Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; dalej: k.p.). Zakres oraz sposób naliczania świadczeń za czas podróży służbowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych).

Zarówno z tytułu podróży krajowej, jak i podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

● przejazdów,

● dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

● noclegów,

● innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb

- § 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Katalog świadczeń jest taki sam dla delegacji krajowej, jak i zagranicznej. Jednak w praktyce występują dosyć duże różnice nie tylko w odniesieniu do wysokości poszczególnych świadczeń, ale również w sposobie ich naliczania. Różnice dotyczą też przypadków, kiedy poszczególne świadczenia nie przysługują. Dodatkowo w delegacji zagranicznej występują także świadczenia nieprzewidziane w przepisach odnoszących się do podróży krajowych (np. ryczałt na dojazd z lotniska, dworca, portu morskiego, przewóz bagażu osobistego samolotem).

Diety w delegacji krajowej

Dieta z tytułu delegacji na terenie kraju przeznaczona jest na pokrycie jedynie zwiększonych, a nie pełnych kosztów wyżywienia w czasie wyjazdu. A zatem dieta nie jest wypłacana w celu zapewnienia całkowitego wyżywienia. W przeciwieństwie do diet w delegacjach zagranicznych żadna część diety krajowej nie jest przeznaczona na inne drobne wydatki.

Należności z tytułu diet w delegacji krajowej przysługują pracownikowi w następującej wysokości:

1) jeśli delegacja trwa nie dłużej niż dobę:

● od 8 do 12 godzin - 1/2 diety (15 zł),

● powyżej 12 godzin - dieta w pełnej wysokości (30 zł);

2) jeśli delegacja trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

● do 8 godzin - 1/2 diety (15 zł),

● ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości (30 zł)

- § 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Wysokość diet oblicza się za czas od wyjazdu z miejscowości rozpoczęcia podróży do powrotu do miejscowości zakończenia podróży. Należy przyjąć tutaj czas w sposób ciągły, tzn. nie wydziela się części przeznaczonej na przejazdy i na pobyt oraz nie rozlicza się ich osobno.

Dieta nie przysługuje pracownikowi, jeżeli:

● podróż służbowa trwa krócej niż 8 godzin (§ 7 ust. 2 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie podróży służbowych),

● za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika (§ 7 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych),

● pracownik ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie, przy czym przez całodzienne wyżywienie należy rozumieć co najmniej 3 posiłki (§ 7 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

Zmniejszanie diety o koszt otrzymanego posiłku

Kwotę diety zmniejsza się o koszt otrzymanego w podróży bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

● śniadanie - 25% diety,

● obiad - 50% diety,

● kolacja - 25% diety.

Kwoty zmniejszenia wyrażone w procentach należy odnieść do pełnej, 30-złotowej kwoty diety, a nie jej części uzależnionej od czasu spędzonego w podróży służbowej. Wskazuje na to § 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, w którym wskazano, że "kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia...". W ust. 1 tego paragrafu określona jest zaś pełna kwota diety w wysokości 30 zł. Nie można więc odnosić procentowych pomniejszeń do należnych pracownikowi cząstek diety ze względu na czas przebywania w podróży służbowej.

Przykład

Pracownik jednostki budżetowej 4 kwietnia 2016 r. był w podróży służbowej w godzinach od 8 do 17. Miał zapewniony obiad. W jakiej wysokości będzie przysługiwała mu dieta z tytułu tej podróży?

Jeżeli pracownikowi zapewniony został posiłek w czasie podróży służbowej (w tym także posiłki zapewnione w ramach usługi noclegowej), kwotę diety zmniejsza się odpowiednio o każdy posiłek. Pracownik, o którym mowa w pytaniu, był w podróży służbowej trwającej 9 godzin, a zatem w związku z czasem trwania delegacji przysługuje mu kwota w wysokości 15 zł (50% z 30 zł). Miał jednak zapewniony obiad, a zatem te 15 zł należy obniżyć o 50% liczone z 30 zł (obniżenia liczy się zawsze od pełnej kwoty diety). Osoba ta nie otrzyma zatem diety za czas tego wyjazdu.

Przykład

Pracownica w kwietniu brała udział w jednodniowym kursie. W podróży służbowej przebywała 8 godzin i 20 minut. W ofercie zapisano, że organizator zapewnia lunch. Jak traktować lunch w rozliczeniu diety? Pracownica stwierdziła, że w ramach lunchu były podane dwa dania obiadowe. Czy potrzebne są jakieś oświadczenia pracownika w tej sprawie?

