Jak prowadzić ewidencję czasu pracy po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Pracodawca powinien prowadzić ewidencję czasu pracy dla każdego pracownika. Może ją obecnie prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Nie ma też przeszkód, żeby część dokumentacji prowadzić w formie papierowej, a resztę w formie elektronicznej.

Jednym z podstawowych obowiązków ciążących na pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, tj. dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy po zmianach od 1 stycznia 2019 r. obejmuje:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
• dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego,
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy

W obecnym stanie prawnym - tak jak w poprzednim - pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Zatem należy ją prowadzić w sposób czytelny, umożliwiający bezsporne ustalenie faktycznych godzin pracy pracowników.

Do 31 grudnia 2018 r. pracodawca był zobowiązany do prowadzenia "odrębnych dla każdego pracownika" kart ewidencji czasu pracy, do których dołączał wnioski pracowników o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Obecnie obowiązek ten został rozszerzony - pracodawcy są bowiem zobowiązani do prowadzenia dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy "oddzielnego dla każdego pracownika". W skład tych dokumentów wchodzą:

• ewidencja czasu pracy;
• wnioski pracownika dotyczące: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się o zwolnienie od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat i korzystania z tego zwolnienia (art. 188 Kodeksu pracy), ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy), stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy), stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy);

• dokumenty związane: ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy), z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy (art. 151³ Kodeksu pracy), z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;
• zgoda: pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy), pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy).

Dotychczas takie dokumenty, jak: wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), weekendowego systemu czasu pracy (art. 144 Kodeksu pracy) oraz stosowania "ruchomych" rozkładów czasu pracy (art. 140¹ Kodeksu pracy), były przechowywane w części B akt osobowych. Od 1 stycznia 2019 r. stanowią integralną część dokumentacji dotyczącej czasu pracy.

Wprowadzone od 2019 r. przepisy nie zmieniły natomiast obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdej grupy pracowników. Niezależnie zatem od systemu, w jakim pracownik świadczy pracę, i funkcji, jaką pełni w zakładzie, jego czas pracy powinien być ewidencjonowany.

Nie ewidencjonuje się jedynie godzin pracy pracowników:

• objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Brak obowiązku ewidencjonowania godzin pracy ww. grup pracowników nie jest równoznaczny z całkowitym zwolnieniem z wymogu prowadzenia ewidencji czasu pracy. Ewidencja może być jednak w powyższych przypadkach prowadzona w sposób uproszczony (pracodawca ewidencjonuje usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności pracowników w pracy oraz dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia).

Przykład

Pracodawca zatrudnia 10 pracowników w zadaniowym systemie czasu pracy oraz 2 pracowników należących do kadry kierowniczej zarządzającej zakładem pracy. W stosunku do tych pracowników pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy w sposób uproszczony, tj. bez wskazywania godzin wykonywania przez pracowników pracy w poszczególnych dobach pracowniczych, w tym m.in. godzin wykonywania pracy w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona na bieżąco, dzień po dniu. Nieprawidłowa jest praktyka polegająca na uzupełnieniu kart ewidencji czasu pracy pod koniec danego miesiąca czy okresu rozliczeniowego czasu pracy, na podstawie zapisów prowadzonych w odrębnych zeszytach czy książkach pracy.

Przykład

Pracodawca zatrudnia pracowników produkcyjnych. Godziny nadliczbowe przepracowane przez tych pracowników zapisuje w specjalnym zeszycie prowadzonym przy każdej maszynie. Pracownik wpisuje w zeszycie datę, określa wymiar godzin nadliczbowych, miejsce i zakres prowadzonych czynności, następnie podpisuje się czytelnie. W wyniku tego pracownik sporządza wniosek o odebranie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych w określonym wymiarze i określonym dniu. Taki sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy może być jedynie pomocniczy i stanowić podstawę do prawidłowego prowadzenia pracownikom tej ewidencji. To na pracodawcy, a nie na pracowniku, ciąży bowiem obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, w której powinny zostać zawarte wszystkie elementy określone przepisami. "Zeszyt godzin nadliczbowych" będzie zatem dokumentem źródłowym pozwalającym pracodawcy na ustalenie faktycznych godzin wykonywania przez pracowników pracy. Należy przy tym pamiętać, że wnioski pracowników o odebranie czasu za pracę w godzinach nadliczbowych powinny być przekazane do właściwej komórki organizacyjnej, która zapewni ich odrębne przechowywanie z dokumentacją dotyczącą czasu pracy pracownika.

