Koszty podróży służbowych w jednostkach sektora publicznego

Wstęp

Realizacja zadań obowiązkowych jednostek organizacyjnych sektora finansów publicznych wymaga odbywania przez pracowników tych jednostek podróży służbowych. Ponieważ wydatki tych jednostek muszą być ponoszone przede wszystkim zgodnie z obowiązującym prawem, istotne jest, aby pracownicy znali zasady ustalania ponoszonych w związku z tym kosztów. Znajomość zasad obliczania należności z tytułu podróży służbowych krajowych i zagranicznych jest wymagana od wszystkich pracowników jednostek sektora finansów publicznych:

• odbywających podróże służbowe,
• zobowiązanych do kontrolowania pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym związanych z tym kosztów,
• uprawnionych do przeprowadzania kontroli wstępnej prawidłowości operacji gospodarczych i finansowych,
• uprawnionych do wydawania dyspozycji środkami pieniężnymi,
• odpowiedzialnych za kwalifikowanie wydatków budżetowych do odpowiednich podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków.

W Poradniku omówiono podstawowe zasady uznawania zadań wykonywanych przez pracowników jednostki poza jej siedzibą za podróż służbową. Z Poradnika można się dowiedzieć m.in.:

• jak odróżnić koszty podróży służbowych od kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników i kosztów bieżącej działalności,
• jak prawidłowo ustalić miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej i zagranicznej oraz termin jej odbycia,
• w jakich okolicznościach pracownik powinien odmówić wykonania polecenia służbowego udania się w podróż,
• czy pracownik może odmówić odbycia podróży służbowej własnym pojazdem,
• jak obliczać diety i potrącenia z diet oraz ryczałty na dojazdy,
• jak ustalać należności za noclegi, w tym kiedy można takie wydatki pokryć z przekroczeniem określonego przepisami limitu,
• jak dokumentować poniesione wydatki i kiedy nie można zwrócić wydatków deklarowanych przez pracownika na podstawie złożonego przez niego oświadczenia,
• jak do kosztów podróży służbowych stosować przepisy wymagające, aby wydatki publiczne były ponoszone w sposób oszczędny, celowy i gospodarny,
• jakie są zasady sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych służących do rozliczania kosztów podróży służbowych (polecenie wyjazdu służbowego, wniosek o zaliczkę, rachunek kosztów podróży służbowej, karta drogowa, miesięczne rozliczenie kosztów zużycia paliwa),
• jak rozliczać koszty poniesione w walutach obcych,
• jak ujmować operacje gospodarcze i finansowe związane z podróżami służbowymi w księgach rachunkowych,
• jak stosować klasyfikację budżetową wydatków.

Wszystkie uregulowania zawarte w Kodeksie pracy, rozporządzeniu o podróżach służbowych i innych przepisach szczególnych zostały omówione na ponad 100 przykładach z praktyki jednostek sektora finansów publicznych. W Poradniku znalazły się m.in. odpowiedzi na pytania zadawane przez pracowników służb księgowo-finansowych na forach tematycznych i w mediach społecznościowych.

Dopełnieniem Poradnika jest ZESTAW ZADAŃ wraz z prawidłowymi rozwiązaniami. Za ich pomocą można sprawdzić umiejętności pracowników w zakresie rozliczania kosztów podróży służbowych krajowych i zagranicznych.

Dodatkowo można skorzystać z dołączonej do PORADNIKA e-Ściągi księgowego: Wskaźniki dotyczące podróży służbowych.

1. Podróż służbowa

Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; dalej: k.p.).

Podróż służbowa oznacza, że pracownik wykonuje zadania służbowe:

• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub
• poza stałym miejscem pracy.

Wskazówek co do miejsca pracy pracownika należy szukać w zawartej przez niego umowie o pracę. Dla większości pracowników sektora publicznego, wykonujących pracę o charakterze biurowym, ich stałym miejscem pracy jest siedziba pracodawcy (adres). Podobnie jest z pracownikami obsługi i pracownikami produkcyjnymi, zatrudnionymi w jednostkach budżetowych, samorządowych zakładach budżetowych czy różnych jednostkach sektora publicznego posiadających osobowość prawną, których stałym miejscem pracy jest siedziba zakładu (jednostki). Wyjątkowo stałym miejscem pracy pracownika może być:

• inna miejscowość niż ta, w której znajduje się siedziba jednostki, np. gdy w jego umowie o pracę z jednostką X wskazany jest oddział (filia), znajdujący się w miejscowości Y, jako miejsce świadczenia pracy przez tę osobę,
• pewien określony obszar (np. gmina, powiat, województwo) w przypadku pracowników, których praca związana jest z ciągłym przemieszczaniem się - w jednostkach sektora finansów publicznych są to głównie pracownicy obsługi, np. zaopatrzeniowcy.

 

Przykład 1

W umowie o pracę pracownika zatrudnionego na stanowisku referenta w księgowości zapisano, że jego stałym miejscem pracy jest urząd gminy w X. W przypadku tego pracownika wyjazdem służbowym jest wyjazd poza granice miejscowości X.

 

Przykład 2

W urzędzie miejskim są zatrudnieni pracownicy komórki kontroli wewnętrznej. Ich praca polega na kontrolowaniu podległych gminie miejskiej jednostek organizacyjnych. W umowach o pracę jako miejsce pracy pracowników tej komórki jest wskazany urząd miejski w X. Kiedy wykonują czynności kontrolne, czasowo przebywają w siedzibach podległych jednostek organizacyjnych miasta. Ponieważ wszystkie te jednostki mają siedziby w granicach administracyjnych miasta X, osoby te, wykonując czynności kontrolne, nie przebywają w podróży służbowej, mimo że faktycznie wykonują pracę poza urzędem miejskim.

 

Przykład 3

Zgodnie z umową o pracę bibliotekarka została zatrudniona w bibliotece gminnej w X, z tym że stałym miejscem świadczenia pracy jest dla niej filia tej biblioteki, znajdująca się w miejscowości Y. Tak więc podróżą służbową dla tej bibliotekarki będą wyjazdy poza miejscowość Y.

 

Przykład 4

Sekretarka szkoły jest zatrudniona w szkole gminnej położonej w miejscowości X (szkoła ta jest wskazana jako jej stałe miejsce pracy). Kilkanaście razy w miesiącu przewozi dokumenty szkolne do centrum usług wspólnych (CUW), które znajduje się w sąsiedniej miejscowości. Wyjazdy te stanowią podróże służbowe, w rozumieniu art. 77⁵ k.p.

 

Przykład 5

W umowie o pracę kierowcy samochodu osobowego, zatrudnionego w urzędzie marszałkowskim w miejscowości X, wpisano, że miejscem jego pracy jest województwo X. W efekcie podróże odbywane na terenie województwa X dla tego kierowcy nie są podróżami służbowymi. Jednak jeśli kierowca ten zostanie wysłany do miejscowości znajdującej się poza województwem X, taki wyjazd będzie podróżą służbową.

 

Aby wyjazd mógł być uznany za podróż służbową, muszą być spełnione łącznie trzy warunki, określone w art. 77⁵ § 1 k.p.:

• warunek 1 - przebywanie poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy,
• warunek 2 - wykonywanie zadania służbowego,
• warunek 3 - odbycie wyjazdu na polecenie pracodawcy.

 

Przykład 6

Pracownica sekretariatu jednostki została wysłana na drugi koniec miasta po odbiór dokumentacji. Wyjazd odbył się środkami komunikacji miejskiej (tramwaj, autobus). Trwał ponad 4 godziny. Czy taki wyjazd liczy się jako podróż służbowa? Czy pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty biletów? Czy ze względu na przewóz ciężkich dokumentów wyjazd taki można odbyć taksówką?

 

Nie, przejazd opisany w przykładzie nie może być uznany za podróż służbową. Jest tak ze względu na to, że mimo iż był wykonany na polecenie pracodawcy w celu przewiezienia dokumentacji, pracownica nie opuściła miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, wskazanej jako jej miejsce pracy. Ponieważ jednak wykonywała zadanie polegające na przewozie dokumentów na polecenie pracodawcy, koszty realizacji tego zadania obciążają pracodawcę. Tak więc pracodawca, polecając jej wykonanie tego zadania, powinien zadecydować, jakim środkiem transportu będzie ono wykonane, i pokryć związane z tym koszty. W przypadku konieczności przewiezienia dokumentów o znacznym ciężarze pracodawca może uznać za uzasadnione użycie pojazdu służbowego jednostki albo taksówki. Generalnie należało to ustalić przed wyjściem z jednostki. Co do sposobu pokrycia kosztów takiego wyjazdu, praktyka stosowana przez jednostki bywa różna. Koszty może ponosić pracownik ze środków własnych lub z zaliczki i rozliczać je bezpośrednio po powrocie na podstawie dowodów ich poniesienia (np. paragonu wydanego przez taksówkarza, skasowanych biletów komunikacji miejskiej). Niektóre jednostki zakupują w tym celu bilety komunikacji miejskiej. Następnie wydają je pracownikom, którzy mają wykonywać zadania na terenie miasta będącego siedzibą jednostki. Koszty takich jazd mogą być też rozliczane ryczałtowo, na podstawie umów zawieranych z pracownikami jednostki na używanie ich pojazdów do celów służbowych w jazdach lokalnych.

 

Dla uznania wyjazdu za podróż służbową nie ma znaczenia krótki czas przebywania w tej podróży. Ma on jedynie znaczenie dla obliczania kosztów, jakie pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi w związku z odbyciem przez niego podróży służbowej, których ustalenie lub wysokość są uzależnione od czasu trwania tej podróży.

 

Przykład 7

Pracownik wyjechał rano do miasta odległego o 40 km od miejscowości, w której znajduje się samorządowa jednostka budżetowa. Celem jego podróży było uzupełnienie dokumentacji załączonej do wniosku o dofinansowanie inwestycji ze środków europejskich. Sprawę udało się załatwić w ciągu 4 godzin. Po ich upływie pracownik wrócił do jednostki. Czy tak krótki wyjazd należy uznać za podróż służbową?

 

Tak, taki wyjazd jest podróżą służbową. Są spełnione łącznie trzy warunki określone w art. 77⁵ § 1 k.p. Pracownik przebywał poza miejscowością, w której jest siedziba jednostki. Wykonywał zadanie polegające na dostarczeniu dokumentacji. Zadanie to wykonywał na polecenie kierownika jednostki.

 

1.1. Wykonywanie polecenia służbowego

Za podróż służbową uznaje się podróż odbywaną w celu wykonania zadania służbowego na polecenie pracodawcy. Pracownik ma obowiązek wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w czasie i miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (art. 22 § 1 k.p.). Pracownik jest zobowiązany stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 § 1 k.p.). Polecenia przełożonych spełniają podane warunki, jeśli:

• dotyczą pracy i odpowiadają jej rodzajowi,
• nie są sprzeczne z obowiązującymi przepisami.

To, czy polecenia wydane przez przełożonych dotyczą pracy i odpowiadają jej rodzajowi, ustala się na podstawie postanowień umowy o pracę oraz postanowień:

• regulaminu organizacyjnego jednostki i/lub
• zakresu czynności (zakresu praw i obowiązków pracownika).

Nie mieszczą się w tym zakresie polecenia dotyczące wykonania czynności na rzecz przełożonych, związane z ich sprawami osobistymi.

 

Przykład 8

Nie mieszczą się w definicji polecenia służbowego (a co za tym idzie - nie są podróżą służbową) np. wyjazdy w celu:

• odwiezienia członków rodziny przełożonego do i ze szkoły, na wakacje i z wakacji,

• załatwiania spraw przełożonego (robienie zakupów, załatwianie spraw urzędowych, wożenie rzeczy do pralni itp.),

• odwożenia przełożonego (członków jego rodziny) po spożyciu alkoholu do domu,

• odprowadzenia prywatnego samochodu przełożonego pod wskazany adres, do/z naprawy.

 

Poza tym pracownik nie powinien wykonywać poleceń służbowych sprzecznych z obowiązującymi przepisami albo których wykonanie może prowadzić do naruszenia prawa. Dotyczy to także braku obowiązku wykonywania poleceń, których pracodawca zgodnie z obowiązującym prawem nie może pracownikowi wydać.

 

Przykład 9

Pracownik powinien odmówić kierowania pojazdami służbowymi jednostki, jeśli nie ma prawa jazdy odpowiedniej kategorii.

 

Przykład 10

Pracownik powinien odmówić prowadzenia pojazdu w delegacji służbowej, jeśli w czasie wolnym od pracy spożywał alkohol i w czasie wyznaczonym na podróż służbową nadal pozostaje pod jego wpływem.

 

Przykład 11

Pracownik powinien odmówić podróży służbowej pojazdem jednostki, który nie jest w pełni sprawny.

 

Przykład 12

Pracodawca nie może nakazać pracownikowi odbycia podróży służbowej pojazdem pracownika.

 

Obowiązki związane z pracą mogą dotyczyć także wykonania różnych czynności nakazanych przez prawo pracy. Zalicza się do nich obowiązkowe:

• badania lekarskie przed przystąpieniem do pracy na danym stanowisku i badania okresowe w trakcie trwania stosunku pracy,
• szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.

 

Przykład 13

Jednostka wykupiła usługi w zakresie badań okresowych pracowników w sąsiedniej miejscowości. Czy pracownikom należy się zwrot kosztów delegacji za dojazd na takie badania?

 

Tak, koszty związane z odbyciem badań okresowych pracowników w innej miejscowości niż znajduje się siedziba pracodawcy stanowią koszty podróży służbowych. Odbycie badań lekarskich okresowych jest obowiązkiem pracownika. Okresowe badania lekarskie powinny być w miarę możliwości przeprowadzane w godzinach pracy pracowników (art. 229 § 3 k.p.). Pracownikom za czas tych badań należy się wynagrodzenie za pracę. W razie przejazdu na te badania do innej miejscowości przysługują im należności na pokrycie kosztów przejazdu zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie o podróżach służbowych).

 

Przykład 14

Czy można zaplanować wyjazdowe szkolenie bhp dla pracowników samorządowego zakładu budżetowego? Czy wyjazd na takie szkolenie będzie podróżą służbową?