Sięgając do "Słownika języka polskiego" (np. http://sjp.pwn.pl), czytamy, że lunch to lekki posiłek spożywany w porze południowej. Jego charakter zdecydowanie zbliża nas do pojęcia obiadu, zresztą określenia te są stosowane często wymiennie. Raczej nie ma podstaw do kwalifikowania lunchu jako śniadania, które traktuje się jako pierwszy posiłek w ciągu dnia, posiłek spożywany rano. W szczególności nie można potraktować tego posiłku jako śniadania, jeśli z oświadczenia pracownika jasno wynika, że miał charakter obiadu. Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych w § 5 ust. 3 pozwala pobierać od pracowników oświadczenia dotyczące okoliczności mających wpływ na prawo do świadczeń.

Ponieważ pracownik przebywał w podróży służbowej 8 godzin i 20 minut, przysługuje mu dieta w wysokości 15 zł (30 zł × 50%). W związku z tym, że w trakcie delegacji pracownik miał zapewniony lunch, dieta ta powinna zostać obniżona o 15 zł. W konsekwencji pracownikowi z tytułu tego wyjazdu służbowego dieta nie przysługuje.

Zasadę pomniejszania diety pracodawca zobowiązany jest stosować odpowiednio w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie (najczęściej będzie to śniadanie w cenie noclegu).

ZAPAMIĘTAJ!

Każde śniadanie zapewnione w cenie noclegu musi powodować obniżenie diety o 25%.

Pełna dieta wypłacona pomimo zapewnienia pracownikowi śniadania w cenie usługi hotelowej staje się świadczeniem nieprawidłowo naliczonym. Będzie miało ono skutki:

● podatkowo-ubezpieczeniowe, gdyż świadczenia z tytułu podróży służbowych wolne są od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne do wysokości ustalonej na podstawie przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowych,

● w zakresie potencjalnej odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w jednostkach sfery budżetowej,

● dotyczące odpowiedzialności porządkowo-dyscyplinarnej osób dokonujących rozliczeń za niedołożenie należytej staranności przy analizie złożonego przez pracownika rozliczenia delegacji.

Diety w delegacji zagranicznej

Naliczanie diety związane będzie ściśle z czasem trwania delegacji zagranicznej. Czas podróży zagranicznej liczy się od chwili:

● przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju - w przypadku odbywania jej środkami komunikacji lądowej,

● startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju - w przypadku odbywania jej środkami komunikacji lotniczej,

● wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego - w przypadku odbywania jej środkami komunikacji morskiej

- § 12 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Czas podróży służbowej poza granicami kraju rozpoczyna się od chwili przekroczenia granicy polskiej i dlatego ryczałt przysługujący pracownikowi z tytułu takiej podróży nie obejmuje czasu dojazdu do granicy oraz czasu oczekiwania na odprawę celną (wyrok SN z 29 listopada 2000 r., sygn. akt I PKN 108/00).

Ustalanie wysokości diety

Dieta w delegacji zagranicznej przeznaczona jest nie tylko na pokrycie zwiększonych kosztów (jak to miało miejsce w delegacji krajowej), ale pełnych kosztów wyżywienia łącznie z innymi drobnymi wydatkami. Nawet w sytuacji zapewnienia pracownikowi pełnego bezpłatnego wyżywienia powinno zostać mu wypłacone 25% diety przeznaczone na inne drobne wydatki (§ 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). W tym przypadku kwota stanowiąca 25% diety liczona jest od należnej części diety, określonej w zależności od czasu spędzonego w podróży. "Inne drobne wydatki" oznaczają tutaj te wszystkie koszty ponoszone przez pracownika, które trudno jest ująć w zakresie jakichkolwiek rozliczeń (toaleta, szatnia itp.).

Wysokość diety określana jest odrębnie dla każdego państwa, stawki wskazane zostały w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Przepisy przewidują bardzo zróżnicowane stawki diet, w zależności od tego, do którego kraju udaje się pracownik. Zawierają przy tym zastrzeżenie, zgodnie z którym wysokość diety ustala się dla docelowego państwa podróży (§ 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Nie nalicza się zatem diet w wysokości obowiązującej dla państw tranzytowych.

Przykład

Pracownik jedzie w podróż służbową samochodem do Francji przez Niemcy. Nocuje na terenie Niemiec w drodze do miejsca docelowego. Czy w związku z tym noclegiem powinniśmy naliczać diety za czas spędzony na terenie Niemiec w wysokości 49 euro za dobę?

Celem wyjazdu służbowego jest Francja, a zatem od chwili przekroczenia granicy polsko-niemieckiej do chwili ponownego przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju należy naliczyć dietę w wysokości 50 euro za dobę (kwota przypisana w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych dla Francji). Przejazd przez Niemcy nie skutkuje naliczaniem diety za jego czas w wysokości przewidzianej dla Niemiec (49 euro) niezależnie od czasu spędzonego na terenie Niemiec. Nic nie zmienia tutaj fakt, że pracownik nocował na terenie Niemiec. Regulacja określająca wysokość diety dotyczy państwa docelowego.

Natomiast świadczenia noclegowe powiązane są z konkretnym krajem, w którym nocleg ma miejsce.

W tym przypadku zatem limit noclegowy dla wskazanego w pytaniu noclegu należy przyjąć dla Niemiec (150 euro), a nie dla Francji (180 euro).

W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe (§ 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Przy czym pracodawca "może", ale nie "musi", wskazać w takich przypadkach więcej niż jedno państwo docelowe. Przykładowo, jeśli pracownik jedzie na spotkanie do Berlina, a potem do Paryża, to można wskazać dwa państwa docelowe (Niemcy, Francja) albo jedno. W tym drugim przypadku jest to już wybór pracodawcy, przepisy nie przybliżają tego, które z tych państw powinno być uznane za docelowe.

Najlepszym rozwiązaniem jest przyjęcie regulacji wewnętrznej wskazującej, że za takie państwo pracodawca uznaje np. państwo, w którym pracownik spędzić ma podczas podróży najwięcej czasu.

W razie określenia kilku państw docelowych rozporządzenie w sprawie podróży służbowych nie daje żadnych wskazówek, co w takiej sytuacji zrobić z zaokrągleniami diet w zależności od czasu spędzonego w poszczególnych krajach. Może być to istotny problem wówczas, gdy pracownik pojedzie podczas jednego wyjazdu do kilku państw w ciągu jednej doby.

ZAPAMIĘTAJ!

Za państwo lub państwa docelowe w delegacji zagranicznej można uznać tylko te, w których realizowane są zadania służbowe.

Dietę w podróży zagranicznej oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży:

● do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

● ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

● ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego częściowego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

● śniadanie - 15% diety,

● obiad - 30% diety,

● kolacja - 30% diety

- § 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Dotyczy to przede wszystkim tych sytuacji, w których pracownik otrzymuje świadczenie pieniężne na wyżywienie nie tyle bezpośrednio od pracodawcy, ile np. w związku z realizowanym projektem, z udziałem w konferencji międzynarodowym, w ramach którego odbywa podróż. Nie dotyczy to przypadków, w których pracownik ma rozliczane wyżywienie na podstawie rachunków, czyli dokonywany jest przez pracodawcę zwrot faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie. Mowa tutaj raczej o swoistym odpowiedniku diety - ryczałcie przeznaczonym na wyżywienie, którego otrzymanie powoduje wyłączenie prawa do diety (lub jej części - gdy kwota ta jest niższa od diety).

ZAPAMIĘTAJ!

Jeżeli należność pieniężna za wyżywienie jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Tak samo jak przy delegacjach krajowych, w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, regulację dotyczącą pomniejszania diety w związku z zapewnionymi posiłkami stosuje się odpowiednio (§ 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Oznacza to, że należy obniżyć dietę o określony procent w związku z zapewnieniem posiłków w ramach opłaty za nocleg.

Koszty przejazdów

Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych nie różnicuje - delegacji krajowych i zagranicznych - pod względem rozliczania kosztów przejazdów. W obu przypadkach obowiązują jednolite zasady zarówno określania środka transportu przez pracodawcę, jak i rozliczania kosztów. Obecnie obowiązujące przepisy jednolicie traktują kwestie przejazdowe w delegacjach krajowych i zagranicznych. Przy określaniu środka transportu oraz rozliczaniu kosztów przejazdów nie ma różnic (pomijając te wynikające np. z nieuznawania określonych polskich ulg na przejazdy PKP przy przejazdach pociągami w Szwajcarii).

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Może to być transport:

● środkami komunikacji publicznej,

● pojazdem służbowym lub

● pojazdem nienależącym do pracodawcy (nie musi on także być własnością pracownika).

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

ZAPAMIĘTAJ!

