Zakres oraz sposób naliczania świadczeń za czas podróży służbowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych).

Dojazdy lokalne

W trakcie podróży służbowej pracownik ponosi nie tylko koszty przejazdów, ale również wydatki związane z przemieszczaniem się w miejscu (miejscowości, miejscowościach) docelowym. Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych przewiduje w tym zakresie rozliczenie ryczałtowe wydatków.

Delegacje krajowe

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje ryczałt na przejazdy środkami komunikacji miejscowej. Jego wysokość została ustalona w wysokości 20% kwoty diety (6 zł) za każdą rozpoczętą dobę podróży.

Ryczałt ten nie przysługuje w dwóch sytuacjach, a mianowicie gdy:

1) pracownik nie ponosi kosztów takich przejazdów (np. miejsce wykonania zadania służbowego znajduje się w bezpośrednim sąsiedztwie dworca),

2) pracodawca - na wniosek pracownika - wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (w tym przypadku pracownik musi przedstawić dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków - najczęściej będą to bilety za przejazdy)

- § 9 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Przepisy dotyczące delegacji krajowych nie zawierają wyraźnego wyłączenia prawa do tego ryczałtu, w przypadku gdy pracownik ma do dyspozycji samochód lub inny pojazd (służbowy lub za zgodą pracodawcy prywatny). Odbycie podróży służbowej samochodem może jednak powodować wyłączenie prawa do tego ryczałtu na podstawie pierwszego ze wskazanych wcześniej punktów. Pracownik nie ponosi w takim przypadku kosztów jazd lokalnych, gdyż dociera samochodem nie tylko do danej miejscowości, w której wykonuje zadania służbowe w ramach delegacji, ale też do punktu docelowego. Nie wyłącza to jednak prawa do ryczałtów, jeżeli pracownik ponosił koszty jazd lokalnych (np. mimo że odbył on podróż służbową prywatnym samochodem, to na docelowe miejsce wypełnienia zadań służbowych dojeżdża środkiem komunikacji miejskiej).

Przykład

Pracownik pojechał w pięciodniową podróż służbową do Katowic. Za zgodą pracodawcy odbył podróż swoim samochodem prywatnym. Po powrocie z podróży złożył oświadczenie, zgodnie z którym nie używał samochodu do codziennych przejazdów z hotelu do siedziby instytucji, do której się udawał zgodnie z poleceniem służbowym. Korzystał z komunikacji miejskiej. W tym przypadku ryczałt na jazdy lokalne powinien zostać wypłacony temu pracownikowi.

Kwota ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej jest niewystarczająca na dwa przejazdy komunikacją miejską w wielu polskich miastach. Każdemu zaś pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują należności na pokrycie wydatków z tym związanych, w tym m.in. na jazdy lokalne. W konsekwencji na umotywowany wniosek pracownika pracodawca może (często wręcz powinien) wyrazić zgodę na pokrycie rzeczywistych niezbędnych kosztów przejazdów w miejscowości docelowej. Związane jest to z podstawowymi zasadami prawa pracy, zgodnie z którymi pracodawca ponosi koszty pracy, koszty realizacji narzuconych pracownikowi poleceń. A zatem w tych przypadkach, w których zadanie służbowe pociąga za sobą konieczność przejazdów lokalnych, których koszt przekracza wysokość ryczałtu, pracodawca powinien zwrócić faktyczne wydatki poniesione przez pracownika w tym celu. Pracodawca może także wyrazić zgodę na przejazd taksówką ze względu na krótszy czas przejazdu, konieczność przewiezienia materiałów, umożliwienie przejazdu jednocześnie kilku osobom, które razem pojechały w delegację.

Przykład

Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu w delegację. W jedną stronę zawiózł go nasz kierowca (jechał służbowo w tym kierunku) - nie tylko do samej miejscowości docelowej, ale do siedziby instytucji, do której pracownik się udawał. Pracownik wracał już jednak koleją i ponosił koszy dojazdu powrotnego na dworzec kolejowy z siedziby tamtej instytucji. Czy w związku z tym, że jechał z naszym kierowcą (czyli nie ponosił kosztów) w jedną stronę, możemy mu wypłacić połowę ryczałtu na jazdy lokalne?

