PPK. Pracownicze plany kapitałowe krok po kroku

Przepisy wprowadzające pracownicze plany kapitałowe (PPK) nakładają na pracodawców wiele obowiązków związanych z ich utworzeniem i prowadzeniem. Najważniejsze z nich to wybór instytucji finansowej prowadzącej PPK oraz podpisanie z tą instytucją stosownych umów. Kolejnym obowiązkiem jest comiesięczne obliczanie i przekazywanie wpłat do wybranej instytucji, a także gromadzenie i archiwizacja dokumentów dotyczących PPK.

Pracownicze plany kapitałowe (PPK) to nowy, powszechny i prywatny system długoterminowego gromadzenia oszczędności na przyszłą dodatkową emeryturę. Jego istotą jest przekazywanie określonych środków pieniężnych na indywidualne rachunki utworzone dla zatrudnionych osób (podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym).

Zagadnienia z zakresu PPK kompleksowo reguluje ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa o PPK). Wprowadza ona wiele obowiązków związanych z wdrożeniem PPK w firmach.

Poniżej przedstawiamy krok po kroku procedurę związaną z założeniem i obsługą PPK.

Krok 1. Ustalenie, czy i od kiedy należy utworzyć pracownicze plany kapitałowe w firmie

Podmioty zatrudniające mają obowiązek utworzenia PPK od:

• 1 lipca 2019 r. - jeżeli zatrudniają (według stanu na 31 grudnia 2018 r.) co najmniej 250 osób,

• 1 stycznia 2020 r. - jeżeli zatrudniają (według stanu na 30 czerwca 2019 r.) co najmniej 50 osób,

• 1 lipca 2020 r. - jeżeli zatrudniają (według stanu na 31 grudnia 2019 r.) co najmniej 20 osób,

• 1 stycznia 2021 r. (dotyczy pozostałych podmiotów zatrudniających oraz podmiotów z sektora jednostek publicznych).

Zmiana liczby osób zatrudnionych w okresach pomiędzy terminami, według których brany jest pod uwagę stan zatrudnionych, a terminami, od których należy tworzyć PPK, nie ma w tym przypadku znaczenia (odpowiedź Ministerstwa Finansów z 30 października 2018 r. na interpelację poselską nr 26880).

Przez osoby zatrudnione należy rozumieć osoby podlegające w Polsce (na zasadach określonych w ustawie systemowej) obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z określonych w ustawie o PPK tytułów, tj.:

• pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 ustawy - Kodeks pracy; dalej k.p.), z wyjątkiem pracowników:

• przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla (art. 11b ustawy z 7 września 2007 r. o funkcjonowaniu górnictwa węgla kamiennego),
• młodocianych, którzy ukończyli 15 lat, ale nie przekroczyli lat 18 (art. 190 § 1 ustawy - Kodeks pracy);

• osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia (na podstawie art. 303 § 1 k.p.);

• członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych, o których mowa w art. 138 i art. 180 ustawy z 16 września 1982 r. - Prawo spółdzielcze;

• osoby fizyczne, które ukończyły 18. rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;

• członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji.

Z kolei podmioty zatrudniające w rozumieniu ustawy o PPK to m.in.: pracodawcy, nakładcy, rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie kółek rolniczych, zleceniodawcy oraz podmioty, w których działa rada nadzorcza.

Z obowiązku wprowadzenia PPK zwolnieni są:

• mikroprzedsiębiorcy, u których wszystkie osoby zatrudnione złożą pisemne deklaracje o niedokonywaniu wpłat na PPK, oraz
• podmioty zatrudniające, będące osobami fizycznymi, zatrudniające w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tych podmiotów, osoby fizyczne, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tych osób, a także
• podmioty, które na dzień objęcia ich przepisami ustawy (np. dla podmiotów zatrudniających min. 250 osób będzie to 1 lipca 2019 r.) naliczają i odprowadzają składki podstawowe do pracowniczych programów emerytalnych w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, jeżeli do PPE przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych w danym podmiocie zatrudniającym (jeżeli jednak wskazane warunki ulegną zmianie lub z tytułu wpłat do PPE powstanie zadłużenie z winy podmiotu zatrudniającego, wówczas będzie on zobowiązany do utworzenia PPK)

- art. 13 ust. 1-2 ustawy o PPK.

