Jak wprowadzić monitoring w zakładzie pracy

(?) Chcemy wprowadzić w naszej firmie monitoring wizyjny. Prowadzony byłby on tylko w holu naszego zakładu pracy. Co muszę zrobić, żeby wprowadzić monitoring zgodnie z nowymi przepisami?

Aby uruchomić w Państwa firmie monitoring, trzeba w przepisach wewnątrzzakładowych wprowadzić zapisy o celach, zakresie i sposobie monitorowania pracowników, a następnie na 2 tygodnie przed wprowadzeniem monitoringu poinformować pracowników o jego uruchomieniu. Dodatkowo należy oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Od 25 maja 2018 r. w przepisach prawa pracy został uregulowany monitoring, który może zostać wprowadzony przez pracodawcę w miejscu pracy. Wcześniej nie było takiej regulacji. Poniżej przedstawiamy procedurę wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy.

Krok 1. Ustalenie zasad prowadzenia monitoringu w przepisach wewnątrzzakładowych

Pracodawca ma obowiązek ustalić cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Powinni Państwo zatem wskazać w przepisach wewnętrznych, że celem wprowadzenia monitoringu jest np. bezpieczeństwo pracowników lub ochrona mienia pracodawcy i że jest on prowadzony w holu budynku firmowego za pomocą kamer. Jeżeli w zakładzie pracy działają związki zawodowe, wówczas w porozumieniu z nimi trzeba dokonać zmiany układu zbiorowego lub regulaminu pracy w zakresie postanowień dotyczących monitoringu. Jedynie obwieszczenie w tym zakresie pracodawca wprowadza samodzielnie.

Krok 2. Poinformowanie pracowników o monitoringu

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu co najmniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 22² § 7 Kodeksu pracy). Poinformowanie pracowników powinno nastąpić w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez powieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, jej przesłanie do służbowych skrzynek e-mailowych pracowników (jeśli wszyscy je posiadają) czy udostępnienie w intranecie.

Nowo zatrudnione osoby muszą zaś otrzymać pisemną informację o celach, zakresie i sposobie stosowania monitoringu jeszcze przed dopuszczeniem ich do pracy (art. 22² § 8 Kodeksu pracy).

Krok 3. Oznaczenie monitorowanego terenu

Pracodawcy mają obowiązek oznaczyć monitorowane pomieszczenia oraz teren w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu. Oznaczenie monitoringu powinno być skierowane nie tylko do pracowników, ale również do osób trzecich, które wchodzą na teren zakładu pracy. Pracodawca jako administrator danych osobowych powinien także poinformować wszystkie monitorowane osoby, czyli zarówno pracowników, jak i inne osoby, które obejmuje monitoring, m.in. o:

● tożsamości i danych kontaktowych administratora,

● celu przetwarzania danych rejestrowanych w wyniku monitoringu,

● przysługujących monitorowanej osobie prawach,

● podstawie prawnej i okresie przetwarzania danych rejestrowanych w ramach monitoringu.

Nie oznacza to jednak konieczności umieszczania obok np. piktogramu sygnalizującego monitoring wszystkich powyżej wskazanych informacji. W takiej sytuacji jest możliwe, zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zastosowanie warstwowych not informacyjnych. Oznacza to, że pełna informacja o monitoringu powinna być dostępna w monitorowanym miejscu, np. w formie dokumentu złożonego w recepcji.

Podstawa prawna:

art. 22² § 6-9 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1629

art. 13-14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, str. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, str. 2

Marek Skałkowski

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były pracownik działu porad prawnych Okręgowego Inspektoratu Pracy w Warszawie