Przepisy odnoszące się do delegacji krajowych nie przewidują możliwości obniżania ryczałtu na jazdy lokalne. Trzeba w tym przypadku uzyskać od pracownika oświadczenie o tym, czy ponosił koszty jazd lokalnych, i jeżeli tak (co wynika z pytania) - to wypłacić mu pełny ryczałt. Pracodawca może w takich sytuacjach wcześniej wskazać na rozliczenie faktycznych wydatków na przejazdy środkami komunikacji lokalnej na podstawie dokumentów potwierdzających wydatki.

Delegacje zagraniczne

W delegacjach zagranicznych pracownicy mają prawo do dwóch ryczałtów:

1) tzw. dojazdowego w wysokości jednej diety, a w przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, ryczałt przysługuje w wysokości 50% diety (§ 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych); jest to ryczałt przeznaczony na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu (wyróżnione zostały dwie grupy miejscowości, w związku z pobytem, w których pracownik ma prawo do tego świadczenia: miejscowość docelowa oraz każda inna miejscowość niż docelowa, w której pracownik korzystał z noclegu) - a zatem korzystanie z noclegu jako warunek przysługiwania tego ryczałtu przypisany został tylko do miejscowości innej niż docelowa,

2) na przejazdy środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej (§ 17 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

Przykład

Pracownik leci w podróż służbową z Warszawy do Londynu, gdzie nocuje, oczekując na połączenie do Rio de Janeiro. Londyn nie jest miejscowością docelową, ale pracownik nabywa prawo do ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, gdyż korzysta w Londynie z noclegu. Kolejny ryczałt otrzyma w Rio, jako miejscowości docelowej. Przy czym dla nabycia prawa do ryczałtu w Rio nie będzie konieczny nocleg.

Pracownik musi ponosić koszty przejazdów, aby można było mówić o nabyciu prawa do tych świadczeń. Oba ryczałty na przejazdy miejscowe nie przysługują, jeżeli pracownik:

● odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,

● ma zapewnione bezpłatne dojazdy,

● nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty

- § 17 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Wyłączenie prawa do ryczałtów przy odbywaniu podróży samochodem odnosi się zawsze wprost do ryczałtu dojazdowego w wysokości jednej diety. Przy drugim ryczałcie - na przejazdy środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej - należy przyjąć zastrzeżenie, że nie przysługuje wówczas, gdy pracownik odbywa podróż samochodem (lub innym ze wskazanych pojazdów) i ma do dyspozycji ten pojazd.

Przykład

Kierowca odwozi pracownika do Bratysławy i po zakończeniu wykonywania przez pracownika zadań roboczych - trzy dni później - po niego przyjeżdża. Pracownik ten nie nabywa prawa do ryczałtu dojazdowego (nie ma dworca, lotniska itp., do których pracownik dociera). Trudno w tym przypadku przyjąć, że automatycznie pracownikowi nie przysługuje ryczałt na codzienne korzystanie z komunikacji lokalnej, jeżeli zachodzi konieczność codziennych dojazdów. Mimo że podroż służbową odbył samochodem, jednak nie ma go do dyspozycji podczas pobytu w Bratysławie i z tego względu przysługuje mu ryczałt na dojazdy lokalne w wysokości 10% diety za każdą dobę trwania delegacji.

Inaczej jednak by było, gdyby siedziba instytucji, do której pracownik udaje się codziennie w celach służbowych podczas trzydniowego pobytu w Bratysławie, znajdowała się blisko, np. 100 metrów od hotelu, w którym pracownik mieszka. Wtedy nie ma podstaw do wypłaty mu obu ryczałtów. W takiej sytuacji świadczenia te byłyby świadczeniami nienależnymi.

Noclegi

Kilkudniowa podróż służbowa wiąże się z koniecznością noclegów. Ich koszty pokrywa pracodawca.

