Nie każdy wyjazd pracownika jest podróżą służbową. Aby za taką został uznany, musi spełniać cechy wskazane w art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.), zgodnie z którym podróż służbowa polega na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2008 r. (sygn. akt I PK 208/07), podróż służbowa charakteryzuje się tym, że łącznie spełnia trzy cechy. Jest odbywana:

1) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy,

2) na polecenie pracodawcy,

3) w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Wszystkie te cechy muszą wystąpić razem, a brak jednej z nich wyklucza zakwalifikowanie pracy świadczonej przez pracownika na rzecz pracodawcy jako podróży służbowej.

Pojęcie podróży służbowej

Podróż służbowa to wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się stałe miejsce pracy. Miejscowość jest tutaj najmniejszą "podziałką" delegacyjną. Miejsce pracy pracownika może zostać określone na jeden z trzech sposobów, jako: punkt, obszar, miejsce zmienne (wskazywane przez pracodawcę punkty w ramach uzgodnionego obszaru). Podróż służbowa to wyjazd poza stałe miejsce pracy, a zatem przemieszczanie się w celach służbowych w ramach miejsca pracy nie stanowi delegacji. Nie mogą być za jego czas wypłacone diety i inne należności z tego tytułu określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych).

W uzasadnieniu uchwały z 9 grudnia 2011 r. (sygn. akt II PZP 3/11) Sąd Najwyższy wskazał, że miejsce pracy może być określone punktowo (adresowo). W tym ujęciu miejsce pracy to pewien punkt geograficzny lub konkretny adres, przy czym adresem tym może być (choć nie musi) adres zakładu pracy prowadzonego przez pracodawcę lub adres zamieszkania pracownika (w przypadku telepracownika). Punktowe (adresowe) miejsce pracy właściwe jest dla tych pracowników, którzy wykonują pracę ze swej natury związaną ze stałym miejscem (na przykład robotnicy fabryczni lub pracownicy biurowi). Jeżeli miejscem tym będzie siedziba pracodawcy, to pracownik będzie w podróży służbowej wówczas, gdy na polecenie pracodawcy krótkotrwale wykona pracę poza tą siedzibą. Drugim z dopuszczalnych sposobów określenia miejsca wykonywania pracy w umowie o pracę jest wskazanie pewnego obszaru geograficznego. Takie obszarowe oznaczenie miejsca wykonywania pracy będzie właściwe w odniesieniu do prac, które ze swej natury wymagają ciągłego przemieszczania się, czyli u pracowników mobilnych. Obszar ten musi być tak określony, aby odpowiadał rzeczywistemu terenowi, na którym pracownik przemieszcza się w ramach umówionej pracy. Wreszcie trzecim sposobem umownego określenia miejsca wykonywania pracy jest wskazanie ruchomego (w istocie zmiennego) miejsca pracy. Należy przyjąć, że istotą tak zwanego "ruchomego" (zmiennego) miejsca pracy, odróżniającą go od obszarowego miejsca pracy, jest jego punktowość. Z tym jednak, że punkt ten może być zmieniany. Zakres możliwych zmian w tym względzie - w uzgodnionych granicach - musi być determinowany rodzajem pracy świadczonej przez pracownika oraz naturą działalności prowadzonej przez pracodawcę i związaną z nią rzeczywistą potrzebą gospodarczą. (...) Jeżeli ruchome miejsce pracy zostało właściwie określone w umowie, to stałymi miejscami pracy w rozumieniu art. 77⁵ § 1 k.p. będą wówczas poszczególne, konkretne miejsca, do których (w granicach umowy o pracę i w ramach określonego w niej ruchomego miejsca pracy) pracownik zostaje skierowany w celu stałego świadczenia, umówionego rodzaju pracy. Pracownik taki będzie w podróży służbowej, gdy otrzyma krótkotrwałe zadanie wykonania pracy poza takim stałym miejscem pracy, a także w czasie dojazdu do tego miejsca i powrotu z niego.

ZAPAMIĘTAJ!

Wyjazd na znaczną odległość, ale w ramach danego miasta lub obszarowo zakreślonego miejsca pracy, nie będzie stanowić delegacji.

Podróż służbowa rozpoczyna się po opuszczeniu miejscowości określonej jako miejscowość początkowa, zaś kończy wraz z przyjazdem do miejscowości wskazanej przez pracodawcę jako miejscowość zakończenia podróży. Dojazd w obrębie tej miejscowości - np. na dworzec z mieszkania pracownika - nie jest jeszcze delegacją, a co za tym idzie, nie można rozliczyć kosztów tego dojazdu na zasadzie świadczeń z tytułu podróży służbowej.

Podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy. Stanowić ma ona realizację pracowniczego obowiązku wynikającego ze stosunku pracy. Zgodnie z art. 22 § 1 k.p., przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Przez "kierownictwo pracodawcy" rozumiemy możliwość wydawania wiążących poleceń w zakresie wykonywania pracy.

