Czy wydatki na konsultacje ze specjalistami, z którymi nie zawarto umowy o pracę, można zaliczyć do kosztów kwalifikowanych i zwiększać wysokość ulgi na działalność B+R

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Ulga na działalność badawczo-rozwojową obowiązuje w Polsce od 2016 r. To korzystne rozwiązanie pozwala na odliczanie od dochodu określonych wydatków, pomimo jednoczesnego uwzględnienia ich w kosztach uzyskania przychodu firmy. Przez pierwsze dwa lata od wprowadzenia ulgi korzystało z niej stosunkowo niewiele przedsiębiorstw. Związane z tegoroczną nowelizacją zmiany w zakresie wysokości odliczenia oraz rodzaju kosztów kwalifikowanych spowodują najprawdopodobniej o wiele większe zainteresowanie ze strony firm prowadzących jakiekolwiek działania mające charakter badawczo-rozwojowy.

Zmiany wprowadzone w 2018 r.

W przypadku Państwa spółki duże znaczenie mają wprowadzone zmiany. I tak do najważniejszych dla spółki zmian wprowadzonych od 2018 r. należy zaliczyć:

• zwiększenie poziomu odliczenia z 30-50% nawet do 100%,
• możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych kosztów zatrudnienia pracowników na podstawie umów o dzieło i umów zlecenia, wraz z ponoszonymi z tego tytułu, a finansowanymi przez płatnika składkami na ubezpieczenie społeczne,
• rozszerzenie dotychczasowego katalogu kosztów kwalifikowanych o wartość nabywanych od podmiotów niepowiązanych usług, związanych z wykorzystywaniem aparatury naukowo-badawczej.

Wydatki na konsultacje z osobami niezatrudnionymi a koszty kwalifikowane

Spółka z o.o. jest zainteresowana między innymi możliwością zaliczenia do kosztów kwalifikowanych wydatków poniesionych na konsultacje ze specjalistami, z którymi nie zawarła umowy o pracę. Spółka nie określiła, czy wymienieni specjaliści są podmiotami świadczącymi takie usługi w ramach prowadzonej przez siebie działalności, czy może będą czasowo zatrudnieni w spółce na mocy umowy o dzieło lub umowy zlecenia, jednak każda z tych ewentualności daje spółce możliwość zwiększenia wysokości przysługującej ulgi o poniesione wydatki.

Jeżeli specjaliści przeprowadzą konsultacje, niezbędne badania etc. jako zewnętrzne firmy, spółka ma prawo uwzględnić w sumie kosztów kwalifikowanych wydatki wynikające z faktur dokumentujących realizację tego typu usług. Jak wspomniano, jednym z punktów nowelizacji przepisów dotyczących ulgi badawczo-rozwojowej było właśnie rozszerzenie katalogu kosztów, a tym samym zaliczenie do nich wydatków na nabycie usług związanych z wykorzystaniem aparatury naukowo-badawczej.

Nowe przepisy dają spółce możliwość uwzględnienia w wysokości uzyskanej ulgi również kosztów wynagrodzeń w przypadku zawarcia ze specjalistami umów o dzieło lub umów zlecenia - wraz z kosztami poniesionymi z tego tytułu na zapłacenie składek społecznych finansowanych przez płatnika.

Ponieważ obie opcje dają prawo do uwzględniania nawet do 100% poniesionych z tego tytułu kosztów w kwocie ulgi, to spółka powinna zadecydować, która z nich jest korzystniejsza. Decyzja zależy zwykle od skali i specyfiki przeprowadzanych badań, a zatem również od różnic w wysokości prognozowanych kosztów. Te z kolei mogą być uzależnione od tego, jakim zapleczem badawczym (np. aparaturą) spółka dysponuje.

Ewidencja czasu pracy pracowników zaangażowanych w działalność B+R

Nieco większych trudności może nastręczać spółce zaliczenie do kosztów kwalifikowanych wynagrodzeń pracowniczych jedynie w ich części. Wykazanie, w jakiej części swojego czasu pracy pracownik poświęca się działalności badawczo-rozwojowej, może wymagać przemyślenia sposobu dokumentowania organizacji czasu pracy. Jeszcze do niedawna przyjmowano, że zapis o realizacji działalności badawczo-rozwojowej powinien znaleźć się w umowie o pracę. Jak jednak podkreślił Szef Krajowej Administracji Skarbowej w interpretacji zmieniającej z 19 września 2017 r., sygn. DPP7.8221.47.2017.MNX:

MF

(....) wynagrodzenia pracowników, którzy uczestniczą w realizacji zadań z zakresu działalności badawczo-rozwojowej, lecz nie posiadają odpowiednich zapisów w umowie o pracę, mogą być zaliczone do kosztów kwalifikowanych na potrzeby tzw. ulgi badawczo-rozwojowej.

Nowelizacja ustawy nie zawiera już wymogu odniesienia poniesionych kosztów wyłącznie do pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej, zatem spółka ma prawo zaliczyć do wydatków dowolną część wynagrodzeń i odpowiadających im składek społecznych w części finansowanej przez płatnika. Pozostaje jednak kwestia prawidłowego wskazania podstawy do podziału wynagrodzenia na część dotyczącą działalności badawczo-rozwojowej i pozostałych obowiązków pracownika.

Szef Krajowej Administracji Skarbowej w cytowanej wyżej interpretacji podkreślił, że:

MF

(...) w przypadku (...) gdy pracownik w ramach świadczonej pracy wykonuje obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadne jest wyodrębnienie tej części wynagrodzenia, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej. (...) Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Dlatego zalecane jest, aby dla celów dowodowych prowadzona była ewidencja czasu pracy pracowników zaangażowanych w działalność badawczo-rozwojową podatnika.

Zdaniem autora w tej części omawiana interpretacja zachowała aktualność i spółka powinna prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników zaangażowanych w działalność badawczo-rozwojową podatnika.

Podstawa prawna:

art. 18d ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 2343; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 317

Dominika Gałka

specjalistka z zakresu prawa podatkowego