Artykuł ten kończy cykl na temat podróży służbowych pracowników. Do tej pory w dodatku "Kadry i płace w sferze budżetowej" do "Rachunkowości Budżetowej" zostały omówione podstawowe zagadnienia, związane z delegacjami, takie jak: definicja wyjazdu służbowego, polecenie wyjazdu, wypłata zaliczki (RB nr 6/2016) oraz świadczenia przysługujące pracownikom z tytułu delegacji (RB nr 8/2016 i RB nr 10/2016).

Termin dokonania rozliczenia delegacji przez pracownika

W terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej - zarówno krajowej, jak i zagranicznej - pracownik ma obowiązek złożenia do pracodawcy rozliczenia kosztów delegacji (§ 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej; dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych).

Zgodnie z art. 111 § 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (dalej: k.c.), jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło. Termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia (art. 111 § 1 k.c.). Bieg 14-dniowego terminu liczony jest zatem od dnia zakończenia delegacji, przy czym przy jego ustaleniu nie bierze się pod uwagę tego dnia.

Przykład

Pracownik zakończył delegację 6 lipca o godz. 20.30. Kiedy upływa termin rozliczenia tej delegacji?

Termin na złożenie rozliczenia przez pracownika upływa 20 lipca. Nie ma przy tym znaczenia dokładna godzina zakończenia delegacji. Faktyczne jej zakończenie nastąpiło 6 lipca, a zatem od tego dnia liczymy termin 14-dniowy (pomijając sam dzień zakończenia podróży). Tak samo byłoby, gdyby pracownik powrócił 6 lipca o godz. 9.00.

Przy braku szczególnych okoliczności, takich jak np. wypadek czy choroba pracownika, niedotrzymanie 14-dniowego terminu na złożenie dokumentów stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych. Może zatem pociągać za sobą odpowiedzialność porządkową zatrudnionej osoby. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy (np. niewykonywanie poleceń przełożonych), przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:

● karę upomnienia,

● karę nagany

- art. 108 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.).

Należy zauważyć, że wymierzenie pracownikowi kary porządkowej nie wyklucza możliwości uznania tego samego nagannego zachowania pracownika, stanowiącego przesłankę ukarania, za przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę (wyrok SN z 25 października 1995 r., sygn. akt I PRN 77/95).

Powtarzające się niedotrzymywania terminu rozliczania delegacji tworzą także pewien obraz "łączny" zaangażowania się pracownika w pracę. Wraz z innymi, niekiedy nawet drobnymi, przewinieniami mogą być przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony.

Dlatego warto, aby pracodawca jasno wskazał (np. w regulaminie wynagradzania w części dotyczącej rozliczania delegacji, w instrukcji dotyczącej podróży służbowych), że nieskładanie rozliczeń w terminie skutkować będzie takimi karami. Znacznie spóźnione rozliczenie, które opiewa na kwotę przekraczającą wartość wypłaconej z tego tytułu zaliczki, może niekiedy skutkować przesunięciem rozliczenia do kolejnego okresu rozliczeniowego, roku budżetowego itp., co powodować może znaczące problemy dla pracodawcy.

Przykładowy zapis w regulacjach wewnętrznych, dotyczący terminu rozliczenia kosztów podróży służbowych, przedstawia ramka.

Przykładowy zapis w regulacjach wewnętrznych:

1. Rozliczenie podróży służbowej krajowej i zagranicznej dokonywane jest przez pracownika w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.

2. Niedotrzymanie terminu wskazanego w pkt 1 bez usprawiedliwienia pociągać będzie za sobą odpowiedzialność porządkową pracownika.

Pracodawca nie ma możliwości odmówić wypłaty świadczeń przy rozliczeniu delegacji złożonym po terminie. Przedawnienie roszczeń pracowniczych następuje bowiem z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § 1 k.p.). Konsekwentne stosowanie kar porządkowych może zatem zmniejszyć zakres niefrasobliwości pracowników w zakresie dotrzymywania tego14-dniowego terminu.

