Prawa i obowiązki pracodawcy w sytuacji zagrożenia epidemicznego koronawirusem

Walka z rozprzestrzenianiem się koronawirusa wymaga zmian organizacyjnych również od pracodawców. Powinni oni przede wszystkim podjąć działania w obszarze organizacji miejsca pracy oraz zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków bezpieczeństwa i higieny pracy. Praca w zakładach pracy podlega również ograniczeniom wskazanym w rozporządzeniu w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii.

Pracodawcy w obliczu epidemii koronawirusa mogą skierować pracowników na pracę zdalną. Część pracowników jest również uprawniona do zasiłku opiekuńczego na dziecko w związku z zamknięciem placówek oświatowych.

1. Zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy w okresie pandemii

Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy (art. 207 § 1 Kodeksu pracy). W ramach tej odpowiedzialności ma obowiązek chronić zdrowie i życie pracowników m.in. poprzez:

• organizowanie pracy w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
• reagowanie na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dostosowywanie środków podejmowanych w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy (art. 207 § 2 pkt 1 i 3 Kodeksu pracy).

Oznacza to, że w sytuacji pandemii choroby zakaźnej pracodawca ma obowiązek monitorować czynniki ryzyka oraz wzmożone potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy, a także reagować na bieżąco poprzez działania minimalizujące zagrożenie epidemiologiczne.

Jest to tym bardziej istotne, że w razie gdyby okazało się, że warunki pracy nie odpowiadają przepisom bhp i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia, pracownik ma prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego (art. 210 § 1 Kodeksu pracy).

W przypadku niezasadnej odmowy wykonywania pracy pracodawca ma prawo ukarać pracownika karą porządkową (art. 108 Kodeksu pracy), a w skrajnych przypadkach rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem lub nawet bez zachowania okresu wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.

PRZYKŁAD

W firmie obsługującej lotnisko pracownicy obsługi naziemnej odpowiedzialni za tankowanie i bieżący przegląd techniczny samolotów zostali wyposażeni w odzież ochronną (kombinezony i maseczki) oraz środki dezynfekujące. Mimo to odmawiają podjęcia pracy z obawy, że dotykając powierzchni samolotu zarażą się koronawirusem. Jest to obawa nieproporcjonalna do ryzyka. Zatem odmowa przyjścia do pracy w takim przypadku może być potraktowana jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.

Pracodawca, aby uniknąć zarzutu niedbałości o bhp, a w konsekwencji przypadków odmowy podjęcia pracy przez pracowników, powinien przede wszystkim:

• zapewnić odpowiednie środki higieny i ochrony indywidualnej,
• przekazać pracownikom zasady zachowania środków ostrożności i higieny niezbędne w okresie pandemii,
• zadbać o pomieszczenia, w których odbywa się praca, w celu zminimalizowania ryzyka epidemiologicznego,
• przygotować procedury na wypadek pojawienia się osób zakażonych koronawirusem lub z objawami wywoływanej tym wirusem choroby COVID-19.

1.2. Zapewnienie środków ochrony indywidualnej

Jednym z najważniejszych elementów ograniczenia ryzyka dla życia lub zdrowia pracowników jest zapewnienie im środków higieny osobistej i środków ochrony indywidualnej. Środki te należy dostosować do ryzyka związanego z danym stanowiskiem pracy.

Absolutne minimum w zakresie środków ochrony indywidualnej i higieny, jakie zakłady pracy są zobowiązane zapewnić osobom zatrudnionym w czasie pandemii niezależnie od podstawy zatrudnienia, stanowią jednorazowe rękawiczki lub środki do dezynfekcji rąk (§ 9 ust. 7 pkt 3 lit. a rozporządzenia w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii).

W kontekście zagrożenia epidemiologicznego dobrą praktyką jest zapoznawanie się przez pracodawcę z wytycznymi Głównego Inspektoratu Sanitarnego.

Obecnie zgodnie z zaleceniami GIS najważniejszymi środkami higieny osobistej i ochrony indywidualnej, w jakie należy wyposażyć wszystkie zakłady pracy, poza wskazaniami w rozporządzeniu środkami do dezynfekcji i rękawiczkami jednorazowymi są:

• mydło,
• ręczniki jednorazowe,
• maseczki antywirusowe (na wypadek, gdyby pracownik przebywający w pracy zaczął mieć objawy chorobowe),
• jednorazowa odzież ochronna lub kombinezony ochronne, okulary ochronne (przy pracach, gdzie występuje wysokie ryzyko lub bezpośredni kontakt z chorymi).

Pracodawca sam musi dokonać analizy, jakie środki są adekwatne do prac na stanowiskach w jego zakładzie pracy.