 

Tak, można zorganizować wyjazdowe szkolenie bhp. Koszty wyjazdu pracowników na to szkolenie powinien pokryć pracodawca w ramach wydatków na podróże służbowe.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić przeszkolenie pracowników w zakresie bhp:

• przed dopuszczeniem ich do pracy,

• okresowo, po upływie pewnego okresu zatrudnienia.

Przeszkolenie w tym zakresie odbywa się w godzinach pracy pracowników na koszt pracodawcy (art. 237³ § 2 i 3 k.p.). Jeśli szkolenie wymaga wyjazdu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy pracownika, zwrot kosztów dojazdu następuje na podstawie przepisów rozporządzenia o podróżach służbowych.

Prawo nie narzuca formy przeprowadzenia szkolenia bhp. Może je prowadzić pracownik zatrudniony w samorządowym zakładzie budżetowym. Jeśli zakład nie ma odpowiedniego pracownika, szkolenie mogą przeprowadzić zewnętrzne podmioty oferujące usługi w tym zakresie. Szkolenie może odbywać się zarówno w siedzibie zakładu, jak i poza nią. W jednostkach sektora finansów publicznych decyzje w tym zakresie należy podejmować z uwzględnieniem art. 44 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp). Przepis ten nakazuje ponoszenie wydatków budżetowych oszczędnie, celowo i efektywnie.

 

Koszty wyjazdów pracowników na szkolenia można rozliczać jak koszty podróży służbowych lub ze środków pracodawcy na szkolenia, na zasadach określonych odrębnymi przepisami. Zależy to od sposobu skierowania pracownika na szkolenie.

Koszty wyjazdowych szkoleń obowiązkowych, gdy pracownik otrzymuje od pracodawcy polecenie służbowe odbycia szkolenia, traktuje się jak koszty podróży służbowych.

 

Przykład 15

Przed przystąpieniem do pracy pracownik księgowości szkoły musi odbyć szkolenie z zakresu obsługi programu księgowego. Szkolenie przeprowadzane jest w siedzibie sprzedawcy licencji na oprogramowanie. Siedziba ta znajduje się w innej miejscowości niż siedziba pracodawcy (będąca stałym miejscem pracy pracownika księgowości). Szkolenie w tym zakresie odbywa się na polecenie służbowe wydane przez pracodawcę. Pracownik jest zobowiązany je wykonać. Wyjazd na to szkolenie jest podróżą służbową.

 

Przykład 16

Pracownicy jednostki wyznaczeni do składu komisji inwentaryzacyjnej otrzymali polecenie służbowe odbycia wyjazdowego szkolenia z zakresu zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji. Wyjazd na to szkolenie jest podróżą służbową.

 

Koszty podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników na zasadach określonych w art. 103¹-103⁶ k.p. nie są związane z podróżami służbowymi. Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:

• urlop szkoleniowy,
• zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia, oraz na czas ich trwania.

Pracownik zachowuje przy tym prawo do wynagrodzenia. Wymienione świadczenia są obligatoryjne. Ponadto pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia. W szczególności może pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Są to świadczenia dodatkowe. Ich katalog nie jest zamknięty. Pracodawcy mogą więc przyznawać także inne świadczenia niewymienione w tym przepisie. Co do rodzaju dodatkowych kosztów pracodawca powinien umówić się z pracownikiem przed rozpoczęciem dokształcania. Określa się je w umowie zawartej między pracodawcą a pracownikiem (jeśli jest ona zawierana; umowa na piśmie nie jest w tym przypadku obowiązkowa). Katalog dodatkowych świadczeń może być zawarty w uregulowaniach wewnętrznych jednostki.

 

Przykład 17

Referent księgowy zgłosił pracodawcy chęć podnoszenia kwalifikacji. Pracodawca zgodził się na pokrycie studiów kierunkowych - ekonomicznych, na stopień licencjata. W zawartej umowie pracodawca zobowiązał się do pokrycia dodatkowych kosztów związanych z tymi studiami, takich jak:

• zakup podręczników do kwoty 1000 zł rocznie,

• czesne,

• koszty dojazdów do uniwersytetu ekonomicznego, na zasadach określonych dla podróży służbowych w rozporządzeniu o podróżach służbowych.

Na podstawie tych zapisów pracownikowi przysługiwały koszty przejazdu środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę, ryczałty na dojazdy środkami komunikacji lokalnej i diety. Wydatki z tego tytułu nie były jednak kosztami podróży służbowych, ale kosztami doszkalania pracowników, ponoszonymi przez pracodawcę.

 

1.2. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej krajowej określa pracodawca (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Zgodnie z tymi przepisami do wyboru są cztery opcje:

• opcja 1 - rozpoczęcie i zakończenie podróży w miejscowości, w której pracownik ma świadczyć pracę zgodnie z umową o pracę,
• opcja 2 - rozpoczęcie podróży w miejscowości, w której pracownik ma świadczyć pracę zgodnie z umową o pracę, natomiast zakończenie - w miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
• opcja 3 - rozpoczęcie podróży w miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika, natomiast zakończenie - w miejscowości, w której pracownik ma świadczyć pracę zgodnie z umową o pracę,
• opcja 4 - rozpoczęcie i zakończenie podróży w miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika.

 

Przykład 18

Pracownik jednostki mieszkający i zatrudniony w miejscowości X otrzymał polecenie wyjazdu służbowego z miejscowości Y. Stałym miejscem świadczenia pracy tego pracownika jest miejscowość X. Zmiana miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej wynika z tego, że ma się ona odbyć pociągiem pospiesznym odjeżdżającym z dworca w miejscowości Y. Między miejscowościami X i Y nie kursują pociągi. Dojazd autobusami jest utrudniony ze względu na małą liczbę połączeń. Żeby dojechać w dniu wyjazdu w podróż służbową do miejscowości Y, pracownik będzie musiał pojechać tam własnym samochodem, bo nie ma odpowiedniego połączenia autobusowego. Samochód będzie musiał zostawić na parkingu strzeżonym, żeby mieć czym wrócić. Czy pracodawca może w poleceniu wyjazdu służbowego wskazać inną miejscowość rozpoczęcia podróży służbowej niż miejsce pracy?

 

Nie, pracodawca nie może dowolnie określać miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Zgodnie z przepisami miejscem tym może być albo miejscowość będąca stałym miejscem pracy pracownika, albo miejscowość jego stałego lub czasowego pobytu. Zwłaszcza problemy ze skomunikowaniem miejscowości rozpoczęcia podróży służbowej z miejscowością, z której odjeżdża środek transportu wyznaczony przez pracodawcę do odbycia podróży służbowej, nie mogą być powodem zmiany miejsca rozpoczęcia podróży służbowej. Pracownik udaje się w podróż służbową na polecenie pracodawcy. Tak więc to pracodawca powinien zapewnić warunki niezbędne do jej odbycia. W sytuacji opisanej w przykładzie może on na wniosek pracownika pokryć koszty dojazdu z miejscowości X do Y samochodem pracownika oraz zwrócić koszty pozostawienia tego pojazdu na parkingu strzeżonym. Jeśli nie, musi zapewnić inną możliwość przejazdu pracownika z miejscowości X do Y, np. samochodem służbowym jednostki czy pojazdem wynajętym w tym celu (taksówka).

 

O uznaniu za miejsce rozpoczęcia i/lub zakończenia podróży miejsca pobytu stałego lub czasowego pracownika decyduje pracodawca.

 

Przykład 19

Czterech pracowników urzędu gminy wysłano w podróż służbową w celu organizacji stoiska promującego gminę na targach agroturystycznych. Podróż mają odbyć jednym pojazdem służbowym. Samochód ma odjechać spod urzędu gminy o godz. 5.00 rano. Jeden z pracowników mieszka w innej miejscowości i w dniu wyjazdu nie ma żadnego połączenia w godzinach nocnych z tej miejscowości do miejsca pracy. Nie ma też własnego samochodu. Czy w związku z tym można zezwolić na powierzenie pojazdu służbowego temu pracownikowi tak, aby w dniu wyjazdu podróż rozpoczęła się od niego spod domu? Czy jednostka może ponieść związane z tym dodatkowe koszty zużycia paliwa? Czy powinien ponieść je ten pracownik?

 

Tak, pracodawca może podjąć taką decyzję i ponieść związane z tym koszty. O miejscowości rozpoczęcia podróży służbowej decyduje pracodawca. Przy tym miejsce to może być różne dla różnych pracowników. W sytuacji opisanej w przykładzie jest to jedyna możliwość zapewnienia przejazdu pracownikowi mieszkającemu poza miejscowością, w której pracuje. Z tego względu pracodawca może zadecydować, że miejscem rozpoczęcia podróży służbowej dla tego pracownika będzie miejscowość, w której on mieszka. Dla pozostałych pracowników podróż rozpocznie się później, w miejscowości, w której jest urząd gminy. Do kosztów pracodawcy będą zaliczone całkowite koszty paliwa zużytego przez samochód służbowy od chwili wyjazdu spod siedziby jednostki w celu dojazdu do miejscowości, w której mieszka pracownik, powrotu do miejsca pracy w celu zabrania pozostałych delegowanych pracowników, dojazdu na targi oraz powrotu z tych targów.

 

Przyjmuje się, że jeśli w poleceniu wyjazdu służbowego nie ustalono inaczej, miejscowością rozpoczęcia podróży służbowej jest miejsce stałego świadczenia pracy pracownika. Zgoda pracodawcy na rozliczenie kosztów podróży z miejsca pobytu pracownika musi być zaznaczona na poleceniu wyjazdu służbowego. Można podać miejscowość albo umieścić odpowiednią adnotację "Wyrażam zgodę na rozliczenie kosztów podróży z miejsca zamieszkania pracownika".

 

Przyjęte rozwiązanie w zakresie dokumentowania poleceń wyjazdów służbowych i ich kosztów zależy od danej jednostki. W praktyce przyjęło się, że jeśli na poleceniu wyjazdu służbowego wskazano tylko miejscowość docelową, a nie wskazano miejscowości rozpoczęcia (zakończenia) podróży służbowej, to domyślnie jest to miejsce stałego świadczenia pracy. Miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży wskazuje się tylko wtedy, gdy jest to stałe lub czasowe miejsce pobytu pracownika. Wtedy w pozycji "Uwagi" wpisuje się "Miejscem rozpoczęcia/zakończenia podróży jest miejscowość X" albo "Wyrażam zgodę na rozliczenie do miejsca pobytu stałego/czasowego pracownika". Przy braku takich wskazań rachunek kosztów służbowych rozliczany z innej miejscowości niż stałe miejsce pracy delegowanego pracownika należy zakwestionować na etapie kontroli wydatków. Jest tak, ponieważ pracownikowi przysługuje zwrot kosztów podróży służbowej tylko z tytułu podróży odbytej w terminie i miejscu wskazanym przez pracodawcę (§ 2 rozporządzenia o podróżach służbowych).

 

Pracodawcy jednostek sektora finansów publicznych przy wyborze miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej powinni kierować się wysokością kosztów związanych z przyjęciem jednego z tych rozwiązań. Nie jest to jednak jedyne kryterium. Czasami wybór może być ograniczony przepisami prawa pracy (np. zapewnienia wymaganego okresu wypoczynku dobowego). Może być także spowodowany ograniczeniami wynikającymi z dostępności środków komunikacji publicznej lub prywatnej.

 

Przykład 20

Trzech pracowników delegowano na wyjazd samochodem będącym własnością jednego z nich. Właściciel samochodu mieszka w tej samej miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Pozostali dwaj pracownicy mieszkają w innych miejscowościach, oddalonych o 20 i 30 km. Jeden z tych pracowników zwrócił się do pracodawcy o zgodę na rozliczenie jego podróży z miejsca zamieszkania znajdującego się na trasie przejazdu w delegację. Drugi z pracowników też zgłosił taki wniosek, ale pracodawca się nie zgodził, ponieważ wymagałoby to przejechania dodatkowych 40 km (pracownik ten mieszka w miejscowości oddalonej o 20 km od miejscowości, w której jest siedziba jednostki, w przeciwnym kierunku jazdy niż podróż służbowa). Czy taka odmowa jest zgodna z prawem (nie dyskryminuje jednego z pracowników)?

 

Tak, taka odmowa jest zgodna z prawem. O miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej decyduje pracodawca. Przy czym może on uznać, że miejscem tym jest miejscowość, w której znajduje się siedziba jednostki, lub miejsce pobytu stałego pracownika (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Nawet dla pracowników mających odbywać podróż jednym środkiem transportu miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej mogą być różne. W sprawie opisanej w przykładzie można przyjąć dwa rozwiązania:

• rozwiązanie 1 - pracodawca może zadecydować tak, że dla wszystkich trzech pracowników miejscem rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej jest siedziba jednostki; wtedy każdy pracownik musi dojechać pod tę siedzibę na własny koszt (w ramach normalnych kosztów dojazdu do pracy, które ponosi pracownik),

• rozwiązanie 2 - pracodawca może wyrazić zgodę na to, aby pracownicy, którzy mieszkają na trasie przejazdu pojazdu w podróży służbowej, nie dojeżdżali do siedziby jednostki, ale zostali zabrani z miejscowości, w której zamieszkują.

Rozwiązanie 2 nie jest dyskryminujące dla innych pracowników. Niewątpliwie jest ono wygodniejsze dla pracownika, który będzie się dosiadał do pojazdu po drodze. Z punktu widzenia kosztów pracodawcy rozwiązanie takie będzie albo obojętne, albo korzystniejsze (w sytuacji gdy np. rozliczenie z miejsca zamieszkania jednego z pracowników, ze względu na krótszy czas trwania podróży, nie będzie generowało prawa do diety).

 

Przyjęte rozwiązanie nie może przerzucać na pracowników kosztów podróży służbowych, które co do zasady są kosztami pracodawcy.

 

Przykład 21

Jednostka budżetowa ma dwie filie w terenie. Pracownicy filii jako miejsce świadczenia pracy w umowie o pracę mają wskazany adres filii. Miejscowości te są także ich stałymi miejscami zamieszkania. Nowy dyrektor, szukając oszczędności, chce wydać zarządzenie, że miejscem rozpoczęcia podróży służbowych dla wszystkich pracowników - niezależnie od tego, czy są zatrudnieni w siedzibie głównej czy filii, jest miejscowość, w której jest siedziba główna jednostki. Wyjazd z miejsca zamieszkania ma być możliwy tylko wtedy, gdy będzie to tańsze niż wyjazd z siedziby jednostki. Nowe zarządzenie ma wyeliminować wydatki na koszty dojazdu między filią a siedzibą główną. Pracownicy filii nie zgadzają się na ponoszenie z własnych środków kosztów dojazdu autobusem lub pociągiem do siedziby głównej, które dotąd były im zwracane. Czy takie zarządzenie jest zgodne z prawem?

 

Nie, takie rozwiązanie nie może być zastosowane w odniesieniu do pracowników filii. Generalnie projektowane zarządzenie kierownika jednostki jest zgodne z prawem. To pracodawca decyduje o miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Może on tę decyzję podejmować każdorazowo, zlecając podróż służbową konkretnemu pracownikowi. Może także uregulować te kwestie w zarządzeniu wewnętrznym, stanowiącym część procedur kontroli zarządczej. Jednak jego wybór jest ograniczony art. 77⁵ § 1 k.p. oraz § 6 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych. Przede wszystkim podróżą służbową jest wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub w przypadku pracowników, których siedziba ta nie jest stałym miejscem pracy - poza stałym miejscem pracy pracownika. Stałym miejscem pracy dla pracowników zatrudnionych w:

• siedzibie głównej jednostki - jest miejscowość, w której jest ona położona,

• filiach - są miejscowości, w których znajdują się te filie.

Przepisy te są ogólnie obowiązujące. Pracodawcy nie mogą ich zmieniać. W projektowanym zarządzeniu więc najlepiej byłoby wpisać, że miejscem rozpoczęcia podróży służbowych dla wszystkich pracowników jest miejscowość ich stałego miejsca pracy, a wyjazd z miejsca zamieszkania jest możliwy tylko wtedy, gdy będzie to tańsze niż wyjazd z tej miejscowości. Przy takim ujęciu podróże pracowników filii będą rozliczane przede wszystkim z miejscowości siedziby filii, a podróże pracowników siedziby głównej - z miejscowości siedziby głównej.

Przepisy k.p. odnoszące się do definicji podróży służbowych mają zabezpieczać interesy pracowników przed obciążeniem ich kosztami podróży, które powinny być ponoszone przez pracodawców. Wydatki jednostek sektora finansów publicznych przede wszystkim muszą być ponoszone zgodnie z prawem, a także w sposób celowy i oszczędny (art. 44 ust. 2 i 3 uofp). Pracodawcy nie mogą więc szukać oszczędności przez ponoszenie wydatków niezgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

1.3. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży zagranicznej

Podróżą zagraniczną jest podróż służbowa odbywana poza granicami kraju (§ 1 pkt 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Podróż zagraniczna rozpoczyna się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju. W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju do rozliczania należności za odcinki krajowe stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące krajowej podróży służbowej. W efekcie od chwili:

• wyjazdu z miejscowości będącej siedzibą pracodawcy i stałym miejscem pracy pracownika (albo miejscem stałego lub czasowego pobytu pracownika) na terenie kraju do chwili przekroczenia granicy kraju - pracownik odbywa podróż służbową krajową,
• przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju - pracownik odbywa podróż służbową zagraniczną,
• przekroczenia granicy kraju w drodze powrotnej do chwili przyjazdu do miejscowości będącej siedzibą pracodawcy i stałym miejscem pracy pracownika (albo miejscem stałego lub czasowego pobytu pracownika) na terenie kraju - pracownik odbywa podróż służbową krajową.

 

Przykład 22

Pracownik jednostki mającej siedzibę we Wrocławiu został delegowany do Frankfurtu (Niemcy). Podróż odbywał samolotem odlatującym z lotniska położonego w granicach administracyjnych Wrocławia (dzielnica Strachowice). Jego podróż służbowa obejmowała tylko odcinek zagraniczny, ponieważ w celu udania się na lotnisko nie opuścił granic administracyjnych miasta, w którym znajdowała się siedziba zatrudniającej go jednostki.

 

Przykład 23

Pracownik jednostki mającej siedzibę w Zgorzelcu został delegowany do Paryża (Francja). Podróż odbywał samolotem odlatującym z lotniska położonego w granicach administracyjnych Wrocławia. Jego podróż służbowa obejmowała:

• dwa odcinki krajowe - dojazd ze Zgorzelca do lotniska we Wrocławiu i z powrotem,

• odcinek zagraniczny - od chwili startu samolotu z lotniska we Wrocławiu do Paryża do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na lotnisku we Wrocławiu.

 

Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży zagranicznej jest zależne od tego, jakim środkiem transportu ma się odbywać ta podróż. W przypadku odbywania podróży dwoma (lub więcej) środkami transportu chodzi o ten środek transportu, którym pracownik podróżuje w chwili przekroczenia granicy państwa. W razie odbywania podróży zagranicznej:

• lądowej - uważa się ją za odbywaną od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
• lotniczej - uważa się ją za odbywaną od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• morskiej - uważa się ją za odbywaną od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

 

Przykład 24

Pracownik jednostki zatrudniony we Wrocławiu odbywał podróż służbową do Berlina pociągiem. Jego podróż obejmowała:

• odcinek krajowy - odjazd pociągu z Wrocławia 23 grudnia 2018 r. o godz. 13.55 do Rzepina (przyjazd o 16.40, przesiadka i odjazd o godz. 17.52), dojazd do granicy z Niemcami, przekroczonej we Frankfurcie o godz. 18.15,

• odcinek zagraniczny podróży na trasie Frankfurt-Berlin - od godz. 18.15 do godz. 19.16,

• pobyt w Berlinie od 23 do 28 grudnia,

• odcinek zagraniczny podróży powrotnej: odjazd pociągu z Berlina 28 grudnia 2018 r. o godz. 12.37 do Frankfurtu (przekroczenie granicy o godz. 13.44),

• odcinek krajowy, od chwili przekroczenia granicy o godz. 13.45 do Poznania (przyjazd o godz. 15.23, przesiadka i odjazd o godz. 16.35), przyjazd do Wrocławia o godz. 19.30.

 

Przykład 25

Pracownik jednostki zatrudniony we Wrocławiu został delegowany do Moskwy. Podróż odbywała się dwoma samolotami na odcinku Wrocław-Warszawa (linia krajowa) i Warszawa-Moskwa (linia międzynarodowa). Podróż obejmowała odcinek:

• krajowy - przelot liniami krajowymi Wrocław-Warszawa tam i z powrotem,

• zagraniczny - od chwili startu z lotniska w Warszawie w drodze tam, do chwili lądowania na lotnisku w Warszawie w drodze powrotnej.

 

Przykład 26

Pracownik jednostki zatrudniony we Wrocławiu został delegowany do Sztokholmu. Jego podróż obejmowała odcinek:

• krajowy - odbywany pociągiem na trasie Wrocław-Gdynia i z powrotem,

• zagraniczny - odbywany promem, od chwili wypłynięcia promu z Gdyni do Karlskrony do chwili wpłynięcia promu w drodze powrotnej do portu w Gdyni.

 

Odpowiednio do tych podziałów rozlicza się koszty podróży zagranicznej. Osobno nalicza się należności za odcinki krajowe i osobno za podróż zagraniczną. Należności za odcinki krajowe nalicza się odrębnie dla każdego odcinka. W przypadku odcinków krajowych przyjmuje się, że:

• w drodze tam - rozpoczynają się one na terenie kraju, w chwili wyjazdu w podróż służbową, a kończą z chwilą przekroczenia granicy kraju,
• w drodze z powrotem - rozpoczynają się z chwilą przekroczenia granicy kraju i kończą z chwilą przyjazdu do miejscowości zakończenia podróży służbowej.

 

Przykład 27

Pracownik jednostki zatrudniony we Wrocławiu odbywał podróż służbową do Berlina pociągiem. Jego podróż obejmowała:

• odcinek krajowy - odjazd pociągu z Wrocławia 23 grudnia 2018 r. o godz. 13.55 do Rzepina (przyjazd o godz. 16.40, przesiadka i odjazd o godz. 17.52), dojazd do granicy z Niemcami, przekroczonej we Frankfurcie o godz. 18.14,

• odcinek zagraniczny podróży na trasie Frankfurt-Berlin - od godz. 18.15 do godz. 19.16,

• pobyt w Berlinie od 23 do 28 grudnia,

• odcinek zagraniczny podróży powrotnej: odjazd pociągu z Berlina 28 grudnia 2018 r. o godz. 12.37 do Frankfurtu (przekroczenie granicy o godz. 13.44)

• odcinek krajowy, od chwili przekroczenia granicy o godz. 13.45 do Poznania (przyjazd o godz. 15.23, przesiadka i odjazd o godz. 16.35), przyjazd do Wrocławia o godz. 19.30.

Pracownik miał zapewnione bezpłatne noclegi. Nie miał natomiast zapewnionych posiłków. Po Berlinie poruszał się komunikacją miejską (metro, autobusy). W dniu przyjazdu i odjazdu do/z Berlina wykonywał obowiązki służbowe, z którymi były związane dojazdy miejscowe. Należności pracownika z tytułu tej podróży obejmowały kwoty przedstawione w kalkulacji kosztów.

 

Kalkulacja kosztów podróży służbowej

 

Za podróż zagraniczną nie uważa się odcinków przejeżdżanych poza granicami kraju, w sytuacji gdy odcinki te przejeżdżane są wyłącznie w celu dojazdu do miejsca delegowania położonego w Polsce (tranzyt).

 

Przykład 28

Pracownicy jednostki zostali delegowani z Jeleniej Góry do Kudowy-Zdroju. Najkrótsza trasa łączy te miasta częściowo po terytorium Czech. Czy przejazd po terytorium Czech trzeba rozliczać jako podróż zagraniczną?

 

Nie, przejazdu takiego nie należy traktować jako podróży zagranicznej. Za podróż służbową uznaje się wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (art. 77⁵ § 1 k.p.). Zadanie służbowe pracownicy mają wykonać w Kudowie-Zdroju, a więc na terenie kraju. Całość należności za podróż służbową nalicza się według przepisów dotyczących zwrotów kosztów krajowych podróży służbowych.

 

1.4. Termin podróży

Za wyznaczenie terminu podróży odpowiada pracodawca. Termin ten wskazuje się w poleceniu wyjazdu służbowego jako:

• konkretną datę - gdy podróż ma trwać dzień,
• datę początkową (wyjazdu) i końcową (powrotu) - w przypadku podróży służbowych trwających dłużej niż dzień.

Pracodawca powinien także określić godziny wyjazdu i powrotu, jeśli jest to możliwe (gdy da się określić, ile czasu zajmie realizacja zadania służbowego) lub jeśli jest to wskazane z różnych względów (np. gdy pracodawca poleca wyjazd i powrót w określonym przedziale czasowym, ze względu na konieczność zapewnienia odpoczynku dobowego lub tygodniowego pracownika albo gdy pracownik ma przed wyjazdem lub po powrocie wykonać określone zadania służbowe w stałym miejscu pracy). Wstępne wskazanie godzin wyjazdu i powrotu jest również warunkiem sporządzenia prawidłowej kalkulacji kosztów podróży, w odniesieniu do należności, które zależą od czasu jej trwania.

Zwrot kosztów podróży służbowej należy się, jeśli została odbyta w terminie wskazanym przez pracodawcę (§ 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Jeśli w trakcie podróży zajdą okoliczności niezależne od pracownika, które uniemożliwią powrót w terminie, należy niezwłocznie zgłosić je pracodawcy. Pracodawca powinien podjąć decyzję o nowym terminie powrotu, a także, jeśli to konieczne, o zmianie środka transportu właściwego do powrotu. Decyzje te powinien podejmować pracodawca, ponieważ ma bezpośredni wpływ na wzrost kosztów podróży służbowej.

 

Przykład 29

Z powodu mgły odwołano wszystkie loty z lotniska w Londynie. Przewoźnik poinformował, że loty zostaną wznowione nad ranem następnego dnia i będą realizowane w kolejności od lotów najbardziej opóźnionych. Pracodawca po uzyskaniu informacji od pracownika jednostki zdecydował, że pracownik ma czekać na wznowienie lotów. Ostatecznie pracownik wrócił do kraju po spędzeniu dodatkowej doby w podróży służbowej. Za czas ten pracodawca wypłacił mu diety i ryczałt za nocleg.

 

Przykład 30

Pracownik jednostki został zatrzymany na lotnisku we Francji z powodu strajku obsługi naziemnej lotniska. Strajk został ogłoszony na dwa dni, z możliwością przedłużenia o kolejne dni, jeśli związki zawodowe i pracodawca nie osiągną porozumienia w sprawie postulatów strajkowych. Pasażerom, których loty przypadały na czas trwania strajku, zaproponowano zwrot ceny biletów albo oczekiwanie na wznowienie lotów - z opcją bezpłatnego przebukowania biletów. Pracodawca po uzyskaniu tych informacji od pracownika zdecydował, że pracownik ma wrócić do kraju pociągiem.

 

1.4.1. Termin odbycia podróży służbowej krajowej

Termin odbycia podróży służbowej krajowej nie jest osobno zdefiniowany w rozporządzeniu o podróżach służbowych.

Podróż służbowa rozpoczyna się i kończy po przekroczeniu granicy miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, miejsce stałego wykonywania pracy przez pracownika lub miejsce jego czasowego lub stałego pobytu. Ustalenie dokładnej godziny wyjazdu w podróż służbową i powrotu z niej jest konieczne do prawidłowego wyliczenia należności pracownika z tytułu odbywania tej podróży. Jednak ze względu na trudności w ustaleniu dokładnej godziny przekroczenia granicy miejscowości przyjmuje się, że pracownik rozpoczyna podróż służbową wtedy, gdy wsiada do środka transportu właściwego do jej odbycia, a kończy ją, wysiadając. Rozwiązanie to zostało zaaprobowane w prawie pracy, ponieważ jest korzystniejsze dla pracownika.