Celem delegacji jest realizacja zadania służbowego poleconego pracownikowi do wykonania przez pracodawcę. Nie można kwalifikować jako podróży służbowych wyjazdów, których cel nie ma żadnego związku z działalnością jednostki.

Odrębna definicja podróży służbowej kierowców

Przepisy prawa pracy wyróżniają jedną grupę zawodową, w stosunku do której obowiązuje odrębna od kodeksowej definicja podróży służbowej. Są to kierowcy, do których w tym zakresie zastosowanie ma art. 2 pkt 7 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (dalej: ustawa o czasie pracy kierowców). Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 20 maja 2011 r. (sygn. akt II UK 349/10), z przepisów art. 21a oraz art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców wynika, że w przypadku kierowców obowiązuje autonomiczna względem art. 77⁵ k.p. definicja podróży służbowej.

ZAPAMIĘTAJ!

Definicję podróży służbowej zawartą w ustawie o czasie pracy kierowców stosuje się do każdego kierowcy będącego pracownikiem, niezależnie od tego, czy zatrudniony jest w sferze pozabudżetowej czy budżetowej. Nie ma znaczenia również to, jaki pojazd prowadzi - samochód osobowy, busa czy autokar.

Podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

● przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w art. 2 pkt 4 lit. a ustawy o czasie pracy kierowców - czyli poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddział, lub

● wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w art. 2 pkt 4 lit. a ustawy o czasie pracy kierowców, w celu wykonania przewozu drogowego.

To odrębne pojęcie podróży służbowej odnosi się tylko do kierowców, a więc pracowników zatrudnionych na stanowisku pracy kierowcy (gdzie rodzaj pracy określono jako praca kierowcy).

Przykład

Pracownik zatrudniony na stanowisku administracyjnym ma wpisane w zakresie obowiązków służbowych m.in. prowadzenie pojazdu. W odniesieniu do tej osoby należy stosować definicję podróży służbowej wynikającą z przepisów k.p., a nie ustawy o czasie pracy kierowców. Będzie tak nawet wówczas, gdy osoba ta będzie bardzo często kierować pojazdem służbowym.

Różnica pomiędzy konstrukcją delegacji kierowcy w stosunku do wyjazdów innego pracownika sprowadza się do tego, że w przypadku kierowców wyznacznikiem nie jest wyjazd poza stałe miejsce pracy, ale poza miejscowość, w której pracodawca prowadzi działalność. Nie ma znaczenia zatem to, w jaki sposób określimy miejsce pracy kierowcy - jako miejscowość czy np. obszar województwa. Zawsze wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, stanowić będzie, dla pracownika na stanowisku kierowcy, podróż służbową. Przykładowo, jeżeli kierowca zatrudniony w starostwie powiatowym będzie miał określony, jako miejsce pracy, obszar powiatu, to każdy wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba starostwa, będzie dla tego kierowcy podróżą służbową.

Polecenie wyjazdu w podróż służbową

Wyjazd służbowy jest realizacją polecenia wydanego pracownikowi. Przepisy prawa pracy nie narzucają konieczności wydawania poleceń wyjazdu w delegacje w formie pisemnej. Taka forma polecenia jest jednak niezbędna w celach dokumentacyjnych.

W wyroku z 26 stycznia 2007 r. (sygn. akt I SA/Wr 1332/06) Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu wskazał, że powierzenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania. Takim dokumentem najczęściej jest polecenie wyjazdu służbowego (delegacja). Stosowanie takiej formy polecenia jest najlepszym rozwiązaniem. Stanowi ono - przy założeniu prawidłowego i przemyślanego określenia poszczególnych informacji w nim zawartych - podstawę kwalifikowania rozliczeń delegacji jako mających oparcie w definicji podróży służbowej.

Treść polecenia wyjazdu

W poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się wszystkie informacje związane z wyjazdem, niezbędne zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy - do celów rozliczeniowych (patrz: tabela). Poza oznaczeniem pracownika, przede wszystkim należy w nim określić:

● cel wyjazdu,

● miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,

● termin wyjazdu,

● czas, na jaki opiewa delegacja,

● środek transportu.

Tabela. Informacje określone w poleceniu wyjazdu służbowego

Przykład

Pracownik spędza weekend u rodziny w Poznaniu. W poniedziałek ma być w delegacji w Szczecinie. Osoba ta mieszka i pracuje w Warszawie. Czy w tej sytuacji w poleceniu wyjazdu służbowego możemy jako miejscowość rozpoczęcia podróży wskazać Poznań?

