Wystawiając świadectwo pracy, pracodawca powinien pamiętać o kilku podstawowych zasadach. Poniżej podajemy 10 wskazówek dotyczących wypełniania świadectwa pracy.

Wskazówka 1

Jeśli wymiar czasu pracy pracownika zmieniał się w trakcie zatrudnienia, to każdy okres przepracowany w różnych wymiarach czasu pracy należy wykazać w świadectwie pracy osobno.

Wskazówka 2

W świadectwie pracy należy podać wszystkie stanowiska lub funkcje zajmowane przez pracownika w okresie zatrudnienia w porządku chronologicznym, nawet gdyby pracownik chciał, aby podać tylko ostatnią z zajmowanych przez niego funkcji.

Wskazówka 3

W świadectwie pracy w ust. 4 lit. a należy wskazać tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy. Najczęściej mamy w tym przypadku do czynienia z jednym z typowych trybów rozwiązania umowy o pracę, określonych w art. 30 § 1 Kodeksu pracy. Trzeba zatem podać, że rozwiązanie umowy nastąpiło:

● za porozumieniem stron (art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy),

● za wypowiedzeniem (art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),

● bez wypowiedzenia (art. 30 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy),

● z upływem czasu, na który umowa była zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy).

Dodatkowo, w przypadku rozwiązania umowy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia, w świadectwie należy wskazać stronę, która dokonała rozwiązania umowy o pracę.

Wskazówka 4

W ust. 5 świadectwa pracy umieszcza się adnotację dotyczącą ewentualnego skrócenia okresu wypowiedzenia na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy. W tym miejscu nie należy wskazywać całego okresu wypowiedzenia, lecz wyłącznie okres, o jaki skrócono wypowiedzenie i za który przyznano pracownikowi odszkodowanie.

Wskazówka 5

W świadectwie pracy w ust. 6 pkt 2 należy podać liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w naturze lub za który przysługuje ekwiwalent pieniężny jedynie w roku kalendarzowym, w którym następuje rozwiązanie umowy o pracę. W ust. 6 pkt 1 należy wpisać liczbę dni lub godzin zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Natomiast w ust. 6 pkt 3 należy wpisać liczbę dni urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Wskazówka 6

W ust. 6 pkt 5 i 6 świadectwa pracy trzeba podać informacje o wykorzystanym urlopie ojcowskim i rodzicielskim tylko w przypadku gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby skorzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy. W przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski lub rodzicielski - pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

Wskazówka 7

W świadectwie pracy wykazuje się także wymiar i okres wykorzystanego urlopu wychowawczego, liczbę części wykorzystanego urlopu wychowawczego oraz podstawę prawną udzielenia tego urlopu (ust. 6 pkt 7 wzoru świadectwa pracy). Kolejny pracodawca musi bowiem posiadać informację, czy pracownik jest wciąż uprawniony do wykorzystania urlopu wychowawczego czy nie.

Wskazówka 8

W ust. 6 pkt 10 należy podać liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Wskazówka 9

W ust. 6 pkt 11 świadectwa należy wykazać liczbę dni, za którą pracownikowi wypłacano wynagrodzenie chorobowe jedynie w roku, w którym ustaje stosunek pracy. Jest to konieczne, ponieważ za czas choroby trwającej łącznie do 33 dni (w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia - 14 dni) w ciągu roku kalendarzowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas choroby, finansowanego przez pracodawcę.

Wskazówka 10

W ust. 6 pkt 16 świadectwa pracy nie można wskazywać okresów nieusprawiedliwionej nieobecności, bo nie należą one do okresów nieskładkowych. W tej rubryce można jedynie podawać okresy nieskładkowe wskazane w art. 7 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1251 ze zm.), które przypadają w okresie zatrudnienia.

Wskazówka 11

W ust. 8 świadectwa pracy (informacje uzupełniające) należy wykazać należności ze stosunku pracy - uznane przez pracodawcę - ale niewypłacone z braku środków.

Na żądanie pracownika w tym miejscu należy również podać:

● wysokość i składniki jego wynagrodzenia,

● uzyskane kwalifikacje,

● informację o prawomocnym orzeczeniu sądu o przywróceniu do pracy lub odszkodowaniu z tytułu nieezgodnego z przepisami wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia - przy czym pracodawca, uzupełniając treść świadectwa pracy o tę informację, podpisuje ją i opatruje datą.

Wzór wypełnionego świadectwa pracy