie, do którego ma zostać wystawiona faktura. Obowiązku tego nie mają podatnicy świadczący usługi taksówek osobowych. Wyjątek ten nie objął usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0). Za wystawienie faktury dokumentującej przejazd taksówką do paragonu, na którym nie został zamieszczony NIP nabywcy, nie będą im wymierzane sankcje.

Przykład

Pani Teresa skorzystała 2 stycznia 2020 r. z usług firmy taksówkarskiej, w związku z czym po zakończeniu kursu otrzymała paragon. Tego samego dnia zwróciła się do firmy taksówkarskiej z prośbą o wystawienie faktury do paragonu, na którym kierowca nie zamieścił NIP pani Teresy, ponieważ pracodawca zgodził się pokryć koszt przejazdu pani Teresy z uwagi na jego służbowy charakter. Czy w związku z tym sprzedawca może wystawić fakturę do paragonu, która będzie zawierała pełne dane pracodawcy pani Teresy?

Tak, w związku z tym, że pani Teresa skorzystała z usług firmy taksówkarskiej, a nie wynajęła samochodu z kierowcą, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę do paragonu, mimo że nie zawierał on NIP nabywcy.

2.5. Kasy fiskalne bez technicznej możliwości podania NIP nabywcy na paragonie

W sytuacji gdy podatnik dokonujący sprzedaży nie będzie miał technicznej możliwości wpisania NIP na paragonie, w zasadzie nie będzie mógł wystawić faktur na żądanie nabywcy, o ile sprzedaż zostanie zaewidencjonowana na kasie fiskalnej. W tej sytuacji, by temu zapobiec, nabywca powinien w momencie dokonywania zakupu zadeklarować, że nabywa jako podatnik, a nie jako konsument. Wówczas sprzedawca nie będzie mógł odmówić wystawienia faktury, ale wówczas nie powinien ewidencjonować takiej sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Wprowadzone zmiany przepisów teoretycznie nie skutkują koniecznością wymiany kas rejestrujących przez podatników, ale w praktyce wymiana ta może okazać się konieczna.

Uwaga!

Żadna z kas fiskalnych tzw. dwurolkowych (z papierową kopią paragonu) nie ma technicznej możliwości wydrukowania paragonu z NIP nabywcy. Szacuje się także, że tylko około 30-35% kas z elektroniczną kopią paragonu ma techniczne możliwości wydrukowania paragonu z NIP nabywcy.

Co zatem mają zrobić podatnicy prowadzący detaliczne sklepy i punkty usługowe? Zdaniem Ministerstwa Finansów powinny tak zorganizować dokumentowanie sprzedaży, by z góry weryfikować kontrahentów i nie dopuszczać do wystawiania paragonów klientom instytucjonalnym. Łatwo powiedzieć, trudniej zrobić, zwłaszcza w sklepach wielkopowierzchniowych.

Sprzedawcy mogą i powinni spodziewać się kłopotów zwłaszcza na początku roku od zdesperowanych i zaskoczonych nabywców, którzy zawsze do tej pory wymieniali paragon na fakturę w punkcie obsługi klienta albo w fakturomacie.

Uwaga!

By uniknąć sporów z nabywcami, sprzedawcy powinni informować klientów przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, że wymiana paragonu na fakturę będzie niemożliwa. Powinni też informować ich, w jaki sposób mają dokonać zakupu, by otrzymać fakturę.

Sytuacja wydaje się łatwiejsza w sklepach internetowych, gdzie wystarczy wprowadzić odpowiednie zapisy w regulaminie sprzedaży i żądać wypełnienia oświadczenia przed wysłaniem zamówienia, czy zakup dokonywany jest instytucjonalnie czy konsumencko.

2.6. Korekta sprzedaży na kasie fiskalnej, gdy paragon nie zawierał NIP

W najgorszym przypadku, gdy zaewidencjonujemy sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej bez podania NIP nabywcy, możemy dokonać korekty paragonu do zera lub go anulować, o ile nie został jeszcze wydrukowany, i wystawić nabywcy fakturę.

W takim przypadku można bowiem uznać, że osoba fizyczna - konsument - zwraca towar sprzedawcy (korekta do zera) lub odstępuje od zakupu (anulowanie), a następnie transakcji dokonuje przedsiębiorca lub osoba fizyczna, np. pracownik działający na rzecz przedsiębiorcy.