 

Przykład 31

Pracownik jednostki rozpoczął podróż służbową pojazdem służbowym. Wsiadł do niego przed siedzibą jednostki o godz. 6.30 rano. Kolejny pracownik dosiadł się do tego samochodu w miejscowości swojego zamieszkania, znajdującej się na trasie przejazdu samochodu służbowego. Ten pracownik rozpoczął podróż służbową o godz. 7.05.

 

Przykład 32

Pracownik jednostki rozpoczął podróż służbową o godz. 7.54, czyli godzinie odjazdu pociągu pospiesznego z dworca w miejscowości, w której znajduje się siedziba jednostki. Jego podróż zakończyła się w miejscu jego zamieszkania o godz. 18.04, czyli godzinie przyjazdu pociągu pospiesznego do tej miejscowości, w drodze powrotnej z delegacji.

 

W poleceniu wyjazdu służbowego termin podróży najczęściej określany jest datami.

W rozliczeniach kosztów podróży należy podać daty oraz godziny i minuty wyjazdu i powrotu.

W przypadku środków transportu publicznego podaje się je zgodnie z informacjami zawartymi w rozkładach jazdy, planach odlotów/przylotów, planach wyjścia w morze/wejścia do portu. Jednak jeśli faktyczna godzina jest inna niż planowana, w rozliczeniu kosztów podróży należy podać godzinę faktyczną. Ponadto trzeba zamieścić oświadczenie na temat ewentualnego opóźnienia.

 

Przykład 33

Pracownik jednostki odbywał podróż służbową pociągiem. Zgodnie z rozkładem jazdy pociąg w drodze tam powinien odjechać o godz. 7.30, a w drodze z powrotem powinien przyjechać o godz. 15.05. Pracownik w rachunku kosztów podróży wskazał jednak inne godziny. Odjazd ze stacji początkowej - o godz. 7.45, przyjazd w drodze powrotnej - o godz. 16.25. Zmiana godzin według oświadczenia pracownika była spowodowana opóźnieniami pociągów. Na stronie internetowej przewoźnika była zamieszczona informacja, że pociągi mogą być opóźnione ze względu na remont torów. W związku z tym pasażerowie nie mogą się ubiegać o zwrot częściowy kosztów biletu z powodu opóźnienia. Jak rozliczyć koszty tej delegacji - według godzin z rozkładu jazdy, czy według faktycznego czasu podróży?

 

Koszty podróży służbowych rozlicza się według czasu faktycznego przebywania w podróży służbowej. Informacje na temat planowanego przyjazdu/odjazdu środków transportu publicznego służą jedynie pomocniczo - przy planowaniu podróży służbowej i kontroli naliczenia związanych z tym kosztów. Jeśli nastąpiły opóźnienia, pracownik powinien w rachunku kosztów podróży służbowej wskazać faktyczne godziny wyjazdu i/lub powrotu oraz dołączyć oświadczenie na temat opóźnienia. Oświadczenie to jest wymagane przez § 5 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych. Zgodnie z tym przepisem w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, zwrotów innych kosztów podróży lub ich wysokość. Ze względu na przepisy obowiązujące u niektórych przewoźników, które z opóźnieniem środka transportu wiążą prawo do otrzymania przez pasażera częściowego zwrotu ceny biletu, w oświadczeniu tym powinny się znaleźć informacje na temat:

• przyczyny wskazania innych godzin wyjazdu/powrotu niż podane w rozkładzie jazdy,

• tego, czy pracownikowi przysługiwało prawo do obniżenia ceny biletu i czy faktycznie taką obniżkę uzyskał.

W przypadku opisanym w przykładzie zmiana godzin wyjazdu i powrotu ma wpływ na:

• uzyskanie przez pracownika prawa do diety (gdyby pociąg jeździł planowo - dieta by nie przysługiwała, przy opóźnieniach pracownik nabył prawo do połowy diety),

• zwrot kosztów biletu, ponieważ przewoźnik poinformował o możliwości opóźnień, pracownik nie mógł skorzystać z obniżki ceny biletu za opóźnienia.

 

1.4.2. Termin odbycia podróży służbowej zagranicznej

Termin rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej zagranicznej jest zdefiniowany w § 12 rozporządzenia o podróżach służbowych. Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Chwila przekroczenia granicy państwowej/startu lub lądowania samolotu, wyjścia/wejścia z/do portu powinna być podana w godzinach i minutach. Podaje się ją zgodnie z informacjami zawartymi w rozkładach jazdy, planach odlotów/przylotów, planach wyjścia w morze/wejścia do portu. Jeśli faktyczna godzina jest inna niż planowana, w rozliczeniu kosztów podróży należy podać godzinę faktyczną oraz zamieścić oświadczenie na temat ewentualnego opóźnienia (§ 5 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych).

 

1.5. Środek transportu do odbycia podróży służbowej krajowej i zagranicznej

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej krajowej lub zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę określa pracodawca (§ 3 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych).

Podróże służbowe mogą być odbywane:

• pojazdami będącymi własnością pracodawcy (np. samochodami osobowymi, ciężarowymi, motocyklami, motorowerami),
• środkami transportu publicznego (koleją, autobusami dalekobieżnymi, komunikacją podmiejską i miejską, samolotami, statkami pasażerskimi rzecznymi i morskimi, promami),
• pojazdami należącymi do pracowników,
• samochodami osobowymi, motocyklami lub motorowerami niebędącymi własnością pracodawcy.

Środek transportu dobiera się przede wszystkim w taki sposób, aby można było prawidłowo zrealizować cel podróży służbowej. Podróż może być odbywana kilkoma różnymi środkami transportu, na kolejnych jej odcinkach. W takim przypadku trzeba w poleceniu wyjazdu służbowego podać wszystkie rodzaje środków transportu i ich klasę - dla każdego odcinka podróży.

 

Przykład 34

Pracownicy socjalni ośrodka pomocy społecznej zostali wyposażeni w dwa skutery będące własnością pracodawcy (zarejestrowane jako motorowery). Skutery miały być wykorzystywane w celu dojazdu do podopiecznych ośrodka w miejscowościach na terenie gminy, do których nie było połączeń środkami komunikacji publicznej lub połączenia takie odbywały się tylko raz dziennie. Kierownik ośrodka zdecydował się na taką formę transportu, ponieważ nie dysponował środkami na zakup i utrzymanie samochodu osobowego.

 

Przykład 35

Starostwo powiatowe zakupiło samochód osobowy. Samochód ten miał służyć pracownikom zatrudnionym w komórce audytu, przy dojazdach do miejscowości położonych na terenie powiatu, w których znajdowały się siedziby podległych powiatowi jednostek organizacyjnych.

 

Przykład 36

Pracodawca na wniosek pracownika postanowił, że podróż służbowa do miejscowości X odbędzie się samochodem osobowym pracownika. Mimo że do miejscowości X odbywał się transport środkami komunikacji publicznej, jednak godziny ich kursowania uniemożliwiały dojazd do tej miejscowości w czasie koniecznym do wykonania zadania służbowego.

 

Przykład 37

Pracodawca zdecydował, że podróż służbowa do Szwecji ma być odbyta: na terenie kraju - pociągiem pospiesznym, w przedziale klasy II, a następnie promem.

 

W jednostkach organizacyjnych sektora publicznego środek transportu, jego rodzaj i klasa powinny być dobierane w taki sposób, aby wydatki związane z finansowaniem kosztów podróży służbowych były dokonywane w sposób zgodny z art. 44 ust. 2 i 3 uofp. Zgodnie z tym przepisem wydatki powinny być ponoszone zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków, a także w sposób:

1. celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

• uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
• optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2. umożliwiający terminową realizację zadań.

 

Przykład 38

Dyrektor szkoły i nauczyciel byli w podróży służbowej w Warszawie. Do Warszawy jechali tym samym pociągiem i rozliczyli takie same koszty podróży. Z Warszawy wracali osobno. Nauczyciel wracał zwykłym pociągiem - bilet kosztował 58 zł, natomiast dyrektor wracał ekspresem InterCity - bilet kosztował 171 zł. Czy można rozliczyć faktyczne koszty podróży dyrektora, czy też należy mu zwrócić tylko taką kwotę jak pracownikowi? Czy rozliczenie dyrektora według faktycznych kosztów nie będzie uznane za naruszenie art. 44 uofp, skoro nie jest to najtańszy środek transportu?

 

Koszty przejazdu dyrektora powinny być rozliczone według takiego środka transportu, jaki wskazał lub zaakceptował pracodawca. Nawet jeśli kilku pracowników jedzie w podróż służbową do jednej miejscowości, to wykonywane przez nich w tym miejscu zadania służbowe mogą być różne. W efekcie osoby te mogą np. wracać z podróży służbowej o różnych godzinach, ponieważ jedna skończy wykonywanie zadania szybciej niż druga. Różnice w wykonywaniu zadań służbowych mogą być także związane z dodatkowymi okolicznościami, w tym m.in. z zajmowanym stanowiskiem służbowym. Zadania dyrektora w podróży służbowej mogą różnić się od zadań szeregowego pracownika szkoły. Powrót pociągiem pospiesznym IC w przypadku dyrektora może być uzasadniony również zadaniami, jakie ma on wykonać w trakcie przejazdu albo po powrocie z podróży służbowej.

Generalnie wskazanie środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej należy do pracodawcy. Pracodawca ocenia przed wyjazdem w podróż, jaki środek transportu będzie w danym przypadku właściwy. Ocena w tym zakresie nie zależy wyłącznie od tego, czy jest to najtańszy środek transportu. Przepis art. 44 uofp mówi o wyborze rozwiązań w sposób celowy i oszczędny, ale z zachowaniem dodatkowych zasad:

• uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

• optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,

• w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.

Jeśli z punktu widzenia realizacji obowiązków służbowych przez dyrektora szkoły celowy był jego szybki powrót z delegacji służbowej po to, żeby wykonać zadanie służbowe w określonym czasie po powrocie z podróży służbowej w siedzibie szkoły, to mógł on być zrealizowany pociągiem pospiesznym IC. Podobnie, wskazaniem do podróży takim pociągiem mogłaby być również konieczność wykonywania zadań przez dyrektora w trakcie podróży, kiedy konieczny byłby dostęp do Internetu, oferowany tylko w pociągach IC.

Jeśli na poleceniu służbowym pracodawca wskazał tylko jeden środek transportu: "Kolej, pociąg zwykły, określona klasa przedziału", to koszty podróży służbowej powinny być rozliczone według tego wskazania. Czyli dyrektor powinien mieć rozliczone takie koszty przejazdu, jakie byłyby, gdyby jechał pociągiem wskazanym przez pracodawcę. Jednak i tu, zanim główny księgowy zdecyduje o obniżeniu należności do zwrotu, należałoby zwrócić się do dyrektora o złożenie dodatkowych wyjaśnień. Powinien on złożyć oświadczenie na piśmie na temat okoliczności, które spowodowały zmianę środka transportu. W czasie podróży służbowej mogą zaistnieć różne okoliczności, które uzasadniały przejazd innym środkiem transportu niż pierwotnie określony. Jeśli pracodawca uzna te okoliczności za uzasadnione, zwrot kosztów przejazdu powinien nastąpić według kosztów faktycznie poniesionych. Dla celów kontrolnych zarówno oświadczenie dyrektora, jak i decyzja pracodawcy (np. w postaci adnotacji na oświadczeniu "Wyrażam zgodę", opatrzonej datą i podpisem pracodawcy) muszą być trwale dołączone do rachunku kosztów podróży służbowej.

 

1.6. Wykorzystanie dla celów odbywania podróży służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy

Pojazdy niebędące własnością pracodawcy mogą być wykorzystywane do odbywania podróży służbowych pod warunkami określonymi w § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia o podróżach służbowych. Przepis ten ogranicza pojazdy, jakie mogą być wykorzystywane w tym celu wyłącznie do samochodów osobowych, motocykli lub motorowerów. Pojazdy te mogą być wykorzystywane do odbycia podróży służbowych zarówno krajowych, jak i zagranicznych.

Wykorzystanie pojazdu odbywa się na wniosek pracownika. Wniosek ten musi zaakceptować pracodawca.

 

Przykład 39

Z przepisów o transporcie drogowym wynika, że na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy (art. 34a). Czy w takim razie na wyjazd służbowy (do innego województwa) odbywany samochodem osobowym pracownika jednostki, którym będzie jechał ten pracownik i trzech innych delegowanych w to samo miejsce, trzeba zawrzeć umowę cywilnoprawną na piśmie?

 

Nie, przepisy nie wymagają w tym przypadku zawarcia pisemnej umowy cywilnoprawnej.

Ustawa z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (dalej: ustawa o transporcie drogowym) określa zasady wykonywania krajowego transportu drogowego oraz niezarobkowego krajowego przewozu drogowego przez przedsiębiorców. W odniesieniu do podmiotów niebędących przedsiębiorcami jej przepisy stosuje się odpowiednio - w zakresie normującym niezarobkowe przewozy drogowe (art. 3 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy). Opisany w przykładzie przejazd spełnia definicję z art. 4 pkt 4 tej ustawy. Dotyczy niezarobkowego przewozu drogowego na własne potrzeby jednostki. Jest nim każdy przejazd pojazdu po drogach publicznych z pasażerami lub bez, załadowanego lub bez ładunku, przeznaczonego do nieodpłatnego krajowego i międzynarodowego przewozu drogowego osób lub rzeczy, wykonywany przez przedsiębiorcę pomocniczo w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej, spełniający łącznie następujące warunki:

• pojazdy samochodowe używane do przewozu są prowadzone przez przedsiębiorcę lub jego pracowników,

• przedsiębiorca legitymuje się tytułem prawnym do dysponowania tymi pojazdami,

• w przypadku przejazdu pojazdu załadowanego - rzeczy przewożone są własnością przedsiębiorcy lub zostały przez niego sprzedane, kupione, wynajęte, wydzierżawione, wyprodukowane, wydobyte, przetworzone lub naprawione albo celem przejazdu jest przewóz osób lub rzeczy z przedsiębiorstwa bądź do przedsiębiorstwa na jego własne potrzeby, a także przewóz pracowników i ich rodzin,

• nie jest przewozem w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie usług turystycznych.

W przypadku takich przewozów, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o transporcie drogowym, przepisów tej ustawy nie stosuje się do przewozu drogowego wykonywanego pojazdami samochodowymi w niezarobkowym przewozie drogowym pojazdami przeznaczonymi konstrukcyjnie do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. Podana tu definicja jest zgodna z definicją samochodu osobowego (art. 2 pkt 40 ustawy z 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym).

W efekcie do sytuacji opisanej w przykładzie stosuje się rozporządzenie o podróżach służbowych. Zgodnie z nim pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracownika, na wniosek zgłoszony przez pracownika. Zarówno jedno, jak i drugie może być sformułowane ustnie. Obopólna zgoda na takie rozwiązanie jest potwierdzana w formie polecenia wyjazdu służbowego. W dowodzie wystawianym przez pracodawcę jako środek transportu właściwy do odbycia podróży wskazywany jest w takim przypadku pojazd, którym dysponuje pracownik. Należy podać w dowodzie co najmniej:

• adnotację, że jest to pojazd pozostający w dyspozycji pracownika,

• rodzaj tego pojazdu (samochód osobowy, motocykl, motorower),

• pojemność skokową silnika tego pojazdu.

Ta ostatnia informacja jest konieczna do rozliczenia kosztów używania tego pojazdu, które następuje według stawek uzależnionych od pojemności skokowej silnika pojazdu.

 

Przykład 40

Czy pracownik jednostki może odmówić wyjazdu służbowego własnym samochodem?

 

Tak, pracownik może odmówić odbycia podróży służbowej własnym pojazdem. Inicjatywa wykorzystania w celu odbycia podróży służbowej pojazdu pozostającego w dyspozycji pracownika należy do pracownika (§ 3 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych). Zapewnienie warunków koniecznych do wypełniania przez pracowników obowiązków przypisanych im zgodnie z zawartą umową o pracę należy do pracodawcy. Pracodawca może m.in.:

• udostępniać pracownikom do odbywania podróży służbowych pojazdy służbowe jednostki (np. będące jej własnością lub użytkowane na podstawie umowy leasingu),

• wynajmować pojazdy od zewnętrznych firm (np. samochód osobowy, bus lub autokar wraz z kierowcą),

• polecać odbywania takich podróży środkami transportu publicznego.

Pracownik, który otrzyma polecenie wyjazdu służbowego, może zaproponować pracodawcy, że podróż odbędzie pojazdem pozostającym w jego dyspozycji. Ostatecznie jednak to pracodawca decyduje, czy przystać na takie rozwiązanie. W sytuacji odwrotnej, jeśli to pracodawca bez porozumienia z pracownikiem poleci odbycie podróży służbowej pojazdem tego pracownika, pracownik nie musi wyrażać zgody na takie rozwiązanie. Brak zgody nie wymaga żadnego umotywowania.

 

Pojazd wykorzystywany przez pracownika do odbycia podróży służbowej nie musi być jego własnością. Wystarczy, że pracownik może nim faktycznie dysponować.

 

Przykład 41

Czy można wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym będącym własnością rodziców pracownika?

 

Tak, można wyrazić zgodę, aby pracownik odbył podróż służbową samochodem osobowym niebędącym własnością pracownika. Przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych nie stawiają wymogu, aby podróż służbowa odbywana samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy odbywała się samochodem osobowym będącym własnością pracownika. Pojazd ten jedynie musi pozostawać w dyspozycji tej osoby, czyli może być np. wypożyczony od krewnych czy innych osób.

 

Przykład 42

Pracownik jednostki ma zawartą umowę na wykorzystanie pojazdu prywatnego do jazd lokalnych (samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³, numer rejestracyjny XYZ 209Z). W czasie, kiedy zgłosił, że nie dysponuje tym pojazdem z powodu awarii, dostał polecenie wyjazdu służbowego. Zwrócił się wówczas o zgodę na jego odbycie innym pojazdem - stanowiącym własność jego znajomego. Czy można wyrazić zgodę na odbycie tej podróży innym samochodem niż ten, na który jest zawarta umowa?

 

Tak, podróż służbowa może być odbyta innym pojazdem niż pojazd użytkowany na podstawie umowy o używanie do celów służbowych pojazdu niebędącego własnością pracodawcy.

Umowa podana w przykładzie jest zawierana na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie w sprawie używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy). Umowa ta dotyczy używania pojazdów pozostających w dyspozycji pracownika do odbywania jazd lokalnych, których koszty pokrywa pracodawca ryczałtowo. Koszty podróży służbowych, a więc wyjazdów służbowych poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce zamieszkania pracownika, rozlicza się na zasadach określonych w rozporządzeniu o podróżach służbowych (§ 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy). Pracownik, który ma podpisaną umowę na używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych, może zgłosić pracodawcy wniosek o odbycie podróży służbowej:

• tym pojazdem, na który jest zawarta umowa,

• innym pojazdem pozostającym w jego dyspozycji.

Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku ostateczną decyzję w tej sprawie podejmuje pracodawca.

 

W przypadku odbycia podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu. Stawkę ustala pracodawca. Nie może ona być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym, czyli w przepisach rozporządzenia w sprawie używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy (§ 3 ust. 4 rozporządzenia o podróżach służbowych). Wysokość stawek określonych w rozporządzeniu w sprawie używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy jest taka sama dla podróży krajowych i zagranicznych.

Stawki te wynoszą dla:

• motorowerów - 0,1382 zł/1 km,
• motocykli - 0,2302 zł/1 km,
• samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 m³ - 0,5214 zł/1 km,
• samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 m³ - 0,8358 zł/1 km.

 

Przykład 43

Kontrola zażądała przedstawienia zarządzenia kierownika jednostki budżetowej w sprawie ustalenia stawki za 1 km przebiegu, do rozliczania kosztów podróży służbowych odbywanych pojazdami pracowników. Czy jednostka musi mieć takie zarządzenie?

 

Nie, z żadnych przepisów nie wynika, aby jednostka budżetowa miała obowiązek posiadania zarządzenia w tej sprawie. Jednak jego wydanie jest wskazane. Ustalenie stawek do rozliczania kosztów podróży służbowych odbywanych pojazdami niestanowiącymi własności pracodawcy, osobno dla samochodów osobowych, o pojemności skokowej silnika do 900 m³ i powyżej 900 m³, motocykli i motorowerów, należy do pracodawcy (§ 3 ust. 4 rozporządzenia o podróżach służbowych). Można tu zastosować dwa rozwiązania:

• rozwiązanie 1 - w sposób ogólny określić te stawki w zarządzeniu wewnętrznym - wtedy obowiązują one w odniesieniu do rozliczania każdego pracownika odbywającego podróż służbową,

• rozwiązanie 2 - ustalać stawkę każdorazowo z pracownikiem, który ma odbyć podróż służbową - wtedy powinna być ona wskazana na poleceniu wyjazdu służbowego.

Generalnie w jednostkach sektora finansów publicznych stosuje się rozwiązanie 1. Jest to wygodne zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracowników. Pracownicy, znając obowiązujące w jednostce stawki rozliczania kosztów podróży służbowych, mogą zdecydować, czy takie rozwiązanie jest dla nich do przyjęcia, czy też wolą odbywać podróże służbowe środkami komunikacji publicznej. Jednak w małych jednostkach, gdzie podróże służbowe są odbywane pojazdami niebędącymi własnością pracodawcy jedynie incydentalnie, może być z powodzeniem stosowane rozwiązanie 2.

 

Przykład 44

W jednostce budżetowej obowiązuje zarządzenie kierownika w sprawie wysokości "kilometrówki". Określone w tym zarządzeniu stawki są bardzo niskie. Stanowią połowę stawek ustalonych w rozporządzeniu w sprawie używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Czy pracownik może zażądać rozliczenia kosztów podróży według stawek określonych w rozporządzeniu?

 

Generalnie koszty prowadzenia działalności statutowej przez jednostkę są kosztami działalności bieżącej tej jednostki. Tak więc koszty podróży służbowych, niezbędnych do realizacji zadań jednostki, są po stronie pracodawcy. W jednostkach sektora finansów publicznych wszelkie koszty działalności muszą być ponoszone zgodnie z dyspozycją art. 44 ust. 2 i 3 uofp, w tym m.in. w sposób zgodny z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków, a także w sposób celowy i oszczędny. Skoro kierownik jednostki ustalił w zarządzeniu wewnętrznym wysokość obowiązujących stawek stosowanych do rozliczania kosztów podróży służbowych odbywanych pojazdami niestanowiącymi własności pracodawcy, tzn. że takie stawki uznał za wystarczające. Jeśli stawki te nie odpowiadają kosztom ponoszonym przez pracownika, nie musi on odbywać podróży własnym pojazdem. Jest to tylko możliwość stosowana na wniosek pracownika. Pracownik może z niej nie skorzystać i odbyć podróż służbową innym środkiem transportu.

 

Liczbę przejechanych kilometrów ustala pracownik na podstawie wskazań licznika pojazdu. Uwzględnia się w niej kilometry przejechane z miejsca wskazanego jako miejscowość rozpoczęcia podróży służbowej do miejsca docelowego. Nie chodzi tu o odległość od granic jednej miejscowości do granic drugiej, ale o liczbę kilometrów z punktu wyjazdu do punktu docelowego i z powrotem. Do liczby kilometrów wlicza się ponadto kilometry przejechane po miejscowości docelowej (np. z miejsca zakwaterowania do miejsca wykonywania zadania służbowego). Przy takim rozliczeniu pracownikowi nie przysługują ryczałty na dojazdy lokalne.

 

 

2. Polecenie wyjazdu służbowego

Polecenie odbycia podróży służbowej wydaje pracodawca. Może być ono wydane ustnie. Jednak dla celów dowodowych zaleca się potwierdzanie takich poleceń dokumentem. Jest to ważne m.in. dla:

• rozliczania kosztów podróży służbowych,
• ustalenia czasu pracy pracownika,
• udowodnienia, że pracownik wykonuje zadania poza siedzibą jednostki,
• ustalenia ewentualnej odpowiedzialności pracodawcy za następstwa wypadków, jakie mogą zajść w czasie, gdy pracownik przebywa poza miejscem wyznaczonym jako stałe miejsce wykonywania pracy.

 

2.1. Zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentu polecenia wyjazdu służbowego

Nie ma ogólnie obowiązujących wzorów poleceń wyjazdu służbowego. Wzór oraz zasady jego sporządzania powinny być określone w dokumentacji wewnętrznej jednostki. Zwyczajowo jednostki stosują druk znormalizowany "Polecenia wyjazdu służbowego". Druk ten wraz ze znajdującym się na jego odwrocie rachunkiem kosztów podróży służbowych stanowi księgowy dowód wewnętrzny, w rozumieniu art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Z tego względu sposób wypełniania tego dokumentu jest regulowany zazwyczaj w fakultatywnej części polityki rachunkowości jednostki (w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych).

W poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca określa:

• miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
• termin jej odbycia,
• środek transportu właściwy do jej odbycia (w tym jego rodzaj i klasę),
• cel podróży (rodzaj zadania służbowego do wykonania).

 

Druk "Polecenie wyjazdu służbowego" zazwyczaj wystawia pracownik jednostki zajmujący się sprawami ogólnoadministracyjnymi lub kadrowymi. Podstawą jego wydania jest polecenie pracodawcy. Polecenie wystawia się w jednym egzemplarzu. W dokumencie tym należy wpisać:

• numer polecenia,
• datę wydania polecenia,
• imię, nazwisko, stanowisko służbowe (ewentualnie także numer legitymacji służbowej) delegowanego pracownika,
• miejscowość, do której pracownik został delegowany,
• czas delegacji,
• cel delegacji,
• środek (środki) lokomocji wyznaczony przez pracodawcę do odbycia podróży.

"Polecenie wyjazdu służbowego" podpisuje pracodawca lub w jego imieniu inny pracownik jednostki, mający odpowiednie upoważnienie.

 

Wzór. Polecenie wyjazdu służbowego

 

Po wystawieniu dokument "Polecenie wyjazdu służbowego" przekazuje się delegowanemu pracownikowi. "Polecenie wyjazdu służbowego" należy wystawić w takim terminie, aby pracownik mógł w normalnym trybie uzyskać w jednostce zaliczkę na pokrycie kosztów podróży służbowej.

 

2.2. Zasady sporządzania, obiegu i kontroli wniosku o zaliczkę na koszty podróży służbowej

Przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych przewidują, że pracownik może otrzymać zaliczkę na pokrycie kosztów podróży służbowej. Przy czym w przypadku podróży:

• krajowej - pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów na wniosek pracownika (§ 11 ww. rozporządzenia),
• zagranicznej - pracownik obligatoryjnie otrzymuje zaliczkę na niezbędne koszty podróży w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów w walucie obcej lub za swoją zgodą, w walucie polskiej (§ 20 ww. rozporządzenia).

Wniosek o wypłacenie zaliczki składa delegowany pracownik. Należy to zrobić na druku zamieszczonym na dole "Polecenia wyjazdu służbowego". Ponieważ druk ten zostanie odcięty i złożony w księgowości przed podróżą służbową, w celu powiązania kosztów na wniosku należy podać numer "Polecenia wyjazdu służbowego".

Kwotę zaliczki podaje delegowany pracownik. Szacuje ją na podstawie przewidywanych kosztów podróży służbowej.

 

Przykład 45

Jakie koszty uwzględnia się przy szacowaniu kwoty zaliczki? Czy tylko rzeczywiste koszty, czy też kwoty ryczałtów i diet?

 

Przy szacowaniu kwoty zaliczki na koszty podróży służbowej uwzględnia się wszystkie koszty, jakie ma obowiązek zwrócić pracownikowi pracodawca w związku z odbywaniem podróży. Koszty te szacuje się, biorąc pod uwagę:

• koszty biletów środków transportu komunikacji publicznej (grupowej, zbiorowej), łącznie z opłatami dodatkowymi zależnymi od rodzaju i klasy środka transportu,

• planowany czas podróży służbowej i sposób zapewnienia pracownikowi wyżywienia - przy szacowaniu diet,

• planowaną liczbę dób w podróży służbowej i sposób przemieszczania się po miejscowości docelowej - przy szacowaniu kwot ryczałtów na dojazdy,

• planowane noclegi i sposób ich zapewnienia - przy szacowaniu kwot należności za noclegi,

• szacunkową liczbę kilometrów do przejechania w podróży i stawkę za kilometr przebiegu - przy szacowaniu kosztów używania w podróży służbowej pojazdów niebędących własnością pracodawcy.

 

Przykład 46

Czy w procedurach udzielania zaliczek na podróże służbowe można zawrzeć zapis, że zaliczki są udzielane na pokrycie faktycznych kosztów przejazdu i noclegów, a należności ryczałtowe są rozliczane po odbyciu podróży służbowej?

 

Nie, taki zapis jest niezgodny w prawem. Zaliczka ma obejmować niezbędne koszty podróży służbowej (§ 11 i 20 rozporządzenia o podróżach służbowych). Ryczałt to tylko forma rozliczania części niezbędnych kosztów podróży służbowych, stosowana w sytuacji, gdy ustalenie rzeczywistych kosztów może być niemożliwe lub znacznie utrudnione. Koszty objęte ryczałtem należą jednak do niezbędnych kosztów podróży służbowych, które obciążają pracodawcę. Koszty te nie powinny być przenoszone na pracowników, nawet jeśli jest to rozwiązanie czasowe (od czasu ich poniesienia przez pracownika do zwrotu przez pracodawcę).

 

Przykład 47

W jednostce przyjął się zwyczaj, że zaliczki na zagraniczne podróże służbowe są wypłacane tylko na koszty zakupu paliwa do pojazdu służbowego i noclegi. Diety i inne ryczałty są wypłacane po odbyciu podróży służbowej. Przy kilkudniowych delegacjach to nie problem, ale przy dłuższych wyjazdach koszty wyżywienia za granicą są wysokie. Czy pracownik może domagać się uwzględnienia tych kwot w zaliczce?

 

Tak, pracownik ma prawo do otrzymania zaliczki na pokrycie wszystkich niezbędnych kosztów podróży zagranicznej (§ 20 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych). Jej wypłacenie jest obligatoryjne. Jeśli pracodawca odmawia wypłacenia zaliczki w kwocie określonej przepisami, pracownik ma prawo odmówić wyjazdu służbowego za granicę.

 

Zaliczki na podróż krajową udziela się w walucie polskiej. Ta sama zasada dotyczy zaliczek na pokrycie kosztów podróży na krajowych odcinkach podróży zagranicznej. Natomiast zaliczki na podróż zagraniczną co do zasady udziela się w walucie obcej. Za zgodą pracownika może być udzielona w walucie polskiej, w kwocie stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, przeliczanej według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP, obowiązującego w dniu wypłaty zaliczki. W takim przypadku to pracownik odpowiada za nabycie waluty kraju docelowego w potrzebnej ilości.

Zaliczkę udzielaną w walucie obcej można wypłacić w walucie kraju docelowego albo innej walucie wymienialnej.

 

Przykład 48

Pracownik samorządowej jednostki budżetowej został delegowany na Ukrainę. Ze względu na problemy z zakupem odpowiedniej ilości waluty ukraińskiej w kantorach w miejscowości stanowiącej siedzibę pracodawcy wypłacono mu zaliczkę w dolarach. Pracownik wymienił dolary na hrywny po przekroczeniu granicy z Ukrainą.

 

Wniosek o udzielenie zaliczki sprawdzają i zatwierdzają osoby wskazane w przepisach wewnętrznych jednostki. Kontrola ta obejmuje sprawdzenie:

• czy wniosek złożył uprawniony pracownik (czyli ten, który otrzymał polecenie wyjazdu służbowego),
• czy wysokość zaliczki jest adekwatna do kosztów, jakie pracownik ma ponieść w związku z wyjazdem służbowym (skalkulowana w odniesieniu do obowiązujących cen przejazdów, dojazdów, noclegów, diet, ryczałtów itp. oraz przewidywanego czasu pobytu pracownika poza miejscem zamieszkania/pracy),
• czy wydatki do pokrycia z zaliczki mieszczą się w planie finansowym jednostki, a ich poniesienie jest celowe i niezbędne z punktu widzenia realizacji celów jednostki,
• czy wniosek o zaliczkę został sporządzony na właściwym druku i w pełnej wymaganej szczegółowości,
• czy termin rozliczenia zaliczki podany przez pracownika jest zgodny z obowiązującymi przepisami.

 

Przykład 49

Czy do wniosku o zaliczkę musi być dołączony druk wstępnej kalkulacji kosztów? Skąd można wziąć taki druk?

 

Kwotę zaliczki na koszty krajowej i zagranicznej podróży służbowej ustala się na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów (§ 11 i 20 rozporządzenia o podróżach służbowych). Ponieważ ogólnie obowiązujące przepisy nie określają sposobu sporządzania wstępnej kalkulacji kosztów podróży służbowych, zasady te, wraz z ewentualnym wzorem druku wstępnej kalkulacji, powinny być określone w przepisach wewnętrznych jednostki, dotyczących zasad kontroli zarządczej. Ich ustalenie należy do kierownika jednostki (art. 68 i 69 ust. 1 pkt 3 uofp).

Druk wstępnej kalkulacji kosztów nie jest obowiązkowy. Jednak jego stosowanie umożliwia przeprowadzenie kontroli zasadności wniosku o zaliczkę, w tym prawidłowości oszacowanych kwot. Jest przydatny zwłaszcza w celu szacowania kosztów dłuższych wyjazdów krajowych oraz wszystkich wyjazdów zagranicznych.

 

Wzór. Wstępna kalkulacja kosztów podróży służbowej krajowej/zagranicznej

 

Przykład 50

Pracownicy jednostki zatrudnieni na stanowiskach kierowniczych pobierali na podstawie wniosków o zaliczkę na podróż służbową na początku roku kwoty po ok. 2000 zł każdy. Kwoty te były zwracane na koniec roku. Potem pierwszego dnia roboczego nowego roku były pobierane ponownie. W ciągu roku pracownicy ci odbyli tylko po kilka podróży służbowych. Ich koszty mieściły się w przedziale od 50 zł do 200 zł. Kwoty te były rozliczane z otrzymanych zaliczek w taki sposób, żeby kwota zaliczki z powrotem wynosiła 2000 zł. Kontrola zarzuciła jednostce naruszenie prawa. Obwiniła o to przede wszystkim głównego księgowego. Czy słusznie?

 

Tak, zarzut kontrolujących jest prawidłowy. Przepisy rozporządzenia o podróżach krajowych stanowią, że zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowych są udzielane na wniosek pracowników, w wysokości niezbędnej na pokrycie kosztów określonych we wstępnej kalkulacji kosztów podróży służbowej. Koszty podróży służbowej powinny być rozliczone w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia (§ 5 i 11 rozporządzenia o podróżach służbowych). Zgodnie z tymi zasadami pracownicy nie mogą otrzymać stałej zaliczki na poczet przyszłych ewentualnych kosztów podróży służbowych, co do których nie wiadomo, ani czy, ani kiedy się odbędą, ani też jakie będą ich szacunkowe koszty. Praktyka stosowana w jednostce świadczy raczej o nadużyciach w gospodarowaniu środkami publicznymi. Nieprawidłowości te polegają na udzieleniu kadrze kierowniczej jednostki swego rodzaju nieoprocentowanych pożyczek, ukrywanych pod postacią zaliczek stałych.

Odpowiedzialność za takie działania ponosi przede wszystkim kierownik jednostki. Powinien on opracować i zapewnić przestrzeganie procedur kontroli zarządczej w celu zapobiegania takim sytuacjom (art. 68 i 69 ust. 1 pkt 3 uofp). Rolą głównego księgowego jest niedopuszczenie do wypłaty takich zaliczek, w ramach wstępnej kontroli dowodów księgowych z art. 54 ust. 1 pkt 3 uofp. Kontrola ta w przypadku wniosku o udzielenie zaliczki obejmuje m.in. sprawdzenie, czy operacja ta jest zgodna z obowiązującym prawem. Przede wszystkim polega to na sprawdzeniu:

• czy pracownik ubiegający się o zaliczkę został delegowany przez pracodawcę w podróż służbową,

• czy kwota zaliczki odpowiada wstępnej kalkulacji kosztów podróży.

Jeśli główny księgowy nie może tego stwierdzić na podstawie wniosku o zaliczkę, ma prawo żądać od kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych przedłożenia w formie pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień (art. 54 ust. 7 pkt 1 uofp). W razie stwierdzenia, że wnioski o zaliczki pracownicy sporządzili bezzasadnie, główny księgowy powinien odmówić ich podpisania w trybie określonym w art. 54 ust. 5 i 6 uofp.

 

Przykład 51

Pracownik urzędu miejskiego wystąpił o udzielenie zaliczki na koszty podróży służbowej krajowej w wysokości 700 zł. Według kalkulacji na kwotę tę składał się ryczałt na korzystanie z samochodu osobowego pracownika oraz diety. Czy burmistrz może odmówić wypłaty takiej zaliczki z powodu "chwilowego braku środków w budżecie"?

 

Nie, pracodawca nie może odmówić wypłaty zaliczki na koszty podróży służbowej, uzasadniając to brakiem środków. Przepisy § 11 rozporządzenia o podróżach służbowych stanowią wyraźnie, że na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę. Gdyby przyznanie zaliczki miało być uznaniowe, w rozporządzeniu tym znalazłby się zwrot "może udzielić". Przepis ten ma chronić pracownika, a więc stronę słabszą stosunku pracy, przed przerzucaniem na niego kosztów działalności pracodawcy, jakimi są koszty podróży służbowych. Za zapewnienie środków na pokrycie kosztów działalności jednostki odpowiada jej kierownik. Jest on odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki (art. 53 uofp). W opisanym przypadku kierownikiem tym jest burmistrz miasta. Jedynymi przypadkami, kiedy należy odmówić udzielenia zaliczki na poczet kosztów podróży służbowej w kwocie wnioskowanej przez pracownika, są sytuacje, gdy o zaliczkę wnioskuje pracownik, który nie otrzymał w ogóle polecenia wyjazdu służbowego albo polecenie to zostało odwołane. Tym samym zaliczka jest nienależna.

 

Przykład 52

Pracownik zawnioskował o zaliczkę na koszty podróży służbowej w kwocie 1000 zł. Główny księgowy po uzyskaniu informacji na temat kosztów biletów kolejowych, diet i noclegu stwierdził, że przewidywane koszty tej podróży powinny zamknąć się w kwocie 560 zł. Czy główny księgowy może sam zadecydować o wypłaceniu zaliczki w kwocie 560 zł?

 

Główny księgowy może zakwestionować wniosek o udzielenie zaliczki w trybie przewidzianym w art. 54 ust. 1 pkt 3 i ust. 3-7 uofp. Zgodnie z tymi przepisami ma on obowiązek wykonania kontroli wstępnej operacji gospodarczych i finansowych. Kontrola ta polega m.in. na ocenie ich zgodności z prawem. Jeśli stwierdzi, że operacja jest nieprawidłowa (a tak jest w przypadku wnioskowania o udzielenie zaliczki w kwocie w sposób oczywiście zawyżonej), to kwotę zaliczki należy wypłacić po pomniejszeniu do kosztów rzeczywistych. Jednak żeby to stwierdzić, główny księgowy powinien zwrócić się o złożenie dodatkowych wyjaśnień do kierownika komórki organizacyjnej, której pracownik złożył taki wniosek. W jednostkach, w których w przepisach wewnętrznych nie ustalono obowiązku dołączania do wniosków o zaliczki kalkulacji wstępnych kosztów podróży służbowych, trudno sprawdzić prawidłowość wniosków o zaliczki. Nie wiadomo, czy różnica, którą wyliczył główny księgowy, nie wynika z pominięcia kosztów niezbędnych, których główny księgowy nie przewidział, a w danym przypadku będą miały zastosowanie. Jeśli potwierdzi się, że koszty zostały zawyżone, pracownik występujący o zaliczkę powinien poprawić wniosek, zamieszczając datę naniesienia poprawki i swój podpis.

 

Wniosek o udzielenie zaliczki jest wewnętrznym dowodem księgowym w rozumieniu art. 20 ust. 2 pkt 3 uor. Dlatego błędy ujawnione we wniosku poprawia się w sposób określony w art. 22 ust. 3 uor. Skreśla się błędną treść lub kwotę. Utrzymuje się przy tym czytelność skreślonych wyrażeń lub liczb. Następnie wpisuje się treść poprawną i datę poprawki. Osoba upoważniona do jej naniesienia powinna złożyć przy tym swój podpis. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Następnie po zatwierdzeniu wniosek przekazuje się do komórki księgowości w celu realizacji. Po otrzymaniu zaliczki pracownik na odwrocie druku wniosku kwituje jej odbiór (podaje kwotę) i podpisuje:

• zobowiązanie do jej rozliczenia w terminie wskazanym w § 5 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych (czyli nie później niż w terminie 14 dni od zakończenia podróży),
• upoważnienie dla pracodawcy do potrącenia nierozliczonej kwoty zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia.

 

Wzór. Wniosek o zaliczkę i pokwitowanie jej otrzymania

 

Rozliczenie zaliczki nie wymaga sporządzania oddzielnego dokumentu. Zaliczki rozlicza się na podstawie rachunku kosztów podróży służbowej.

 

 

3. Koszty podróży służbowych

Koszty związane z podróżami służbowymi pokrywają pracodawcy będący państwowymi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej na zasadach określonych w sposób ogólnie obowiązujący w rozporządzeniu o podróżach służbowych. Rozporządzenie to dotyczy kosztów podróży służbowych odbywanych zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granicami. Ponadto do rozliczania kosztów podróży służbowych odbywanych pojazdami niebędącymi własnością pracodawców stosuje się także rozporządzenie w sprawie używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy.

 

3.1. Rozliczanie kosztów przejazdów w podróży krajowej i zagranicznej

Pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowej zarówno krajowej, jak i zagranicznej przysługuje zwrot kosztów przejazdów. Koszty te obejmują w przypadku odbywania podróży służbowej:

• środkami transportu innymi niż samochód osobowy, motocykl lub motorower, niebędącymi własnością pracodawcy - kwoty udokumentowane biletami lub fakturami, w tym cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje,
• samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącymi własnością pracodawcy - wartość stanowiącą iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.

W zależności od rodzaju środka transportu koszty przejazdu mogą być dokumentowane:

• biletami wykupywanymi za przejazd zbiorowymi środkami transportu (jednorazowymi, powrotnymi, okresowymi),
• fakturami (np. za wynajęcie samochodu lub wynajęcie samochodu wraz z kierowcą).

W przypadku biletów koszty - oprócz ceny biletu - mogą obejmować także różne opłaty dodatkowe. Katalog tych opłat nie jest określony przepisami i zależy od przewoźnika.

 

Przykład 53

W przypadku przejazdów koleją opłaty dodatkowe związane z kosztami przejazdu są pobierane za:

• rezerwację miejsca do siedzenia (tzw. miejscówka),

• korzystanie z miejsca do siedzenia w przedziale menadżerskim,

• korzystanie z miejsca sypialnego (wysokość opłaty zależy dodatkowo od liczby miejsc do spania w przedziale),

• korzystanie z miejsca do leżenia (wysokość opłaty zależy dodatkowo od liczby miejsc do leżenia w przedziale).

Przewoźnicy obsługujący dalekobieżne linie autobusowe pobierają zazwyczaj opłaty dodatkowe za rezerwację konkretnego miejsca do siedzenia (wybranego przez pasażera). W przypadku nabywania biletów okresowych pobierane są także opłaty za wydanie nośnika takiego biletu (karty elektronicznej).

Najbardziej zróżnicowany katalog opłat dodatkowych jest w przypadku podróży samolotami. Katalog opłat dodatkowych jest związany z polityką cenową danego przewoźnika. Rodzaj usług wliczonych w cenę biletu zależy od rodzaju linii lotniczych i klasy biletu.Na przykład w cenę biletu klasy ekonomicznej w normalnych liniach lotniczych jest wliczony koszt przewozu bagażu podręcznego, bagażu rejestrowanego (przewożonego w luku bagażowym samolotu), koszt posiłku, priorytetowa odprawa na lotnisku, gwarancja miejsca z przodu samolotu. Wszystkie te opłaty są traktowane jako opłaty dodatkowe (opcjonalne) w tanich liniach lotniczych. W tych liniach lotniczych, w celu obniżenia ceny biletu za przelot, osobno kalkuluje się cenę samego przelotu, a osobno różnych usług uznawanych przez te linie za dodatkowe. Opłaty dodatkowe są naliczane m.in. za odprawę pasażerów na lotnisku zamiast on-line, za nabywanie biletów za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, za wnoszenie opłat przelewem zamiast kartą kredytową albo kartą kredytową inną niż preferowana przez przewoźnika (tzw. opłaty transakcyjne), za zmianę danych pasażera, za wydrukowanie biletu i/lub karty pokładowej na lotnisku, za odprawę pasażerską na lotnisku poza kolejnością, za priorytet wejścia (czyli wejście na pokład samolotu z dużym bagażem podręcznym lub z dodatkową sztuką bagażu podręcznego), za wybór określonego miejsca na pokładzie samolotu, za posiłki na pokładzie, za przestrzeń na nogi, za przewóz niewymiarowego bagażu podręcznego, za gwarancję przylotu w określonym czasie, za bagaż rejestrowany (czyli przewożony w luku bagażowym), za nadbagaż (czyli bagaż przekraczający limity określone przez przewoźnika, opłacone w cenie biletu).

 

Ze względu na szeroki katalog opłat dodatkowych przed podróżą służbową należy skalkulować cenę przejazdu i uzgodnić z pracodawcą, które z tych opłat będą zaakceptowane i zwrócone. W szczególnych przypadkach, których nie dało się przewidzieć, opłaty dodatkowe fakultatywne pracodawca może zaakceptować już po odbyciu podróży służbowej.

 

W delegacji krajowej trwającej co najmniej 10 dni pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu środkiem transportu określonym przez pracodawcę (§ 10 rozporządzenia o podróżach służbowych). Skorzystanie z tego uprawnienia należy do pracownika. Powinien on powiadomić o tym pracodawcę przed rozpoczęciem podróży służbowej, tak aby ten mógł wybrać środek transportu, którego koszty zostaną zwrócone.

 

Przykład 54

Pracownik wpisał do rachunku kosztów podróży służbowej koszty biletu kolejowego - 2 × 58 zł dotyczące powrotu z miejsca delegowania w sobotę. Nie dołączył jednak biletu. Pracodawca wyraził zgodę na zwrot kosztów przejazdu koleją. Czy do zwrotu poniesionych kosztów przejazdu do miejsca zamieszkania konieczne jest przedłożenie biletu?

 

Fakt poniesienia kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejsca zamieszkania pracownika dokumentuje się na zasadach ogólnych, dotyczących kosztów przejazdów. Są one określone w § 5 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych. Zgodnie z tym przepisem do rozliczenia kosztów podróży służbowej załącza się dokumenty potwierdzające fakt ich poniesienia, w tym bilety. Jeśli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o poniesieniu wydatku i przyczynie braku jego udokumentowania.

 

3.2. Zwrot innych wydatków związanych z podróżą służbową krajową lub zagraniczną

Pracownikowi przysługuje także zwrot innych wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową krajową lub zagraniczną, które wiążą się z tą podróżą (§ 4 rozporządzenia o podróżach służbowych). Do wydatków tych zalicza się m.in.:

• opłaty za bagaż,
• opłaty za przejazd drogami i autostradami,
• opłaty za postój w strefie płatnego parkowania,
• opłaty za miejsca parkingowe,
• inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej.

Wydatki te powinny być udokumentowane (rachunkiem, fakturą, biletem parkingowym, paragonem). Wydatki, które będą podlegały refundacji przez pracodawcę, trzeba z góry określić (przed podróżą) albo pracodawca może je uznać po odbyciu podróży służbowej.

 

Przykład 55

Czy kierownik jednostki musi wydać zarządzenie wewnętrzne w sprawie rodzaju dodatkowych wydatków, jakie są pokrywane w związku z podróżami służbowymi krajowymi i zagranicznymi?

 

Nie, przepisy nie wprowadzają takiego obowiązku. Jednak wydanie takich przepisów może być wskazane w dużych jednostkach, gdzie podróże służbowe stanowią istotną pozycję wydatków. Przepisy w tym zakresie wydaje kierownik jednostki w ramach procedur kontroli zarządczej (art. 68 i 69 ust. 1 pkt 3 uofp). Powinny one obejmować procedury zarówno ustalania kosztów podróży służbowych przed ich odbyciem, jak i ich sprawdzania i zatwierdzania po zakończeniu podróży. W jednostkach, w których nie ma takich ogólnych uregulowań, pracodawca każdorazowo powinien uzgodnić z pracownikiem katalog niezbędnych wydatków przed odbyciem podróży służbowej. Jeśli pracownik poniósł inne nieprzewidziane wydatki, pracodawca może je zaakceptować po odbyciu podróży. Uwzględnia tu wyjaśnienia złożone przez pracownika na temat okoliczności ich poniesienia.

 

Niezależnie od tego, czy jednostka ma ustalony przykładowy katalog wydatków dodatkowych, jakie mogą być ponoszone w czasie podróży służbowych, czy też nie, poniesienie każdego dodatkowego wydatku musi być uzasadnione. Każdorazowo pracodawca przed podjęciem decyzji o ich sfinansowaniu ocenia:

• czy wydatki te są związane bezpośrednio z podróżą służbową,
• czy ich poniesienie jest niezbędne w celu realizacji zadania służbowego.

Jest to szczególnie istotne w jednostkach sektora finansów publicznych. Jednostki te mają obowiązek ponosić wydatki publiczne zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków (art. 44 ust. 2 uofp).

 

Przykład 56

Pracownik jednostki przedłożył do rozliczenia bilet PKP zakupiony w pociągu. Do ceny biletu została w związku z tym doliczona opłata dodatkowa za wydanie biletu przez konduktora, w kwocie 10 zł. Czy taką opłatę można zwrócić pracownikowi?

 

Odpowiedź na to pytanie zależy od tego, czy pracodawca uzna tę opłatę za inny udokumentowany wydatek z § 4 rozporządzenia o podróżach służbowych, związany bezpośrednio z odbywaną podróżą służbową, którego poniesienie było niezbędne. To z kolei zależy od okoliczności tej podróży. Pracownik powinien je opisać w stosownym oświadczeniu i załączyć do rachunku kosztów podróży służbowej (§ 5 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych). Dodatkowa opłata za wydanie biletu jest pobierana w pociągach w sytuacji, gdy pasażer nie nabył biletu w kasie biletowej, mimo że kasa taka działa na stacji, w której wsiadł do pociągu. Jeśli podróż służbowa była wcześniej planowana, pracownik powinien nabyć bilet z odpowiednim wyprzedzeniem (np. przez Internet lub w kasie biletowej), tak aby nie ponieść opłaty dodatkowej. Koszty niedbalstwa pracownika w tym zakresie nie mogą obciążać pracodawcy. W takim przypadku pracodawca nie może uznać tego wydatku za niezbędny i konieczny do poniesienia. Tak więc nie zrefunduje go. Jeśli jednak pracodawca bez uprzedzenia nakazał pracownikowi pilny wyjazd w delegację pociągiem, w takim czasie, że ten nie zdążył nabyć biletu w kasie przed odjazdem pociągu, wydatek z tytułu opłaty dodatkowej za wydanie biletu w pociągu będzie zarówno uzasadniony, jak i konieczny. Bez jego poniesienia pracownik nie mógłby podróżować pociągiem, więc podróż nie odbyłaby się. W takim przypadku opłata powinna być zwrócona pracownikowi ze środków pracodawcy.

 

Przykład 57

Pracownik jednostki odbywał podróż służbową własnym samochodem. W czasie jazdy otrzymał mandat za przekroczenie dopuszczalnej prędkości. Zwrócił się do pracodawcy o jego pokrycie w ramach innych udokumentowanych wydatków związanych z podróżą służbową. Czy pracodawca jest zobowiązany pokryć takie koszty?

 

Nie, pracodawca nie może pokryć kosztów mandatów. Mandat jest formą nałożenia na kierowcę pojazdu kary grzywny za popełnienie wykroczenia drogowego polegającego na przekroczeniu dozwolonej prędkości. Kara ta jest nałożona na osobę kierującą pojazdem. To ta osoba jest zobowiązana do jej poniesienia. Uiszczenie kary przez inny podmiot za osobę ukaraną lub przekazanie mu pieniędzy na jej uiszczenie stanowi wykroczenie z art. 57 § 1 ustawy z 20 maja 1971 r. - Kodeks wykroczeń. Nawet gdyby postępowanie takie nie było karalne, kwota mandatu za przekroczenie prędkości przez pracownika kierującego pojazdem w czasie odbywania podróży służbowej nie spełnia łącznie dwóch warunków. Są one konieczne do jej uznania za inny wydatek związany z podróżą służbową w rozumieniu § 4 rozporządzenia o podróżach służbowych. Wydatek ten co prawda jest związany bezpośrednio z podróżą służbową (gdyby pracownik nie odbywał podróży, do wykroczenia by nie doszło), ale jego poniesienie nie jest niezbędne w celu realizacji zadania służbowego.

 

Przykład 58

Pracownik jednostki załączył do rozliczenia delegacji pokwitowanie za taksówkę. Na pokwitowaniu osobno wykazano koszty przejazdu - 39 zł oraz kwotę 5 zł za "usługę tragarską - przeniesienie walizki z dworca do taksówki". Czy taki wydatek "na usługę tragarską" podlega zwrotowi?

 

Zwrot kosztów zależy od tego, jaki bagaż był przenoszony w ramach opisanej usługi. Co do zasady koszty przewozu bagażu osobistego pracownika w podróży służbowej ponosi sam pracownik. Przez pojęcie bagaż osobisty rozumie się rzeczy osobistego użytku pracownika, z których musi on korzystać w czasie pobytu poza domem, ale nie służą one bezpośrednio wykonywaniu zadania służbowego (np. środki higieniczne, kosmetyki, ubrania). Koszty przenoszenia czy przewożenia takiego bagażu co do zasady obciążają pracownika (poza kosztami przewozu środkami komunikacji publicznej zbiorowej lub grupowej, wliczonymi w cenę biletu, a więc niedającymi się wyodrębnić). Jeśli jednak pracownik przewoził w podróży służbowej rzeczy konieczne do realizacji zadania służbowego (np. materiały reklamowe, narzędzia, urządzenia), to koszty usługi tragarskiej w tym zakresie mogą obciążyć pracodawcę tylko w sytuacji, gdy uzna je za konieczne (§ 4 rozporządzenia o podróżach służbowych).

 

3.3. Zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej

Zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje w podróży służbowej zarówno krajowej, jak i zagranicznej (§ 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia o podróżach służbowych).

 

3.3.1. Zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w podróży krajowej

Koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej w podróży służbowej krajowej, zgodnie z § 9 rozporządzenia o podróżach służbowych, pracodawca może pokrywać w formie:

• zryczałtowanej,
• refundacji faktycznie poniesionych wydatków.

Przez środki komunikacji miejscowej rozumie się wszelkie środki transportu, jakimi można przemieszczać się w miejscowości docelowej. Są to np. metro, kolej miejska, autobusy, tramwaje, minibusy, trolejbusy, taksówki, taksówki zbiorowe, a także rzadziej: promy, tramwaje wodne, riksze, rowery miejskie (udostępniane w systemie publicznej, samoobsługowej wypożyczalni rowerów). Ponieważ definicja podróży służbowej odnosi się do wykonywania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika, dojazdy środkami komunikacji miejscowej dotyczą wyłącznie kosztów przemieszczania się po opuszczeniu miejscowości rozpoczęcia podróży służbowej. Ewentualne koszty przemieszczania się po tej miejscowości (np. dojazd z miejsca zamieszkania do siedziby jednostki, spod której odjeżdża samochód służbowy albo dojazd z miejsca zamieszkania do dworca PKP lub PKS) obciążają pracownika.

