Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, dalej k.p.). Jeżeli pracownikowi zostanie wypłacona dieta za wyjazd, który nie będzie podróżą służbową, to nie będzie to dieta w rozumieniu przepisów rozporządzenia o podróżach służbowych, a zatem nie będzie zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych, a także z obowiązku naliczenia od jej kwoty składek ZUS.

Aby można było mówić o podróży służbowej, wyjazd musi spełniać następujące warunki:

● odbywać się na polecenie pracodawcy,

● jego celem musi być wykonanie zadania służbowego,

● miejsce wykonywania zadania służbowego musi się znajdować poza miejscowością, w której jest stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Polecenie wyjazdu

Podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy, które najczęściej ma formę pisemną. Skoro podróż służbowa jest wyjazdem na polecenie pracodawcy, to pewne wyjazdy nie mogą zostać uznane za delegacje.

Przykład

Pracodawca zawarł z pracownikiem porozumienie, na podstawie którego pracownik zgodził się przez okres 2 miesięcy świadczyć pracę w innej miejscowości, za co pracodawca przyznał mu dodatek miesięczny.

W tym przypadku wyjazdy do tej miejscowości nie stanowią podróży służbowych. Pracownik, który zawiera z pracodawcą porozumienie dotyczące świadczenia przez pewien okres pracy w innym niż stałe miejscu, pozbawia się jednocześnie prawa do świadczeń z tytułu podróży służbowej. Sąd Najwyższy podkreślił to m.in. w wyroku z 20 lutego 2007 r. (II PK 165/06, OSNP 2008/7-8/97, patrz: www.ekspert3.inforlex.pl). W uzasadnieniu tego wyroku Sąd Najwyższy stwierdził, że z przepisów regulujących podróż służbową nie wynika zakaz delegowania pracownika do innej miejscowości, który nie ma charakteru podróży służbowej. W szczególności takim, niebędącym podróżą służbową, delegowaniem jest właśnie podjęcie się przez pracownika odbycia podróży połączonej z wykonaniem określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą.

Przepisy prawa pracy nie określają bezpośrednio maksymalnego czasu trwania delegacji. Powszechnie przyjmuje się jednak, że wyjazd w delegację stanowi wyjątkowe i incydentalne zjawisko wśród pracowniczych obowiązków. Jest zatem pewnym odstępstwem od zobowiązania pracownika do świadczenia pracy w określonym miejscu, a jako odstępstwo nie może trwać zbyt długo. W praktyce przez analogię przyjmuje się, że delegacja może trwać maksymalnie 3 miesiące (art. 42 § 4 k.p. - przepis ten dotyczy możliwości czasowego powierzenia innej pracy niż wynikająca z umowy o pracę, a nie tej samej pracy, ale w innym miejscu). Co prawda dyskusyjne jest bezpośrednie zastosowanie tego przepisu do delegacji, ale wynika z niego, jaką ustawodawca dopuszcza długość odstępstwa od ustalonych w umowie zasad.

Skoro pracodawca nie może narzucać wyjazdów delegacyjnych trwających powyżej 3 miesięcy, to należy uznać, że dłuższy wyjazd odbywa się za zgodą pracownika. Samo więc udanie się w 4- czy 5-miesięczną delegację może zostać uznane za zgodę na czasową zmianę miejsca pracy. W konsekwencji wyjazd ten nie będzie mógł być traktowany jako delegacja.

Podróż służbowa co do zasady nie może trwać dłużej niż 3 miesiące.

Sąd Najwyższy w wyroku z 10 maja 2012 r. (II PK 223/11, OSNP 2013/7-8/79, patrz: www.ekspert3.inforlex.pl) uznał, że jeżeli nie doszło do polecenia wyjazdu służbowego przez pracodawcę ani nawet ustnego uzgodnienia służbowego wyjazdu, to wyjazdu pracownika nie można uznać za podróż służbową.

Zadanie służbowe

Zakres pojęciowy zadania służbowego, które powinno być celem podróży służbowej, nie dotyczy jedynie zakresu obowiązków pracownika. Wyjazd służbowy może być też związany z realizacją innych czynności na rzecz pracodawcy.

Za podróż służbową nie można w całości traktować wyjazdu, który tylko w części jest skierowany na realizację zadania służbowego, a w części stanowi ukrytą nagrodę dla pracownika.

Przykład

Pracownik ma się spotkać w poniedziałek w Pradze z kontrahentem. Pracodawca wpisał w poleceniu wyjazdu służbowego wylot już w czwartek. Jeśli pracownik nie miał do wykonania w Pradze innych czynności, to pobyt od czwartku nie jest niczym uzasadniony. Rozliczenie świadczeń delegacyjnych (diety, zwrot kosztów noclegów) za okres od czwartku do niedzieli (można uznać, że pracownik przylatuje na spotkanie dzień wcześniej) powinno być zakwestionowane przez organ kontrolny. Ten okres nie wiąże się bowiem z wykonywaniem zadania służbowego.

Wyjazd poza miejsce pracy

Podróżą służbową jest wyjazd poza stałe miejsce pracy. Definicja podróży służbowej w Kodeksie pracy, zgodnie z którą jest to wyjazd "poza miejscowość, w której znajduje się stałe miejsce pracy lub w której znajduje się siedziba pracodawcy", nie oznacza, że delegacja to wyjazd zarówno poza stałe miejsce pracy, jak i poza siedzibę pracodawcy. Decydujące znaczenie ma uzgodnione przez strony w umowie o pracę stałe miejsce wykonywania pracy.

Przykład

Pracownik pracuje w oddziale firmy we Wrocławiu mającej siedzibę w Warszawie. Wyjazd z Wrocławia do Warszawy na naradę jest podróżą służbową, gdyż pracownik jedzie (w celu służbowym) poza swoje stałe miejsce pracy.