Nie należy jednak rekomendować takiego postępowania jako zasady. Trzeba bowiem pamiętać, że, po pierwsze, korekta paragonu jest dość kłopotliwa, wymaga bowiem sporządzenia protokołu korekty i prowadzenia dodatkowej, często ręcznej ewidencji korekt. Ponadto zbyt częste korekty paragonów mogą wzbudzić podejrzenie w przypadku kontroli podatkowej.

W praktyce oczywiście występują naturalne sytuacje, kiedy podatnik jest zmuszony do skorygowania sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej, np. w związku ze zwrotem towaru czy błędnym zaewidencjonowaniem sprzedaży. Błędy te należy poprawić, prowadząc w tym celu tzw. ewidencję korekt.

2.6.1. Dokumentowanie zwrotu towaru

Zgodnie z treścią § 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej z VAT, przy użyciu kas rejestrujących. Nie ewidencjonuje się w niej zwrotów towarów i uznanych reklamacji.

Zwroty towarów i uznane reklamacje, które skutkują zwrotem całości albo części należności, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

  • datę sprzedaży,
  • nazwę towaru/usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru/usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
  • termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru/usługi,
  • wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru/usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość VAT - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
  • zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość VAT - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
  • dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
  • protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru/usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

To właśnie ten sposób korekty możemy wykorzystać, gdy kupujący zapomni zgłosić, że występuje w charakterze podatnika.

2.6.2. Oczywista pomyłka

Innym powodem korekty sprzedaży zaewidencjonowanej za pomocą kasy fiskalnej, której zasady są uregulowane w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących, jest tzw. oczywista pomyłka. Także w tym wypadku nie można takiej pomyłki zaewidencjonować na kasie fiskalnej. Wymagana jest również ewidencja oczywistych pomyłek. Oczywista pomyłka właśnie ze względu na swoją "oczywistość" (np. nabicie kwoty 1000 zł zamiast 10 zł) powinna być ujęta w ewidencji niezwłocznie poprzez wskazanie:

  • błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego),
  • krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki.

Do ewidencji oczywistych pomyłek należy także bezwzględnie dołączyć oryginał paragonu fiskalnego zawierającego taką pomyłkę.

W przypadku oczywistej pomyłki, po jej skorygowaniu w ewidencji pomyłek, podatnik ma obowiązek ponownie zaewidencjonować sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej już w prawidłowej wysokości. Braku NIP na fakturze nie możemy jednak uznać za oczywistą pomyłkę.

3. Kary i sankcje za nieprawidłowe dokumentowanie sprzedaży detalicznej

Ustawodawca, wprowadzając nowe zasady dokumentowania, przewidział też sankcje za ich niestosowanie.

3.1. Sankcja za wystawienie faktury do paragonu bez NIP nabywcy

Od 1 stycznia 2020 r. na sprzedawcę będzie mogło zostać nałożone dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100% VAT wykazanego na wystawionej fakturze do paragonu, który nie zawierał NIP nabywcy (art. 106b ust. 6 ustawy o VAT). Oznacza to, że sprzedawca będzie zobowiązany de facto do zapłacenia VAT w podwójnej wysokości. Sankcji tej nie będzie można zastosować w stosunku do osób fizycznych będących sprzedawcami. Jednak osoby takie będą mogły być karane na podstawie przepisów k.k.s.

Przykład

2 stycznia 2020 r. pan Jan, prowadzący mały lokal gastronomiczny, dokonał zakupu towarów w sklepie spożywczym i otrzymał paragon fiskalny. Sprzedawca posiada stary typ kasy, w której nie ma opcji wydrukowania numeru NIP na paragonie. Pan Jan przyzwyczajony do tego, że z żądaniem wystawienia faktur występuje zawsze na koniec miesiąca, pojawił się w sklepie 31 stycznia 2020 r. z żądaniem wystawienia faktury do dokonanego 2 stycznia zakupu. Kwota zakupu to 1230 zł brutto (w tym 230 zł VAT). Jakie konsekwencje po stronie sprzedawcy będzie powodowało wystawienie takiej faktury?

W związku z tym, że na paragonie nie znajdował się NIP firmy pana Jana, sprzedawca nie miał prawa wystawienia faktury do paragonu na dane firmowe. Jedynym rozwiązaniem byłoby wystawienie faktury na pana Jana jako osobę prywatną. W takim jednak wypadku pan Jan nie będzie mógł rozliczyć poniesionego wydatku w kosztach swojej firmy ani odliczyć wynikającego z takiej faktury VAT. Gdyby sprzedawca wystawił fakturę z NIP na pana Jana jako przedsiębiorcę, urząd skarbowy nałożyłby na sprzedawcę 100% sankcję w wysokości 230 zł.