Jeżeli pracownik posiada ulgę na dany środek transportu, przy nabywaniu biletu zobowiązany jest z niej skorzystać.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy (§ 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Pojazd używany w podróży nie musi być przy tym własnością pracownika. Pracownik może korzystać z niego np. na podstawie umowy użyczenia. Istota tej regulacji odnosi się do pojazdów niebędących własnością pracodawcy, przez co rozumieć należy każdy pojazd, do którego pracodawca nie ma określonego tytułu prawnego (własność, leasing).

Użytkowanie pojazdu niebędącego własnością pracodawcy

W razie użytkowania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy rozliczenie z pracownikiem opiera się na ryczałcie za każdy kilometr przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka). Stawkę zwrotu za jeden przejechany kilometr ustala pracodawca, będąc związany maksymalną stawką określoną w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Od 14 listopada 2007 r. stawki te wynoszą:

1) dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:

● do 900 cm³ - 0,5214 zł,

● powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,

2) dla motocykla - 0,2302 zł,

3) dla motoroweru - 0,1382 zł

- § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy). Stawka jest taka sama przy wyjeździe krajowym i zagranicznym.

Kwoty wskazane w rozporządzeniu w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy są stawkami maksymalnymi. Przekroczenie ich (tj. wypłata świadczenia przewyższającego to, co wynika z przepisów) spowoduje naruszenie dyscypliny finansów publicznych, jak również trzeba będzie od różnicy pomiędzy kwotą faktycznie wypłaconą a kwotą wskazaną w przepisach powszechnych odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne. Oznacza to, że pracodawcy należący do sfery budżetowej nie mogą - w rozliczeniach z pracownikiem świadczeń z tytułu użytkowania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy w ramach podróży służbowej - zastosować wyższych stawek niż te, które wynikają z rozporządzenia w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, gdyż w odniesieniu do nich bezpośrednio stosuje się przepisy tego rozporządzenia.

Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych, w § 3 ust. 4, stwarza tutaj pewien wyjątek od reguły ścisłego ustalania wysokości świadczeń, pozwalający na określenie niższej kwoty za kilometr przebiegu pojazdu, co nie może być uznane za "zmianę wysokości świadczeń".

Oznacza to, że pracodawca może zastosować niższe stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Oczywiście w takich przypadkach pracownik wnioskujący o zgodę na zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego musi znać te kwoty wcześniej. Dlatego najlepszym rozwiązaniem byłoby zamieszczenie tych niższych stawek w przepisach wewnętrznych jednostki (np. przez wskazanie, że zwrot obejmować będzie 70% kwot wynikających z rozporządzenia w sprawie używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy).

Rozliczanie kilometrówki dokonywane jest na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. W jednostkach sfery budżetowej prowadzenie ewidencji ma na celu prawidłowe rozliczenie się z pracownikiem, tj. wypłatę mu odpowiedniej kwoty za przejazd w delegacji samochodem oraz wykazania, że wypłata nie przekraczała kwot stanowiących maksymalną granicę zwolnienia podatkowego i ubezpieczeniowego.

Uznać należy w związku z tym, że ewidencja powinna zawierać te same cechy co ewidencja stosowana w celu zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu przez przedsiębiorców. W przypadku wyjazdu w podróż służbową modyfikacje ewidencji wynikać będą z jednorazowości rozliczenia. Dane, jakie powinny być zawarte w ewidencji przebiegu pojazdu, przedstawia ramka.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane:

● nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

● numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

● kolejny numer wpisu,

● datę i cel wyjazdu,

● opis trasy (skąd-dokąd),

● liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

● stawkę za 1 km przebiegu,

● kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

● podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane

- art. 16 ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Dla celów rozliczeniowych wystarczające jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu obejmującej dany wyjazd służbowy. Sama ewidencja nie musi być odrębnym dokumentem od rozliczenia podróży służbowej, o ile rozliczenie to zawiera dane wymagane w ewidencji. Wysokość należności z tytułu odbytej podróży należy wyliczyć, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez przyjętą stawkę za 1 km przebiegu pojazdu.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 5 maja 2010 r. (sygn. IBPBII/1/415-248/10/MK) wskazał: Do ustalenia kwoty zwrotu kosztów przejazdu niezbędny jest dokument, z którego będzie wynikało, jaka liczba kilometrów została przejechana. Może nim więc być ewidencja przebiegu, ale też każdy inny dowód, na podstawie którego możliwe będzie ustalenie wysokości kosztów przejazdu dokonanego samochodem pracownika, na którego użycie dla celów służbowych pracodawca wyraził zgodę.

ZAPAMIĘTAJ!

W odniesieniu do podróży służbowej nie należy stosować limitowania liczby przejechanych kilometrów na przestrzeni miesiąca.

W delegacji krajowej pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem (§ 10 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Analogicznej regulacji nie ma w odniesieniu do wyjazdów zagranicznych.

Przejazd na terenie kraju przy wyjeździe w delegację zagraniczną

Ważnym zagadnieniem jest to, w jaki sposób potraktować czas przejazdów na terenie kraju przy wyjeździe w podróż zagraniczną (np. dojazd do granicy polsko-czeskiej oraz powrót, po zakończeniu pobytu na terenie Czech od granicy czesko-polskiej). Czy należy traktować te przejazdy jako dwie odrębne części, czy też rozliczyć je łącznie? Jest to istotne w odniesieniu do diety, gdyż w wielu przypadkach świadczenie to będzie lub nie będzie przysługiwać w zależności od tego, czy części podróży krajowej doda się do siebie, czy też rozliczy oddzielnie. Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych wskazuje w § 21, że w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju przepisy odnoszące się do delegacji krajowych stosuje się odpowiednio do części krajowych wyjazdu. Nie wyjaśnia jednak, jak należy podejść do tego zagadnienia.

W tej sprawie wypowiedzieli się: Główny Inspektorat Pracy, Departament Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, urzędy skarbowe.

Główny Inspektorat Pracy w opinii z 2 lutego. 2009 r. (nr pisma GPP-417-4560-10/09/PE/RP) wskazuje, że w przypadku pracownika wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową, w czasie której w jednej dobie dojeżdża on do granicy państwa, a w innej dobie po zakończeniu podróży zagranicznej wraca z granicy państwa do miejsca ustalonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, odbywa on dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną. Czas zagranicznej podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju. Natomiast czas podróży pracownika obejmujący czas dojazdu do granicy państwa oraz powrotu z granicy do miejsca określonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, przypadające w różnych dobach, należy liczyć odrębnie dla każdej z tych podróży.

We wcześniejszym okresie Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej wyrażało opinię przeciwną (pismo Departamentu Prawa Pracy z 3 lutego 2009 r.). Obecnie jednak się to zmieniło i opinia resortu pracy jest tożsama z opinią PIP (patrz: ramka).

Stanowisko Departamentu Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej z 11 kwietnia 2013 r. w sprawie podróży służbowej w drodze za granicę

Zdaniem Departamentu odcinki podróży krajowej - odpowiednio poprzedzający moment rozpoczęcia podróży zagranicznej i odbywany po przekroczeniu granicy polskiej w drodze powrotnej - należałoby traktować rozdzielnie. Oznaczałoby to, że czas tych podróży nie podlegałby sumowaniu. Rozpoczęcie podróży zagranicznej w chwili przekroczenia granicy polskiej, w ocenie Departamentu, oznacza przerwanie czasu trwania podróży krajowej.

Przykład

Pracownik leci na delegację do Londynu, zadania służbowe kończy w czwartek. Chciałby wziąć urlop na piątek i wrócić do Polski dopiero z końcem weekendu wieczorem. Czy możemy się na to zgodzić - chodzi o kwestie rozliczenia kosztów powrotu?

Tak, jest to możliwe, jednak należy pamiętać o tym, aby wyodrębnić część prywatnego pobytu.

Niekiedy po realizacji celu służbowego, za zgodą pracodawcy, pracownik przedłuża pobyt dla realizacji celów prywatnych. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 2 października 2009 r. (IPPB5/423-414/09--4/JC) wskazał, że w czasie wykonywania zadań służbowych przez pracownika pracodawca pokrywa wszystkie koszty pobytu delegowanego, w tym koszty biletu powrotnego pracownika. Natomiast koszt pobytu prywatnego ponosi w całości pracownik. Przepisy prawa podatkowego nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym.

MAREK ROTKIEWICZ

 prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, autor licznych publikacji prasowych oraz książkowych z tego zakresu, wykładowca, trener

PODSTAWY PRAWNE

● art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1735)

● art. 16 ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 851; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 68)

● § 2, § 3, § 7, § 12, § 13, § 14, § 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)

● § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308)

W kolejnych dodatkach "Kadry i płace w sferze budżetowej" zostaną dokładnie omówione pozostałe świadczenia należne pracownikowi w związku z podróżą służbową: m.in. ryczałt za przejazdy lokalne, zwrot kosztów noclegów, zwrot dodatkowych kosztów ponoszonych w delegacji zagranicznej.