2/2019, data dodania: 21.01.2019 Czy harmonogramy czasu pracy trzeba przechowywać tak samo jak inne dokumenty dotyczące ewidencji czasu pracy
PROBLEM
Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zawiera ono wykaz dokumentów zaliczanych do ewidencji czasu pracy. Spotkaliśmy się z interpretacją, że dokumentacja pracownicza oprócz ewidencji czasu pracy powinna zawierać harmonogram czasu pracy, a najlepiej, jeśli jest to kopia podpisana przez pracownika (potwierdzenie odbioru tego dokumentu). Czy według nowych przepisów mamy obowiązek przechowywać również harmonogramy czasu pracy pracowników?
RADA
Nie. Przepisy nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej nie zobowiązują pracodawcy do przechowywania zarówno w aktach osobowych, jak i w dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy harmonogramów czasu pracy. Rozporządzenie to wskazuje w sposób wyczerpujący zakres dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy.
UZASADNIENIE
Rolą każdego pracodawcy jest prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika, niezależnie od akt osobowych, dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Obejmuje ona m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Do dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy zaliczamy ewidencję czasu pracy, wnioski, dokumenty i zgody pracownika związane z problematyką czasu pracy (§ 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).
Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony - w formie pisemnej lub elektronicznej - na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.
Ze względu na indywidualny charakter harmonogramów, przyporządkowanych do konkretnych pracowników, może pojawić się wątpliwość w zakresie obowiązku ich przechowywania na gruncie przepisów nowego rozporządzenia o dokumentacji.
Odnosząc się do wątpliwości wskazanych w pytaniu należy zauważyć, że obowiązujący katalog zawartości ewidencji czasu pracy, o którym mowa w § 6 rozporządzenia o dokumentacji, nie zawiera odniesienia do rozkładu czasu danego pracownika. Ewidencja czasu pracy, którą pracodawca ma obowiązek przechowywać, zawiera następujące dane:
- liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbę godzin nadliczbowych,
- dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbę godzin dyżuru oraz godziny jego rozpoczęcia i zakończenia,
- rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
- rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności,
- wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności,
- czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych - warunkowo dozwolonych.
Uwzględniając powyższy, wyczerpujący katalog zawartości ewidencji czasu pracy przechowywanej w oddzielnej dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, należy uznać, że nie ma obowiązku przechowywania indywidualnych rozkładów czasu pracy poszczególnych pracowników w ramach ewidencji czasu pracy.
Ponieważ przepis zobowiązujący pracodawców do przechowywania "kopii rozkładu czasu pracy (art. 129 § 3 Kodeksu pracy) zawierającej potwierdzenie otrzymania rozkładu czasu pracy przez pracownika" nie znalazł się w rozporządzeniu o dokumentacji, należy uznać, że pracodawca nie ma obowiązku przechowywania potwierdzonych kopii rozkładów czasu pracy. Tym samym w przypadku ewentualnej kontroli PIP pracodawca nie powinien spodziewać się wydania przez inspektora pracy wystąpienia zobowiązującego do przechowywania w ramach dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy potwierdzonych kopii rozkładów czasu pracy.
Wątpliwości w omawianym zakresie wynikają z kształtu projektu rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej z 13 września 2018 r. Przewidywał on w § 6 prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w zakresie obejmującym m.in. ewidencję czasu pracy zawierającą "kopię rozkładu czasu pracy (art. 129 § 3 Kodeksu pracy) zawierającą potwierdzenie otrzymania rozkładu czasu pracy przez pracownika". Projekt rozporządzenia był szeroko komentowany, w tym w zakresie obowiązku przechowywania potwierdzonych kopii rozkładu czasu pracy pracownika. Tym samym w obiegu znalazły się publikacje wskazujące na obowiązek przechowywania rozszerzonej wersji ewidencji czasu pracy.
Podstawa prawna:
-
§ 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369
-
art. 129 § 3-4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432
Sebastian Kryczka,
ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od kilkunastu lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy
