Jak zmienią się zasady wystawiania faktur do paragonów w 2020 r.

Od 1 stycznia 2020 r., gdy sprzedaż została zaewidencjonowana na kasie rejestrującej, sprzedawca będzie mógł wystawić fakturę z NIP kupującego tylko wtedy, gdy NIP ten był podany na paragonie. Do końca roku pozostało niewiele czasu, aby przygotować się do zmian. Należy przeszkolić pracowników, aby odmawiali wystawiania faktur z NIP nabywcy, gdy nie było go na paragonie. Natomiast dokonując zakupów, pracownicy muszą pamiętać o informowaniu sprzedawcy przed rozpoczęciem ewidencjonowania, że potrzebują faktury z NIP (jeśli dokonują zakupów jako podatnicy). Naruszenie tych zasad będzie zagrożone surowymi sankcjami.

Obecnie częstą praktyką jest ewidencjonowanie na kasie całej sprzedaży, również na rzecz podatników, i wystawianie faktur tylko wtedy, gdy zażąda tego kupujący. Nie ma przepisów wprost zakazujących wystawiania faktur w przypadkach, gdy w momencie dokonywania sprzedaży nabywca nie ujawnił się jako podatnik lub osoba działająca w imieniu podatnika. W konsekwencji powszechne jest wystawianie faktur wskazujących jako nabywców podatników, nawet jeżeli w momencie sprzedaży nie doszło do takiego ujawnienia.

Zasady te ulegną zmianie od 1 stycznia 2020 r. Jeżeli sprzedaż zostanie udokumentowana paragonem:

1. z numerem NIP nabywcy - na jego żądanie sprzedawca będzie obowiązany wystawić fakturę na podatnika, którego numer NIP został wskazany na paragonie,
2. bez numeru NIP nabywcy - na jego żądanie sprzedawca będzie obowiązany wystawić fakturę na nabywcę jako osobę prywatną; w szczególności na fakturze takiej nie będzie mógł zostać wskazany jego NIP.

Oznacza to, że gdy otrzymamy paragon bez NIP, na jego podstawie nie uzyskamy faktury z NIP, która będzie stanowiła podstawę do odliczenia VAT. Od takiego zakupu nie odliczymy VAT. Będzie to zakup prywatny.

Zasady te nie będą dotyczyły podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0). Taksówkarze będą mogli wystawiać faktury z NIP nabywcy do sprzedaży udokumentowanej paragonem bez tego numeru.

Niewywiązywanie się z tych obowiązków będzie zagrożone surowymi sankcjami zarówno po stronie sprzedawcy, jak i kupującego.

Rodzaje kar za wadliwe wystawianie faktur do paragonów i posługiwanie się nimi

W związku z wprowadzeniem tych zmian przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania:

Pyt. 1. Czy jeżeli jako osoba fizyczna dostanę fakturę bez NIP, będę mógł uzupełnić go za pomocą noty korygującej od 2020 r.?

Nie, jeśli sprzedaż była zaewidencjonowana na kasie rejestrującej i paragon nie zawierał Pana NIP. Gdy sprzedaż nie była ewidencjonowana na kasie, nadal będzie można wystawić notę korygującą lub wystąpić do sprzedawcy o fakturę korygującą, aby poprawić ten błąd

Pyt. 2. Czy nowe przepisy oznaczają, że przy sprzedaży zarejestrowanej na kasie, ale bez NIP podatnika, będę mógł wystawić wyłącznie fakturę bez NIP?

Tak, w tym przypadku będzie można wystawić tylko fakturę bez NIP nabywcy, jak dla osoby prywatnej. Nie będzie ona dawała prawa do odliczenia VAT.

Pyt. 3. Czy notę korygującą otrzymaną od nabywcy, który wcześniej dostał fakturę dla niepodatnika, mam odesłać z informacją, że wiąże się ona z sankcjami?

Tak, jeśli sprzedaż była ewidencjonowana wcześniej na kasie, nie będzie można potwierdzać not korygujących, które uzupełniają faktury o NIP kupującego. Dlatego należy odesłać taką notę z informacją o zmianie przepisów i sankcjach. Brak odpowiedzi może być poczytany za domniemaną zgodę. Gdy faktura dotyczy sprzedaży niezaewidencjonowanej na kasie, zasady korekty nie uległy zmianie.

Pyt. 4. Czy w 2020 r. będę mógł wystawiać faktury z NIP do sprzedaży zaewidencjonowanej na starych zasadach w 2019 r.

Tak. Nowe zasady dotyczą sprzedaży ewidencjonowanej na kasie rejestrującej od 1 stycznia 2020 r.

Pyt. 5. Posiadam kasy starego typu, która nie pozwalają na wpisywanie NIP nabywcy. Jak powinienem ewidencjonować sprzedaż w 2020 r.? Czy muszę wymienić kasy?

Nie ma potrzeby wymiany od 2020 r. kas na urządzenia nowego typu, chyba że prowadzi Pan stację benzynową lub świadczy usługi naprawy pojazdów oraz wymiany opon i kół. Wtedy musi Pan zakupić kasy online.

Od 2020 r. nie będzie Pan mógł wystawiać na rzecz podatników faktur, gdy sprzedaż zostanie udokumentowana również paragonem. Będzie Pan mógł wystawiać tylko faktury dla podatników. Aby nie było nieporozumień z kupującymi, warto będzie taką informację zamieścić w widocznym miejscu.

Pyt. 6. Czy nadal będzie można odliczyć VAT z paragonu, który zawiera nasz numer NIP?

Tak, paragon z NIP kupującego nadal będzie uznawany za fakturę, gdy wartość brutto zakupów nie przekracza 450 zł. W takim przypadku nie ma potrzeby występować o wystawienie faktury.

Podstawa prawna:

• art. 106b, 109a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1751

Joanna Dmowska

ekspert w zakresie VAT