Przykład

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wskazują, że pracownik ma dokonać rozliczenia kosztów delegacji w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Czy jest to jednocześnie termin na wypłatę należności przez pracodawcę? Jeżeli nie, to kiedy pracodawca powinien rozliczyć ewentualną nadwyżkę ponad udzieloną zaliczkę?

Przepisy tego rozporządzenia wskazują jedynie termin na złożenie przez pracownika wszystkich informacji i dokumentów niezbędnych do rozliczenia delegacji. Nie ma w nich zaś żadnej informacji na temat, w jakim czasie pracodawca ma obowiązek wypłaty należności delegacyjnych pracownikowi. Odnoszą się do tych wszystkich przypadków - w których zaliczka przed wyjazdem nie została wypłacona albo jej kwota była niższa niż wynikająca z faktycznych kosztów wskazanych w rozliczeniu delegacji.

Termin wypłaty należności za delegację pracownikowi wynikać może z uregulowań wewnętrznych. Przy tworzeniu takiej regulacji wewnętrznej należy pamiętać, że nie można wprowadzać rozwiązań sprzecznych z zasadami współżycia społecznego lub społeczno-gospodarczym przeznaczeniem prawa pracodawcy. Stosowanie terminów odległych, zbiorczego rozliczania delegacji z kwartału itp. jest niedopuszczalne. Prawo wewnątrzzakładowe może wprowadzać pewne doprecyzowanie, np. poprzez wskazanie, że pracodawca ma na to 7, 10 dni. Jeżeli takich zapisów nie ma, to pracodawca powinien wypłacić należności niezwłocznie po dokonaniu takiego rozliczenia podróży służbowej przez pracownika.

W zakresie nieuregulowanym przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy k.c., jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy (art. 300 k.p.). Zastosowanie znajdzie tutaj art. 455 k.c., zgodnie z którym, jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. Za wezwanie dłużnika należy uznać przekazanie przez pracownika pełnej informacji dotyczącej kosztów podróży i okoliczności mających wpływ na naliczenie świadczeń delegacyjnych. Jeżeli nie ma regulacji wewnętrznej doprecyzowującej tę kwestię, pracodawca powinien bez zbędnej zwłoki, w najbliższym możliwym czasie, dokonać wypłaty należności pracownikowi. A zatem pracodawca, polecając pracownikowi wyjazd służbowy, musi już w tym momencie liczyć się z koniecznością poniesienia kosztów. W związku z tym powinien także zadbać o przygotowanie środków niezbędnych do wypłaty należności za wyjazd w możliwie jak najszybszym terminie po dokonaniu rozliczenia przez pracownika.

Potrącenie udzielonej zaliczki z wynagrodzenia pracownika

W razie niedotrzymania przez pracownika terminu rozliczenia kosztów delegacji pracodawca jest uprawniony - na podstawie art. 87 § 1 pkt 3 k.p. - do dokonania potrącenia kwoty udzielonej zaliczki z wynagrodzenia pracownika. Nie jest wymagana tu zgoda pracownika.

Bez zgody pracownika potrącenie z pensji może obejmować jedynie następujące należności (po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych):

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie innych należności,

● zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

● kary pieniężne zastosowane wobec pracownika za nieprzestrzeganie przez niego przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy

- art. 87 § 1 k.p.

Zaliczką pieniężną wskazaną w tym przepisie jest kwota otrzymana przez pracownika od pracodawcy do rozliczenia się, przeznaczona na wydatki, które pracownik ma ponieść w związku z odbywaną podróżą służbową.

Udzielenie pracownikowi przez pracodawcę zaliczki pieniężnej podlegającej rozliczeniu na podstawie art. 87 § 1 pkt 3 k.p. może nastąpić przez umożliwienie korzystania z karty kredytowej. Z żadnych z przepisów k.p. nie wynika, że "zaliczki pieniężne" udzielane przez pracodawcę pracownikom muszą mieć formę gotówkową (również wypłata wynagrodzenia za pracę może następować w innej formie niż pieniężna; art. 86 § 2 i 3 k.p.). Nie można więc wykluczyć udzielania pracownikowi przez pracodawcę zaliczki w formie przelewu bankowego lub przez umożliwienie korzystania z karty kredytowej (wyrok SN z 20 sierpnia 2008 r., sygn. akt I PK 39/08).