1.2. Szkolenia z zasad higieny i bezpieczeństwa pracy w okresie pandemii

Pracodawca jest zobowiązany przekazywać pracownikom informacje o:

• zagrożeniach dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy, na poszczególnych stanowiskach pracy i przy wykonywanych pracach, w tym o zasadach postępowania w przypadku awarii i innych sytuacji zagrażających zdrowiu i życiu pracowników,
• działaniach ochronnych i zapobiegawczych podjętych w celu wyeliminowania lub ograniczenia zagrożeń (art. 207¹ § 1 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy).

Najefektywniejszym sposobem przekazywania takich informacji są szkolenia.

W obliczu zagrożenia epidemiologicznego warto przekazać pracownikom zasady bezpieczeństwa, których powinni przestrzegać w trakcie pandemii.

Do najważniejszych zasad, rekomendowanych przez GIS, jakie należy przekazać pracownikom, należą:

• konieczność częstego mycia rąk zgodnie z instrukcją służb sanitarnych (warto zatem pokazać pracownikom, jak powinni myć ręce),
• zachowanie odległość minimum 1,5 m od osób kaszlących lub wykazujących inne symptomy chorob
• kichanie i kaszlenie w zgięcie łokcia lub chusteczkę jednorazową, którą należy od razu wyrzucić do kosza na śmieci,
• zakaz witania się poprzez podanie dłoni,
• zakaz przychodzenia do pracy, kiedy jest się chorym.

W ramach przekazywania pracownikom informacji o obowiązujących w okresie pandemicznym zasadach higieny warto zamieść w widocznym miejscu w zakładzie pracy infografiki Głównego Inspektoratu Sanitarnego zawierające instrukcje prawidłowego postępowania. Są one dostępne na stronie urzędu: www.gis.gov.pl/aktualnosci/przydatne-materialy-o-koronawirusie/.

1.3. Szkolenia bhp w okresie pandemii

W związku z pandemią koronawirusa Główny Inspektorat Pracy 1 kwietnia 2020 r. przedstawił swoje stanowisko, jak należy podejść do szkoleń bhp w tym okresie. Zgodnie z ni dopuszcza się możliwość przeprowadzania:

• instruktażu ogólnego w formie samokształcenia kierowanego lub seminarium (o czasie trwania minimum 3 godz. lekcyjnych), w szczególności z użyciem środków komunikacji elektronicznej, wykorzystujących możliwość przesyłania obrazu i dźwięku (online),
• szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych w formie samokształcenia kierowanego lub seminarium (o czasie trwania minimum 8 godz. lekcyjnych), w szczególności z użyciem środków komunikacji elektronicznej, wykorzystujących możliwość przesyłania obrazu i dźwięku (online),
• egzaminu sprawdzającego kończącego szkolenie okresowe, niezwłocznie po odwołaniu zagrożenia epidemiologicznego ze strony wirusa SARS-CoV-2.

Ponadto GIP w swoim stanowisku wskazał utrzymanie obowiązku przeprowadzania instruktażu stanowiskowego przed dopuszczeniem do wykonywania pracy na określonym stanowisku pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym oraz innym, na którym występuje narażenie na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych.

1.4. Dbałość o pomieszczenia służbowe w okresie pandemii

Niezwykle ważnym elementem zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy jest dbałość o miejsca jej wykonywania. W przypadku pandemii choroby zakaźnej w celu zminimalizowania ryzyka zakażenia należy:

• często wietrzyć pomieszczenia pracy lub zapewnić bezpieczny sposób ich wentylacji,
• zadbać o odpowiednią temperaturę pomieszczeń pracy,
• czyścić i w miarę możliwości dezynfekować pomieszczenia pracy, ze szczególnym, uwzględnieniem powierzchni często dotykanych przez pracowników.

W miarę możliwości warto ograniczyć liczbę osób pracujących na terenie zakładu pracy. Na ryzyko zakażeń szczególnie narażone są powierzchnie typu open space (otwarta przestrzeń biurowa) lub pokoje z dużą liczbą osób na małej powierzchni. W takich miejscach wskazane są wszelkie działania zmniejszające skupiska ludzi.

Zgodnie z obowiązującym od 31 marca 2020 r., a znowelizowanym 1 kwietnia 2020 r. rozporządzeniem w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii odległość pomiędzy stanowiskami pracy musi wynosić co najmniej 1,5 m. Od tego obowiązku można odstąpić, gdy jest to niemożliwe ze względu na charakter działalności wykonywanej w danym zakładzie pracy, a zakład ten zapewnia środki ochrony osobistej związane ze zwalczaniem epidemii COVID-19. Zasada ta obowiązuje w każdym miejscu pracy (§ 9 ust. 7 pkt 3 lit. b rozporządzenia w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii). Na chwilę obecną taka regulacja ma obowiązywać do 11 kwietnia 2020 r. Jednak należy liczyć się z możliwością przedłużenia tych ograniczeń.

