Jakie zmiany w zakresie prowadzenia akt osobowych wprowadza nowe rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy muszą prowadzić akta osobowe składające się z czterech części: A, B, C i D. Każda z nich może zostać podzielona na mniejsze części, tak aby można było przechowywać w nich oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie.

Po zmianach przepisów od 1 stycznia 2019 r., tak jak dotychczas, podstawową częścią dokumentacji pracowniczej są akta osobowe pracownika. W aktach osobowych są gromadzone oświadczenia lub dokumenty odzwierciedlające przebieg zatrudnienia pracownika, poczynając od etapu ubiegania się o zatrudnienie i kończąc na ustaniu stosunku pracy. Na podstawie nowych przepisów akta osobowe dzielą się na cztery części, a nie - jak do tej pory - na trzy części, i obejmują:

1) etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych),

2) etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych),

3) etap ustania stosunku pracy (część C akt osobowych), oraz

4) część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część D akt osobowych).

Część A akt osobowych pracownika

Zgodnie z nowym rozporządzeniem w części A akt osobowych należy przechowywać oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się danej osoby o zatrudnienie. W tej części akt osobowych przechowuje się również skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (§ 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Gromadzenie i przechowywanie tych oświadczeń i dokumentów będzie dotyczyć przypadku, gdy dojdzie do nawiązania stosunku pracy z osobą ubiegającą się o zatrudnienie.

Część B akt osobowych pracownika

W części B akt osobowych należy gromadzić i przechowywać oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym:

1. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
2. umowę o pracę, a jeżeli nie została zawarta w formie pisemnej - potwierdzenie ustaleń dotyczących stron umowy, jej rodzaju oraz warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),
3. zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli taki został sporządzony przez pracodawcę,
4. dokumenty związane z wykonywaniem przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
5. potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami i zasadami bhp oraz z zakresem informacji objętych tajemnicą zawodową,
6. potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz ich zmianie, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu oraz o ryzyku zawodowym,
7. potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym oraz zasadach ochrony przed zagrożeniami,
8. dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp,
9. oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy albo zmiany tych warunków w innym trybie,
10. dokumenty dotyczące odpowiedzialności materialnej pracownika, związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, dotyczące nagród i wyróżnień, związane z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich, a także z korzystaniem z urlopu bezpłatnego,
11. dokumenty dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
12. umowę o zakazie konkurencji,
13. wniosek o poinformowanie okręgowego inspektora pracy o zatrudnieniu pracowników w nocy,
14. dokumenty dotyczące współdziałania pracodawcy z zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania oraz dokumenty związane z wykonywaniem pracy w formie telepracy.

Katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest wyczerpujący. Obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy lub inne przepisy (§ 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). W tej części mogą być również przechowywane innego rodzaju dokumenty związane z szeregiem szczególnych regulacji prawnych dotyczących określonych grup pracowników, np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności w przypadku pracowników niepełnosprawnych.

Część C akt osobowych pracownika

W części C akt osobowych, tak jak dotychczas, należy przechowywać oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

1. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę (dotyczące wszystkich oświadczeń związanych z rozwiązaniem stosunku pracy z inicjatywy zarówno pracownika, jak i pracodawcy),
2. wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
3. kopię wydanego świadectwa pracy,
4. dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy,
5. dokumenty związane z zajęciem wynagrodzenia za pracę,
6. umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy,
7. skierowania i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych i przechowywanych w części C również jest otwarty. Oznacza to, że w tej części mogą być przechowywane inne dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

Nowa część D akt osobowych pracownika

W odrębnej, nowej części D akt osobowych będą przechowywane odpisy zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Przykład

Pracownik 10 stycznia 2019 r. zawarł ugodę z pracodawcą w sprawie odszkodowania za szkodę powstałą w mieniu powierzonym pracownikowi. Dokument zawierający taką ugodę powinien zostać włączony do części B akt osobowych, ponieważ jest to dokument związany z przebiegiem zatrudnienia. Natomiast tematycznie wydawałoby się, że powinien zostać dołączony do części D akt osobowych. Dlatego, choć nie wynika to wprost z przepisów rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, złożenie tego dokumentu do części D akt osobowych nie powinno być ocenione jako błąd.

Układ chronologiczny akt osobowych

Tak jak dotychczas oświadczenia lub dokumenty mają być, zgodnie z nowym rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane. Przy czym każda z części akt osobowych będzie zawierała pełny wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów. Będzie to dotyczyło akt osobowych prowadzonych zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Dodatkowo istnieje możliwość podzielenia części A, B i C akt osobowych na mniejsze części, tak aby można było w nich przechowywać oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie (np. część A1 - dokumenty przedłożone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, część A2 - skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, część B1 - dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, część B2 - potwierdzenia zapoznania się pracownika z dokumentami, część C1 - oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy, część C2 - wnioski o sprostowanie lub uzupełnienie świadectwa pracy itd.). W przypadku skorzystania z tej możliwości, przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów będzie dotyczyło każdej części.

Część D także może być dzielona na mniejsze części dotyczące nałożenia określonej kary, które nastąpiło na podstawie przepisów Kodeksu pracy o odpowiedzialności porządkowej lub np. przepisów ustawy o służbie cywilnej o odpowiedzialności dyscyplinarnej. W tym przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów będzie dotyczyło każdej części dotyczącej danej kary.

Z upływem daty zatarcia kary usunięciu będzie podlegała cała część dotycząca danej kary, a pozostałym częściom dotyczącym innych kar będzie się przyporządkowywać następujące po sobie numery (§ 4 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Przykład

Pracownik został ukarany karą porządkową, o czym pracodawca zawiadomił go na piśmie. Dokument ten powinien zostać włączony do części D akt osobowych i otrzymać numer. Po zatarciu tej kary (po upływie roku nienagannej pracy) dokumenty związane z ukaraniem pracownika powinny zostać usunięte, a pozostałe dokumenty w tej części przenumerowane.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Oprócz akt osobowych dokumentację pracowniczą tworzą także:

• dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę (wraz z wnioskiem pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych),
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Pracodawca musi prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oddzielnie dla każdego pracownika (§ 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Zgodnie z nowym rozporządzeniem dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy będzie obejmowała:

• ewidencję czasu pracy zawierającą informację o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzinie jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy (przy czym zwolnienia od pracy ze wskazaniem rodzaju będą dotyczyły zwolnień ustawowych, np. przerw na karmienie dziecka piersią lub zwolnień pracownika wychowującego dziecko do 14 lat, natomiast usprawiedliwione nieobecności w pracy będą dotyczyły np. zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych), wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy oraz czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
• wnioski pracownika dotyczące: udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, stosowania indywidualnego, ruchomego i elastycznego rozkładu czas pracy, systemu skróconego tygodnia pracy oraz weekendowego systemu czasu pracy,
• dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem w gotowości do wykonywania pracy, z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
• zgodę pracownika opiekującego się dzieckiem do 4 lat na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, delegowanie poza stałe miejsce pracy oraz zgodę pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy (§ 6 pkt 1 lit. d rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Przykład

Pracownik wychowujący niepełnosprawne dziecko wystąpił do pracodawcy o wprowadzenie przerywanego systemu czas pracy. Jego wniosek został uwzględniony. Zatem wniosek i kopia odpowiedzi pracodawcy na ten wniosek powinny zostać włączone do dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy, a nie do części B akt osobowych.

Dokumentacja w postaci papierowej i elektronicznej

Zgodnie z nowym rozporządzeniem pracodawca jest zobowiązany zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Powinien to robić przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym jest przechowywana dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych (§ 8 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej wymaga wykorzystania w tym celu systemu teleinformatycznego zapewniającego integralność przechowywanych dokumentów elektronicznych i metadanych odnoszących się do tych dokumentów, rozpoznawanie użytkowników tego systemu i rejestrację dokonywanych przez nich zmian. Taki system ma umożliwiać uprawnionym użytkownikom wyszukiwanie i przeglądanie dokumentacji, a także umożliwiać jej eksport i wydruk (§ 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Przechowywanie dokumentacji w systemie teleinformatycznym wymaga zapewnienia odpowiednich warunków organizacyjnych mających na celu zabezpieczenie dokumentacji przed jej utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych.

Zastosowane do dokumentacji elektronicznej rozwiązania mają być adekwatne do potrzeb i mają zapewnić dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji. Odwzorowania cyfrowe mają być wykonywane z należytą starannością i jakością techniczną, dla której minimalne wymagania określono w załączniku do rozporządzenia (§ 12 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Dostosowanie dotychczasowej elektronicznej dokumentacji do nowych przepisów

Pracodawcy stosujący od lat wersję elektroniczną dokumentacji pracowniczej jako pomocniczą formę jej przechowywania i prowadzenia, chcąc kontynuować prowadzenie dokumentacji tylko w takiej formie od 1 stycznia 2019 r., powinni zmienić postać prowadzenia dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną) i dostosować ją do wymagań rozporządzenia.

Nie ma także przeszkód, aby dokumentacja pracownicza była prowadzona w taki sposób, że np. papierowe akta osobowe są prowadzone zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu, a elektroniczne jako forma pomocnicza albo odwrotnie.

Odbiór dokumentacji pracowniczej

Odebranie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej będzie możliwe w terminie 30 dni od dnia odebrania zawiadomienia w tej sprawie. Informacja lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji są doręczane za pokwitowaniem osobiście albo przez operatora pocztowego, osoby upoważnione przez pracodawcę lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Jeżeli zawiadomienie doręczane przez operatora pocztowego nie zostanie odebrane, operator pozostawi zawiadomienie o możliwości odbioru informacji lub zawiadomienia w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania. W przypadku niepodjęcia tych dokumentów w tym terminie operator pozostawi powtórne zawiadomienie o możliwości ich odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Doręczenie informacji lub zawiadomienia będzie się uważało za dokonane z upływem ostatniego dnia ww. 14-dniowego terminu, natomiast informację lub zawiadomienie będzie się włączać odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika (§ 15 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Odbiór papierowej dokumentacji pracowniczej będzie następować osobiście i za pokwitowaniem przez pracownika, byłego pracownika albo osoby upoważnionej. Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej nastąpi na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem. Można to będzie zrobić również za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

Przykład

Pracownik został zawiadomiony o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Pierwszego zawiadomienia nie odebrał. Natomiast zgodnie ze zwrotką z poczty 14-dniowy termin od pierwszego zawiadomienia upłynął 15 lutego 2019 r. Zatem od tego dnia należy liczyć 30 dni, w ciągu których pracownik może odebrać dokumentację (termin upłynie 18 marca 2019 r., tj. w pierwszym dniu roboczym po dniu, w którym upływa termin, ponieważ 17 marca 2019 r. przypada w niedzielę).

Wydawanie kopii dokumentacji

Pracodawca na wniosek pracownika, byłego pracownika albo innej upoważnionej osoby będzie wydawał kopię całości lub części tej dokumentacji:

1. w postaci papierowej, opatrzoną własnoręcznym podpisem pracodawcy potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
2. w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 1, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Natomiast w przypadku przechowywania przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej wydanie kopii jej całości lub części nastąpi:

1. w postaci elektronicznej albo
2. w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej.

Termin na wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku wynosi 30 dni od dnia jego otrzymania. Taki wniosek będzie się dołączało odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

Przepisy przejściowe

Rozporządzenie od dnia jego wejścia w życie ma w całości zastosowanie do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowo zatrudnionych pracowników (§ 19 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Natomiast w przypadku dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy pracodawca ma wybór postępowania odnośnie do dokumentacji zgromadzonej do 31 grudnia 2018 r. Według wyboru pracodawcy możliwe jest jej dostosowanie do przepisów nowego rozporządzenia, tj. dokonanie przeglądu dotychczasowej dokumentacji i jej uporządkowanie według nowych zasad albo przechowywania takiej dokumentacji w niezmienionej formie.

Nie dotyczy to jednak ewidencji czasu pracy. W tym przypadku do zakresu karty ewidencji czasu pracy prowadzonej dla danego pracownika 1 stycznia 2019 r. pracodawca zastosuje przepisy dotychczasowe, natomiast do kolejnych ewidencji czasu pracy prowadzonych dla tego pracownika będzie już stosował nowe rozporządzenie (§ 20 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Przykład

Dokumentacja pracownika jest prowadzona od dnia jego zatrudnieni, tj. od 1 stycznia 2018 r. Zatem od 1 stycznia 2019 r. od pracodawcy zależy, czy pozostawi tę część dokumentacji w dotychczasowej formie, czy dostosuje ją do zasad wynikających z nowego rozporządzenia.

Podstawa prawna:

art. 94⁸, art. 94¹² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2245

§ 2-6, § 8-10, § 15-21 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

Małgorzata Podgórska,

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, od wielu lat zajmuje się problematyką prawa pracy, autorka wielu publikacji z tej tematyki