Korzystanie z białej listy podatników VAT nie jest obowiązkowe. Jednak brak weryfikacji kontrahenta w wykazie powoduje negatywne konsekwencje, tj.:

● niedochowanie należytej staranności, która jest oceniana np. przy ustalaniu prawa do odliczenia VAT

● brak możliwości zaliczenia wydatku  do kosztów uzyskania przychodów lub podważenie takiego zaliczenia (od 1 stycznia 2020 r.),

● ryzyko poniesienia przez nabywcę odpowiedzialności solidarnej za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej VAT, który wynika z tej niezweryfikowanej płatności (od 1 stycznia 2020 r.).

I. Wyszukiwanie danych kontrahenta

Korzystać z białej listy podatników możemy na dwa sposoby:

1. Wyszukiwarka MF

MF udostępniło na stronie https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka wyszukiwarkę, która pozwala na sprawdzanie danych podatników VAT lub podmiotów wykreślonych albo takich, którym odmówiono rejestracji VAT.

Wykaz można też znaleźć na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Aby znaleźć dane interesującego nas podmiotu, należy dysponować jednym z czterech parametrów:

● NIP lub

● REGON, lub

● numerem rachunku bankowego, lub

● fragmentem nazwy; w tym przypadku, jeśli więcej niż jeden podatnik będzie spełniać kryteria wyszukiwania, wyświetli się lista podatników; trzeba będzie wskazać tego podatnika, którego dane chcemy zobaczyć.

Przystępując do wyszukiwania, musimy przejść przez trzy proste kroki:

Krok 1. Zaznaczamy, według jakiego parametru szukamy, tj. NIP, REGON, rachunek bankowy czy nazwa firmy

Krok 2. Wpisujemy datę, na jaki dzień chcemy uzyskać informacje

Krok 3. Naciskamy przycisk "Szukaj"

Uzyskujemy wtedy informacje z wykazu, które można zapisać w postaci pliku PDF, naciskając przycisk "Drukuj potwierdzenie". Przycisk ten znajduje się na końcu tabeli z wyszukanymi danymi.

Każde potwierdzenie będzie posiadało unikatowy identyfikator wyszukiwania, np.: i2ncf-84k9f91, potwierdzający wykonanie naszego zapytania.

Uwaga!

Zapisany w pliku PDF wynik wyszukiwania będzie posiadał unikatowy identyfikator potwierdzający wykonanie zapytania.

Inaczej niż w przypadku API korzystanie z wyszukiwarki nie jest limitowane.

2. Interfejs programistyczny (API)

Aby korzystać z tej metody, musimy zakupić oprogramowanie lub zaktualizować dotychczas używane. Zapewne będzie się to wiązało z poniesieniem kosztów.

API oferuje dwie metody uzyskiwania danych z wykazu:

● metodę pełną "search"

Aby z niej skorzystać, należy wybrać jeden z parametrów:

- NIP,

- fragment nazwy,

- REGON lub

- numer rachunku bankowego

oraz dzień, na jaki mają być wyświetlone informacje o podmiocie.

Uzyskamy wtedy cały zakres danych z wykazu o podatniku, o którego pytamy, tak jak korzystający z wyszukiwarki na stronie MF.

Każde zapytanie będzie miało przydzielony unikatowy identyfikator - klucz elektroniczny. Jest on potwierdzeniem wykonania zapytania. Będzie zawierać identyfikator podatnika, o którego pytaliśmy, dzień, na który były wyświetlone informacje, oraz datę zapytania.

● metodę uproszczoną "check"

Korzystając z tej metody, połączymy się z bazą wykazu po wprowadzeniu parametrów zapytania:

- NIP lub REGON,

- numer rachunku bankowego,

- dzień, na jaki ma być udzielona odpowiedź.

W odpowiedzi API zwróci następujące informacje:

● TAK lub NIE - informacje, które oznaczają, że dany rachunek jest przypisany (lub nie jest) do wyspecyfikowanego numeru podmiotu
(w dniu DATA),

● elektroniczny klucz, który potwierdza wykonanie zapytania. Będzie zawierał identyfikator podmiotu, o który pytaliśmy, dzień, na który były wyświetlone informacje, oraz datę zapytania.

Uwaga!

Korzystanie z API jest limitowane. Można złożyć 10 zapytań maksymalnie o 30 podatników jednocześnie. Po wyczerpaniu tego limitu dostęp do API będzie zablokowany do godziny 0.00.

II. Brak wyszukiwanych danych w wykazie

Jeżeli uzyskamy informację, że naszego kontrahenta nie ma w wykazie podatników, to zdaniem MF w takiej sytuacji należy wystąpić z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Brak w wykazie może być spowodowany tym, że podatnik:

● jest w trakcie weryfikacji przed rejestracją,

● korzysta ze zwolnienia z VAT i nie miał obowiązku dokonania rejestracji.

Uwaga!

Podatnicy zwolnieni z VAT, którzy chcą, aby kontrahenci znaleźli ich w wykazie, powinni złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R, wybierając zwolnienie z VAT.

Brak rachunku w wykazie może oznaczać, że kontrahent go nie zgłosił lub posługuje się osobistym ROR, który nie jest umieszczany w wykazie. Rachunki rozliczeniowe należy zgłosić do urzędu posługując się formularzami NIP-8(dla podmiotów wpisanych do KRS), )­NIP-2 (osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawne, nie wpisane do KRSj), NIP-7 (osoby fizyczne niewpisane w CEIDG) albo CEIDG-1 (pozostałe osoby).

III. Błędne dane naszej firmy w wykazie

MF radzi, że jeśli dane naszej firmy zawarte w wykazie są nieaktualne, możemy złożyć do Szefa KAS wniosek (wraz z uzasadnieniem) o ich usunięcie lub sprostowanie. Dotyczy to sytuacji, gdy dane są niezgodne ze stanem rzeczywistym. Danymi takimi mogą być: niezgodna ze stanem faktycznym data rejestracji podatnika VAT lub data wykreślenia.

Nie mogą być natomiast sprostowane dane osobowe, które trzeba zaktualizować, składając formularze NIP-8, NIP-2 albo NIP-7 lub CEIDG-1.

IV. Problem techniczny z wyszukiwaniem danych

Zdaniem MF w przypadku technicznych problemów związanych z dostępem do wykazu należy zapisać komunikat o niedostępności (np. zrobić zrzut ekranu).

Od 2020 r., aby uchronić się w takiej sytuacji przed skutkami zapłaty na rachunek, który nie występuje w wykazie, można będzie zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego - właściwego dla wystawcy faktury - o zleceniu przelewu na rachunek, którego nie ma w wykazie. Termin na złożenie zawiadomienia to 3 dni od dnia zlecenia przelewu.