Nieodłącznym elementem pracy na stanowiskach biurowych są spotkania służbowe, często w małych salach konferencyjnych, podczas których na małej przestrzeni przebywa duża liczba osób. Także w trakcie takich spotkań konieczne jest zachowanie odległości minimum 1,5 metra między uczestnikami. Zalecane jest ograniczenie do minimum takich spotkań i zastępowanie ich telekonferencjami, czy pracą online.

2. Urlopy wypoczynkowe

W sytuacji zagrożenia koronawirusem pracodawcy muszą się zmierzyć ze sporymi zawirowaniami w zakresie czasu pracy zatrudnionych u siebie pracowników. Część pracodawców ma problem z dużą liczbą absencji wynikających z kwarantanny, zakażeń czy zachorowań, ale także spowodowanych zamykaniem placówek oświatowych. Inni pracodawcy mogą odczuwać znacznie mniejsze potrzeby kadrowe ze względu na ograniczenie działalności czy spadek liczby klientów. Natomiast niektóre branże są przeciążone zamówieniami. Zaburzona więc zostanie realizacja planów urlopowych. Wymaga to elastycznego podejścia pracodawców do tej kwestii, przy czym nie można zapominać o konieczności przestrzegania przepisów prawa pracy.

2.1. Udzielanie urlopu wypoczynkowego

Jeśli zdrowi i niepoddani kwarantannie pracownicy chcą zmienić termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego, bo nie mogą zrealizować planów wyjazdowych, a nie dezorganizuje to pracy innych osób lub całego zakładu pracy, pracodawca powinien im to umożliwić. Jeżeli jednak spowoduje to problemy organizacyjne dla pracodawcy, może on odmówić zmiany terminu zaplanowanego wcześniej urlopu.

Pracownikowi, który został zarażony wirusem i choruje lub został poddany kwarantannie w związku z chorobą zakaźną, pracodawca jest zobowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy (art. 165 pkt 1 Kodeksu pracy).

Pracownicy nie mają obowiązku informowania pracodawcy o miejscu swojego pobytu w trakcie urlopu. Dlatego pracodawca nie powinien zmuszać pracowników do udzielania takich informacji. Natomiast pracownicy często sami ujawniają miejsce swojego pobytu podczas urlopu. Należy jednak pamiętać, że nawet jeśli pracownik przebywał w kraju o największym ryzyku zakażenia, pracodawca nie jest uprawniony do oceny stanu zdrowia pracownika, a samodzielna decyzja o niedopuszczeniu pracownika do pracy ze względu na potencjalne zarażenie wirusem może narazić pracodawcę na zarzut o nękanie czy stosowanie mobbingu (stanowisko PIP w związku z koronawirusem z 26 lutego 2020 r.).

Z innym stanowiskiem można się spotkać w Przewodniku Antykryzysowym dla Przedsiębiorców - Tarcza Antykryzysowa, przygotowanym przez Polski Fundusz Rozwoju. Zgodnie z zawartą w nim opinią pracodawca może pozyskiwać informacje o tym, czy pracownik nie przebywał ostatnio w miejscu rozpowszechniania się wirusa lub czy miał kontakt z osobami, które były na takim obszarze.

W razie obaw, że pracownik przebywał w miejscu o zwiększonym ryzyku zakażenia wirusem pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania - w trybie zdalnym (art. 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). Przepisy nie regulują jednak, jak powinien zachować się pracodawca w sytuacji, gdy praca zdalna nie jest możliwa z uwagi na specyfikę stanowiska pracy. Bezpieczniej w takim przypadku zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy.

2.2. Przymusowy urlop wypoczynkowy

Wielu pracodawców, których zakłady pracy musiały ograniczyć pracę lub zupełnie zamknąć działalność, kieruje pracowników na urlopy wypoczynkowe.

W przypadku bieżącego urlopu wypoczynkowego, który nie jest przewidziany w planie urlopowym, pracodawca, chcąc wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy w okresie zamknięcia lub ograniczenia swojej działalności, musi to zrobić w porozumieniu z nim. Nie jest bowiem dopuszczalne jednostronne skierowanie pracownika na bieżący urlop bez jego zgody.

Natomiast zgodnie ze stanowiskiem PIP z 12 marca 2020 r. możliwość jednostronnego skierowania pracownika na urlop istnieje w przypadku zaległego urlopu.

PIP

Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli z przyczyn leżących po stronie pracodawcy lub pracownika (np. przesunięcie terminu urlopu, choroba pracownika) pracownik nie wykorzysta całego urlopu do końca roku, z dniem 1 stycznia następnego roku urlop ten stanie się urlopem zaległym.