Krok 2. Wybór instytucji finansowej, która utworzy rachunki PPK

Wyboru instytucji finansowej mającej utworzyć indywidualne rachunki PPK podmiot zatrudniający dokonuje w porozumieniu z działającą w zakładzie zakładową organizacją związkową, a jeśli taka u niego nie funkcjonuje − w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w przyjętym w danym podmiocie trybie (np. w drodze głosowania dokonywanego za pośrednictwem ankiety udostępnionej w firmowym intranecie).

UWAGA!

Reprezentacja osób zatrudnionych nie może zostać wskazana przez pracodawcę.

Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie co do wyboru instytucji finansowej, decyzja o wyborze instytucji należy do pracodawcy.

Wyboru instytucji finansowej będzie można dokonać spośród instytucji finansowych umieszczonych w ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju SA (PFR) i prezentowanych na portalu PPK (www.mojePPK.pl).

Dokonując omawianego wyboru (czy to wspólnie z przedstawicielstwem pracowników, czy samodzielnie), pracodawca powinien mieć na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych i uwzględniać w szczególności:

• proponowane przez instytucję finansową warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, np. wysokość opłat za zarządzanie,
• efektywność instytucji w zarządzaniu aktywami,
• posiadane przez nią doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi.

Na stronie www.mojePPK.pl zostaną udostępnione wszystkie potrzebne dane, pozwalające porównać warunki oferowane przez poszczególne instytucje finansowe, a tym samym umożliwiające świadomy wybór instytucji, która będzie zarządzała oszczędnościami emerytalnymi zatrudnionych osób. Jednak obecnie ewidencja PPK jest dopiero w fazie tworzenia.

Krok 3. Zawarcie z wybraną instytucją finansową umowy o zarządzanie PPK

Umowę o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową podmiot zawiera w sytuacji, gdy zatrudnia co najmniej jedną osobę, w której imieniu jest zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Umowa zawierana jest w formie elektronicznej, pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. Trwałym nośnikiem może być każdy nośnik umożliwiający przechowywanie przez czas niezbędny, wynikający z charakteru informacji oraz celu ich sporządzenia lub przekazania, zawartych na nim informacji w sposób uniemożliwiający ich zmianę lub pozwalający na odtworzenie informacji w wersji i formie, w jakiej zostały sporządzone lub przekazane (art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PPK).

Umowa powinna określać w szczególności jej strony, warunki i tryb zawierania umowy o prowadzenie PPK, warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi, a także warunki i okres wypowiedzenia umowy. W przypadku zawarcia umowy o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń należy dołączyć do niej regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia.

Umowa o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową:

• nie może zawierać warunków mniej korzystnych niż warunki prezentowane przez tę instytucję finansową www.mojePPK.pl w dniu zawarcia tej umowy,
• musi zostać zawarta przez podmiot zatrudniający nie później niż 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest on zobligowany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK,
• podlega wpisowi do ewidencji PPK prowadzonej przez PFR (wniosek w tej sprawie składa instytucja finansowa).

UWAGA!

Jednostki wchodzące w skład sektora finansów publicznych (chodzi tu m.in. o organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy, trybunały oraz jednostki samorządu terytorialnego) umowę o zarządzanie PPK zawierają najpóźniej do 10 kwietnia 2021 r.

Pracodawca, który nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku obrotowego u tego pracodawcy.

Krok 4. Zawarcie z wybraną instytucją finansową umowy o prowadzenie PPK

Kolejną umową, jaką podmiot zatrudniający musi zawrzeć, jest umowa o prowadzenie PPK. Jest ona zawierana w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Załącznikiem do tej umowy jest lista uczestników PPK. Oznacza to, że pracodawca nie jest zobligowany do zawierania osobnej umowy dla każdego zatrudnionego.

Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK pracodawca może (ale nie musi) poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach związanych z uczestnictwem w PPK.