Forma i sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy

Do 31 grudnia 2018 r. przepisy prawa pracy przewidywały prowadzenie ewidencji w formie tzw. karty ewidencji czasu pracy. Jednocześnie nie obowiązywały wzory tych kart czy pomocnicze karty ewidencji czasu pracy. W zależności od zakładu tworzono zatem karty miesięczne, kwartalne, roczne czy obejmujące okres rozliczeniowy obowiązujący u pracodawcy.

W obecnym stanie prawnym ustawodawca nie posługuje się już pojęciem "karty ewidencji czasu pracy". Od 1 stycznia 2019 r. należy prowadzić pracownikom tzw. dokumenty związane z czasem pracy, których elementem jest "ewidencja czasu pracy". Pracodawcom nie narzucono zatem szczególnej formy czy sposobu prowadzenia ewidencji. Mogą oni swobodnie zadecydować, czy ewidencja czasu pracy będzie prowadzona tak jak dotychczas (w formie jednej karty), czy będzie rozbita na poszczególne dokumenty składające się na całość tej ewidencji (np. mogą odrębnie prowadzić dokument, na którym wykazuje się godziny pracy w poszczególnych dobach oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, odrębnie dokument, na którym wykazuje się liczbę godzin pracy w porze nocnej, liczbę godzin dyżuru). Jedynymi warunkami przewidzianymi dla ewidencji jest jej prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika oraz zawarcie w jej treści wszystkich niezbędnych elementów określonych przepisami prawa. Przepisy jednocześnie nie określają, na czym ma polegać "oddzielne" prowadzenie dokumentacji dla każdego pracownika. Pomocnicze w tym zakresie jest stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 18 lutego 2019 r. w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.

Zdaniem resortu pracy:

(…) w związku z tym, że obowiązujące przepisy nie określają jak technicznie należy zorganizować prowadzenie "oddzielnie dla każdego pracownika" dokumentacji pracowniczej, w tym dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, w konsekwencji, decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy. Pracodawca może np. założyć imienną teczkę pracownika zawierającą całość dokumentacji lub też dokumentację danego pracownika przechowywać w kilku teczkach obejmujących dokumenty powiązane tematycznie. Istotą wprowadzonego przepisu jest nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy danego pracownika zbiorowo z innymi pracownikami oraz zapewnienie dostępu do tej dokumentacji jedynie osobom do tego upoważnionym.

Ewidencja czasu pracy, podobnie jak cała dokumentacja pracownicza, może być prowadzona w formie:

• papierowej lub
• elektronicznej.

Od pracodawcy zależy, jaką formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej wybierze, w zależności od własnych możliwości technicznych oraz potrzeb organizacyjnych. Nie ma przy tym przeciwwskazań, aby część dokumentacji była prowadzona w formie elektronicznej, natomiast pozostała część w formie papierowej. Potwierdza to odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 sierpnia 2018 r. na zapytanie poselskie nr 7753 w sprawie nowych przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej. Wyjaśniono w niej m.in., że:

(…) dokumentację pracowniczą tworzy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Nie ma zatem przeszkód prawnych, aby pracodawca prowadził i przechowywał część dokumentacji pracowniczej, np. akta osobowe pracowników, w postaci elektronicznej, a pozostałą dokumentację pracowniczą w postaci papierowej.

UWAGA!

Niezależnie od tego, czy pracodawca zdecyduje się na prowadzenie dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy (w tym ewidencji czasu pracy) w formie elektronicznej czy papierowej, dokumentacja ta musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika, a w treści zawierać wszystkie niezbędne elementy określone w przepisach.

Ewidencja czasu pracy dla celów prawidłowego naliczania wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń należnych ze stosunku pracy powinna być również:

Wskazówka 1. Prowadzona w sposób rzetelny - ewidencja czasu pracy stanowi odzwierciedlenie faktycznego stanu, a więc powinny być w niej wykazane wszystkie dni i godziny wykonywanej przez pracowników pracy.

Wskazówka 2. Prowadzona w sposób czytelny, umożliwiający ustalenie czasu pracy pracownika, w sposób niebudzący wątpliwości.

Wskazówka 3. Jeżeli jest prowadzona w formie papierowej, to dla celów dowodowych powinna być opatrzona pieczęcią pracodawcy i podpisem osoby prowadzącej ewidencję. Pracownik nie musi potwierdzać podpisem faktu zapoznania się z ewidencją czasu pracy. Ewidencja jest natomiast udostępniana pracownikowi na jego żądanie.

Wskazówka 4. Przechowywana w warunkach niegrożących jej zniszczeniem, uszkodzeniem.

Wskazówka 5. Chroniona przed dostępem osób nieupoważnionych.

Dodatkowo prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej wymaga od pracodawcy wykorzystania do tego celu systemu teleinformatycznego zapewniającego:

• zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
• stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
• wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Spełnienie powyższych wymagań ma na celu wykluczenie stosowania do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej takich systemów, w których, po pierwsze, odnalezienie tej dokumentacji powodowałoby znaczne trudności i wymagało czasochłonnego przeglądania wielu odwzorowań cyfrowych (i tym samym utrudniało pracownikowi zapoznanie się z jego dokumentami), po drugie, mogłoby narażać dokumentację na utratę, zniszczenie albo narażać podmiot przechowujący na niepotrzebne koszty.

Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi ewidencję czasu pracy. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

UWAGA!

Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą, w tym ewidencję czasu pracy.

Każdy dokument elektroniczny zapisuje się w odrębnym pliku, zgodnie z następującymi zasadami dotyczącymi formatów plików:

1) dokumenty stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej przekazuje się w formacie PDF,

2) dokumenty inne niż stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej i przechowywane w dokumentacji pracowniczej w pliku o określonym formacie przekazuje się w formacie, w jakim były przechowywane,

3) dane zapisane w systemie teleinformatycznym w taki sposób, że nie stanowią pliku w określonym formacie, ale jednocześnie są częścią dokumentacji pracowniczej, zapisuje się w formacie TXT.

Ponadto do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw następujących metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi:

1) identyfikator dokumentu - będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem odróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji,

2) identyfikator dokumentacji - będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument,

3) rodzaj dokumentu - będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,

4) data powstania dokumentu,

5) data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy bądź osoby upoważnionej przez pracodawcę - w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej,

6) numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,

7) imię i nazwisko pracownika,

8) nazwa pracodawcy,

9) data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje natomiast przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

O zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty w zakładzie.

Treść ewidencji czasu pracy

Do 31 grudnia 2018 r. ewidencja czasu pracy musiała zawierać informacje o:

• pracy w poszczególnych dobach,
• pracy w niedziele i święta,
• pracy w porze nocnej,
• pracy w godzinach nadliczbowych,
• pracy w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
• dyżurach,
• urlopach,
• zwolnieniach od pracy,
• innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy,

• czasie pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Od 1 stycznia 2019 r. ewidencja czasu pracy zawiera informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Porównanie zakresu prowadzenia ewidencji czasu pracy do 31 grudnia 2018 r. i od 1 stycznia 2019 r.

Od 1 stycznia 2019 r. w ewidencji czasu pracy, oprócz elementów, które wykazywano w kartach prowadzonych do 31 grudnia 2018 r., powinno się zatem wskazywać:

• godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika - obecnie samo oznaczenie liczby przepracowanych przez pracownika godzin w danej dobie nie jest wystarczające; niezależnie od tego, czy godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy pokrywa się z godziną, która jest zaplanowana w harmonogramie czasu pracy bądź została precyzyjnie określona w przepisach wewnątrzzakładowych (np. w regulaminie pracy) i jest stała, powinna znaleźć się w prowadzonej ewidencji czasu pracy;

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w przerywanym systemie czasu pracy. Pracę świadczy w godzinach od 8.00 do 10.00 i następnie od 12.00 do 18.00 (w godzinach od 10.00 do 12.00 ma przerwę). W takim przypadku przerwa, mimo że przysługuje za nią wynagrodzenie, nie stanowi czasu pracy pracownika, tym samym nie powinna zostać ujęta jako godziny jego pracy. W rzeczywistości pracownik świadczy pracę w godzinach od 8.00 do 10.00 (4 godziny) i następnie od 12.00 do 18.00 (4 godziny). W karcie ewidencji pracodawca wskaże zatem, że pracownik świadczył pracę w tych dwóch przedziałach czasowych w łącznym wymiarze 8 godzin.

Przykład

Pracodawca stosuje w zakładzie pracy ruchomy rozkład czasu pracy, w którym pracownik rozpoczyna pracę, według swojego wyboru, w przedziale czasowym między godziną 8.00 a 10.00. Jeżeli w zakładzie został wprowadzony ruchomy rozkład czasu pracy na wniosek pracowników, pracodawca nie ma obowiązku tworzenia im jedynie harmonogramów czasu pracy (planu pracy). Niezależnie jednak od harmonogramów ewidencja czasu pracy pracowników musi być prowadzona. W karcie ewidencji pracodawca będzie zatem musiał wpisać pracownikowi rzeczywistą godzinę jego przyjścia do pracy. Pomocnicze może być w tym zakresie doprecyzowanie zapisów regulaminu pracy o sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy (np. w mniejszych zakładach można zobowiązać pracowników do zgłoszenia się do pracodawcy w momencie rozpoczęcia pracy w celu oznaczenia tej godziny, można też wskazywać godzinę stawienia się do pracy na liście obecności, z której dane zostaną wykorzystane do zaewidencjonowania czasu pracy pracownika).

• liczbę godzin dyżuru wraz ze wskazaniem godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsca jego pełnienia - dotychczas dyżury były oznaczane w kartach ewidencji, jednak wyjątkowo wskazywano tam liczbę godzin tego dyżuru lub miejsce jego pełnienia. Obecnie w razie pozostawania pracownika na dyżurze należy oznaczyć powyższe dane, które wpływają na ustalenie, czy pracownikowi za czas dyżuru należy się jakaś rekompensata oraz czy nie zostały naruszone przepisy o czasie pracy;

Przykładowa ewidencja czasu pracy pracownika pełniącego dyżur

• dni wolne od pracy, z podaniem tytułu ich udzielenia - oznacza to konieczność stworzenia przez pracodawcę jednolitego opisu dni wolnych od pracy, udzielanych pracownikowi (np.: W5 - dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, WN - dzień wolny za pracę wykonywaną w niedzielę, WŚ - dzień wolny za pracę wykonywaną w święto);

• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy (np. zwolnienie na poddanie się obowiązkowym badaniom lekarskim, zwolnienie na czas oznaczony przez stacje krwiodawstwa w celu oddania krwi, urlop okolicznościowy itp.), rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy (np. urlopy wypoczynkowe, zwolnienia lekarskie), wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy - w poprzednim stanie prawnym w kartach ewidencji czasu pracy wykazywano zwolnienia od pracy oraz usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy, obecnie jednak należy nie tylko wskazać dni nieobecności pracownika w pracy, ale także oznaczyć, z jakiego tytułu udzielono pracownikowi dnia wolnego i w jakim wymiarze;

• liczbę godzin pracy w poszczególnych dobach, liczbę godzin pracy w porze nocnej, liczbę godzin nadliczbowych - dotychczas obowiązujące przepisy nie określały sposobu, w jaki pracodawcy mają ewidencjonować pracę w poszczególnych dniach roboczych pracownika, w tym pracę w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej; co do zasady jednak pracodawcy, oprócz dni pracy, wykazywali dokładną liczbę godzin przepracowanych (w tym liczbę godzin nadliczbowych i wykonanych w porze nocnej); od 1 stycznia 2019 r. w ewidencji czasu pracy powinno znaleźć się szczegółowe wyliczenie godzin pracy pracownika (suma tych godzin) w ujęciu miesięcznym/w okresie rozliczeniowym oraz w ujęciu dobowym. Z nowych przepisów nie wynika również, czy w ewidencji czasu pracy należy odrębnie wskazać liczbę godzin nadliczbowych przypadających powyżej dobowej normy czasu pracy i powyżej przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Mając jednak na uwadze celowość prowadzenia ewidencji, zaleca się, aby pracodawcy wykazywali pracę w godzinach nadliczbowych w rozbiciu na ich rodzaj.