Przepis art. 168 Kodeksu pracy stanowi, że urlopu zaległego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przywołanym wyżej przepisie. W wyroku z dnia 24 stycznia 2005r., sygn. akt I PK 124/05, Sąd Najwyższy stwierdził jednoznacznie, że pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop zaległy nawet bez jego zgody.

Oznacza to, że pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu, np. w okresie zagrożenia koronawirusem (30 września to ostateczny termin wykorzystania zaległego urlopu).

Skierowanie pracownika na urlop wypoczynkowy zarówno bieżący, jak i zaległy bez jego zgody będzie możliwe, gdy pracownik jest w okresie wypowiedzenia.

Zabronione jest natomiast kierowanie pracowników bez ich zgody na urlop bezpłatny. Urlopu tego bowiem udzielamy na wniosek pracownika.

3. Miejsce pracy

W okresie pandemii niezbędne są działania pracodawcy dążące do ograniczania kontaktów między pracownikami oraz osobami z zewnątrz. Koniecznością jest ograniczenie do absolutnego minimum przebywania w zakładach pracy i podróży służbowych.

3.1. Praca zdalna/telepraca

W obliczu pandemii coraz więcej pracodawców decyduje się na telepracę. Jednak jest to rozwiązanie wymagające spełnienia wymagań formalnych uregulowanych w prawie pracy, np. zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi, a jeśli nie ma związku - ustanowienia regulaminu telepracy po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Są to działania wymagające czasu, a pracodawcom zależy na szybkim rozwiązaniu.

W odpowiedzi na tę potrzebę 8 marca 2020 r. weszła w życie ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Na jej podstawie pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania w trybie zdalnym. Zatem jedynym koniecznym wymogiem, aby rozpocząć pracę zdalną, jest wydanie pracownikowi polecenia służbowego. Ustawa nie reguluje, w jakiej formie należy tego dokonać. Jednak ze względów dowodowych bezpieczniejsza jest forma pisemna (może być elektroniczna). Ustawa nie określa też maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej. Zgodnie z wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy z 12 marca 2020 r.:

PIP

(…) decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy - może to być czas oznaczony, jednakże uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19.

Należy zwrócić uwagę, że pracy zdalnej na podstawie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych nie można nakazać osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

Państwowa Inspekcja Pracy w tym samym wyjaśnieniu zwraca też uwagę, że specustawa nie zawiera żadnych ograniczeń w zakresie modyfikacji pierwotnie ustalonego terminu pracy w trybie zdalnym. Takie samo stanowisko prezentuje także Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zdaniem obu instytucji wyrażonym w wyjaśnieniach PIP z 12 marca 2020 r. oraz wyjaśnieniach MRPiPS z 15 marca 2020 r.:

PIP i MRPIPS

(…) należy zatem uznać, że dopuszczalne jest zarówno skrócenie, jak i wydłużenie okresu świadczenia pracy zdalnej na czas oznaczony i uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19.

W tym przypadku należy mieć na uwadze, że jest to rozwiązanie wprowadzone czasowo. Regulacja ta traci moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie wskazanej ustawy. Jeżeli więc przepisy te nie zostaną zmienione, po upływie 180 dni (licząc od 8 marca 2020 r.) pracodawca, chcąc kontynuować współpracę w formule zdalnej, powinien wprowadzić telepracę.

Pracodawcy spotykają się również z problemem warunków mieszkaniowych i rodzinnych pracowników, które nie pozwalają na pracę zdalną. PIP w wyjaśnieniach z 12 marca 2020 r. wskazała, że:

PIP

(…) w przypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej.

W przypadku gdy pracownik nie chce wykonać wydanego przez pracodawcę polecenia służbowego nakazującego pracę zdalną bez podania rzeczowych argumentów uzasadniających taką odmowę, pracodawca może zastosować karę upomnienia lub nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, a także przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, co wskazała również PIP w swoich wyjaśnieniach z 12 marca 2020 r.

3.2. Przemieszczanie się w celach służbowych

Obecnie obowiązują restrykcyjne obostrzenia w zakresie przemieszczania się obywateli wprowadzone od 31 marca 2020 r. rozporządzeniem w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii. Zgodnie z przyjętymi regulacjami w okresie od 1 do 11 kwietnia 2020 r. zakazuje się na obszarze Polski przemieszczania się osób przebywających na tym obszarze. Przepisy przewidują jedynie 4 wyjątki od tej zasady, m.in. możliwość przemieszczania się danej osoby w celu wykonywania czynności zawodowych lub zadań służbowych, lub pozarolniczej działalności gospodarczej, lub prowadzenia działalności rolniczej bądź prac w gospodarstwie rolnym oraz zakupu towarów i usług z tym związanych (§ 5 rozporządzenia w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii).

Jednak mimo przyzwolenia na przemieszczanie się w celach służbowych, pracę należy organizować w taki sposób, aby te praktyki ograniczyć do minimum.

Należy także mieć na uwadze, że podróż służbowa za granicę, z uwagi na zawieszony od 15 marca 2020 r. ruch graniczny (§ 1-3 rozporządzenia w sprawie czasowego zawieszenia lub ograniczenia ruchu granicznego na określonych przejściach granicznych), jest ograniczona do wyjątkowych sytuacji. Wyjątki dotyczą wyłącznie branż związanych infrastrukturą krytyczną, np. transportu, służby zdrowia, służb mundurowych.

4. Mierzenie pracownikom temperatury a ochrona przed koronawirusem

Pracodawca ma obowiązek chronić zdrowie i życie pracowników oraz zapewnić im bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Z tego względu zdaniem części ekspertów prawa pracy jest uprawniony mierzyć swoim pracownikom temperaturę termometrem laserowym/bezdotykowym. Jednak nie ma prawa tych wyników rejestrować. Co istotne, w celu uniknięcia zarzutu ewentualnej dyskryminacji tego typu pomiar powinien być wykonany wszystkim pracownikom.

Niektórzy pracodawcy obawiają się, że w takiej sytuacji może dojść do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Jednak należy zwrócić uwagę, że RODO daje pracodawcom podstawy prawne umożliwiające przetwarzanie szeregu danych osobowych w celu zapobiegania i zwalczania epidemii, i to bez konieczności ubiegania się o zgodę zainteresowanego. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest konieczne ze względu na interes publiczny w dziedzinie zdrowia publicznego lub w celu ochrony żywotnych interesów pracowników, ale również klientów i kontrahentów (art. 9 RODO).

Warto też zwrócić uwagę, że jeśli działanie pracodawcy będzie polegać na pomiarze temperatury każdej osoby wchodzącej do firmy, bez jej wcześniejszej identyfikacji, nie będziemy mieć w ogóle do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu RODO.

5. Rozliczanie okresów nieświadczenia pracy z powodu koronawirusa

Pandemia choroby zakaźnej, a do takiej zalicza się choroba COVID-19 wywołana koronawirusem, wiąże się ze zwiększoną liczbą absencji pracowników, a także z sytuacjami niemożności świadczenia przez nich pracy z przyczyn niezależnych ani od pracownika, ani od pracodawcy.

Są to przypadki zwolnień lekarskich, kwarantanny, opieki nad dziećmi, które nie poszły do szkoły ze względu na zamknięcie placówek oświatowych, a także przestoju lub niemożności świadczenia pracy z przyczyn leżących po stronie pracownika. Każda z tych sytuacji wynika z innych okoliczności, wymaga innej dokumentacji i odmiennego rozliczenia.

5.1. Nieobecność z powodu choroby

W przypadku choroby pracownika, pobytu w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, czasową niezdolność do pracy stwierdza zwolnienie lekarskie wystawione w formie elektronicznej (e-ZLA). Jeżeli nie ma możliwości wystawienia zaświadczenia w takiej formie, ubezpieczony otrzymuje zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu tego zaświadczenia wydrukowanym z systemu teleinformatycznego ZUS, opatrzone podpisem wystawiającego i jego pieczątką.

Na równi z niezdolnością do pracy traktuje się niemożność wykonywania pracy w wyniku decyzji wydanej przez właściwy organ albo uprawniony podmiot na podstawie przepisów o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (m.in. przez powiatowego państwowego inspektora sanitarnego lub państwowego granicznego inspektora sanitarnego). W każdym w tych przypadków pracownikowi, z uwagi na podleganie ubezpieczeniu chorobowemu, przysługują świadczenia - wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek finansowany z FUS. Jeżeli o świadczenie chorobowe wystąpi osoba niebędąca pracownikiem, objęta na swój wniosek ubezpieczeniem chorobowym, ma prawo wyłącznie do zasiłku chorobowego.

Tabela 1. Rodzaj i wysokość przysługujących pracownikom świadczeń za czas niezdolności do pracy z powodu COVID-19

5.2. Kwarantanna

Sytuacja, gdy dochodzi do odosobnienia osoby zdrowej, która była narażona na zakażenie, w celu zapobieżenia szerzeniu się chorób szczególnie niebezpiecznych i wysoce zakaźnych, nazywana jest kwarantanną (art. 2 pkt 12 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi). Kwarantanna trwa przez okres nie dłuższy niż 21 dni, licząc od ostatniego dnia styczności (art. 34 ust. 2 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi). Obowiązkowa kwarantanna może być stosowana wobec tej samej osoby więcej niż raz, do czasu stwierdzenia braku zagrożenia dla zdrowia lub życia ludzkiego. Wynika ona z decyzji państwowego powiatowego inspektora sanitarnego lub państwowego granicznego inspektora sanitarnego i/lub lekarza (art. 33 ust. 1 i art. 35 ust. 1 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi). Pracodawca ma obowiązek respektować taką decyzję i usprawiedliwić nieobecność pracownika w pracy w okresie odbywania przez niego kwarantanny.

