Monitoring w pracy - odpowiedzi na pytania z praktyki

Od 25 maja 2018 r. Kodeks pracy reguluje warunki prowadzenia przez pracodawców monitoringu wizyjnego oraz monitoringu poczty elektronicznej. Monitoring wizyjny może zostać wprowadzony w ściśle określonych przypadkach. Może być stosowany tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Należy zwrócić uwagę, że w innych celach niż monitoring wizyjny może być prowadzony monitoring poczty elektronicznej. Monitoring poczty elektronicznej można wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika (art. 22³ § 2 Kodeksu pracy).

Trzeba pamiętać, że monitoring wizyjny nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni czy pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Wyjątkowo stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne do realizacji celu, jakiemu służy prowadzenie monitoringu wizyjnego, i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób (art. 22² § 2 Kodeksu pracy).

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Bez względu na rodzaj stosowanych przepisów wewnątrzfirmowych pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu co najmniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 22² § 7 Kodeksu pracy). Obowiązkiem pracodawcy jest też poinformowanie pracowników na piśmie, przed dopuszczeniem do pracy, o celach, zakresie i sposobie monitoringu (art. 22² § 8 Kodeksu pracy).

(?) Nasi pracownicy często robią sobie przerwy w pracy na papierosa lub wyjście do sklepu albo prowadzenie rozmów na prywatne tematy. Czy w pomieszczeniach pracy możemy zainstalować kamery służące do kontroli pracy?

Nie. Monitoring wizyjny ma służyć jedynie do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia albo kontroli produkcji bądź zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Nie może zatem służyć do nadzoru nad jakością wykonywania pracy, choć mogą istnieć pokusy, by monitoring był przy okazji narzędziem np. kontroli długości przerw czy opuszczania przez pracownika miejsca pracy, a także obserwacji czynności wykonywanych podczas świadczenia pracy. Zgodnie z RODO podmioty stosujące monitoring powinny kierować się przede wszystkim zasadami celowości i minimalizacji danych. Zatem dane muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. Ponadto pozyskiwać można jedynie te dane, które są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. W przypadku monitoringu celem jest zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony osób oraz mienia, nie zaś nadzór nad efektywnością czy wydajnością wykonywanej przez pracownika pracy.

Przykład

Pracodawca zainstalował kamery w poczekalni budynku firmowego. Wprowadzenie monitoringu uzasadnił celami bezpieczeństwa, ponieważ do poczekalni mają swobodny dostęp różne osoby. Jedną z kamer usytuowano w taki sposób, że została bezpośrednio skierowana na ekran komputera pracownic pracujących w poczekalni. Takie usytuowanie kamery jest nieprawidłowe. Kamery nie mogą bowiem umożliwiać śledzenia wykonywanych przez pracownice czynności na komputerze, ponieważ monitoring nie powinien być wykorzystywany do nadzorowania wykonywania obowiązków służbowych.

(?) W szatni w zakładzie pracy czasami dochodziło do kradzieży mienia naszych pracowników. Czy możemy tam zainstalować kamery?

Tak. Ochrona mienia pracowników może uzasadniać wprowadzenie monitoringu wizyjnego w szatniach. Jednak taki monitoring nie może naruszać godności ani innych dóbr osobistych pracowników. W tym celu trzeba zastosować techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w tym pomieszczeniu osób. Takie techniki mogą polegać na stosowaniu oprogramowania zamazującego określone fragmenty kadrowanego obrazu (w tym postacie obserwowanych osób) czy na takim ustawieniu kamer, by naruszenie godności oraz innych dóbr osobistych było niemożliwe. Należy pamiętać, że pomieszczenia zasadniczo wyłączone z monitoringu, takie właśnie jak szatnie, mogą być nim objęte tylko wyjątkowo, ze względu na istniejące zagrożenie (bezpieczeństwo osób i mienia). Może to np. oznaczać również tymczasowe objęcie nadzorem takich pomieszczeń i rezygnację z monitoringu po ustaniu celu, dla którego został on wprowadzony.

(?) Chcemy wprowadzić monitoring w zakładzie pracy. Czy oprócz obrazu możemy również rejestrować dźwięk?

Nie. Przepisy prawa pracy pozwalają pracodawcom na rejestrowanie jedynie obrazu w ramach prowadzonego monitoringu wizyjnego. Nie można natomiast rejestrować dźwięku towarzyszącego zdarzeniom, które zostaną nagrane. Takie uprawnienia posiadają jedynie służby porządkowe i specjalne, na podstawie ustaw regulujących ich działalność. Stosowanie rejestracji dźwięku może zostać uznane za niedozwoloną formę przetwarzania danych osobowych pracowników.