3.2. Sankcja dla nabywcy rozliczającego fakturę wystawioną do paragonu bez NIP

Za wystawienie od 1 stycznia 2020 r. faktury dokumentującej transakcję uprzednio udokumentowaną paragonem niezawierającym NIP nabywcy grozi sankcja nie tylko sprzedawcy. Także nabywca musi się liczyć w takim przypadku z sankcją. Nabywca, w przypadku ujęcia w ewidencji wystawionej dla niego faktury dotyczącej sprzedaży potwierdzonej paragonem, który nie zawiera NIP, będzie zobowiązany do zapłacenia dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze (art. 109a ustawy o VAT).

Żadnej z tych sankcji, tj. ani tej dla sprzedawcy wynikającej z art. 106b ust. 6, ani tej dla nabywcy wynikającej z art. 109a ustawy VAT, nie stosuje się w stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe na podstawie przepisów k.k.s.

3.3. Kary za sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej

W przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów, jak wyjaśniono to wcześniej, podstawowym rodzajem dokumentu jest paragon fiskalny. Sprzedaż na rzecz konsumentów nie może być dokumentowana tylko fakturą VAT. Faktura może być wystawiona na żądanie konsumenta, ale nie może ona zastąpić zaewidencjonowania takiej sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Za sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej grożą sprzedawcy następujące kary:

  1. sankcja administracyjna wynikająca z art. 111 ust. 2 ustawy o VAT w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług,
  2. kara grzywny za przestępstwo podatkowe nałożona na podstawie przepisów k.k.s; sankcjonowane jest dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej, nieprowadzenie księgi (księgi należy rozumieć m.in. jako urządzenia rejestrujące, do których prowadzenia obliguje ustawa, szczególnie zapisy kasy fiskalnej) lub niewydanie paragonu klientowi; grozi za to kara w wysokości do 240 stawek dziennych.

Za czyny mniejszej wagi może być nałożony mandat lub kara grzywny za wykroczenie skarbowe.

W klasyfikacji danego czynu znaczenie ma m.in. tło danej sprawy, przyczyny braku kasy fiskalnej, wartość sprzedaży niezaewidencjonowana na kasie fiskalnej, a także opłacanie podatku w terminie.

3.4. Kary z k.k.s. za niewystawienie faktury

Warto także pamiętać, że bezzasadna odmowa wystawienia faktury stanowi przestępstwo skarbowe zagrożone karą grzywny do 180 stawek dziennych. W przypadku czynu mniejszej wagi taka odmowa może być uznana za wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny (art. 62 § 1 i 5 k.k.s.).

W tej sytuacji sprzedawcy muszą dołożyć starań, by uniknąć zarzutu bezzasadnej odmowy wystawienia faktur w przypadku, gdy nabywca okaże się podatnikiem. Z jednej strony odmowa wystawienia faktury w przypadku, gdy sprzedaż zostanie udokumentowana paragonem bez NIP nabywcy, nie powinna być uznana za bezzasadną. Za wystawienie faktury w takim przypadku sprzedawcy grozi również sankcja administracyjna albo kara grzywny.

Z drugiej jednak strony nabywca może podnosić, że sprzedawca nie umożliwił mu otrzymania faktury, ponieważ nie poinformował, że posiadana przez niego kasa fiskalna nie ma technicznych możliwości wydrukowania na paragonie NIP nabywcy, co uniemożliwia wystawienie faktury. Mając na uwadze te regulacje, sprzedawcy mogą znaleźć się w pułapce pomiędzy jedną karą za wystawienie faktury a inną karą za brak wystawienia faktury. Nowe przepisy w tym względzie są wyjątkowo nieprecyzyjne oraz sankcyjne.

3.5. Nowe zasady ewidencjonowania w JPK i sankcje za niewypełnienie obowiązków

Z dniem 1 kwietnia 2020 r. duże przedsiębiorstwa, a z dniem 1 lipca 2020 r. pozostałe jednostki (chyba że dobrowolnie wybiorą wcześniej nowe zasady rozliczeń), będą zobowiązane do zmiany zasad prowadzenia ewidencji VAT oraz raportowania tych danych w nowym plikach JPK_V7M i JPK_V7K.

Zmienione zasady w tym zakresie będą dotyczyły także dokumentowania sprzedaży detalicznej.

Po pierwsze, faktury wystawiane na żądanie do paragonów będą musiały być oznaczone w ewidencji sprzedaży symbolem FP i zaraportowane w ramach obowiązku przesłania nowego JPK_VAT.