Delegacje krajowe

Za nocleg podczas podróży krajowej w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety, tj. 600 zł (§ 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ten limit.

Przekroczenie limitu noclegowego musi być uzasadnione, dlatego najlepiej, aby zawsze powiązane było z pisemnym wskazaniem takiego uzasadnienia. Kwota przekroczenia limitu na pokrycie kosztów noclegu nie podlega bowiem opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wówczas, gdy przekroczenie było uzasadnione. Tak wskazuje się np. w interpretacjach organów skarbowych odnoszących się do delegacji zagranicznych, które to jednak można w pełni przenieść na delegację krajową, gdyż rozporządzenie w sprawie podróży służbowych przyjmuje analogiczną konstrukcję odnośnie do przekroczenia tego limitu (np. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 12 września 2007 r., znak ITPB1/415-111/07/IB, czy interpretacja naczelnika Pomorskiego Urzędu Skarbowego z 2 września 2005 r., znak DM/P/415-0041/05/ŁB).

W przypadku nieprzedłożenia przez pracownika dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku noclegowego przysługuje mu ryczałt na nocleg w wysokości 150% diety (45 zł). Świadczenia tego zatrudniony nie może się jednak domagać:

● za czas przejazdu,

● w sytuacji, gdy pracodawca zapewnił mu możliwość bezpłatnego noclegu,

● gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu

- § 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Zapewnieniem bezpłatnego noclegu jest np. umożliwienie korzystania z umeblowanego, w pełni wyposażonego mieszkania, wynajmowanego przez pracodawcę w tym celu. Musi być tu jednak spełniony warunek zapewnienia noclegu przez pracodawcę, w sposób:

● bezpośredni (np. wynajmowane mieszkanie w danej miejscowości, nocleg jest opłacony w cenie konferencji, na którą jedzie pracownik) lub

● pośredni (np. pracownikowi zapewnia nocleg instytucja, do której pracownik udaje się w podróż).

Zapamiętaj!

Fakt noclegu delegowanego pracownika u rodziny, znajomych nie wpływa na zwolnienie pracodawcy z obowiązku wypłaty ryczałtu za nocleg.

Ustawodawca nie uzależnił wypłaty ryczałtu za noclegi od przedstawienia przez pracownika dowodów, że poniósł on rzeczywiście te koszty (wyrok SN z 19 lutego 2007 r., sygn. akt I PK 232/06).

O tym, czy istnieje możliwość codziennego powrotu delegowanego pracownika do miejscowości pobytu stałego lub czasowego, decyduje pracodawca. W praktyce możliwość ta występuje przy nieznacznych odległościach między miejscem stałego pobytu a miejscem wykonywania pracy w delegacji. Pracodawca musi brać przy tym pod uwagę:

● czas codziennych przejazdów (pamiętając o konieczności zapewnienia pracownikowi minimalnych wypoczynków dobowych),

● bezpieczeństwo przejazdów,

● koszty tych przejazdów, które pokrywane będą przez pracodawcę (w niektórych przypadkach mogą być wyższe niż koszty noclegów).

Bardzo ważnym zastrzeżeniem, dotyczącym ryczałtu noclegowego przy delegacjach krajowych (obostrzenia tego nie ma przy delegacjach zagranicznych), jest to, że przysługuje, gdy nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00 (§ 8 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

Przykład

Pracownik dojechał do miejscowości docelowej o godzinie 2.00 nad ranem, co wynika z przedstawionego w rozliczeniu biletu kolejowego. Pracownik nie miał zapewnionego noclegu przez pracodawcę. Czy pracownikowi przysługuje ryczałt za nocleg?

W sytuacji opisanej w pytaniu nie ma podstawy wypłacenia ryczałtu noclegowego temu pracownikowi, gdyż do godz. 7.00 nie było możliwości skorzystania z 6-godzinnego noclegu (licząc czas przypadający od przyjazdu o godzinie 2.00). Wypłacony ryczałt oznaczałby przyznanie świadczenia nieprzewidzianego przez przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, czyli świadczenia niepodlegającego zwolnieniu z obciążeń podatkowo-ubezpieczeniowych.

Delegacje zagraniczne

Za nocleg w trakcie delegacji zagranicznej przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych (§ 16 ust. 1 tego rozporządzenia).

W delegacjach zagranicznych limit nie jest stały, ale przypisany do poszczególnych państw. W jednym tylko przypadku występuje odniesienie do pewnych części kraju, gdzie zakłada się wyższe kwoty maksymalne. Chodzi o USA, gdzie limit dla całego kraju to 200 USD, natomiast dla Waszyngtonu 300 USD, a dla Nowego Jorku 350 USD. We wszystkich pozostałych przypadkach nie ma rozróżnienia na części kraju - limit przewidziany jest dla danego państwa bez wyodrębniania jakichkolwiek jego szczególnych (droższych noclegowo) części.

W uzasadnionych przypadkach (analogicznie jak w odniesieniu do delegacji krajowych) pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów noclegu w wyższej kwocie (§ 16 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Niezbędne jest tutaj udokumentowanie kosztu (wydatku na nocleg). Uzasadnieniem przekroczenia limitu będą np. odbywające się w danym mieście targi bądź duża impreza sportowa czy kulturalna i w konsekwencji brak możliwości znalezienia tańszego noclegu w granicach limitu. Jak wynika z interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 2 października 2008 r., znak IPPB2/415-1034/08-4/SP, za sytuację uzasadniającą przekroczenie limitu uznane zostało to, że zakwaterowanie w danym hotelu umożliwia właściwe wykonanie zadań związanych z wyjazdem służbowym (np. zakwaterowani są tam również pozostali uczestnicy konferencji, co daje możliwość wspólnej pracy).

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg w zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu przypisanego do danego państwa. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu (§ 16 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Nie ma tutaj jednak zastrzeżenia co do minimalnego czasu trwania noclegu.

Zapamiętaj!

Dla obowiązku wypłacenia pracownikowi ryczałtu nie jest konieczne przedstawienie przez niego potwierdzenia ponoszenia kosztów noclegowych. Dokument potwierdzający wydatek jest podstawą rozliczenia faktycznych kosztów noclegu, nie może być wymagany dla wypłaty ryczałtu (w delegacji krajowej i zagranicznej).

Pracownik nie ma prawa do ryczałtu, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia mu bezpłatny nocleg. Podobnie jak w delegacji krajowej, ryczałtu nie pozbawia darmowy nocleg u rodziny czy znajomych.

Rezerwacja noclegów

W przypadku obu rodzajów delegacji (krajowej i zagranicznej) warto pamiętać o wcześniejszym rezerwowaniu noclegów. Odpowiednie postanowienia można wprowadzić do regulacji wewnętrznych. Przykładowy zapis w regulaminie w tym zakresie przedstawia ramka.

Przykład zapisu w regulacjach wewnętrznych:

1) Nocleg w delegacji krajowej i zagranicznej powinien być przez pracownika zarezerwowany przed wyjazdem w podróż służbową. Pracownik przedstawia przełożonemu potwierdzenie rezerwacji zawierające m.in. koszt noclegu wraz z informacją o świadczeniach dodatkowych w ramach opłaty za nocleg (wyżywienie).

2) Odstępstwa od zasady wskazanej w ust. 1 dopuszczalne są ze względu na wysoki stopień skomplikowania lub nagłość wyjazdu.

Rezerwacja pozwala na wcześniejsze określenie rzeczywistych kosztów noclegów i tym samym zapewnienie niezbędnych środków.

Dodatkowe świadczenia w delegacji zagranicznej

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują trzy grupy wydatków przypisanych jedynie do delegacji zagranicznych, a mianowicie koszty:

1) przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kilogramów,

2) leczenia za granicą oraz leków,

3) transportu zwłok do kraju.

Omówienie tych dodatkowych świadczeń przedstawia tabela.

Tabela. Dodatkowe koszty w zagranicznej podróży służbowej

Inne wydatki delegacyjne

Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych wskazuje, że pracownikowi przysługuje zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę za uzasadnione (§ 2 pkt 2 lit. d tego rozporządzenia).

Inne wydatki powinny zostać określone lub uznane przez pracodawcę. Oznacza to, że to pracodawca, a nie pracownik decyduje o tym, czy dany wydatek jest wydatkiem koniecznym i powinien zostać poniesiony.

Przepisy nie wskazują, że pracodawca musi z góry określić, czy dany wydatek jest niezbędny. Dają one możliwości uznania przez pracodawcę również wydatku dokonanego przez pracownika.

Zakwalifikowanie wydatku niewymienionego w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych jako wydatku związanego z podróżą służbową (czyli m.in. wolnego od podatku dochodowego i składek na ubezpieczenia społeczne, jak również rozliczonego w zgodzie z dyscypliną finansów publicznych) musi opierać się na uznaniu, że wydatek ten jest niezbędny i bezpośrednio związany z odbywaniem podróży służbowej. Bezpośrednio zaś za niezbędny uznać można tylko wydatek, bez którego poniesienia zadanie służbowe nie może zostać wykonane i który to wydatek jest wprost powiązany z realizacją danego zadania służbowego w określonym miejscu. Pracodawca przy stwierdzeniu niezbędności dodatkowego wydatku musi stosować kryteria oceny. Jeśli bez poniesienia dodatkowego wydatku zadanie służbowe może być wykonane i nie pociąga to za sobą nieracjonalnych kosztów, wydatek ten nie jest wydatkiem niezbędnym, i jako taki może zostać zakwestionowany przez organy kontrolne.

W przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych zawarty jest przykładowy katalog "innych wydatków". Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Z konstrukcji tego przepisu wywnioskować można, że kryteria niezbędności i bezpośredniości odnoszą się do innych dodatkowych wydatków niż przykładowo wymienione. Nie będzie zatem konieczne wykazywanie przez pracownika, że np. przejazd autostradą był niezbędny, i że była to jedyna możliwość przejazdu. Wykładnia przepisu § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych powinna iść w kierunku uznania, że kryterium niezbędności wydatku zostało przypisane do innych wydatków niż bezpośrednio wymienione w tym przepisie. Wymienienie w katalogu innych wydatków delegacyjnych opłat za parkowanie czy przejazd płatnymi autostradami wskazuje, że opłaty te nie podlegają zaliczeniu do kosztów przejazdu, a do innej kategorii wydatków delegacyjnych. Oznacza to, że nie mogą być traktowane jako część składowa ryczałtu za każdy kilometr przebiegu pojazdu ("kilometrówki"). Zwrot tych kosztów nie będzie podlegał opodatkowaniu (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 9 czerwca 2014 r., sygn. IBPBII/1/415-240/14/BD).

Jednym z najczęściej występujących innych wydatków przy wyjazdach zagranicznych jest opłata wizowa. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z 7 grudnia 2011 r., sygn. akt I SA/Gl 901/11, stwierdził, że opłata za wizę jest wydatkiem koniecznym w zagranicznej podróży służbowej. Tym samym sąd uznał, że: Jeżeli pracownik wykonujący polecenie służbowe pracodawcy zmuszony jest ponieść dodatkowy wydatek związany z wykupieniem wizy niezbędnej do przekroczenia granicy kraju i odbycia podróży służbowej poza jego granicami, to zwrócony delegowanemu pracownikowi przez pracodawcę ww. wydatek korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof.

Innym wydatkiem koniecznym może być np. obowiązkowa opłata miejscowa (klimatyczna) ponoszona przez każdą osobę nocującą w danej miejscowości w obiekcie hotelowym (noclegowym), bilet wstępu na targi, na które udaje się pracownik.

MAREK ROTKIEWICZ

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, autor licznych publikacji prasowych oraz książkowych z tego zakresu, wykładowca, trener

Podstawy prawne

● art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1735)

● art. 5 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 581; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 65)

● § 2, § 4, § 8, § 9, § 16, § 17, § 18, § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)