W karcie ewidencji czasu pracy nie ma obowiązku tworzenia dodatkowych pól na elementy ewidencji wymienione w przepisach, jeśli u danego pracodawcy one nie występują (np. na dyżury, jeśli nie są pełnione przez pracowników, czy pracę w porze nocnej, gdy pracownicy wykonują pracę stale w godzinach dziennych).

Przykładowa ewidencja czasu pracy pracownika, który wykonuje pracę wyłącznie od poniedziałku do piątku w stałych godzinach pracy:

W5 - dzień wolny wynikający z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,

WN - dzień ustawowo wolny od pracy (niedziela).

Przykładowa ewidencja czasu pracy za marzec 2019 r.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. W szczególności powinien zapewnić w pomieszczeniu, w którym jest przechowywana dokumentacja pracownicza, odpowiednią wilgotność, temperaturę i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Ponadto dokumentacja powinna być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia.

Do 31 grudnia 2018 r. przepisy nie wskazywały okresu, przez jaki pracodawcy musieli przechowywać dokumentację pracowniczą. Pośrednio z art. 291 Kodeksu pracy wynikało, że okres ten wynosił 3 lata od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy). Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Okres przechowywania dokumentacji może ulec wydłużeniu, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną tego postępowania. Tak samo będzie w sytuacji, gdy pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania w sprawie,w której nie jest stroną. W związku z tym, że ewidencja czasu pracy stanowi obowiązkowy element dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy, podobnie jak akta osobowe będzie musiała być przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika, dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r., ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed tym dniem.

Przepisy przejściowe

Przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od 1 stycznia 2019 r. Do dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (w tym dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy) pracowników pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się przepisy nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, z wyjątkiem § 2-6 tego rozporządzenia (odnoszących się do sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej) - w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia (§ 20 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Oznacza to, że:

• dotychczasowa dokumentacja (prowadzona do 31 grudnia 2018 r.) dotycząca wniosków, zgód z zakresu czasu pracy nie musi być zmieniana i archiwizowana;
• dotychczasowe karty ewidencji czasu pracy (prowadzone do 31 grudnia 2018 r.) nie muszą być zmieniane i uzupełniane w zakresie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy;
• do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników, prowadzonych w dniu wejścia w życie nowych przepisów, stosuje się przepisy obowiązujące do 31 grudnia 2018 r. (w przypadku gdy okres rozliczeniowy czasu pracy trwa na przełomie roku, np. od grudnia 2018 r. do marca 2019 r. - karty ewidencji czasu pracy za okres od stycznia do marca 2019 r. prowadzimy na podstawie przepisów obowiązujących przed nowelizacją);
• nowe dokumenty pracownicze powinny być prowadzone zgodnie z nowymi przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2019 r. (prowadzone w ramach każdego stosunku pracy niezależnie od tego, czy pracownik jest nowo zatrudnioną osobą, czy następuje kontynuacja zatrudnienia).

W przypadku stosunków pracy trwających w dniu wejścia w życie nowych przepisów (1 stycznia 2019 r.):

• dotychczasowe karty ewidencji czasu pracy prowadzimy według wcześniejszych regulacji (obowiązujących do 31 grudnia 2018 r.), czyli kwartalną czy roczną kartę ewidencji czasu pracy "kończymy" według dotychczasowych zasad - nie musimy ich zmieniać, przepisywać;
• nowe karty ewidencji czasu pracy prowadzimy według nowych regulacji (obowiązujących od 1 stycznia 2019 r.), czyli np. z wykazywaniem liczby przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Przy stosunkach pracy trwających w dniu wejścia w życie nowych przepisów (1 stycznia 2019 r.) pracodawca może (ale nie musi):

• dotychczasową dokumentację (wnioski, zgody) w zakresie czasu pracy zebrać (odszukać), zmienić i zarchiwizować;
• dotychczasową pozostałą dokumentację (karty ewidencji) zmienić, dostosować (np. uzupełnić karty ewidencji czasu pracy w zakresie godzin rozpoczynania i kończenia pracy, jeżeli ma dostęp do takich danych, np. z części "wykonanej" harmonogramów czasu pracy).

Podstawa prawna:

• art. 94, art. 94⁴, art. 94⁸, art. 149 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432

• § 6, § 8-11, § 13, § 19-22 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

• § 6, § 8 uchylonego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 894

Beata Tofiluk,

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka wielu publikacji z tej tematyki