Za czas nieobecności w pracy z powodu odbywania kwarantanny na podstawie decyzji administracyjnej pracownikowi przysługują świadczenia - wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek, jeżeli nabył do nich prawo po okresie wyczekiwania. Uprawniony do zasiłku chorobowego jest również ubezpieczony inny niż pracownik, jeżeli ma wymagany okres wyczekiwania na świadczenie chorobowe (co do zasady 90 dni). Decyzję o odbywaniu kwarantanny można dostarczyć płatnikowi zasiłków (ZUS lub podmiotowi zatrudniającemu) nawet po upływie okresu kwarantanny. Wysokość wskazanych świadczeń jest ustalana na ogólnych zasadach wynikających z ustawy zasiłkowej (art. 36-47 ustawy zasiłkowej).

Od 31 marca 2020 r. osoba przekraczająca granicę państwową w celu udania się do swojego miejsca zamieszkania lub pobytu na terytorium Polski ma obowiązek odbyć, po przekroczeniu granicy państwowej, obowiązkową kwarantannę, trwającą 14 dni, licząc od dnia następującego po przekroczeniu tej granicy. Odbywa ją wraz z osobami wspólnie zamieszkującymi lub gospodarującymi. Osoba odbywająca obowiązkową kwarantannę będąca pracownikiem informuje o tym fakcie swojego pracodawcę (za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności, w tym przez telefon). Za okres nieobecności w pracy z powodu kwarantanny przysługują jej świadczenia z tytułu choroby (wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek). Aby otrzymać takie świadczenia, pracownik, w terminie 3 dni roboczych od dnia zakończenia obowiązkowej kwarantanny, składa pracodawcy lub podmiotowi zobowiązanemu do wypłaty świadczenia pieniężnego z tytułu choroby (ZUS) pisemne oświadczenie potwierdzające odbycie obowiązkowej kwarantanny. W takim przypadku bowiem organ inspekcji sanitarnej nie wydaje decyzji. Oświadczenie pracownik może złożyć za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności. Płatnik składek, który nie jest zobowiązany do wypłaty świadczenia pieniężnego z tytułu choroby, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni, przekazuje oświadczenie ubezpieczonego do ZUS. Oświadczenie to stanowi także dowód usprawiedliwiający nieobecność w pracy w okresie odbywania obowiązkowej kwarantanny. Oświadczenie to można złożyć za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności. Pracodawca lub podmiot zobowiązany do wypłaty świadczenia pieniężnego z tytułu choroby, może wystąpić do właściwego organu Państwowej Inspekcji Sanitarnej w celu weryfikacji danych zawartych w oświadczeniu, przy czym takie wystąpienie wymaga uzasadnienia.

Wzór oświadczenia o odbywaniu obowiązkowej kwarantanny

5.3. Opieka na dzieckiem zdrowym z powodu zamknięcia placówek oświatowych

Pracownicy, a także osoby niebędące pracownikami, np. zleceniobiorcy będący opiekunami dzieci do ukończenia przez nie 8 lat, mogą ubiegać się o dodatkowy zasiłek opiekuńczy na czas zamknięcia placówek oświatowych z powodu COVID-19. Chodzi tu m.in. o przedszkola, inne formy wychowania przedszkolnego (np. kluby dziecięce), szkoły wszystkich typów, placówki oświatowo-wychowawcze (np. żłobki). Ograniczenie funkcjonowania tych placówek dotyczy okresu od 12 marca do 10 kwietnia 2020 r. (§ 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 11 marca 2020 r. w sprawie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19). Zatem za ten maksymalnie czas uprawnione osoby mogą wnioskować o dodatkowy zasiłek.

Aby otrzymać dodatkowy zasiłek opiekuńczy, należy ponadto spełnić następujące warunki:

• opieka musi dotyczyć dziecka (lub jednocześnie kilku dzieci), które nie ukończyło 8 lat (czyli prawo istnieje do dnia poprzedzającego 8 urodziny),
• nie ma innej osoby, która faktycznie mogłaby sprawować w tym czasie opiekę na tymi dziećmi,
• trzeba złożyć oświadczenie (którego zasady wypełniania omawiamy w dziale Dokumentacja, na str. xx) płatnikowi zasiłków (pracodawcy lub ZUS).

