Uczmy się profesjonalnego bycia sobą i nieustannie ćwiczmy się w dobrej komunikacji. Jeżeli jako HR-owcy chcemy być partnerem dla biznesu, najpierw musimy być partnerem do rozmowy.

Powiedzmy sobie szczerze: pół świata HR-owców, a już na pewno większa część HR-owego LinkedIna, narzeka dziś na niezbyt dobre relacje ze współpracownikami i kadrą zarządzającą. Gros menedżerów i specjalistów personalnych ma dziś wrażenie, że mało kto w przedsiębiorstwach traktuje ich poważnie. Mają świetne pomysły na usprawnienie działań szefa i swoich współpracowników, a nie potrafią do nich przekonać. A rozmowy z menedżerami i kadrą zarządzającą to dla wielu droga przez mękę. Czy można coś na to poradzić?

Dział personalny to naturalny nośnik firmowych wartości oraz pomost między pracownikami a zarządem. To właśnie od jego aktywności (lub ich braku) tak często zależy efekt zmian przeprowadzanych w przedsiębiorstwie. Mocna pozycja szefa HR i okazywane mu zaufanie jest jednym z dowodów na organizacyjną dojrzałość i jego osobistą skuteczność. A jego pozytywny wizerunek w firmie pomaga we wdrażaniu nowych pomysłów, usprawnień i strategii. Jak zadbać o to w praktyce?

Po pierwsze, znajdź czas i prawdę o sobie

Czasem jest tak, że pracownicy działów HR potrafią nadzwyczajnie szybko rozwiązać problemy pracowników w swojej organizacji, a brakuje im chwili dla siebie, swojego zespołu oraz na podsumowanie i wyciąganie wniosków z własnych aktywności. A przecież jeżeli nie wybierzemy własnych priorytetów, ktoś inny zrobi to za nas. Dlatego tak ważne jest, aby zajrzeć do swojego napiętego kalendarza i przy pierwszej nadarzającej się okazji zarezerwować minimum godzinę na spotkanie dla siebie i swojego teamu. A potem regularnie to spotkanie powtarzać.

Jak cię widzą...

W trakcie takich spotkań warto zastanowić się, jak jest naprawdę: w jaki sposób jako HR-owcy jesteśmy postrzegani wewnątrz firmy, z jakimi trudnościami borykamy się na co dzień, z kim współpracuje się nam najtrudniej i z czego to konkretnie wynika. Zadajmy sobie również pytanie: czy w dalszym ciągu wierzymy w miejsce, w którym jesteśmy i w ludzi, w których mamy wokół siebie. Bo dopóki mamy solidne powody, żeby być w tej konkretnej organizacji, dopóty warto się starać.

Sprecyzowanie celów

Po jasno zdefiniowanej sytuacji wyjściowej, spisanych wnioskach i argumentach, które nas w tym miejscu trzymają, określmy też precyzyjnie cele, które mamy przed sobą jako HR-owcy oraz mierniki oczekiwanego sukcesu. Zastanówmy się również nad tym, kto konkretnie jest wśród naszych odbiorców wewnątrz organizacji, jakich treści oraz jakiej formy komunikacji od nas oczekuje, a także jak silny opór przejawia w kwestiach dla nas najważniejszych. Zbyt często bowiem w komunikacji HR-owej używamy argumentów ważnych i korzystnych tylko dla nas lub dla naszej organizacji. A przecież nasi współpracownicy nie chcą słyszeć o nas. Oni chcą widzieć wartość proponowanych rozwiązań dla siebie. Im lepiej zrozumiemy sytuację, motywację i potrzeby osób w innych działach w firmie, tym większe jest prawdopodobieństwo, że wybrane przez nas kanały i narzędzia komunikacji z nimi przyniosą oczekiwane rezultaty.

Dział HR to naturalny nośnik firmowych wartości oraz pomost między pracownikami a zarządem. To właśnie od jego aktywności (lub ich braku) tak często zależy efekt zmian przeprowadzanych w przedsiębiorstwie. Mocna pozycja szefa HR i okazywane mu zaufanie jest jednym z dowodów na organizacyjną dojrzałość i jego osobistą skuteczność.

Po drugie, wyjdź ze swojego działu i rozmawiaj

W budowaniu wizerunku eksperta wewnątrz organizacji i przekonywaniu innych do naszych racji - kadry kierowniczej szczególnie - kluczowe jest systematyczne prowadzenie rozmów z różnymi interesariuszami, otwarcie na ich punkt widzenia i szukanie z nimi porozumienia.

W praktyce jednak wielu HR-owców niechętnie opuszcza przestrzeń swojego działu, zasłaniając się np. natłokiem obowiązków. Pamiętajmy jednak, że niezależnie od naszych argumentów, brak komunikacji w firmie również coś komunikuje i najczęściej komunikat ten nie wpływa pozytywnie na naszą markę w organizacji. Jest jednak sposób na to, aby swój opór przed rozmowami z przedstawicielami innych działów przełamać.

Rozmowa na szczycie

Jednym z niezwykle pomocnych w tej sytuacji narzędzi jest symulacja rozmowy "na szczycie". Polecam ją szczególnie osobom, które bardzo stresują się udziałem w spotkaniach z zarządem i menedżerami i/lub nie mają dobrych doświadczeń z nimi związanych. Takie symulacje możemy wykonywać zarówno z naszymi współpracownikami w pracy, jak i z bliską nam osobą w zaciszu domowym. Ważne tylko, żeby dobrze przeanalizować pojawiające się wnioski dotyczące argumentów, mowy ciała i innych trudności, które pojawiły się podczas rozmowy.