Nowy obowiązek nałożono na podatników zapewne dlatego, by móc prowadzić kontrolę prawidłowości wystawiania takich faktur, a w przypadku błędów, by łatwiej było organom podatkowym wymierzać kary za nie.

Po drugie, zmieni się termin wykazywania faktur z NIP wystawianych do paragonów w ewidencji sprzedaży VAT. Będzie się je ujmować w ewidencji VAT w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Faktury te nie będą jednak zwiększać wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji. Obrót będzie rozliczany na podstawie raportów kasowych.

Do 31 marca 2020 r. (chyba, że podatnik będzie prowadził ewidencję na nowych zasadach od 1 lipca ) faktury wystawiane do paragonów powinny być ujęte w ewidencji w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy, czyli wtedy, gdy dokonano sprzedaży towarów lub świadczenia usług, a nie w okresie wystawienia faktury. Nabywca może żądać wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, co w praktyce bardzo często oznacza obowiązek dokonania przez sprzedawcę korekty ewidencji sprzedaży i w efekcie korekty pliku JPK_VAT.

Na zakończenie należy niestety dodać, że nowe przepisy w zakresie raportowania JPK_V7M i JPK_V7K przewidują kolejne sankcje i kary za błędy popełnione w ewidencji VAT.

W przypadku stwierdzenia przez naczelnika urzędu skarbowego w przesłanej w postaci JPK ewidencji VAT błędów, które uniemożliwiają przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji, Naczelnik Urzędu Skarbowego będzie wzywał podatnika do ich skorygowania, wskazując te błędy. Jeżeli podatnik w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania:

  • nie poprawi wskazanych błędów albo
  • nie złoży stosownych wyjaśnień,

naczelnik urzędu skarbowego będzie nakładał na podatnika, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd popełniony w ewidencji VAT uniemożliwiający przeprowadzenie weryfikacji.

Kary tej nie będzie się stosowało do podatników będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, ale osoby te będą mogły zostać ukarane za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe na podstawie k.k.s.

Przepisy dotyczące kar również będą obowiązywały od 1 kwietnia 2020 r. dużych przedsiębiorców i podatników składających dobrowolnie nowe JPK, pozostałych zaś podatników od 1 lipca 2020 r.

4. Podsumowanie

Wprowadzone zmiany dotyczące wystawiania faktur do paragonów są kolejnym narzędziem mającym na celu uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce oraz wyeliminowanie potencjalnych oszustw w zakresie VAT. W uzasadnieniu do projektu zmiany ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw możemy przeczytać, że:

(…) zmiany te są reakcją na zaobserwowany nieuczciwy proceder polegający na wystawianiu faktur na zaprzyjaźnione firmy, w zamian za korzyść majątkową, do paragonów fiskalnych wygenerowanych przez kasę, a nie odebranych przez klientów.

Jednak nie sposób nie zauważyć, że wprowadzenie nowych przepisów spowodowało znaczne komplikacje również, a może przede wszystkim, dla uczciwych przedsiębiorców, na których został nałożony kolejny obowiązek.

Dodatkowo wprowadzenie bardzo wysokich sankcji zarówno dla sprzedawców, jak i dla nabywców jest zabiegiem w ocenie autora niewspółmiernym do nieprawidłowości, które nie występowały powszechnie i nie we wszystkich branżach. Dodatkowe wątpliwości budzi fakt, że znacząca większość używanych obecnie przez podatników kas fiskalnych po prostu nie ma technicznej możliwości wystawienia paragonu z NIP nabywcy. W konsekwencji podatnicy ci będą albo zmuszeni wymienić kasy fiskalne na nowe, albo w inny sposób zreorganizować dokumentowanie sprzedaży. Wydaje się to szczególnie trudne i kosztowne w sklepach detalicznych. Niektóre z nich będą musiały wymienić wprowadzone stosunkowo niedawno fakturomaty i kasy do automatycznej obsługi. Podatników ponownie czekają koszty albo kary.

Podstawa prawna:

  • art. 106b ust. 5-7, art. 106h, art. 109, art. 109a, art. 111 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2200

  • art. 15 ustawy z 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2019 r. poz. 1520

  • § 2, 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących - Dz.U. z 2018 r. poz. 2519

  • § 3, 6 i 12 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. z 2019 r. poz. 816

  • § 10 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług - Dz.U. z 2019 r. poz. 1988

Aneta Lech

doradca podatkowy

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK