Nowe obowiązki pracodawcy w związku ze zmianą przepisów o wypłacie wynagrodzenia od 1 stycznia 2019 r.

Od 1 stycznia 2019 r. podstawową formą wypłaty wynagrodzenia stanie się wypłata na rachunek płatniczy pracownika. Od pracowników, którym obecnie wynagrodzenie jest wypłacane w gotówce, pracodawca będzie musiał uzyskać informację o numerze rachunku płatniczego albo wniosek o dalsze wypłacanie pensji w formie gotówkowej.

Obecnie zasadą jest wypłata wynagrodzenia gotówką do rąk pracownika, a wypłata na konto bankowe pracownika jest możliwa, jeżeli wyrazi on na to pisemną zgodę albo jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy. Od 1 stycznia 2019 r. ta zasada ulegnie zmianie. Wypłata wynagrodzenia będzie dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży pracodawcy wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Zmiana ta jest konsekwencją wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzonej ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).

Nowe obowiązki pracodawców związane z wypłatą wynagrodzenia pracownikom zatrudnionym przed 1 stycznia 2019 r.

Na wstępie należy podkreślić, że żadne zasady dotyczące wypłaty wynagrodzenia nie ulegną zmianie w przypadku pracowników, którym pracodawca już obecnie wypłaca pensje na konto bankowe. Wejście w życie 1 stycznia 2019 r. nowelizacji Kodeksu pracy nałoży na pracodawców nowe obowiązki związane z pracownikami, którzy otrzymują wynagrodzenie za pracę do rąk własnych. Czynności związane z ich realizacją można podzielić na 2 etapy:

Etap 1. Pracodawca, w terminie do 22 stycznia 2019 r., powinien poinformować pracowników pobierających pensję w gotówce o obowiązku:

• podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo
• złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.

Informacja powinna być przekazana pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Znowelizowane przepisy nie przewidują żadnych sankcji za niewywiązanie się przez pracodawcę w terminie z obowiązku informacyjnego wobec pracowników otrzymujących wynagrodzenia do rąk własnych.

Przykładowy wzór informacji pracodawcy dla pracowników pobierających wypłatę w gotówce

* Pracownik powinien złożyć stosowną informację lub wniosek w terminie 7 dni od otrzymania informacji.

Etap 2. W terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy powyższej informacji pracownik:

podaje pracodawcy numer rachunku płatniczego albo

składa pracodawcy wniosek dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych. Wniosek powinien być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Przykładowy wzór informacji pracownika o numerze rachunku płatniczego

Przykładowy wzór wniosku o dalszą wypłatę wynagrodzenia w gotówce

I w tym przypadku przepisy nie przewidują żadnych sankcji za niedotrzymanie 7-dniowego terminu przez pracownika. Wskazują jedynie, że jeśli w okresie od 1 stycznia 2019 r. do dnia otrzymania przez pracodawcę informacji o numerze rachunku płatniczego albo wniosku o wypłatę wynagrodzenia w gotówce przypadnie termin wypłaty wynagrodzenia za pracę, pracodawca wypłaci wynagrodzenie do rąk własnych pracownika. Regulacje te będą odpowiednio stosowane, jeżeli pracownik w ogóle nie poda informacji o numerze konta ani nie złoży wniosku o wypłatę pensji do rąk własnych (art. 10 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).

Przykład

4 stycznia 2019 r. pracownik otrzymał od pracodawcy informację o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego albo złożenia wniosku o dalszą wypłatę wynagrodzenia za pracę w gotówce. Pracownik ma na to czas do 11 stycznia 2019 r. Termin wypłaty wynagrodzenia za grudzień 2018 r. przypada na 10 stycznia 2019 r. Jeżeli do dnia wypłaty pracownik nie poinformuje pracodawcy o numerze rachunku płatniczego ani nie złoży wniosku w sprawie dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych, wówczas otrzyma pensję tak jak dotychczas, czyli w gotówce.

Wypłata wynagrodzenia pracownikom zatrudnionym po 31 grudnia 2018 r.

Pracownikowi zatrudnionemu po 31 grudnia 2018 r., a więc po wejściu w życie nowych przepisów, pracodawca będzie wypłacał wynagrodzenie na podany przez niego rachunek bankowy. Możliwa będzie także wypłata w gotówce, ale tylko na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej (art. 86 § 3 Kodeksu pracy w brzmieniu po nowelizacji).

W związku z powyższym rozszerzeniu ulegnie zakres danych, których pracodawca może żądać od pracownika. Otóż od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł żądać od pracownika podania numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 221 § 2 pkt 3 Kodeksu pracy).

Podstawa prawna:

art. 1, art. 10, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - Dz.U. z 2018 r. poz. 357

art. 86 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1629 (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2019 r.)

Tomasz Kowalski

prawnik, redaktor "MONITORA księgowego", specjalista w zakresie prawa pracy