(?) Ze względów bezpieczeństwa chcemy prowadzić monitoring z ukrytych kamer. Czy jest to dozwolone?

Nie. Przepisy zarówno Kodeksu pracy, jak i RODO nie pozwalają na prowadzenie monitoringu za pomocą ukrytych kamer. Pracodawca, który prowadzi monitoring wizyjny, powinien oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Uprawnienia do prowadzenia niejawnego monitorowania mają jedynie służby porządkowe i specjalne prowadzące czynności na podstawie ustaw regulujących ich działalność.

(?) W zakładzie pracy prowadzimy monitoring wizyjny. Czy żeby oznaczyć miejsca objęte monitoringiem, wystarczy zamieścić odpowiednie piktogramy?

Nie jest wystarczające oznaczenie obszaru objętego monitoringiem jedynie piktogramami, gdyż należy również spełnić obowiązek informacyjny określony w art. 13 RODO. Pracodawca jako administrator danych osobowych musi zatem poinformować wszystkie monitorowane osoby, czyli zarówno pracowników, jak i inne osoby, które obejmuje monitoring, m.in. o:

● tożsamości i danych kontaktowych administratora,

● celu przetwarzania danych rejestrowanych w wyniku monitoringu,

● przysługujących prawach monitorowanej osobie,

● podstawie prawnej i okresie przetwarzania danych rejestrowanych w ramach monitoringu.

Nie oznacza to jednak konieczności umieszczania obok piktogramu sygnalizującego monitoring wszystkich powyżej wskazanych informacji. W takiej sytuacji możliwe jest zastosowanie warstwowych not informacyjnych. Oznacza to, że pełna informacja o monitoringu powinna być dostępna w miejscu monitorowanym, np. w formie dokumentu złożonego w recepcji.

(?) Samochody firmowe są parkowane na ogólnodostępnej ulicy pod siedzibą firmy. W celu ich zabezpieczenia jest zainstalowana kamera przemysłowa skierowana na parking i częściowo na ulicę. Kamera rejestruje również czasami przechodniów. Czy powinniśmy wywiesić tablicę informacyjną, że teren jest objęty monitoringiem?

Tak. Powinni Państwo oznaczyć teren objęty monitoringiem w sposób widoczny i czytelny. Może to być oznaczenie za pomocą znaków, np. piktogramów, tablic informacyjnych, lub ogłoszeń dźwiękowych. Oprócz tego osoby monitorowane powinny mieć dostęp do informacji dotyczących m.in. danych administratora prowadzącego monitoring, celów, dla których jest on prowadzony, oraz praw, jakie przysługują osobom monitorowanym. Takie dane mogą być dostępne np. w pomieszczeniu ochrony parkingu, a informacja o dostępie do nich może być podana np. na tablicy informującej o prowadzeniu monitoringu.

(?) Zamierzamy monitorować pocztę elektroniczną naszych pracowników. Jak w takim przypadku oznaczyć pomieszczenia objęte monitoringiem?

Jeżeli będą Państwo monitorować pocztę elektroniczną pracowników, to można zamieścić naklejki o monitoringu na komputerach. Należy uznać, że nie jest to konieczne, jeżeli komputer jest przypisany do danego pracownika. Wówczas wystarczy przekazać pracownikowi informację o monitoringu poczty elektronicznej. Oznakowanie komputera jest wskazane w sytuacji, gdybyśmy mieli do czynienia ze skrzynką pocztową, która nie jest przypisana do jednej osoby, np. biuro@.... , ale jest odczytywana na jednym komputerze, do którego mają dostęp różne osoby.

Zgodnie z przepisami o monitoringu również w przypadku monitoringu poczty elektronicznej pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. W razie wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej tak samo jak w przypadku monitoringu wizyjnego, pracodawca musi także oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż dzień przed jego uruchomieniem (art. 22³ § 3 Kodeksu pracy).

Podstawa prawna:

art. 22², art. 22³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1076

art. 4, art. 13-14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - Dz.Urz. UE L z 2016 r., Nr 119, str. 1, ost. zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r., Nr 127, poz. 2

Marek Skałkowski,

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor naczelny "Monitora prawa pracy i ubezpieczeń", były pracownik działu porad prawnych Okręgowego Inspektoratu Pracy w Warszawie