Pracodawca może zastrzec - od razu przy kwitowaniu przez pracownika faktu pobrania zaliczki - że brak rozliczenia delegacji w terminie 14 dni wiązać się będzie z dokonywaniem potrąceń z przysługującej pracownikowi pensji; przyjęcie tej informacji do wiadomości pracownik potwierdza podpisem.

Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 24 lipca 2001 r., sygn. akt I PKN 552/00, wskazuje, że: Potrącenie, o którym mowa w art. 87 § 1 k.p., łączy się z instytucją prawa cywilnego, uregulowaną w art. 498-505 k.c. W drodze potrącenia nie mogą być umarzane wierzytelności, co do których potrącenie jest wyłączone przez przepisy szczególne (art. 505 pkt 4 k.c.). Takim przepisem szczególnym jest art. 87 § 1 k.p. Potrącenie wierzytelności wzajemnej pracodawcy może być dokonane tylko na podstawie tytułu wykonawczego (art. 87 § 1 pkt 1 i 2 k.p.) lub za zgodą pracownika (art. 91 k.p.). Wyjątek od tej zasady dotyczy jedynie zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi (art. 87 § 1 pkt 3 k.p.), które podlegają potrąceniu bez tytułu wykonawczego i bez zgody pracownika. Przez zaliczki, o jakich mowa w tym przepisie, należy rozumieć kwoty pieniężne wypłacone pracownikowi i pobrane przez niego do rozliczenia, przeznaczone przede wszystkim na pokrycie obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy. Pobrana przez pracownika zaliczka pieniężna jest mieniem powierzonym mu do wyliczenia (art. 124 § 1 pkt 1 k.p.). Pojęcie "zaliczka" nie może być wykładane rozszerzająco (por. wyrok Sądu Najwyższego z 11 czerwca 1980 r., sygn. akt I PR 43/80). Nie jest zaliczką część wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi na poczet wynagrodzenia przyszłego. Stanowi ono częściowe spełnienie przez pracodawcę świadczenia przed terminem jego wymagalności.

ZAPAMIĘTAJ!

Jeżeli pracownik nie rozliczył się z zaliczki otrzymanej na niezbędne koszty podróży i pobytu w delegacji krajowej lub zagranicznej w terminie wskazanym w § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, pracodawca uprawniony będzie do potrącenia tej zaliczki z wynagrodzenia pracownika także wówczas, gdy nie wyrazi on na to pisemnej zgody.

Potrąceń z wynagrodzenia dokonuje się w kolejności wskazanej w art. 87 § 1 k.p. (potrącenia z poszczególnych tytułów), zachowując część z należnego pracownikowi wynagrodzenia, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy.

Limit potrąceń określony w art. 87 k.p. kształtuje się następująco:

● na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych - do 3/5 wynagrodzenia,

● inne należności lub udzielone pracownikowi zaliczki pieniężne - do połowy wynagrodzenia.

Potrącenia dokonywane przy zbiegu należności innych niż świadczenia alimentacyjne nie mogą też przekroczyć wysokości połowy wynagrodzenia, natomiast w zbiegu z potrąceniami na świadczenia alimentacyjne nie może to być więcej niż 3/5 wynagrodzenia. Niezależnie od potrąceń wskazanych należności, z wynagrodzenia pracownika potrącane mogą być kary pieniężne, które - zgodnie z art. 108 § 3 k.p., nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia, po dokonaniu pozostałych potrąceń wymienionych w art. 87 § 1 k.p.

Należy przy tym także pamiętać o postanowieniach dotyczących kwot wolnych od potrąceń. Przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi kwota wolna wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - zatem osoba zarabiająca minimalne wynagrodzenie, w związku z nierozliczoną zaliczką, nie może mieć potrąconej połowy wynagrodzenia, ale jedynie 25%.

Podana wartość procentowa dotyczy zatrudnienia na pełny etat i ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu w przypadku wykonywania pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Złożenie przez pracownika rozliczenia delegacji

Przez "dokonanie rozliczenia przez pracownika" należy rozumieć złożenie przez niego informacji niezbędnych do dokonania rozliczenia delegacji przez pracodawcę, wraz ze wszystkimi dokumentami potwierdzającymi wydatki. Co do zasady, pracownik nie musi znać zasad naliczania wynagrodzenia i poszczególnych jego składników, nie odpowiada też za prawidłowe naliczenie innych świadczeń (np. delegacyjnych, ekwiwalentu za odzież i obuwie robocze, ryczałtu za użytkowanie pojazdu niebędącego własnością pracodawcy itp.). To pracodawca odpowiada w tym zakresie za prawidłowe ustalenie i wypłatę świadczeń należnych pracownikom, prawidłowe naliczenie i odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz - w odniesieniu do jednostek sfery budżetowej - za przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych.

Świadczenia otrzymane z tytułu podróży służbowych są przychodem pracownika, który korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na zasadach wskazanych w ustawie z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 tej ustawy, wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Natomiast z § 2 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynika, że diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika nie są objęte składkami na ubezpieczenia społeczne do wysokości ustalonej dla należności przysługujących pracownikom na podstawie przepisów dotyczących rozliczania delegacji.

Przykład

Pracownik wyjeżdżał we wczesnych godzinach porannych pociągiem w podróż służbową. Do rozliczenia dołączył rachunek za przejazd taksówką na dworzec - mieszka i pracuje w miejscowości, z której odjeżdżał i która była wskazana w poleceniu jako miejscowość rozpoczęcia delegacji. Czy musimy mu zwrócić te wydatki?

Nie, podróż służbowa rozpoczyna się po opuszczeniu miejscowości określonej jako miejscowość początkowa. Dojazd np. na dworzec (w obrębie tej miejscowości) z mieszkania pracownika nie jest jeszcze delegacją, a co za tym idzie, nie można rozliczyć kosztów tego dojazdu na zasadzie świadczeń z tytułu podróży służbowej. Gdyby nawet pracodawca zgodził się na to - całkowicie dobrowolnie - to zwrot za przejazd taksówką nie wchodziłby w zakres świadczeń związanych z podróżą służbową. Nie korzystałby tym samym ze zwolnienia podatkowego i ubezpieczeniowego, gdyż objęte są nim diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Podkreślił to Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z 13 października 2015 r. (sygn. akt I SA/Gd 949/15), stwierdzając, że pracownik powinien sam zapewnić sobie transport na lotnisko w celu wykonania podróży służbowej w ramach polecenia służbowego i to on zobowiązany jest do pokrycia wydatków z tym związanych, niezależnie od tego, czy dojechałby środkami komunikacji miejskiej, taksówką czy własnym środkiem transportu, gdy port lotniczy (dworzec kolejowy czy autobusowy), miejsce wykonywania pracy i miejsce zamieszkania pracownika znajdują się w tej samej miejscowości (pracownik bowiem codziennie na swój koszt dojeżdża do pracy w tej samej miejscowości).

Dokumenty stanowiące podstawę rozliczenia delegacji

Do składanego rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (w § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych); nie dotyczy to jednak diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

ZAPAMIĘTAJ!

Jeżeli rozliczając koszty delegacji, pracownik nie ma możliwości przedstawienia dokumentu potwierdzającego wydatek, składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Istotne jest to, że w § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych został podany jedynie przykładowy katalog dokumentów składanych w celu rozliczenia wyjazdu służbowego. Rozliczeniu mogą służyć nie tylko rachunki, faktury czy bilety, ale również paragony fiskalne. Katalog dokumentów, o którym mowa w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, nie jest katalogiem w rozumieniu przepisów podatkowych, gdzie nie każdy bilet stanowi dowód podatkowy, podobnie jest z paragonami. Przy rozliczeniu delegacji przyjmuje się znaczenie potoczne słowa "dokument", czyli jako potwierdzenie dokonania wydatku.

W interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2010 r. (znak IPPB3/423-305/10-4/EB) dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wskazał, że: Wydatki związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych mogą być m.in. potwierdzone paragonami fiskalnymi, biletami oraz oświadczeniami składanymi przez pracowników - jeżeli otrzymanie faktury (rachunku) nie było możliwe (co powinno mieć jednak charakter incydentalny i być dokładnie uzasadnione). Dokumenty te - jeżeli nie zawierają nazwy podatnika (pracodawcy) - powinny być odpowiednio uzupełnione (tak, aby zawierały wszystkie dane wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości). Wraz z tymi dokumentami pracownik powinien złożyć również rozliczenie delegacji, zwane zazwyczaj "rozliczeniem delegacji służbowej". Stosując przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, w szczególności art. 180, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Z ORZECZNICTWA

W sytuacji gdy z dokumentów wynikają takie nieprawidłowości, jak wypłata diety czy ryczałtu innej osobie niż odbywająca podróż, inna trasa podróży, pominięcie takich wydatków jako kosztów jest uzasadnione, jeśli nie da się tych wadliwości usunąć innymi dowodami. Jednakże przykładowo, w sytuacji gdy w rozliczeniu wskazano dłuższy czas podróży, niż wynika z dokumentów przewozowych, jako wydatek udokumentowany powinno się uwzględnić wysokość diet i ryczałtów za czas rzeczywistej podróży służbowej.

Wyrok WSA w Gliwicach z 9 grudnia 2009 r., sygn. akt I SA/Gl 854/09

Pracodawca powinien pamiętać o rozliczeniu zgodnym z poleceniem wyjazdu służbowego - w zakresie m.in. miejsca (miejsc), do którego miał udać się pracownik, czasu trwania delegacji itp.

Oświadczenie pracownika w razie braku dokumentów

Jeżeli przedstawienie dokumentu potwierdzającego wydatek nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Bezpośrednio obejmuje to nie tylko brak możliwości uzyskania danego dokumentu przez pracownika, ale również każdą jego utratę, niezależnie od przyczyn tej utraty (np. zagubiony lub zniszczony bilet).

W postanowieniu naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie (1472/ROP1/423?107/07/KUKM) czytamy: Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Oświadczenie pracownika o zgubieniu biletu nie zastępuje bezpośrednio tego dokumentu (gdyż bilet można było uzyskać - tylko nastąpiła jego utrata), lecz w świetle art. 180 ustawy - Ordynacja podatkowa jest samodzielnym dowodem podlegającym ocenie w toku ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego. Jeśli w trakcie takich postępowań na podstawie analizy sprawy i dokonanej oceny można to oświadczenie uznać za zgodne z rzeczywistością (tj. posiadanie także innej poza oświadczeniem pracownika dokumentacji świadczącej o fakcie odbycia podróży służbowej, np. druk polecenia wyjazdu), oświadczenie o zgubieniu biletu może być uznane za wiarygodne.

Oświadczenia pracowników o braku możliwości przedstawienia dokumentu powinny być weryfikowane w zakresie:

● wysokości wskazanej kwoty (np. poprzez sprawdzenie taryfikatora stosowanego przez przewoźnika),

● ewentualnych okoliczności wyłączających prawo do danego świadczenia (np. sytuacje powodujące brak prawa do ryczałtu dojazdowego).

W miarę możliwości pracodawca powinien starać się uzyskać formalny dokument potwierdzający koszt (duplikat zgubionej faktury, późniejsze wystąpienie do hotelu o wystawienie faktury).

Przykład

Pracownik w rozliczeniu podróży służbowej do Gdańska przedstawił oświadczenie, zgodnie z którym nie może dołączyć faktury za hotel. Podał jednocześnie koszt noclegu oraz powody braku możliwości przedstawienia faktury. Specyfika realizowanego zadania służbowego powodowała, że musiał opuścić hotel wcześnie rano i wystąpiła akurat awaria zasilania. Z tego powodu nie mogła zostać wydrukowana faktura. Na podstawie tego oświadczenia delegacja powinna zostać rozliczona. Pracodawca powinien jednak wystąpić do hotelu o wystawienie i przesłanie faktury. Oświadczenie pracownika jest w tym przypadku czasowym dokumentem. Pracodawca nie może wstrzymać się z rozliczeniem, dopóki wszystkiego nie wyjaśni, chyba że mamy do czynienia z ewidentną nieprawdą wskazaną przez pracownika.

Oświadczenia o okolicznościach mających wpływ na prawo do świadczeń

Wiele elementów rozliczeń często będzie się opierać jedynie na informacjach pozyskiwanych od pracowników. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (§ 5 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). A zatem oświadczenie pracownika to nie tylko "zamiennik" dokumentu potwierdzającego wydatek. Pobranie oświadczenia od pracownika umożliwia dokonanie prawidłowego, zgodnego z rzeczywistością, rozliczenia:

● diet (zapewnienie wyżywienia całodziennego lub częściowego, kwestie wyżywienia w cenie noclegu, godzina przekroczenia granicy przy delegacji zagranicznej),

● prawa do świadczeń noclegowych (np. zapewnienie bezpłatnego noclegu przez instytucję zagraniczną, do której pojechał pracownik),

● ryczałtów na przejazdy lokalne (pracownik ponosił lub nie ponosił kosztów tych przejazdów, np. hotel zapewnił transfer z lotniska),

● kosztów przejazdów (np. prawo do ulgowych przejazdów).

Warto, aby w jednostce pobieranie takich oświadczeń nie występowało sporadycznie, ale było zasadą. Przykładowy zapis w regulacjach wewnętrznych, dotyczący składania takiego oświadczenia, przedstawia ramka.

Przykładowy zapis w regulacjach wewnętrznych:

1. Wraz z rozliczeniem odbytej podróży służbowej pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

2. Oświadczenia wskazane w pkt 1 będą weryfikowane przez pracodawcę. W razie poświadczenia w nich nieprawdy będą wyciągane konsekwencje dyscyplinarne, a w przypadkach gdy na skutek nieprawdziwego oświadczenia pracownik uzyskał nienależne świadczenie w wysokości przekraczającej 1/4 kwoty wynagrodzenia minimalnego, pracodawca będzie informował prokuraturę o fakcie podejrzenia popełnienia przestępstwa.

Pobierając oświadczenie, pracodawca uzyskuje zarówno niezbędne do dokonania rozliczenia wyjazdu informacje, jak i potwierdzenie dołożenia należytej staranności przy dokonaniu prawidłowego rozliczenia. Formularz oświadczenia pracownika przedstawia wzór 1.

Wzór 1. Oświadczenie pracownika o okolicznościach mających wpływ na świadczenia związane z podróżą służbową

Oświadczenie pracownika staje się dokumentem, który może stanowić podstawę do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej (nawet wskazując na ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych) w razie, gdy pracodawca wykryje, że zawiera ono nieprawdę.

Przykład

Pracownik wrócił po 12-dniowym służbowym pobycie w Paryżu. Przy rozliczaniu delegacji złożył oświadczenie, zgodnie z którym hotel nie zapewniał wyżywienia w cenie noclegów, oraz że ponosił wszelkie koszty przejazdów miejscowych. Pracodawca zweryfikował te informacje, kontaktując się z hotelem, w którym mieszkał pracownik, oraz z instytucją zagraniczną, do której udał się pracownik. Okazało się, że hotel zapewniał w cenie opłaconego noclegu możliwość skorzystania ze śniadań ("szwedzki stół"), które wydawane były w przedziale godzinowym w pełni umożliwiającym pracownikowi (biorąc pod uwagę specyfikę realizowanego zadania służbowego) skorzystanie z tego posiłku. Pracodawca nie uzyskał informacji wskazujących, że pracownik miał zapewnione bezpłatne przejazdy; odległość pomiędzy hotelem a siedzibą instytucji zagranicznej uzasadniała zaś korzystanie z komunikacji. A zatem pracownik złożył nieprawdziwe oświadczenie dotyczące wyżywienia w cenie noclegu. Na skutek tego nieprawdziwego oświadczenia pracownika została mu wypłacona nienależnie kwota 90 euro w związku z dietami (15% kwoty diety przewidzianej dla Francji × 12 dób pobytu w delegacji). W tym przypadku bezpodstawne wzbogacenie nastąpiło w złej wierze i pracownik powinien zwrócić nadpłaconą kwotę. W razie jednak odmowy dobrowolnego zwrotu pracodawca będzie mógł dokonać potrącenia z wynagrodzenia dopiero po uzyskaniu sądowego tytułu wykonawczego.