Omawiany zasiłek wynosi 80% podstawy wymiaru (ustalanej na zasadach wynikających z ustawy zasiłkowej) i jest finansowany ze środków budżetu państwa. Wymiar tego zasiłku (28 dni lub 14 dni) jest niezależny od zasiłku opiekuńczego, o który można ubiegać się na ogólnych zasadach (zob. tabela na str. xx).

PRZYKŁAD

W wyniku zamknięcia przedszkola z powodu COVID-19 pracownica spółki z o.o. wystąpiła w marcu 2020 r. o dodatkowy zasiłek opiekuńczy w wymiarze 7 dni na 5-letnie dziecko. Pracownica jest wynagradzana wyłącznie stałą stawką miesięczną w wysokości 4200 zł. Takie wynagrodzenie otrzymuje od ponad 12 miesięcy. Wysokość dodatkowego zasiłku opiekuńczego należy obliczyć, biorąc pod uwagę wynagrodzenie za okres od marca 2019 r. do lutego 2020 r. w następujący sposób:

• wyznaczyć średnie wynagrodzenie: (4200 zł x 12 miesięcy) : 12 miesięcy = 4200 zł,

• wyznaczyć podstawę zasiłkową: 4200 zł - 575,82 zł (4200 zł x 13,71%) = 3624,18 zł,

• wyznaczyć 100% stawkę dzienną: 3624,18 zł : 30 = 120,81 zł, a następnie stawkę 80%: 120,81 zł x 80% = 96,65 zł.

Zasiłek wyniesie 676,55 zł (96,65 zł x 7 dni = 676,55 zł).

Wzory dokumentów związane z ubieganiem się o zasiłek opiekuńczy z tytułu opieki nad dzieckiem w związku z zamknięciem placówek oświatowych omawiamy w dziale "Dokumentacja kadrowa".

O dodatkowy zasiłek opiekuńczy mogą ubiegać się również osoby sprawujące opiekę nad niepełnosprawnymi: dziećmi i osobami dorosłymi (zob. tabela str. 37-38).

5.4. Przestój

Zgodnie z wyjaśnieniami PIP z 12 marca 2020 r., gdy pracodawca będzie musiał zamknąć swój zakład pracy albo jego część bądź gdy nie ma możliwości polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej, zastosowanie znajdą przepisy o przestoju (art. 81 § 1 Kodeksu pracy). Zdaniem inspekcji wyrażonym w powołanych wyjaśnieniach:

PIP

(…) należy bowiem uznać, że konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania COVID-19 będzie przyczyną dotyczącą pracodawcy - mimo że będzie to przyczyna niezawiniona przez pracodawcę (podobnie jak odcięcie prądu w mieście, w tym również w zakładzie pracy, co uniemożliwia pracę, powódź, która zalała zakład pracy itp.).

Za czas przestoju z powodu COVID-19 pracownikowi pozostającemu w gotowości do pracy przysługuje wynagrodzenie wynikające ze stawki jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką miesięczną lub godzinową. Jeżeli pracownik nie ma określonej stawki zaszeregowania (otrzymuje np. wynagrodzenie akordowe lub prowizyjne), jest uprawniony do 60% wynagrodzenia obliczonego jak za urlop wypoczynkowy. W każdym przypadku wynagrodzenie za czas takiego przestoju nie może być niższe niż obowiązujące wynagrodzenie minimalne. Przez stawkę osobistego zaszeregowania należy rozumieć wynagrodzenie zasadnicze i dodatek funkcyjny (wyrok SN z 22 czerwca 2011 r., II PK 3/11, M.P.Pr. 2011/12/649-653). Zatem jeżeli wynagrodzenie pracownika składa się np. ze stawki zasadniczej i premii regulaminowej czy dodatków innych niż funkcyjny, podstawą do obliczenia wynagrodzenia za czas przestoju jest wyłącznie stawka zasadnicza.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, otrzymujący wynagrodzenie zasadnicze (3600 zł) i dodatek motywacyjny (400 zł), nie wykonuje pracy od 12 do 31 marca 2020 r. ze względu na zamknięcie zakładu pracy z powodu COVID-19. Za ten okres pracodawca wypłaci pracownikom wynagrodzenie przestojowe ustalone tylko od wynagrodzenia zasadniczego. Wynagrodzenie za przestój wyniesie 2290,40 zł i zostało obliczone następująco:

• 3600 zł : 176 godz. (nominalny wymiar czasu pracy obowiązujący w marcu br.) = 20,45 zł (stawka za 1 godzinę),

• 20,45 zł x 112 godz. (godziny nieprzepracowane od 12 do 31 marca 2020 r.) = 2290,40 zł.