Podróżą służbową nie jest:

● podróż do i w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy,

● podróż do i w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, jeżeli miejscowość ta jest miejscem pracy pracownika.

Dany wyjazd będzie stanowić delegację lub nie w zależności od tego, w jaki sposób pracodawca i pracownik uregulują miejsce pracy w umowie o pracę. Miejsce pracy może być określone węziej lub szerzej, ale zawsze musi odpowiadać rzeczywistemu zakresowi "geograficznemu", w którym pracownik realizuje swoje zwykłe, powtarzalne czynności.

Przykład

Pracownik jedzie na polecenie pracodawcy ze Szczecina do Koszalina. Jeśli jego miejscem pracy jest Szczecin, wyjazd ten stanowi podróż służbową, za którą otrzyma diety i zwrot kosztów. Jeżeli zaś jego miejscem pracy jest obszar województwa zachodniopomorskiego, to wyjazd ten nie będzie stanowił podróży służbowej. Pracownikowi nie będą przysługiwać więc w związku z jego odbyciem świadczenia delegacyjne.

Z rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych wynika, że podróżą jest również wykonywanie zadania w miejscowości zamieszkania pracownika, jeżeli nie pokrywa się ona z miejscem jego pracy.

Przykład

Pracownik pracuje w Szczecinie, a mieszka w Stargardzie Szczecińskim. Pracodawca polecił mu we wtorek zawiezienie dokumentów do kontrahenta ze Stargardu.

Przejazdy pracownika należy potraktować następująco:

● przejazd ze Stargardu Szczecińskiego do Szczecina - dojazd do pracy,

● przejazd na trasie Szczecin-Stargard Szczeciński-Szczecin - podróż służbowa,

● przejazd ze Szczecina do Stargardu Szczecińskiego - powrót do miejsca zamieszkania.

W takim przypadku następuje jedynie nieco inne naliczenie świadczeń (za czas takiego wyjazdu nie będą przysługiwały dieta i świadczenia noclegowe), ale należy go traktować jako delegację. Tym samym pracownikowi przede wszystkim powinien zostać rozliczony koszt przejazdu oraz ryczałt (koszt) jazd lokalnych.

Dla kierowców nieco inaczej

Odrębną definicję podróży służbowej zawarto w art. 2 pkt 7 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy:

● przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały lub

● wyjazdu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddział w celu wykonania przewozu drogowego.

Podróż służbowa kierowcy nie jest wyjazdem poza stałe miejsce pracy tej osoby, ale poza miejscowość, w której funkcjonuje zakład pracy. Nie ma zatem znaczenia, w jaki sposób zostanie określone miejsce pracy kierowcy - jako miejscowość czy np. obszar województwa.

Zawsze wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się np. siedziba pracodawcy, będzie stanowić delegację. Nie oznacza to, że w każdym przypadku kierowca będzie otrzymywał z tego tytułu jakieś świadczenia.

Przykład

Kierowca, który ma określone miejsce pracy jako teren starostwa powiatowego Legionowo, często wyjeżdża poza miejscowość, w której znajduje się siedziba władz powiatu. Każdy taki wyjazd poza Legionowo, nawet krótkotrwały, oznacza w przypadku tego kierowcy podróż służbową. Określenie miejsca pracy tej osoby jako obszaru powiatu Legionowo nic w tym zakresie nie zmienia.

Przy wyjazdach (krajowych) trwających poniżej 8 godzin kierowca nie nabędzie prawa do diety. Pracodawca nie ponosi też w przypadku kierowców kosztów przejazdu ani przejazdów lokalnych.

Kierowcą w rozumieniu przepisów ustawy o czasie pracy kierowców jest pracownik zatrudniony na stanowisku kierowcy. Tylko do takiego pracownika stosujemy odrębną definicję podróży służbowej.

Również Główny Inspektor Pracy uznał, że przestrzeganie przepisów o czasie pracy kierowców będzie sprawdzał tylko w odniesieniu do osób zatrudnionych na stanowiskach kierowców. Jak stwierdził Departament Prawny GIP (pismo z 11 sierpnia 2008 r., nr GPP-302-4560-609/08/PE) (...) inspektor pracy dokonujący czynności nadzorczo-kontrolnych w zakresie przepisów o czasie pracy weryfikuje zgodność organizacji czasu pracy ze szczególnymi rozwiązaniami z ustawy o czasie pracy kierowców tylko wtedy, jeżeli strony stosunku pracy wspólnie uzgodniły taki właśnie charakter zatrudnienia. Inspektor pracy nie ma przy tym uprawnień do wyręczania stron stosunku pracy w tym zakresie. Jeżeli zatem strony stosunku pracy ustalą, że pracownik będzie wykonywał pracę w charakterze magazyniera, w rzeczywistości jednak - w ocenie pracownika - charakter jego zatrudnienia bardziej mu przypomina kierowcę, ewentualne roszczenia pracownika mogą być dochodzone wyłącznie przed sądem pracy np. w drodze powództwa o ustalenie charakteru zatrudnienia (...).

MAREK ROTKIEWICZ

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 8, art. 42 § 4, art. 77⁵, art. 178 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94, ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 1028),

● rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r. poz. 167),

● art. 21 ust. 1 pkt 16, pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. DzU z 2012 r. poz. 361, ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 1387),

● § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106, ost. zm. DzU z 2010 r. nr 127, poz. 860),

● art. 2 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (j.t. DzU z 2012 r. poz. 1155, ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 567),

● § 3 pkt 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281, ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 1359),

● § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271, ost. zm. DzU z 2011 r. nr 61, poz. 308).