Krok 1. Pracodawca wydaje świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza dalej zatrudniać pracownika

Rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy powoduje konieczność wydania świadectwa pracy. Nie ma w tym przypadku znaczenia sposób zakończenia zatrudnienia ani rodzaj umowy o pracę. Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika. Upoważnienie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca powinien wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza podpisać z nim nowej umowy o pracę w ciągu 7 dni od rozwiązania dotychczasowego stosunku pracy. W takim przypadku wydanie świadectwa pracy powinno nastąpić niezwłocznie. W praktyce przyjmuje się, że niezwłoczne wydanie świadectwa pracy oznacza jego wystawienie w ostatnim dniu zatrudnienia.

Przykład

Umowa o pracę zawarta z pracownikiem 1 marca 2017 r. na czas określony rozwiązała się 31 lipca 2019 r. Kolejna umowa o pracę z tym pracownikiem - także na czas określony - będzie zawarta 8 sierpnia 2019 r. (i w tym dniu pracownik rozpocznie pracę). W takim przypadku pracodawca musi wydać pracownikowi świadectwo pracy za okres zatrudnienia od 1 marca 2017 r. do 31 lipca 2019 r.

Jeżeli wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania umowy powinien przesłać świadectwo pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej pocztą albo doręczyć je w inny sposób. Termin 7-dniowy na wydanie świadectwa pracy liczymy w dniach kalendarzowych, czyli uwzględniamy w nim niedziele, święta i inne dni wolne od pracy.

Pracodawca powinien wysłać świadectwo pracy na adres wskazany mu przez pracownika. Nie będzie można postawić pracodawcy zarzutu, że nie doręczył we właściwym terminie świadectwa pracy wówczas, gdy pracownik nie poinformował go o zmianie swego adresu. W takiej sytuacji bezzasadne będzie roszczenie pracownika o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie świadectwa pracy.

W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, a w razie braku takich osób - innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Zgodnie z nowymi przepisami, które wejdą w życie 7 września 2019 r., w przypadku niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy pracownikowi będzie przysługiwać prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy. Jeżeli pracodawca nie istnieje albo wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie go do wydania świadectwa pracy będzie niemożliwe z innych przyczyn, pracownikowi będzie przysługiwać prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Z takimi żądaniami będzie można wystąpić w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia i takie same zasady będą się odnosić do żądania sprostowania świadectwa pracy.

Nowelizacja przewiduje również, że w przypadku wystąpienia z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy, o którym mowa wyżej, jeżeli okaże się, że pracodawca nie istnieje albo wytoczenie przeciwko niemu powództwa będzie niemożliwe z innych przyczyn, sąd rozpozna żądanie w postępowaniu nieprocesowym jako żądanie ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.

Natomiast w wyroku uwzględniającym żądanie zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy sąd określi wówczas treść świadectwa pracy zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Jeżeli określenie wszystkich faktów wymienionych w tych przepisach będzie niemożliwe, sąd wskaże w wyroku co najmniej okres i rodzaj wykonywanej pracy, wymiar czasu pracy, zajmowane stanowiska oraz tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy. Jeśli określenie trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy również będzie niemożliwe, sąd wskaże, że rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

Krok 2. Jeżeli pracodawca kontynuuje z pracownikiem zatrudnienie po rozwiązaniu umowy, świadectwo pracy wydaje tylko na jego wniosek

Jeśli pracodawca zatrudni pracownika ponownie w ciągu 7 dni od rozwiązania dotychczasowego stosunku pracy, nie musi wydawać mu świadectwa pracy. Będzie miał jednak taki obowiązek, gdy pracownik złoży wniosek o wydanie świadectwa pracy. Taki wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracownik może złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy w dowolnym momencie. Wówczas pracodawca wydaje świadectwo pracy za okres lub okresy zakończonego zatrudnienia, za które dotychczas pracownik nie otrzymał świadectwa pracy. W takim przypadku pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Krok 3. Pracownik występuje do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy

Pracownik, który nie zgadza się z treścią świadectwa pracy, może w ciągu 7 dni od jego otrzymania wystąpić do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy.

Od 7 września 2019 r. zostaną wydłużone terminy związane z prostowaniem świadectwa pracy na wniosek pracownika. Po zmianach pracownik będzie mógł wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od jego otrzymania. Dotychczasowy 7-dniowy termin uznano bowiem za zbyt krótki. Terminy, jakie ma pracownik na wystąpienie o sprostowanie świadectwa pracy, liczymy w dniach kalendarzowych.

Krok 4. Pracodawca rozpatruje wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy

Pracodawca, który nie zgodzi się na sprostowanie świadectwa pracy, powinien poinformować o tym pracownika w ciągu 7 dni od dnia otrzymania wniosku w tej sprawie. Informację taką należy przekazać w postaci papierowej lub elektronicznej. Natomiast jeżeli pracodawca uwzględni wniosek pracownika, powinien wydać mu w ciągu 7 dni od złożenia wniosku nowe świadectwo pracy. Nie należy zatem dokonywać sprostowania świadectwa pracy na świadectwie wydanym pracownikowi wcześniej.

Krok 5. Pracownik może wystąpić o sprostowanie świadectwa pracy do sądu pracy w razie odmowy jego sprostowania przez pracodawcę

Jeżeli pracodawca odmówi sprostowania świadectwa pracy, pracownik może wystąpić o jego sprostowanie do sądu pracy. Ma na to 7 dni od dnia otrzymania negatywnej odpowiedzi od pracodawcy w sprawie sprostowania świadectwa pracy.

Od 7 września 2019 r. zmieni się termin na wystąpienie do sądu pracy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku przez pracodawcę pracownikowi będzie przysługiwać - także w ciągu 14 dni (zamiast dotychczasowych 7 dni) od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy - prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia pracownika przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy pracownik będzie mógł wnieść żądanie sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy. Obecnie w tym zakresie brakuje regulacji. Z przepisów przejściowych wynika, że do terminów, które rozpoczęły bieg i nie upłynęły do dnia wejścia w życie nowelizacji, tj. do 7 września 2019 r., będą stosowane już dłuższe, 14-dniowe terminy.

Krok 6. Pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w razie uwzględnienia jego powództwa przez sąd pracy

Jeżeli sąd pracy uwzględni powództwo pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, pracodawca powinien wydać mu nowe świadectwo pracy. Należy to zrobić w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie. Również w razie zawarcia ugody skutkującej koniecznością wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy pracodawca powinien wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia zawarcia lub zatwierdzenia ugody przez sąd.

Pracodawca musi wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy również wówczas, gdy sąd pracy stwierdzi, że rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę. W takim przypadku pracodawca wystawia nowe świadectwo pracy zawierające informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. Świadectwo pracy należy wydać w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie.

Jeżeli wydanie nowego świadectwa pracy pracownikowi we wskazanych terminach nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca powinien w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesłać świadectwo pracy pracownikowi pocztą albo doręczyć je w inny sposób.

W przypadku wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy pracodawca powinien usunąć z akt osobowych oraz zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy. Należy to zrobić najpóźniej w dniu wydania nowego świadectwa pracy.

Podstawa prawna:

● art. 97, art. 99 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1043

● art. 1 pkt 7-8, art. 2 ustawy z 16 maja 2019 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2019 r. poz. 1043

● § 3-5, § 7 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy - Dz.U. z 2018 r. poz. 1289; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1197