Czy inwentaryzując obce środki trwałe, należy powiadamiać ich właścicieli o terminie ich spisu

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Ustawa o rachunkowości przewiduje (art. 26 ust. 2 uor), że:

§ Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

O ile zacytowany przepis informuje o konieczności informowania właścicieli aktywów obcych o wynikach spisu, to nie wspomina i nie przewiduje konieczności ich informowania o terminie przeprowadzenia ich inwentaryzacji. Przypomnijmy, że terminami tymi w przypadku obcych środków trwałych są:

• ostatni dzień roku obrotowego (art. 26 ust. 1 uor) w przypadku środków trwałych innych niż nieruchomości i środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym lub
• raz w ciągu 4 lat - w przypadku nieruchomości i środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym (art. 26 ust. 3 pkt 3 uor).

Obce zapasy należy natomiast inwentaryzować tak jak zapasy własne, a więc na ostatni dzień każdego roku obrotowego, przy czym termin ten jest zachowany, jeśli inwentaryzacja ta zostanie przeprowadzona nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż w 15. dniu następnego roku. W odróżnieniu od inwentaryzacji własnych zapasów inwentaryzacja zapasów obcych nie może być przeprowadzana raz w ciągu 2 lat (a więc nie można zastosować do zapasów obcych art. 26 ust. 3 pkt 2 uor). Wynika to z tego, że udogodnienie to zarezerwowane jest dla zapasów objętych ewidencją ilościowo-wartościową, a w przypadku zapasów obcych mamy do czynienia z ewidencją ilościową.

Powiadamianie właścicieli o terminie spisu. Brak ustawowego obowiązku informowania właścicieli obcych składników majątkowych o terminie przeprowadzania inwentaryzacji nie oznacza, że obowiązek taki nie może wynikać z umów lub innych ustaleń danej jednostki z właścicielami zgodnie z zasadą swobody zawierania umów zawartą w art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Może istnieć zatem sytuacja, gdy właściciele zastrzegą sobie prawo do bycia poinformowanymi o planowanej inwentaryzacji należących do nich składników majątku w terminie pozwalającym na uczestniczenie właściciela lub jego przedstawicieli w spisie. Fakt, że pracownicy właściciela składników majątkowych są informowani o terminie spisu i mogą mieć zagwarantowane prawo do uczestniczenia w spisie z natury, nie oznacza, że mogą przeszkadzać w jakikolwiek sposób w czynnościach spisowych. Zgłaszane (ewentualnie) przez nich wskazówki i uwagi powinny stanowić jednakże część dokumentacji inwentaryzacyjnej i być uwzględniane w postępowaniu poinwentaryzacyjnym.

Powiadomienie właścicieli o wynikach spisu. Przepisy ustawy o rachunkowości nie wskazują, w jaki sposób ma odbywać się powiadomienie właściciela o wynikach spisu. Sposób powiadamiania może (i powinien) znaleźć się jednak w instrukcji inwentaryzacyjnej danej jednostki i wynikać ze sposobu przeprowadzania inwentaryzacji. Komitet Standardów Rachunkowości w stanowisku w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów podpowiada (pkt 61, Dz.Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55), że:

§ Zapasy obce, znajdujące się w jednostce podlegają - w myśl art. 26 ust. 2 ustawy - spisowi z natury w tych samych terminach i przy zastosowaniu takich samych czynności spisowych, jak zapasy własne (por. pkt 5 stanowiska). Stany ilościowe zapasów obcych ujmuje się jednak w odrębnych, przeznaczonych tylko dla nich, arkuszach spisowych. Zapasy obce nie są wyceniane. Jeżeli zapasy obce stanowią własność różnych podmiotów, wyniki spisu z natury wykazuje się w arkuszach spisowych oddzielnie dla każdego podmiotu. W przypadku zapasów w opakowaniach zbiorczych, spis polega wyłącznie na stwierdzeniu ilości i stanu tych opakowań. Arkusze spisowe zapasów obcych wypełnia się w dwóch egzemplarzach, a dodatkową kopię przekazuje właścicielowi zapasów. Jeżeli jest to zgodne z postanowieniami umowy, w spisie z natury mogą uczestniczyć pracownicy właściciela zapasów.

Biorąc pod uwagę zacytowane sugestie Komitetu Standardów Rachunkowości, należy sądzić, że kopia arkusza spisu z natury obcych składników będzie gotowym dokumentem, który można przekazać jako spełnienie wymogu poinformowania właścicieli obcych składników majątkowych o wynikach przeprowadzonego spisu.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 26 ust.1-3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047, ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1089

• pkt 5, pkt 61 załącznika do uchwały Nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowości z 26 kwietnia 2016 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów - Dz.Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55

Irena Pazio

- główna księgowa, praktyk, posiada certyfikat Ministra Finansów uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych