2/2020, data dodania: 17.01.2020 Ustalenie przez pracodawcę dwóch terminów wypłaty zwykłego wynagrodzenia za pracę
PROBLEM
Chcemy wprowadzić dwa terminy wypłaty wynagrodzenia za pracę - ostatni dzień miesiąca i 10 dzień następnego miesiąca. W tych terminach będziemy wypłacać pracownikom ich wynagrodzenia zasadnicze. Dla jednej z grup pracowników termin wypłaty wynagrodzenia zasadniczego chcemy wydłużyć z uwagi na konieczność ustalenia dodatkowych zmiennych składników wynagrodzenia, do których będą mieć prawo. Czy nasze postępowanie będzie prawidłowe?
RADA
Mogą Państwo ustalić dwa różne terminy wypłaty wynagrodzenia. Z ostrożności należy jednak przyjąć, że wynagrodzenie zasadnicze przysługujące obu grupom pracowników, którego wysokość jest znana w miesiącu, za które przysługuje powinno zostać wypłacone w tym miesiącu. Natomiast drugi termin wypłaty mogą Państwo ustalić dla składników zmiennych, których wysokość będzie znana pracodawcy dopiero po zakończeniu miesiąca.
UZASADNIENIE
Częstotliwość wypłaty wynagrodzenia. Wynagrodzenie należy wypłacać co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie. Nie dotyczy to tylko tych składników wynagrodzenia, które przysługują za okresy dłuższe niż miesiąc. Wynagrodzenie miesięczne należy wypłacać za dany miesiąc z dołu, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.
Termin wypłaty wynagrodzenia. Termin wypłaty wynagrodzenia jest ustalany w regulaminie pracy, a u pracodawcy, który nie wydaje regulaminu - w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej pracownikom w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę.
Zobacz wzór "Informacji o warunkach zatrudnienia" - na www.inforlex.pl/ewydania.
W regulacjach wewnątrzzakładowych (a także w informacji o warunkach zatrudnienia) pracodawca może przewidzieć więcej niż jeden termin wypłaty składników wynagrodzenia. Należy przyjąć, że podstawą do takiego ustalenia nie powinna być jednak grupa, do której pracownik został przypisany organizacyjnie, lecz specyfika składników wynagrodzenia, jakie przysługują na określonych stanowiskach czy w związku z danym zakresem obowiązków.
W zakresie terminu wypłaty wynagrodzenia Kodeks pracy w art. 85 § 1 posługuje się określeniem "w stałym i ustalonym z góry terminie". Użycie liczby pojedynczej (terminie, a nie terminach) nie oznacza, że termin wypłaty wynagrodzenia musi być taki sam dla wszystkich składników mających charakter wynagrodzenia. Należy to bardziej odnosić do stałości terminu powtarzalnego co miesiąc. Dopuszczalne i niekwestionowane jest dokonanie podziału składników wynagrodzenia i określenie kilku terminów ich wypłaty. Jak wskazano wcześniej, taki podział może wynikać z rodzaju składnika wynagrodzenia, ale nie innych pozawynagrodzeniowych kryteriów.
PRZYKŁAD
Przepisy wewnątrzzakładowe obowiązujące u pracodawcy przewidują, że:
1) wynagrodzenie stałe jest wypłacane raz w miesiącu, z dołu, ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, a jeśli jest to dzień wolny od pracy - w dniu poprzedzającym ten dzień, z zastrzeżeniem ust. 2;
2) premie miesięczne uzależnione od wyników sprzedaży są wypłacane 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługują, a jeśli jest to dzień wolny od pracy - w dniu poprzedzającym ten dzień.
Takie zapisy są prawidłowe i nie zostaną zakwestionowane przez PIP.
Różnicowanie terminów wypłaty wynagrodzeń nie powinno być dokonywane przez odniesienie do zajmowanych stanowisk, rodzajów prac itp. Podział oparty na takim kryterium powoduje nierówności w traktowaniu pracowników związane z przesunięciem terminu płatności na bardziej odległy jedynie w związku z zatrudnieniem na danym stanowisku. Rekomendowanym rozwiązaniem w tej sytuacji jest zatem ustalenie jednego terminu wypłaty pensji zasadniczej dla obu wskazanych w pytaniu grup pracowników. Natomiast w drugim, późniejszym terminie można wypłacić składniki zmienne, wymagające naliczenia dopiero po zakończeniu miesiąca.
Termin wypłaty właściwy dla składników miesięcznych nie obowiązuje w przypadku składników przysługujących za okresy dłuższe niż miesięczne. W odniesieniu do nich regulacje wewnątrzzakładowe powinny również określać termin wypłaty - szczególnie w zakresie składników przysługujących periodycznie, np. premii kwartalnych. Nie musi on jednak przypadać w ciągu maksymalnie 10 dni po zakończeniu okresu, za który taki składnik przysługuje. Może to być termin późniejszy, zarówno wyrażony datą (np. do 20 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału), jak i odnoszący się do pewnego zdarzenia (np. do 14 dni od przedłożenia przez pracownika sprawozdania kwartalnego).
PRZYKŁAD
Pracodawca kilka razy w roku wypłaca pracownikom nagrody. Przepisy wewnątrzzakładowe nie określają jednak, w jakim terminie po przyznaniu nagrody następuje jej wypłata. Zalecanym rozwiązaniem jest wskazanie tego terminu w momencie przyznawania nagrody, do czego pracodawca ma prawo. W wyroku z 23 maja 2014 r. (II PK 273/13) Sąd Najwyższy wskazał, że Kodeks pracy nie określa, czy przyznana nagroda powinna być wypłacona w terminie właściwym dla najbliższego wynagrodzenia. Zatem nie ma przeszkód, aby taka wypłata została odroczona w czasie.
PODSTAWA PRAWNA:
- art. 29 § 3, art. 772, art. 85, art. 94 pkt 5, art. 1041, art. 282 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495
Marek Rotkiewicz
ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor ponad 1500 publikacji
