Jak rozliczyć w księgach rachunkowych ujawniony w trakcie inwentaryzacji niedobór całkowicie zamortyzowanego środka trwałego

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Wszelkie wykryte niedobory składników majątku ewidencjonuje się w ciężar konta 240 "Pozostałe rozrachunki", w analityce "Rozrachunki z tytułu niedoborów". Tak też należy postąpić w przypadku stwierdzenia niedoboru środka trwałego całkowicie zamortyzowanego. Konto 240 będzie wykazywało w rozpatrywanym przypadku saldo zerowe, gdyż stronę Wn tego konta obciąży wartość początkowa stwierdzonego niedoboru, tj:

Wn konto 240 "Pozostałe rozrachunki", w analityce: "Rozrachunki z tytułu niedoborów"

Ma konto 010 "Środki trwałe"

zaś strona Ma konta 240 zostanie uznana kwotą dotychczasowego umorzenia równego wartości początkowej, tj:

Wn konto 070 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych"

Ma konto 240 "Pozostałe rozrachunki", w analityce: "Rozrachunki z tytułu niedoborów"

Przyczyny zawinione wynikają ze świadomych lub nieświadomych działań określonych osób. W razie ustalenia osoby odpowiedzialnej za powstały niedobór kierownik jednostki ma możliwość (a nawet obowiązek, rozważając zasadę racjonalności gospodarowania posiadanym majątkiem) obciążenia tej osoby wartością powstałego niedoboru. W przypadku niedoborów środków trwałych uznanie niedoboru za zawiniony powinno skutkować:

• powstaniem roszczenia wobec osoby materialnie odpowiedzialnej w wartości nieumorzonej środka trwałego:

Wn konto 234 "Inne rozrachunki z pracownikami"

Ma konto 240 "Pozostałe rozrachunki", w analityce: "Rozrachunki z tytułu niedoborów"

W rozpatrywanym przypadku ujawniony niedobór był w 100% zamortyzowany, dlatego też roszczenie z tego tytułu wobec osoby materialnie odpowiedzialnej nie wystąpi.

• powstaniem roszczenia wobec osoby materialnie odpowiedzialnej w dodatkowej kwocie określonej przez kierownika jednostki przewyższającej wartość bilansową środka trwałego:

Wn konto 234 "Inne rozrachunki z pracownikami"

Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne"

Należy wskazać, że to kierownik jednostki decyduje, czy niedobory zawinione będą podlegać dochodzeniu od osób materialnie odpowiedzialnych, czy też nie. Jeśli stosownie do decyzji kierownika jednostki niedobory stanowić będą przedmiot roszczenia wobec osób materialnie odpowiedzialnych, to kwota uznana za "zawinioną" ustalana jest najczęściej w wartości rynkowej (tj. kwocie, za jaką brakujący środek trwały można by było odkupić). Wartość takiego roszczenia (tj. przewyższającego wartość bilansową niedoboru) najczęściej ewidencjonuje się jako pozostałe przychody operacyjne, tj. traktuje się analogicznie jak odszkodowania czy kary, które pośrednio są związane z działalnością operacyjną jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 32 uor). Jeśli osoba obciążana uzna roszczenia kierownika jednostki za zasadne, jest zobowiązana do wyrównania powstałej szkody, co zazwyczaj dokonuje się poprzez wpłacenie stosownych kwot na rzecz jednostki (rzadziej występuje sytuacja, gdy osoba materialnie odpowiedzialna odkupuje dany środek trwały). Jeżeli natomiast osoba ta nie uzna roszczenia jednostki, pozostaje skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego i zastosowanie się do rozwiązania ustalonego przez sąd. W takim przypadku należy przeksięgować roszczenie z konta 234 "Inne rozrachunki z pracownikami" na konto 240 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: "Rozrachunki sporne dochodzone na drodze sądowej").

Przykład

Podczas inwentaryzacji stwierdzono niedobór całkowicie zamortyzowanego środka trwałego o wartości początkowej 8000 zł. Na podstawie ustaleń komisji inwentaryzacyjnej w protokole inwentaryzacyjnym kierownik jednostki uznał ten niedobór za zawiniony i obciążył osobę materialnie odpowiedzialną wartością rynkową niedoboru w kwocie 1500 zł.

1. PK - wyksięgowanie wartości początkowej środka trwałego stanowiącego przedmiot niedoboru

Wn konto 240 "Pozostałe rozrachunki", w analityce: "Rozrachunki z tytułu niedoborów" 8 000 zł

Ma konto 010 "Środki trwałe" 8 000 zł

2. PK - wyksięgowanie dotychczasowego umorzenia środka trwałego stanowiącego przedmiot niedoboru

Wn konto 070 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych" 8 000 zł

Ma konto 240 "Pozostałe rozrachunki", w analityce: "Rozrachunki z tytułu niedoborów" 8 000 zł

3. PK - decyzja kierownika o obciążeniu osoby materialnie odpowiedzialnej za niedobór w kwocie 1 500 zł

Wn konto 234 "Inne rozrachunki z pracownikami" 1 500 zł

Ma konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne" 1 500 zł

Wariant A - osoba materialnie odpowiedzialna wyraziła zgodę na pokrycie ustalonej przez kierownika jednostki wartości roszczenia z tytułu niedoboru

4. KP - wpłata gotówki do kasy przez pracownika

Wn konto 100 "Kasa" 1 500 zł

Ma konto 234 "Inne rozrachunki z pracownikami" 1 500 zł

Wariant B - osoba materialnie odpowiedzialna nie wyraziła zgody na pokrycie ustalonej przez kierownika jednostki wartości roszczenia z tytułu niedoboru.

4. KP - wpłata gotówki do kasy przez pracownika

Wn konto 240 "Pozostałe rozrachunki", w analityce: "Rozrachunki sporne dochodzone na drodze sądowej" 1 500 zł

Ma konto 234 "Inne rozrachunki z pracownikami" 1 500 zł

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047, ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1089

Irena Pazio

- główna księgowa, praktyk, posiada certyfikat Ministra Finansów uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych