11/2018 [dodatek: Ściąga dla kadrowego], data dodania: 30.10.2018 Nowe zasady przechowywania i prowadzenia dokumentacji kadrowej od 1 stycznia 2019 r.
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał wybór, czy prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej. Od tego dnia będą też obowiązywały nowe okresy przechowywania dokumentów kadrowych. Zasadniczo termin przechowywania tej dokumentacji zostanie skrócony z 50 do 10 lat.
I. Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej
Od 1 stycznia 2019 r. czas przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie zależał od okresu, w jakim trwał stosunek pracy. Przedstawia to poniższa tabela.
Okresy przechowywania dokumentacji kadrowej od 1 stycznia 2019 r.
| Okres przechowywania dokumentacji | Dokumenty objęte przechowywaniem |
| 1 | 2 |
| 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany | Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. |
| 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy nawiązany ponownie w okresie 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy | Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy: ● nawiązanych od 1 stycznia 2019 r., a także |
| 50 lat liczonych od dnia zakończenia stosunku pracy w odniesieniu do dokumentacji osobowej i od dnia wytworzenia dokumentacji płacowej | Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. (wyjątek odnosi się do stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.) |
| 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony przez pracodawcę do ZUS | Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. |
| 50 lat liczonych od zakończenia stosunku pracy | 1. Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty osób, których stosunek pracy był nawiązany: ● przed 1 stycznia 2019 r., 2. Dokumentacja pracownicza pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z praca? górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów takiej pracy |
| Do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, nie krócej jednak niż do upływu okresu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony | Gdy pracodawca jest stroną postępowania, w którym dokumentacja pracownicza będzie stanowić dowód albo będzie istniało prawdopodobieństwo, że stanie się dowodem |
| 12 miesięcy po upływie podstawowych 10 lat, a także przez kolejnych 30 dni, liczonych od dnia zawiadomienia byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji i o jej zniszczeniu w razie nieodebrania; zawiadomienie ma być wysłane po upływie przedłużonego okresu archiwizacji | Gdy pracodawca dowiedział się o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, w którym dokumentacja pracownicza będzie stanowić dowód albo będzie istniało prawdopodobieństwo, że stanie się dowodem |
II. Przejście z formy papierowej dokumentacji na elektroniczną - procedura
Pracodawca będzie mógł zmienić formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej bez względu na to, czy zatrudnił pracowników przed czy od 1 stycznia 2019 r.
Pracodawca, który chce przejść z formy papierowej dokumentacji pracowniczej na formę elektroniczną, powinien:
Krok 1. Zeskanować dokumenty pracownicze i je podpisać
Jeśli pracodawca będzie chciał przejść z formy papierowej dokumentacji na elektroniczną, będzie musiał odwzorować cyfrowo oryginały dokumentów kadrowych, czyli przede wszystkim je zeskanować. Można też zastosować inne formy digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Każdy e-dokument powinien być następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowana? pieczęcią elektroniczna? pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Krok 2. Poinformować obecnych i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Pracodawca będzie musiał zawiadomić o zmianie sposobu przechowywania dokumentów kadrowych, a także możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci, zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Pracownikom powinien przekazać informację w sposób u niego przyjęty (np. udostępniając takie informacje na tablicy ogłoszeń, e-mailem czy w intranecie). Natomiast byłym pracownikom wysyła taką informację albo na papierze (np. listem poleconym), albo elektronicznie (e-mail dla celów dowodowych opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Treść zawiadomienia kierowana do byłych pracowników powinna zawierać informację o możliwości odbioru dokumentacji i wskazanie 30-dniowego terminu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności.
Przykładowy wzór informacji o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Krok 3. Wydać dokumentację pracowniczą w dotychczasowej formie pracownikom, którzy tego zażądają
Każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się w wyznaczonym 30-dniowym terminie po odbiór dokumentacji przed zmianą jej formy, pracodawca będzie musiał ją wydać. Ten sam obowiązek będzie miał wobec członków rodziny zmarłego (w tym byłego) pracownika, tj. jego:
● dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych,
● przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
● małżonka (wdowy i wdowca),
● rodziców, w tym ojczyma i macochy, oraz osób przysposabiających.
W przypadku przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną wydanie dokumentów papierowych powinno polegać na przekazaniu oryginałów tych dokumentów.
Krok 4. Zniszczyć nieodebraną dokumentację kadrową
Jeśli w wyznaczonym terminie poprzednia postać dokumentacji pracowniczej nie zostanie odebrana, wówczas pracodawca będzie mógł ją zniszczyć. Zniszczenie dokumentacji pracowniczej powinno nastąpić w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Należy uznać, że pracodawca powinien dysponować dowodami wskazującymi na zniszczenie dokumentacji pracowniczej. Powinien zatem sporządzić protokół jej zniszczenia.
Dokumentację pracowniczą tworzy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Nie ma zatem przeszkód prawnych, aby pracodawca prowadził i przechowywał część dokumentacji pracowniczej, np. akta osobowe pracowników, w postaci elektronicznej, a pozostałą dokumentację pracowniczą w postaci papierowej.