Pracodawca może także pociągnąć pracownika do odpowiedzialności dyscyplinarnej, jak również zawiadomić prokuraturę o fakcie podejrzenia przestępstwa (wyłudzenia nienależnej kwoty).

Rozliczenie kosztów delegacji przez pracodawcę - wzory dokumentów

Przepisy nie narzucają żadnych wzorów graficznych dokumentów rozliczeniowych w zakresie podróży służbowej. Pracodawcy zwykle stosują ujednolicony dokument wewnętrzny.

Formularze rachunku kosztów podróży służbowej przedstawiają wzory 2 i 3.

Wzór 2. Rachunek kosztów podróży służbowej na terenie kraju

Wzór 3. Rachunek kosztów podroży służbowej poza granicami kraju

Przy rozliczeniu świadczeń delegacyjnych należy pamiętać o potencjalnych konsekwencjach nieprawidłowego ich naliczenia i wypłaty w kwocie zawyżonej. W tym zakresie odpowiednio można zastosować opinie dotyczące wypłaconego pracownikowi nienależnego (w zbyt dużej wysokości) wynagrodzenia i w konsekwencji mówić o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Istotny staje się w tym momencie podział bezpodstawnego wzbogacenia na uzyskane w dobrej i złej wierze. Ogólnie mówiąc:

● w dobrej wierze będzie taka osoba, która uzyskując świadczenie nie może zakładać, że mu ono nie przysługuje,

● w złej wierze zaś jest osoba, która w chwili uzyskania zawyżonego świadczenia wiedziała lub powinna była obiektywnie wiedzieć, że nie cała otrzymana kwota jest jej należna.

Podział ten jest o tyle ważny, że przy dobrej wierze obowiązek zwrotu nadpłaty wygasa, jeśli ten, kto korzyść uzyskał (w tym przypadku pracownik), zużył lub utracił korzyść (nadpłatę) w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że powinien się liczyć w chwili wydawania tej sumy z obowiązkiem zwrotu (np. otrzymał od pracodawcy w chwili zasilenia konta informację o wystąpieniu wątpliwości co do wysokości wypłaconej kwoty).

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że w sytuacjach nadpłaty pracownik nie musi zakładać, że mu dana kwota nie przysługiwała. Przykładowo, w wyroku z 9 stycznia 2007 r. (sygn. akt II PK 138/06) stwierdzono, że pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc jego obowiązek liczenia się ze zwrotem świadczenia ogranicza się zasadniczo do sytuacji, w których ma świadomość otrzymania nienależnego świadczenia. Ciężar dowodu w tej kwestii spoczywa na pracodawcy.

Znamienna jest również opinia Sądu Najwyższego wyrażona w wyroku z 23 października 2008 r. (sygn. akt II PK 76/08), zgodnie z którą w prawie pracy nie ma zakazu dysponowania wypłaconym (uzyskanym) wynagrodzeniem według swobodnej woli pracownika, jeżeli pracodawca nie udowodnił, że skarżący pracownik miał świadomość otrzymywania nienależnego świadczenia w sytuacji, która była ewidentnym następstwem błędu wyspecjalizowanej firmy finansowej w prawidłowym wyliczeniu przyznanej i wypłacanej skarżącemu podwyżki wynagrodzenia.

MAREK ROTKIEWICZ

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, autor licznych publikacji prasowych oraz książkowych o tej tematyce, wykładowca, trener

PODSTAWY PRAWNE

● art. 87, art. 108, art. 291, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1735)

● art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 615)

● art. 111, art. 455 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 380)

● art. 180 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 613; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1923)

● § 5, § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)

● § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236)

W kolejnym dodatku "Kadry i płace w sferze budżetowej" polecamy m.in. artykuł: Skutki utraty przez pracownika zdolności do wykonywania pracy.