Tabela 1. Kogo obejmuje umowa o prowadzenie PPK w firmie

W przypadku zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz wszystkich osób zatrudnionych w dniu, od którego podmiot ma obowiązek stosowania przepisów ustawy o PPK (np. 1 lipca 2019 r. dla podmiotu zatrudniającego na koniec 2018 r. 250 osób), nie ma znaczenia okres ich zatrudnienia. W okresie przejściowym umowę o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający zawiera w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po upływie trzech miesięcy od dnia, w którym przepisy ustawy zaczynają być stosowne do danego podmiotu zatrudniającego (a więc odpowiednio od 1 lipca 2019 r., 1 stycznia 2020 r., 1 lipca 2020 r. oraz od 1 stycznia 2021 r.).

Natomiast w przypadku osób zatrudnionych przez ten podmiot po wskazanym wyżej terminie umowę o prowadzenie PPK zawiera się po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia, nie później jednak niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy, chyba że osoba zatrudniona:

• przed jego upływem zadeklaruje niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu, albo
• zakończy współpracę ze swoim pracodawcą.

Do wymaganego okresu zatrudnienia wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce u danego pracodawcy, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach, jeżeli z mocy odrębnych przepisów pracodawca jest ich następcą prawnym.

Okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy wlicza się także osobom wykonującym pracę nakładczą, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 23¹ kodeksu pracy (przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę).

UWAGA!

Podmioty zatrudniające, należące do jednej grupy kapitałowej mogą przystąpić do PPK w terminie, w którym przystępuje największy podmiot z grupy (z największą liczbą osób zatrudnionych).

Krok 5. Dokonywanie wpłat do PPK

Wpłaty do PPK podlegają finansowaniu z trzech źródeł:

• przez podmiot zatrudniający,
• przez osobę zatrudnioną,
• przez państwo.

Tabela 2. Wysokość wpłat na PPK w zależności od źródła finansowania

Podmiot zatrudniający jest zobowiązany do obliczania i przekazywania do wybranej instytucji finansowej wpłat finansowanych przez siebie oraz obliczania, potrącania i przekazywania wpłat finansowanych przez osobę zatrudnioną.

Wyżej wymienionych wpłat trzeba dokonywać na konto wybranej instytucji finansowej, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK (w terminie do 15. dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane). Jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane w okresach krótszych niż miesiąc, wpłaty należne za dany miesiąc są dokonywane w terminie do ostatniego dnia tego miesiąca.

Przykład

Załóżmy, że Spółka z o.o. zawarła umowę o prowadzenie PPK w listopadzie 2019 r. W związku z tym jej pracownicy już w tym właśnie miesiącu stali się uczestnikami PPK, za których wpłaty do PPK muszą zostać dokonane (o ile pracownicy nie zrezygnowali z dokonywania wpłat do PPK). Jeżeli po zawarciu umowy o prowadzenie PPK wynagrodzenia za 11/2019 zostaną wypłacone w listopadzie, pierwsze wpłaty do PPK muszą zostać zrealizowane najpóźniej 16 grudnia 2019 r. (15 grudnia to niedziela). Jeżeli wynagrodzenia te zostaną wypłacone dopiero w grudniu (do 10. dnia tego miesiąca), termin dokonania wpłat do PPK ulegnie przesunięciu o miesiąc, czyli przypadnie na 15 stycznia 2020 r.

Uczestnik PPK ma prawo zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie pisemnej deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu, który w terminie 7 dni zawiadamia o tym fakcie wybraną instytucję finansową.

Osoba, która zrezygnuje z dokonywania wpłat do PPK, będzie ponownie "zapisywana do PPK" co 4 lata. Oznacza to, że po uprzednim poinformowaniu zatrudnionej osoby o zbliżającej się dacie wznowienia wpłat, podmiot zatrudniający będzie musiał wznowić ich odprowadzanie, chyba że zatrudniony ponownie zrezygnuje z ich dokonywania.

Podstawa prawna:

• art. 2-3, art. 7-35, art. 77, art. 99-101, art. 106-110, art. 134, art. 137 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - Dz.U. z 2018 r. poz. 2215

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk zajmujący się od wielu lat prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej