Jak korzystać z białej listy podatników VAT

Biała lista podatników VAT zastąpiła funkcjonujące wcześniej wykazy podatników zarejestrowanych, wykreślonych i przywróconych do rejestru. Wprowadzenie jej ma usprawnić weryfikację kontrahentów i spełnienie przesłanek o dochowaniu należytej staranności. Jak prawidłowo i skutecznie korzystać z tego wykazu? Jakie dane można w nim odnaleźć? Jak prawidłowo je wykorzystać, by nie narazić jednostki na sankcje? Jak postąpić, gdy kontrahent nie figuruje w wykazie? W tekście odpowiemy na te i inne pytania.

Czym jest biała lista?

Białą listą nazywa się prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) elektroniczny wykaz podmiotów:

1. w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT;
2. zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Głównym zadaniem listy jest weryfikacja kontrahentów w celu spełnienia przesłanek o dochowaniu należytej staranności. Zastąpiła ona wcześniejsze wykazy:

1. podatników zarejestrowanych,
2. wykreślonych,
3. przywróconych do rejestru.

Stworzenie jednej bazy zawierającej wszystkie informacje o statusie podatników VAT znacznie usprawni proces wyszukiwania danych o innych podmiotach gospodarczych. Łatwiejsze ma być też samo wyszukiwanie danych, gdyż będzie ono możliwe nie tylko według NIP, jak do tej pory, ale również według fragmentu nazwy firmy bądź nazwiska wyszukiwanego podmiotu.

Jakie dane zawiera biała lista

W wykazie tym można znaleźć:

• dane identyfikujące kontrahenta (między innymi firmę, NIP i adres),
• informację o statusie VAT, a także
• numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą.

Numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej to numery wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzone przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego izby rozliczeniowej (STIR). W wykazie nie są natomiast wykazywane rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe.

ZAPAMIĘTAJ!

Wykaz (biała lista) jest aktualizowany w dni robocze, raz na dobę.

Jak korzystać z białej listy

Weryfikacja kontrahentów

Zakres ewidencji wyznacza jej adresatów - są nimi podatnicy VAT. Nie oznacza to jednak, że podmioty niezarejestrowane na potrzeby VAT, na przykład korzystające ze zwolnień przedmiotowych, nie mogą (nie powinny) korzystać z białej listy. Co prawda, w odróżnieniu od podatników VAT nie muszą w 2019 r. aż tak dokładnie weryfikować kontrahentów, ale nawet w tym przypadku omawiany wykaz może być użyty do potwierdzenia, czy kontrahent faktycznie prowadzi działalność gospodarczą i na jakich zasadach można z nim współpracować. Biała lista zyska dla nich na znaczeniu od stycznia 2020 r.

ZAPAMIĘTAJ!

Brak danych podmiotu na białej liście nie oznacza, że nie prowadzi on działalności gospodarczej, tylko że nie jest podatnikiem VAT. Potwierdzeniem prowadzenia działalności gospodarczej mogą być stosowne wpisy do CEIDG/KRS i REGON.

W 2019 r. biała lista służy jedynie do weryfikowania kontrahentów. Przy jej użyciu można:

1. na etapie nawiązywania kontaktów sprawdzić, czy dany podmiot faktycznie istnieje oraz czy jest podatnikiem VAT,
2. w przypadku braku zapłaty ściągnąć aktualne dane kontrahenta umożliwiające np. złożenie pozwu,
3. zweryfikować kontrahentów w momencie księgowania faktury.

Weryfikacja kontrahenta ma tak naprawdę znaczenie tylko w odniesieniu do faktur zakupu. W przypadku faktur sprzedaży podatnik i tak ma obowiązek zapłaty podatku, a tym samym to, czy kontrahent jest podatnikiem VAT, nie ma większego znaczenia. W przypadku faktury zakupu, jeżeli dostawca (usługodawca) nie jest zarejestrowany na potrzeby VAT, podatnik nie może odliczyć VAT z otrzymanej faktury. W praktyce zatem w momencie księgowania należy każdorazowo sprawdzać kontrahenta. Można to robić za pośrednictwem strony https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. W przypadku większej ilości faktur będzie to jednak zajmowało dużo czasu. Dlatego standardem w programach księgowych stała się możliwość weryfikacji kontrahenta poprzez te programy właśnie - w praktyce robi się to więc jednym kliknięciem. Warto jednak pamiętać, że w przypadku starszych programów uzyskanie tej funkcjonalności może wymagać aktualizacji oprogramowania.

ZAPAMIĘTAJ!

Jeśli przy weryfikacji w momencie księgowania faktury okaże się, że kontrahent nie figuruje na białej liście, to:

1. w przypadku faktur sprzedaży podatnik i tak ma obowiązek zapłaty podatku,

2. w przypadku faktury zakupu, podatnik nie może odliczyć VAT z otrzymanej faktury.

Weryfikacja rachunków i koszty uzyskania przychodów

Od stycznia 2020 r. wejdą w życie także przepisy dotyczące rozliczania kosztów. Zgodnie z nimi, w przypadku gdy podatnik dokona zapłaty należności na rzecz czynnego podatnika VAT przelewem na rachunek inny niż wykazany na dzień zlecenia przelewu na białej liście, w dniu zlecenia tego przelewu ustala się u niego przychód w takiej wysokości, w jakiej płatność została dokonana na ten rachunek (inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w białej liście).

Jednocześnie podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczą do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji na rzecz innego przedsiębiorcy w kwocie przekraczającej 15 000 zł:

1. została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub
2. została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w białej księdze

- w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny.

W przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą:

1. zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo
2. w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów - zwiększają przychody

- w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego albo został zlecony przelew.

Odpowiedzialność solidarna

Trzeba pamiętać także o tym, że weryfikacja rachunku kontrahenta w przypadku płatności w kwocie wyższej niż 15 000 zł będzie istotna także z punktu widzenia niebezpieczeństwa odpowiedzialności solidarnej (art. 117ba i art. 117bb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa). Zapłata na rachunek inny niż ujawniony na białej liście będzie bowiem oznaczał solidarną odpowiedzialność nabywcy z dostawcą lub usługodawcą za podatek. Oznacza to, że w przypadku transakcji o większej wartości od początku 2020 r. weryfikowanie rachunku, na który dokonywana jest płatność, stanie się konieczne.

Jak zabezpieczyć się przed negatywnymi konsekwencjami

Aby uchronić się przed zapłatą podatku dochodowego oraz przed odpowiedzialnością solidarną, wystarczy zawiadomić organ podatkowy o zapłacie należności na rachunek spoza białej listy (na przykład na ROR - rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe nie są wymieniane na białej liście). Zawiadomienie to należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu.

Innym rozwiązaniem na uniknięcie solidarnej odpowiedzialności jest skorzystanie z mechanizmu podzielonej płatności (split payment).

ZAPAMIĘTAJ!

Od stycznia 2020 r. należy upewnić się, czy płatność następuje na ujawniony na białej liście rachunek bankowy.

Co zrobić, jak kontrahenta nie ma na białej liście

Może się zdarzyć, że dostawca towarów lub usług nie będzie figurował na białej liście. W takiej sytuacji sposób postępowania będzie zależał przede wszystkim od tego, czy faktura jest wystawiona z VAT, czy też bez podatku.

Jeżeli na fakturze jest wyszczególniona kwota podatku od towarów i usług, nabywca nie powinien w takim przypadku odliczać VAT.

Jeżeli jednak przedmiot zakupu był zwolniony z VAT, na przykład była to usługa szkoleniowa wykonana na rzecz jednostki budżetowej, sytuacja nie będzie rodziła problemu. Nabywca i tak nie może odliczyć VAT (bo go nie ma), więc nie wystąpią ewentualne negatywne konsekwencje w zakresie VAT. Co więcej, podmiot, który nie zarejestrował się do VAT, nie będzie ujawniony na białej liście i jest to w pełni poprawne. Dlatego też brak podatnika na liście nie stanowi większego problemu o ile tylko transakcja nie jest objęta VAT.

PODSTAWY PRAWNE

• art. 96b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1818)

• art. 15d ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 865; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1649)

• art. 117ba, art. 117bb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 900; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1818)

©℗

PAWEŁ ZIÓŁKOWSKI

prawnik, publicysta, trener, wykładowca, autor publikacji z zakresu prawa gospodarczego, podatkowego oraz prawa pracy i ubezpieczeń społecznych