Osoby niebędące pracownikami, zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, np. zlecenia, o świadczenie usług, które nie wykonują pracy w okresie przestoju, nie mają gwarancji wynagrodzenia, jeżeli nie przewiduje tego ich umowa. Nie ma bowiem przepisów ochronnych ogólnie obowiązujących dla tej grupy zatrudnionych. Zatem wynagrodzenie przysługuje im co do zasady za pracę, którą wykonali.

WAŻNE!

Osobom niebędącym pracownikami nie przysługuje wynagrodzenie za czas nieświadczenia pracy, chyba że strony przewidziały je w umowie.

Z powodu zamknięcia placówki oświatowej wynagrodzenie za przestój wynikające z art. 81 § 1 Kodeksu pracy przysługuje również zatrudnionym w nich nauczycielom oraz pracownikom administracji i obsługi szkoły (opinia prawna Związku Nauczycielstwa Polskiego z 11 marca 2020 r. Wynagrodzenie za czas przestoju w związku z zamknięciem szkół). W powołanej opinii ZNP uznał, że:

ZNP

(…) nauczyciele uzyskują prawo do wynagrodzenia zgodnie z treścią art. 81 § 1 k.p. Wynagrodzenie nauczyciela ma wynikać z osobistego zaszeregowania nauczyciela, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Zatem uznać należy, że w ramach wynagrodzenia za czas przestoju, o którym mowa w art. 81 § 1 k.p., nauczyciel uzyskuje prawo do: wynagrodzenia zasadniczego, dodatku stażowego, dodatku motywacyjnego, dodatku funkcyjnego, dodatku wiejskiego. Wszystkie te składniki wynagrodzenia są określone stawką godzinową lub stawą miesięczną. W odniesieniu do pracowników administracji i obsługi pracujących w szkołach odnośnie do wynagrodzenia w czasie, gdy szkoła jest zamknięta, analogiczne zastosowanie będzie miała dyspozycja art. 81 § 1 k.p. - na zasadzie odesłania z art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282 z późn.zm.).

Tabela 2. Sytuacje nieświadczenia przez pracowników pracy związane z koronawirusem i zasady ich rozliczania

PODSUMOWANIE:

• Pracodawca w czasie pandemii choroby zakaźnej szczególnie musi dbać o bezpieczeństwo i higienę pracy pracowników poprzez zapewnienie odpowiednich środków ochrony i higieny, a także przeszkolenie z zasad bezpieczeństwa.

• W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania w trybie zdalnym.

• Pracownik w związku z koniecznością odosobnienia z uwagi na kontakt z wirusem może zostać skierowany na kwarantannę na podstawie decyzji państwowego powiatowego inspektora sanitarnego lub państwowego granicznego inspektora sanitarnego i/lub lekarza.

• Pracownicy będący rodzicami lub opiekunami prawnymi dzieci w wieku do 8 lat, które nie mogą uczęszczać do placówki oświatowej ze względu na jej zamknięcie z powodu koronawirusa, mogą ubiegać się o zasiłek opiekuńczy.

• Za czas niewykonywania pracy w związku z zamknięciem podmiotu z powodu koronawirusa pracownikom będącym w gotowości do pracy przysługuje wynagrodzenie za przestój.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 3, art. 4-4a ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568

• art. 2 pkt 12, art. 33 ust 1, art. 34 ust. 2 i ust. 3, art. 35 ust. 1 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1239; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 567

• art. 67⁵-67⁶, art. 81, art. 133, art. 164, art. 165 pkt 1 i pkt 2, art. 168, art. 174, art. 210 § 1, art. 207-207¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

• art. 4, art. 6, art. 8, art. 12, art. 19, art. 53 ust. 1, art. 55-55a ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 645; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568

• art. 91c ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215

• art. 43 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282

• art. 734-735 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

• § 2 ust. 2 pkt 2, § 3, § 9 ust. 7 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 31 marca 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii - Dz.U. z 2020 r. poz. 566; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 577

• § 1 i § 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 13 marca 2020 r. w sprawie przywrócenia tymczasowo kontroli granicznej osób przekraczających granicę państwową stanowiącą granicę wewnętrzną - Dz.U. z 2020 r. poz. 434; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 519

• § 1-4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 13 marca 2020 r. w sprawie czasowego zawieszenia lub ograniczenia ruchu granicznego na określonych przejściach granicznych - Dz.U. z 2020 r. poz. 435; ost.zm. Dz.U. poz. 469

• § 2, § 4 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 11 marca 2020 r. w sprawie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 - Dz.U. z 2020 r. poz. 410; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 492

• art. 6, art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zwiazku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - Dz.Urz. UE L 119 str. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, s. 2

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy

Bożena Goliszewska-Chojdak

ekonomista, specjalista z zakresu kadr i płac, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale personalnym