Czy w skierowaniu na badania lekarskie można podać adres kandydata do pracy

PROBLEM

Skierowanie na badania wstępne do lekarza medycyny pracy wręczamy przed zatrudnieniem kandydata do pracy na dane stanowisko. Czy można podać w nim adres zamieszkania tej osoby, jeżeli obecnie mamy prawo go żądać dopiero od pracownika? Jak rozwiązać ten problem?

RADA

Mają Państwo prawo, wystawiając skierowanie na badania wstępne, przed datą zawarcia umowy o pracę, wpisać w nim adres zamieszkania wyłącznie wtedy, gdy kandydat do pracy sam dobrowolnie go poda. Jeśli kandydat wskaże inne dane kontaktowe niż adres zamieszkania (np. adres e-mail, nr telefonu), pracodawca, wystawiając skierowanie na wstępne badania lekarskie przed zatrudnieniem, powinien pole "adres zamieszkania" pozostawić bez wypełnienia.

UZASADNIENIE

Od 4 maja 2019 r. obowiązuje nowy katalog danych, których może żądać pracodawca od kandydata do pracy oraz pracownika. Obecnie pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko,
• datę urodzenia,
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Przy czym danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca może żądać od kandydata do pracy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Natomiast adresu zamieszkania można żądać dopiero od pracownika, czyli od dnia rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono, to od zawarcia umowy o pracę.

Oznacza to, że pracodawca może przed przyjęciem do pracy wymagać od osoby starającej się o zatrudnienie danych kontaktowych. Jednak jakie konkretnie dane do kontaktu wskaże mu kandydat do pracy - decyduje on sam. Pracodawca nie może w to ingerować. Zatem przed podpisaniem umowy o pracę, pracodawca będzie mógł przetwarzać (np. użyć w skierowaniu na badania lekarskie) wyłącznie dane kontaktowe wybrane przez samego kandydata.

Przykład

Pracownik działu HR podczas pierwszej rozmowy rekrutacyjnej wręczył kandydatowi do pracy ankietę personalną. W ankiecie znajdowała się rubryka "dane kontaktowe". Kandydat wypełniając ankietę wpisał jako dane do kontaktu wyłącznie adres e-mail. Do zakończenia etapu rekrutacji pracodawca nie może żądać od kandydata podania również numeru telefonu i adresu zamieszkania. W związku z tym jedyną formą kontaktu z kandydatem powinna pozostać korespondencja elektroniczna na wskazany adres e-mail.

Wzór skierowania na wstępne badania lekarskie zawiera natomiast rubrykę, w której należy podać adres zamieszkania kandydata do pracy. Ponieważ jest to informacja, której nie możemy wymagać od kandydata, jeśli sam nie zdecyduje się jej ujawnić, pojawił się problem, jak prawidłowo wystawić takie skierowanie.

Mając na uwadze ryzyko odpowiedzialności z tytułu naruszenia przepisów w zakresie ochrony danych osobowych, należy stwierdzić, że niewypełnienie w skierowaniu na wstępne badania lekarskie pola "adres zamieszkania" jest bezpiecznym dla pracodawcy rozwiązaniem. Szczególnie że dane te nie mają znaczenia dla identyfikacji osoby poddawanej badaniu.

Można też spotkać się ze stanowiskiem, że pracodawca może żądać danych o adresie zamieszkania jeszcze na etapie rekrutacji. Zwolennicy tego stanowiska wskazują, że jest to możliwe w sytuacji, gdy adres ten jest faktycznie niezbędny do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy). Ponieważ wzór skierowania, który znajduje się w rozporządzeniu w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zawiera adres zamieszkania osoby przyjmowanej do pracy, zgodnie z tym poglądem jest on niezbędny do zrealizowania obowiązku ustalenia zdolności do pracy kandydata. Stanowisko to budzi jednak wątpliwości, gdyż podstawą prawną do żądania danych osobowych są przepisy rangi ustawowej. Natomiast pomocniczy wzór skierowania na badania lekarskie zamieszczony w rozporządzeniu nie spełnia tego wymogu.

Jeszcze inne rozwiązanie omawianego problemu wskazało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z 29 maja 2019 r.:

Katalog danych osobowych, których pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, został zawarty w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy, zaś od pracownika w § 3 tego artykułu. Z powołanego przepisu wynika zatem, iż adres zamieszkania jest daną osobową pobieraną od pracownika. Należy wyjaśnić, iż wprawdzie pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy jest osoba już zatrudniona m.in. na podstawie umowy o pracę (art. 2 Kodeksu pracy), to jednak osobę, co do której pracodawca podjął decyzję o jej zatrudnieniu (i poinformował ją o tym), a następnie przedsięwziął niezbędne czynności celem zawarcia umowy o pracę (tj. pobrał dane osobowe konieczne do wypełnienia umowy o pracę), trudno zakwalifikować jako kandydata. Dlatego też "adres zamieszkania" został umieszczony w katalogu danych osobowych pozyskiwanych od pracownika. Przetwarzanie tych danych ma bowiem na celu zatrudnienie pracownika (zawarcie umowy o pracę), nie zaś ubieganie się o zatrudnienie (udział w konkursie).

Zatem zdaniem resortu pracy w skierowaniu na badania medycyny pracy można wpisać adres zamieszkania osoby, którą chcemy zatrudnić. Wynika to z tego, że status osoby kierowanej na badania medycyny pracy jest już inny niż kandydata (będącego jednym z wielu w trakcie rekrutacji). Status zmienił się wraz z decyzją pracodawcy, że tę konkretną osobę wybiera. W związku z tym od momentu dokonania wyboru i poinformowania o nim kandydata może pobierać od niego dane takie jak od pracownika.

Również ta interpretacja budzi wątpliwości. Przepisy nakładające obowiązki (w tym przypadku obowiązek podania danych osobowych) nie powinny być interpretowane rozszerzająco. Kodeks pracy wyraźnie określa zaś, że adresu zamieszkania można żądać od pracownika, a więc osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 Kodeksu pracy). W związku z tym pracownikiem staje się dopiero osoba, z którą nawiązano już stosunek pracy. Trudno więc zakwalifikować w ten sposób kogoś przed zatrudnieniem.

Problem adresu zamieszkania w skierowaniu na wstępne badania lekarskie można rozwiązać także, wystawiając skierowanie na wstępne badania lekarskie już po zawarciu umowy o pracę, ale przed dopuszczeniem zatrudnionego do wykonywania pracy. Rozwiązanie to jest jednak ryzykowne. Mianowicie w przypadku gdy w wyniku przeprowadzonego badania pracownik okaże się niezdolny do wykonywania pracy, do której został zatrudniony, pracodawca będzie musiał rozwiązać z nim umowę o pracę.

Podstawa prawna:

art. 2, art. 22¹, art. 229 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495

§ 4 i załącznik nr 3a do rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz 2067

Ewa Łukasik

specjalista z zakresu prawa pracy i bhp