3/2019, data dodania: 18.02.2019 Jak długo pracodawcy powinni przechowywać dokumentację pracowniczą
Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia pracownika, a także po zakończeniu stosunku pracy. Od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji został skrócony do 10 lat. Jednak w niektórych sytuacjach nadal wynosi 50 lat.
Pojęcie dokumentacji pracowniczej obejmuje akta osobowe pracowników, a także pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Co do zasady pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Zasada ta nie ma jednak zastosowania, jeżeli odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).
Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od okresu, w którym pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy. Z tego powodu pracowników można podzielić na trzy grupy:
- zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.,
- zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.,
- zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.
Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od okresu zatrudnienia
| Okres, w którym pracownik został zatrudniony | Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej | Uwagi | Podstawa prawna |
| Od 1 stycznia 2019 r. | 10 lat | Okres 10 lat należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oddzielnie dla każdego pracownika. Okres ten zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich pracowników kończących zatrudnienie w danym roku kalendarzowym. | art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy |
| Od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. | 10 lat lub 50 lat | Pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentacji z 50 lat do 10 lat, jeżeli przekaże do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie. Możliwości skrócenia 50-letniego okresu przechowywania nie mają pracodawcy przechowujący dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej. | Art. 5, art. 7 ust. 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją |
| Do 31 grudnia 1998 r. | 50 lat | Pracodawca nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. | Art. 7 ust. 2 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją |
Jak skrócić okres przechowywania
Pracodawca, który planuje skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych, musi:
Krok 1. Przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). W ten sposób pracodawca oświadcza, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. O terminie złożenia oświadczenia decyduje pracodawca.
Pracodawca może odwołać oświadczenie ZUS OSW, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA. Jeśli wycofa to oświadczenie, to nie będzie mógł skorzystać ze skróconego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że musi ją przechowywać przez 50 lat.
Krok 2. Złożyć do ZUS raporty informacyjne ZUS RIA za każdego pracownika zatrudnionego po raz pierwszy od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Termin złożenia do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych. Jeżeli pracodawca nie wycofał oświadczenia ZUS OSW, wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika powinien przekazać:
- w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia ZUS OSW, jeżeli zatrudnienie pracownika zakończyło się przed złożeniem oświadczenia,
- wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych, jeżeli zatrudnienie pracownika zakończyło się po złożeniu oświadczenia.
Przedłużenie okresu przechowywania
Przepisy przewidują sytuację, gdy konieczne będzie przedłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jest to dopuszczalne, jeżeli przechowywana dokumentacja może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu (przepisy nie precyzją, o jakie postępowanie chodzi, może to być np. postępowanie cywilne, karne, administracyjne lub innego rodzaju), a pracodawca:
- jest stroną tego postępowania. W tej sytuacji pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu 10-letniego okresu przechowywania tej dokumentacji;
- powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania. Wówczas 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuży się o 12 miesięcy
- art. 944 Kodeksu pracy.
Podstawa prawna:
art. 94 pkt 9b, art. 944 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432
art. 5, art. 7 ust. 3 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - Dz.U. z 2018 r. poz. 357
art. 41a-41b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778, ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 60
Tomasz Kowalski
prawnik, redaktor "MONITORA księgowego", specjalista w zakresie prawa pracy
