Otrzymanie faktury - obowiązkowa checklista
1. Potwierdzenie prawa do odliczenia VAT naliczonego
Krok 1. Sprawdź, czy są spełnione podstawowe warunki prawa
do odliczenia VAT
| Lp. | Prawo do odliczenia VAT powstaje, pod warunkiem że: |
| 1. | nabywca wykonuje działalność opodatkowaną VAT, tzn. działalność podlegającą przepisom ustawy o VAT |
| 2. | nabywca jest podatnikiem VAT zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny |
| 3. | zakup jest związany z działalnością podatnika opodatkowaną VAT - odliczenie przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (odliczenie nie przysługuje od zakupów służących wyłącznie działalności niepodlegającej VAT albo działalności zwolnionej z VAT) |
| 4. | u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług |
| 5. | podatnik posiada fakturę (lub dokument celny), z której ma prawo dokonać odliczenia |
Podstawa prawna
Podstawa prawna: art. 86 ust. 1, ust. 10, ust. 10b pkt 1, art. 88 ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 361
Krok 2. Sprawdź, czy faktura daje prawo do odliczenia
| Lp. | Warunki odliczenia | Co należy sprawdzić | Konsekwencje |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | Faktura musi być wystawiona przez podmiot istniejący | Sprawdź, czy wystawca faktury "istnieje", tzn. jest ujawniony w rejestrach CEIDG lub KRS oraz w wykazie podatników VAT | Z faktury wystawionej przez podmiot nieistniejący nie można odliczyć VAT |
| 2. | Faktura powinna dokumentować transakcję podlegającą opodatkowaniu VAT, nieobjętą zwolnieniem z VAT | Sprawdź, czy faktura dokumentuje: ● czynność, która podlega opodatkowaniu VAT, ● transakcję, która jest opodatkowana (nie jest objęta zwolnieniem z VAT) | Z faktury, która dokumentuje transakcję niepodlegającą opodatkowaniu VAT (np. sprzedaż przedsiębiorstwa) albo jest zwolniona z VAT (np. najem lokalu mieszkalnego na cele mieszkaniowe), nie można odliczyć VAT, nawet gdyby został błędnie naliczony |
| 3. | Faktura powinna dokumentować czynności faktycznie dokonane | Sprawdź, czy faktura dokumentuje czynności, które zostały faktycznie dokonane | Nie można odliczyć VAT z faktury fikcyjnej, czyli dokumentującej czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności |
| 4. | Na fakturze powinny widnieć kwoty zgodne z rzeczywistością | Sprawdź, czy kwoty widniejące na fakturze są zgodne z rzeczywistością | Nie można odliczyć VAT z faktury, na której widnieją kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane kwoty są niezgodne z rzeczywistością |
| 5. | Faktura powinna dokumentować czynności ważne - w rozumieniu prawa cywilnego | Sprawdź, czy czynność udokumentowana fakturą jest ważna w rozumieniu prawa cywilnego | Nie można odliczyć VAT z faktury dokumentującej czynność bezwzględnie nieważną w rozumieniu art. 58 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem bezwzględnie nieważna jest czynność: ● sprzeczna z ustawą, ● mająca na celu obejście ustawy, a także ● sprzeczna z zasadami współżycia społecznego |
| 6. | Faktura powinna dokumentować czynności rzeczywiste, a nie czynności wykonane dla pozoru | Sprawdź, czy czynność dokumentowana fakturą dokumentuje transakcję rzeczywistą (która nie została wykonana dla pozoru) | Nie można odliczyć VAT z faktury dokumentującej czynność wykonaną dla pozoru, w części dotyczącej tej czynności. Zgodnie z art. 83 Kodeksu cywilnego czynnością wykonaną dla pozoru jest czynność wykonana w celu ukrycia innej czynności prawnej |
| 7. | Faktura wystawiona przez nabywcę, zgodnie z odrębnymi przepisami, powinna być zaakceptowana przez sprzedającego | Jeżeli wystawiasz faktury w imieniu sprzedawcy, sprawdź, czy wystawiona faktura została zaakceptowana przez sprzedającego | Nie można odliczyć VAT z faktury wystawionej przez nabywcę, która nie została zaakceptowana przez sprzedającego |
| 8. | Faktura nie powinna zawierać kwoty podatku - w przypadku czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze (np. sprzedaż towarów używanych i usług turystyki objętych procedurą VAT marża) | Sprawdź, czy podanie kwoty podatku na fakturze było zgodne z przepisami obowiązującymi w zakresie wystawiania faktur | Nie można odliczyć VAT z faktury, w której została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności |
| 9. | Faktura powinna być opłacona - w przypadku gdy nabywcą jest mały podatnik rozliczający VAT metodą kasową | Jeżeli jesteś małym podatnikiem rozliczającym VAT metodą kasową, sprawdź, czy faktura, z której zamierzasz odliczyć VAT, została przez Ciebie opłacona | Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w odniesieniu do nabytych przez małego podatnika towarów i usług, w okresie stosowania przez niego metody kasowej, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty za te towary i usługi |
| 10. | Faktura nie może być wystawiona do paragonu niezawierającego NIP-u nabywcy | Sprawdź, czy faktura została wystawiona do paragonu, a jeżeli tak, to czy zawierał on NIP nabywcy | Podatnik nie ma prawa do ujęcia w ewidencji VAT faktury wystawionej do paragonu niezawierającego NIP-u nabywcy i odliczenia VAT z takiej faktury. Za ujęcie takiej faktury w ewidencji grozi kara w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości 100% VAT wykazanego na fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się |
UWAGA!
Opisane zasady mają zastosowanie także w przypadku duplikatów faktur, kolejnych egzemplarzy faktur oraz faktur korygujących "in plus".
Podstawa prawna
Podstawa prawna: art. 86 ust. 10e, art. 88 ust. 3a i 3b, art. 109a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 361
2. Transakcje na kwotę przekraczającą 15 000 zł
2.1. Sprawdź, czy istnieje obowiązek zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP)
| Jaka faktura dokumentuje obowiązkowy MPP | Należy sprawdzić | Konsekwencje |
| Obowiązek zapłaty za fakturę z zastosowaniem MPP dotyczy faktur: ● w których wykazano co najmniej jedną z czynności wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, ● których wartość brutto przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej Faktura powinna zawierać oznaczenie "mechanizm podzielonej płatności". | Sprawdź, czy: ● choćby jedna pozycja wykazana na fakturze zalicza się do towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, ● wartość brutto faktury przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej. Jeżeli oba te warunki są spełnione łącznie, podatnik powinien opłacić fakturę z zastosowaniem MPP - niezależnie od tego, czy faktura zawiera oznaczenie "mechanizm podzielonej płatności". Jeżeli wymienione warunki nie są spełnione - podatnik nie ma obowiązku opłacenia faktury z zastosowaniem MPP, nawet gdy faktura zawiera takie oznaczenie. | Za naruszenie obowiązku zapłaty z zastosowaniem MPP grozi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku przypadającej na nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, wykazane na fakturze, której dotyczy płatność. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się. Podatnik nie zostanie ukarany, jeżeli dostawca lub usługodawca rozliczył całą kwotę podatku wynikającą z faktury, która została zapłacona z naruszeniem MPP. |
Podstawa prawna
Podstawa prawna: art. 86 ust. 10e, art. 88 ust. 3a i ust. 3b, art. 108a ust. 1a, ust. 7 i ust. 8, art. 109a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 361
2.2. Sprawdź, czy masz prawo zaliczyć wydatek do kosztów podatkowych
| Lp. | Warunki zaliczenia | Należy sprawdzić: | Konsekwencje |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | Transakcja powinna być opłacona za pośrednictwem rachunku płatniczego, gdy łącznie spełnione są dwa warunki: ● płatność dotyczy transakcji między przedsiębiorcami, ● jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł | Sprawdź, czy: ● faktura dokumentuje transakcję zawartą między przedsiębiorcami, ● jednorazowa wartość transakcji przekracza | W przypadku opłacenia faktury z pominięciem obowiązku zapłaty bezgotówkowej podatnik traci prawo do rozliczenia wydatku w kosztach podatkowych |
| 2. | Transakcja powinna być opłacona przelewem na rachunek ujawniony na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT (tzw. białej liście), gdy: ● płatność dotyczy transakcji między przedsiębiorcami, ● wartość transakcji przekracza 15 000 zł, ● została ona udokumentowana fakturą wystawioną przez czynnego podatnika | Sprawdź, czy: ● obie strony transakcji są przedsiębiorcami, ● wartość transakcji przekracza 15 000 zł, ● transakcja jest udokumentowana fakturą, ● faktura została wystawiona przez czynnego podatnika VAT Jeżeli wszystkie wymienione warunki są spełnione, faktura powinna być opłacona na rachunek ujawniony w wykazie podatników VAT | W przypadku opłacenia faktury na rachunek nieujawniony w wykazie podatnik: ● traci prawo do rozliczenia wydatku w kosztach podatkowych (z wyjątkami wskazanymi w pkt 2.3 Instrukcji), ● ponosi solidarną odpowiedzialność za VAT niezapłacony przez sprzedawcę (z wyjątkami wskazanymi w pkt 2.4 Instrukcji) |