Jak to wygląda w praktyce? Uczestników symulacji rozmowy dzielimy na dwie grupy, z których jedna wchodzi w rolę prezesa lub menedżera nastawionego sceptycznie do wdrożenia nowych działań - np. z zakresu employer brandingu. Zadaniem drugiego zespołu jest natomiast przyjęcie perspektywy szefa HR, który ma przekonać swojego odbiorcę do zmiany. To stosunkowo proste ćwiczenie bardzo ciekawie pokazuje, w jaki sposób obie strony ze sobą (nie) rozmawiają, jakich argumentów używają i nad jakimi aspektami warto popracować, aby się naprawdę porozumieć.

Wspierające spotkania

Przed każdym ważnym spotkaniem prowadzonym z przedstawicielami innych działów warto sobie zadać także kilka poniższych pytań i zapisać na nie odpowiedzi:

● Do jakiej konkretnie rozmowy chcę się przygotować?

● Kiedy, gdzie i w jakich warunkach to się wydarzy?

● Z kim będę rozmawiać: kim dokładnie jest ta osoba, jakie jest jej zainteresowanie poruszanym tematem lub jak silny opór wobec niego przejawia? Warto się też zastanowić, jakie może mieć problemy i w jakim prawdopodobnie będzie nastroju.

● Dlaczego ta rozmowa ma być wartościowa dla mojego rozmówcy: dlaczego powinien poświęcić uwagę akurat mnie i jakie konkretne korzyści da mu to spotkanie? Czy mogę zdefiniować konkretne działania, do których powinna doprowadzić ta rozmowa, a które będą świadczyć o jej sukcesie?

● Dlaczego ta rozmowa ma wartość dla mnie i jakie konkretne cele chcę osiągnąć?

Zastanówmy się również nad tym, jakich pytań dotyczących poruszanego tematu nie chcielibyśmy usłyszeć. Jeśli takie będą (a są zawsze), zapiszmy je i przygotujmy na nie odpowiedzi. To sprawi, że podczas rozmowy będziemy czuć się bardziej pewni siebie - nawet jeśli żadne z tych pytań nie padnie z ust naszego rozmówcy.

Po trzecie, zadbaj o profesjonalną codzienność

Warto pamiętać, że skuteczna komunikacja to nie tylko umiejętność przyjęcia perspektywy drugiej strony, ale też tak znane nam przecież aktywne słuchanie, asertywność oraz szukanie kompromisów. Odpowiedzmy więc sobie szczerze na pytania:

● Czy jestem osobą, z którą sam chciałbym rozmawiać?

● Czy chciałbym od siebie otrzymać e-maila lub wiadomość w firmowym komunikatorze?

● I czy chciałbym sam ze sobą uczestniczyć w spotkaniu?

● Czy potrafię zadawać wartościowe pytania i skupić całą swą uwagę na rozmówcy?

● Czy może jednak zamiast pytać i słuchać - ciągle mówię ja, a do tego nieustannie przerywam innym i oburzam się, że druga osoba nie przyjmuje moich argumentów?

Od tych wszystkich wrażeń, z którymi zostawimy naszych odbiorców, zależy nasz obraz wewnątrz organizacji. Dlatego jeżeli zauważymy, że jest choć jeden element, który wymaga poprawy w naszej komunikacji ze współpracownikami, zacznijmy nad nim pracować już dziś.

Warto pamiętać, że przez naszych odbiorców zawsze będziemy rozliczani z naszej autentyczności - na ile wiarygodni jesteśmy w tych kanałach, a na ile tylko udajemy kogoś, do kogo aspirujemy, a kim w rzeczywistości nie jesteśmy.

Autentyczność w sieci

Co więcej, choć mówimy o wizerunku wewnątrz organizacji, profesjonalna codzienność to również nasze "ja" w sieci. Bo co z tego, że warto z nami rozmawiać w pracy, jeśli treści, które nas reprezentują w internecie, nie sprzyjają naszemu dobremu imieniu? Nieustannej weryfikacji i ocenie w sieci od dawna nie podlegają już tylko nasi kandydaci, ale także my jako współpracownicy i szefowie. Dlatego tak ważne jest choćby zadbanie o jakość naszego profilu oraz naszych wypowiedzi w mediach społecznościowych - i to nie tylko tych stricte biznesowych, jak LinkedIn czy GoldenLine, ale też tych mniej formalnych, jak np. Facebook, Instagram czy Twitter.

Serwisy społecznościowe to zresztą dla profesjonalistów HR doskonała przestrzeń do tworzenia i dzielenia się z innymi ciekawą i merytoryczną wiedzą (a tym samym do budowania swojego autorytetu), jak również do utrzymywania nieco mniej sztywnych relacji z ludźmi z otoczenia oraz pokazywania prawdziwych zainteresowań i pasji. Warto jednak pamiętać, że przez naszych odbiorców zawsze będziemy rozliczani z naszej autentyczności - na ile wiarygodni jesteśmy w tych kanałach, a na ile tylko udajemy kogoś, do kogo aspirujemy, a kim w rzeczywistości nie jesteśmy.

Dlatego uczmy się profesjonalnego bycia sobą i nieustannie ćwiczmy się w dobrej komunikacji. Jeżeli jako dział HR chcemy być partnerem dla biznesu, najpierw musimy byś partnerem do rozmowy - i w świecie offline, i online. Bo to właśnie on jest najlepszym partnerem dla biznesu.