Moim zdaniem, pracodawca może w takim przypadku wskazać Poznań jako miejscowość rozpoczęcia podróży służbowej pracownika. Jednak, aby pracodawca miał podstawę do tego, niezbędne jest pisemne oświadczenie pracownika, że będzie wyjeżdżał w podróż służbową z Poznania. Co do zasady, pracodawca nie może wyznaczać w delegacji jako początkowych innych miejscowości niż miejscowość pracy lub zamieszkania pracownika. Jeżeli jest to inne miejsce, należy mieć do tego uzasadnienie. Skoro jednak pracodawca w tym przypadku wie o weekendowych odwiedzinach rodziny przez jego podwładnego, to najprawdopodobniej został o tym poinformowany przez pracownika w związku ze zlecaną delegacją (sam pracodawca nie może domagać się podawania danych o miejscu przebywania zatrudnionych osób). Nie będzie zatem także problemu z uzyskaniem od pracownika pisemnego oświadczenia. Pracodawca musi mieć bowiem dowód uzasadniający wskazanie Poznania jako miejscowości rozpoczęcia delegacji pracownika stale mieszkającego i pracującego w Warszawie.

Na poleceniu wyjazdu ponadto należy umieścić informację dotyczącą:

● tego, czy pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów podróży, i jeśli tak, to w jakiej kwocie (fakt otrzymania zaliczki pracownik powinien pokwitować swoim podpisem), oraz

● terminu rozliczenia się pracownika z delegacji wraz z zobowiązaniem się pracownika do rozliczenia w tym terminie udzielonej mu zaliczki.

Zaliczka na wydatki związane z podróżą

Ważnym działaniem dokonywanym przed rozpoczęciem delegacji jest przyznanie i wypłata pracownikowi zaliczki. Związane jest to z tym, że niekiedy podróż służbowa pociąga za sobą bardzo duże wydatki. Polecenie wyjazdu nie może zaś prowadzić do przeniesienia na pracownika obowiązku swoistego kredytowania pracodawcy. A tak byłoby przy niewypłacaniu zaliczek.

Zaliczka wypłacana jest w delegacji:

● krajowej - na wniosek pracownika (§ 11 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych),

● zagranicznej - bez oczekiwania na wniosek pracownika (pracodawca przy wyjeździe zagranicznym zobowiązany jest do wypłaty zaliczki, co wynika z użytego w § 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych określenia pracownik otrzymuje zaliczkę).

Wypłacenie pracownikowi zaliczki powinno zostać wskazane na druku polecenia wyjazdu w podróż służbową i pokwitowane przez pracownika.

Przykład

Pracodawca odmówił wypłaty zaliczki pracownikowi udającemu się w delegację krajową, gdyż pracownik nie złożył wniosku o jej przyznanie w formie pisemnej. Czy to dopuszczalne?

Wniosek pracownika o wypłatę zaliczki nie musi przybierać żadnej sformalizowanej formy. Wniosek ustny pracownika jest dla pracodawcy wiążący. Natomiast formę złożenia wniosku o zaliczkę można doprecyzować w wewnętrznej procedurze dotyczącej organizacji podróży służbowych i ich rozliczania, np. poprzez wskazanie, że wniosek o zaliczkę składany jest przez wypełnienie odpowiedniej rubryki w stosowanym w jednostce wzorze polecenia wyjazdu służbowego. Nawet jednak gdy w jednostce wskazano na takie - pisemne - zasady składania wniosków, nie można jednak odmówić wypłaty zaliczki z tego powodu, że pracownik nie przedstawił wniosku pisemnego, a poprosił o zaliczkę ustnie. Jednak wypłata zaliczki powinna zostać potwierdzona (także kwitowana przez pracownika) w formie pisemnej.

Zaliczka na niezbędne koszty wypłacana jest w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów podróży. Oznacza to, że kwota udzielanej zaliczki powinna odpowiadać wszystkim znanym w chwili jej udzielania kosztom delegacji, takim jak: koszty przejazdu, noclegów, jazd lokalnych i ewentualnie innych wydatków ponoszonych przez pracownika. Uważam, że powinna obejmować również kwotę diet. Ostateczną kwotę należności związanych z podróżą służbową określić będzie można jednak po zakończeniu podróży i przedstawieniu przez pracownika rozliczenia.

ZAPAMIĘTAJ!

Zaliczka może być wypłacona w formie gotówkowej albo w formie przelewu. Za udzielenie zaliczki należy uznać również udostępnienie pracownikowi możliwości korzystania ze służbowej karty kredytowej lub płatniczej.

W delegacji zagranicznej zaliczka wypłacana jest w walucie obcej. Za zgodą pracownika zaliczka w takiej delegacji może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych, określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki (§ 20 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Jednak nie można pracownikowi narzucić takiego rozwiązania.

MAREK ROTKIEWICZ

 prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, autor licznych publikacji prasowych oraz książkowych z tego zakresu, wykładowca, trener

PODSTAWY PRAWNE

● art. 22, art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1735)

● art. 2 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 1155; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 567)

● § 11, § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)

W kolejnych dodatkach "Kadry i płace w sferze budżetowej" dokładnie omówimy:

w świadczenia należne pracownikowi w związku z podróżą służbową,

w zagadnienia związane z rozliczaniem delegacji służbowej.