| 3. | Faktura objęta obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności i oznaczona "mechanizm podzielonej płatności" powinna być opłacona z zastosowaniem MPP | Sprawdź, czy: ● obie strony transakcji są podatnikami VAT, ● faktura dokumentuje przynajmniej jedną z czynności wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, ● wartość brutto faktury przekracza 15 000 zł, ● faktura zawiera oznaczenie "mechanizm podzielonej płatności". Jeżeli wszystkie wymienione warunki są spełnione, faktura powinna być opłacona z zastosowaniem MPP | Za zapłatę z pominięciem obowiązkowego MPP podatnik traci prawo do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych. |
2.3. Sprawdź, w jakich przypadkach nie utracisz prawa do rozliczenia wydatku w kosztach podatkowych za zapłatę na rachunek nieujawniony w wykazie podatników VAT
| Lp. | Podatnik nie utraci prawa do rozliczenia wydatku w kosztach podatkowych za zapłatę na rachunek nieujawniony w wykazie podatników VAT: |
| 1. | jeżeli zapłata należności przez podatnika została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT, a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu lub |
| 2. | jeżeli zapłata należności przez podatnika została dokonana przelewem na rachunek banku lub rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej: a) służący do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez ten bank lub tę kasę wierzytelności pieniężnych lub b) wykorzystywany przez ten bank lub tę kasę do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, lub c) prowadzony przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym - jeżeli odpowiednio bank, spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z informacją o numerze rachunku do zapłaty, przekazali podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest rachunkiem, o którym mowa w lit. a, b lub c, lub |
| 3. | została dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, lub |
| 4. | wynika z faktury dokumentującej czynności z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów, importu usług lub dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę |
2.4. Sprawdź, w jakich przypadkach nie ponosisz odpowiedzialności solidarnej za VAT niezapłacony przez sprzedawcę
| Lp. | Podatnik nie ponosi odpowiedzialności za VAT niezapłacony przez sprzedawcę, gdy zapłata należności przez podatnika: |
| 1 | 2 |
| 1. | wynika z transakcji innej niż określona w art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców lub |
| 2. | została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT, a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie o zapłacie należności na ten rachunek do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu, lub |
| 3. | została dokonana przelewem na rachunek banku lub rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej: a) służący do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez ten bank lub tę kasę wierzytelności pieniężnych lub b) wykorzystywany przez ten bank lub tę kasę do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, lub c) prowadzony przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym - jeżeli odpowiednio bank, spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z informacją o numerze rachunku do zapłaty, przekazali podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest rachunkiem, o którym mowa w lit. a, b lub c, lub |
| 4. | została dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, lub |
| 5. | wynika z faktury dokumentującej czynności z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów, importu usług lub dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę |
Podstawa prawna
Podstawa prawna:
art. 22p ust. 1 i ust. 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 226; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 232
art. 15d ust. 1 i ust. 4 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 232
art. 117ba ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 2760