 

Możliwość 1 - ryczałt na dojazdy

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje w wysokości 20% diety. Przy diecie wynoszącej 30 zł jest to kwota 6 zł. Przepisy nie przewidują obniżania ryczałtu w przypadku niższych wydatków na dojazdy.

Ryczałt przysługuje za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej krajowej. Doby oblicza się indywidualnie - jako 24 godziny upływające od chwili rozpoczęcia podróży służbowej.

 

Przykład 59

Czy jeśli podróż służbowa jest krótka i nie przysługuje nawet połowa diety, to pracownikowi jednostki należy się ryczałt na dojazdy?

 

Tak, ryczałt na dojazdy należy się niezależnie od czasu trwania podróży służbowej. Nawet w podróży, której czas nie przekracza 8 godzin, należy się ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejscowej. Jest tak dlatego, że ryczałt należy się za każdą rozpoczętą dobę podróży, a nie po przebywaniu w podróży przez określony czas. Takie uregulowanie pokrywania kosztów dojazdów jest uzasadnione charakterem tych wydatków. Nawet w krótkiej podróży, trwającej do 8 godzin, pracownik może ponosić koszty przejazdu środkami komunikacji miejscowej.

 

Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Przyczyny nieponoszenia kosztów dojazdów mogą być różne, niezależne i zależne od delegowanego pracownika. Przyczynami niezależnymi od pracownika są m.in.:

• brak komunikacji miejscowej w danej miejscowości,
• brak połączenia realizowanego przez komunikację miejską między miejscem, w którym pracownik opuścił międzymiastowy środek komunikacji publicznej (np. dworcem PKS), a miejscem docelowym (np. hotelem), przy jednoczesnym braku środków transportu grupowego (np. taksówek) czy indywidualnego (np. wypożyczalnia rowerów miejskich),
• czasowy brak połączenia realizowanego środkami transportu komunikacji zbiorowej (np. brak połączeń autobusowych w godzinach nocnych, zmieniona organizacja ruchu na czas remontu drogi, zablokowana droga na skutek wypadku),
• bliskie położenie miejsca, w którym pracownik opuścił międzymiastowy środek komunikacji publicznej (np. dworca PKP) i miejsca docelowego (np. urząd wojewódzki),
• pokrywanie tych kosztów bezpośrednio przez pracodawcę.

Natomiast przyczynami zależnymi od pracownika są np.:

• podjęcie decyzji o przejściu pieszo,
• korzystanie z pojazdu służbowego lub prywatnego,
• skorzystanie z podwiezienia przez inną osobę (np. innego uczestnika wyjazdu służbowego, dysponującego własnym pojazdem, znajomych czy rodzinę pracownika, zamieszkujących w miejscu delegowania).

 

Przykład 60

Pracownicy samorządowej jednostki budżetowej objętej wspólną obsługą dojeżdżają po kilka razy w tygodniu do sąsiedniego miasta, w którym jest zlokalizowana siedziba CUW. Ponieważ od przystanku PKS do siedziby CUW jest znaczna odległość, drogę tę pokonują komunikacją miejską. Ostatnio kierownik CUW zasugerował, żeby jednostka zakupiła jednorazowe bilety komunikacji miejskiej, które przy zakupie powyżej 500 szt. są oferowane w niższej cenie. Bilety te miałyby być wydawane pracownikom jeżdżącym w delegacje. Czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne w świetle rozporządzenia o podróżach służbowych?

 

Tak, takie rozwiązanie jest dopuszczalne. Rozporządzenie to reguluje jedynie kwestie zwrotu kosztów dojazdów w podróżach służbowych ponoszonych przez pracowników. Te są możliwe w formie ryczałtu lub zwrotu faktycznie poniesionych udokumentowanych kosztów. Jednak koszty podróży może ponosić także bezpośrednio pracodawca. Prawo nie ogranicza go w tym względzie co do rodzaju tych kosztów ani sposobu ich opłacenia. Może więc zakupić bilety komunikacji miejskiej i wydać je pracownikom, zwłaszcza gdy rozwiązanie to jest tańsze od innych.

 

Skorzystanie z ryczałtu nie wymaga dokumentowania faktu poniesienia wydatków na dojazdy środkami komunikacji miejscowej przez dołączanie skasowanych biletów czy paragonów. Fakt niekorzystania z dojazdów pracownik dokumentuje zazwyczaj oświadczeniem o tym, że nie korzystał z dojazdów. W oświadczeniu tym podaje przyczyny.

 

Przykład 61

W jaki sposób należy dokumentować fakt poniesienia wydatków na dojazd środkami komunikacji miejscowej? Czy pracownik jednostki musi dołączyć skasowane bilety? Czy wystarczy, że wpisał ryczałt jako składnik kosztów podróży służbowej w rachunku kosztów podróży służbowej?

 

Zwyczajowo przyjmuje się, że jeśli pracownik wpisał w rachunku kosztów podróży należności z tytułu ryczałtu na dojazdy, to korzystał z tych dojazdów. Ryczałt jest formą rozliczania kosztów podróży służbowych, które nie wymagają dołączania dokumentów na dowód poniesienia tych wydatków. Jest on należny w stałej kwocie - niezależnie od faktycznych kosztów dojazdów (przysługuje w wysokości 6 zł bez względu na to, czy faktyczne koszty są niższe, równe czy wyższe niż ta kwota). Ponieważ przepisy mówią, że ryczałt nie należy się, jeśli pracownik nie korzystał z dojazdów środkami komunikacji miejscowej, to przy niewykazaniu takich kosztów w rachunku kosztów podróży służbowej przyjęło się, że pracownik zamieszcza odpowiednie oświadczenie o przyczynach tego niekorzystania na pierwszej stronie druku polecenia wyjazdu służbowego (w polu przeznaczonym na potwierdzenie pobytu służbowego). Oświadczenie to ma ułatwić kontrolę wydatków z tytułu podróży służbowych. W braku tego oświadczenia - przy powzięciu wątpliwości co do prawidłowości rozliczenia kosztów przez pracownika, główny księgowy zawsze może się zwrócić do tego pracownika o złożenie dodatkowych wyjaśnień (art. 54 ust. 3-7 uofp).

 

Możliwość 2 - rozliczenie faktycznych kosztów

Druga możliwość, przewidziana przepisami rozporządzenia o podróżach służbowych, polega na rozliczeniu faktycznych kosztów przejazdu środkami komunikacji miejscowej. Takie rozliczenie jest możliwe na wniosek pracownika zaakceptowany przez pracodawcę. Wniosek co do zasady powinien być złożony przed terminem odbycia podróży służbowej, tak aby pracodawca i pracownik orientowali się co do ewentualnych kosztów tych dojazdów.

 

Przykład 62

Pracownik jednostki przed odbyciem podróży służbowej złożył wniosek do pracodawcy o możliwość skorzystania z taksówki przy dojeździe od dworca PKS do urzędu wojewódzkiego, w którym miała się odbyć konferencja. Prośbę umotywował tym, że czas między przyjazdem autobusu na dworzec PKS a godziną rozpoczęcia konferencji jest za krótki, aby dojechał środkami komunikacji miejskiej (kolejno tramwajem i autobusem miejskim). Ze względu na brak połączenia autobusowego nie jest też możliwy wcześniejszy wyjazd w podróż służbową. Pracodawca zaakceptował wniosek.

 

Jednak w razie nastąpienia różnych nieprzewidzianych okoliczności w trakcie trwania podróży służbowej wniosek taki pracownik może przedstawić także po odbyciu podróży. Wtedy pracodawca akceptuje go na etapie rozliczania kosztów podróży służbowej.

 

Przykład 63

Pracownik regionalnej izby obrachunkowej przedłożył rachunek kosztów podróży służbowej, gdzie zamiast rozliczyć ryczałt na dojazdy komunikacją miejską, załączył paragon z taksówki. Do tego napisał oświadczenie, że z powodu dużego opóźnienia pociągu wziął taksówkę spod dworca, żeby nie spóźnić się na szkolenie, które miał poprowadzić. W drodze powrotnej ze szkolenia na dworzec jechał komunikacją miejską (załączył bilet za 3,50 zł). Czy w tej sytuacji można zwrócić koszty przejazdu taksówką (38 zł)?

 

Decyzja w tej sprawie należy do pracodawcy. Pierwotne ustalenia w zakresie pokrywania kosztów dojazdów pracownika ryczałtem mogą w szczególnych okolicznościach ulec zmianie. O tym, czy takie okoliczności wystąpiły, zadecyduje pracodawca, po zapoznaniu się z okolicznościami sprawy. Konieczność dotarcia osoby prowadzącej na szkolenie może być uznana za taką okoliczność. W takiej sytuacji zamiast ryczałtu należy zwrócić faktycznie poniesione przez pracownika udokumentowane koszty dojazdów, czyli kwotę 41,50 zł (sumę należności za taksówkę i bilet komunikacji miejskiej).

 

Zwrot wydatków faktycznie poniesionych na dojazdy środkami komunikacji miejscowej wymaga przedstawienia dokumentów. Rodzaj tych dokumentów zależy od tego, jakim środkiem transportu poruszał się pracownik. Mogą to być np. skasowane bilety, paragony fiskalne wystawione przez kierowców taksówek i taksówek zbiorowych, rachunki/faktury za wynajęcie samochodu. W takiej sytuacji nie należy się ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

 

Koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej mogą być równe ryczałtowi, wyższe niż ten ryczałt, a w szczególnych okolicznościach także niższe. Zmiana sposobu rozliczania z ryczałtowego na refundację rzeczywiście poniesionych wydatków dotyczy sytuacji, gdy koszty te są zarówno wyższe, jak i niższe. Aby pracodawca mógł podjąć właściwą decyzję, przed podróżą służbową należy wstępnie skalkulować jej koszty, w tym zorientować się, jaki będzie najlepszy i najtańszy sposób poruszania się po miejscowości docelowej.

 

Przykład 64

Audytor jednostki samorządu terytorialnego został wydelegowany na kontrolę do miejscowości X na 3 tygodnie. W tym czasie miał codziennie dojeżdżać pociągiem do miejscowości X i wracać z niej po zakończeniu pracy. W miejscowości X natomiast miał codziennie dojeżdżać autobusem między dworcem PKP a miejscem pracy. Na podstawie informacji o rozkładzie jazdy i cen biletów komunikacji miejskiej w miejscowości X sporządzono kalkulację, z której wynikało, że:

• ryczałt na dojazdy wyniesie w okresie delegowania 90 zł (15 dni roboczych × 6 zł),

• koszty dojazdów komunikacją miejską wyniosą: 102 zł (cena biletu jednorazowego 3,40 zł × 15 dni roboczych × 2 kursy dziennie), albo też 81 zł - przy korzystaniu przez pracownika z biletów tygodniowych (sprzedawanych ze zniżką wynikającą z jednorazowego zakupu tych biletów na okres całego tygodnia - 3 bilety tygodniowe po 27 zł każdy).

Pracodawca wybrał rozwiązanie polegające na pokryciu faktycznych kosztów dojazdów z wykorzystaniem biletów tygodniowych, jako rozwiązanie najtańsze.

 

3.3.2. Zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w podróży zagranicznej

Koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej w podróży zagranicznej są zwracane co do zasady w formie ryczałtu (§ 17 rozporządzenia o podróżach służbowych). Są to ryczałty na pokrycie kosztów:

• dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego przysługuje w wysokości jednej diety.

Jest należny w przypadku przejazdów z/do dworca/portu:

• w miejscowości docelowej za granicą (niezależnie od tego, czy pracownik korzystał w niej z noclegu, czy też nie),
• w każdej innej miejscowości niż docelowa za granicą, pod warunkiem że pracownik korzystał z noclegu w tej miejscowości.

W sytuacji gdy pracownik ponosi koszty dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego wyłącznie w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50% diety.

 

Przykład 65

Pracownik jednostki został delegowany do Wiednia (Austria). Wyjechał z Warszawy pociągiem i zatrzymał się na nocleg w Ostrawie (Czechy). Rano kontynuował podróż do Wiednia autobusem (przewoźnik prywatny). W Wiedniu z dworca autobusowego do hotelu oraz w drodze powrotnej z hotelu na dworzec kolejowy jechał komunikacją miejską (autobus). Autobusami poruszał się także między hotelem a miejscem pracy. W drodze powrotnej nie korzystał z noclegu na terenie Czech. Jakie ryczałty na jazdy miejscowe należy mu naliczyć i według jakiej stawki - dla Czech czy dla Austrii?

 

Pracownikowi będą przysługiwały zarówno ryczałty na dojazdy z/do dworca, jak i ryczałty na jazdy miejscowe. Ponieważ miejscowością docelową był Wiedeń, ryczałty powinny być obliczane na podstawie kwoty diety przewidzianej w przepisach dla Austrii (52 euro na dzień).

Ryczałt na dojazdy z/do dworca (kolejowego, autobusowego) będzie przysługiwał pracownikowi w kwocie równej:

• 1 diecie - 52 euro, za przejazdy w Ostrawie (jazda z dworca kolejowego do hotelu i z hotelu na dworzec autobusowy),

• 2 × 50% diety - 52 euro, za przejazd w Wiedniu (w dniu przyjazdu - z dworca autobusowego do hotelu i w dniu odjazdu - z hotelu na dworzec kolejowy).

Poza tym, ponieważ pracownik korzystał z komunikacji miejscowej w czasie pobytu w Wiedniu, będzie mu się należał także zwrot kosztów w postaci ryczałtu, naliczanego za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej na terenie Austrii.

 

Przykład 66

Pracownik jednostki pojechał na dwudniową delegację do Pragi (Czechy). Podróż odbył w obie strony pociągiem. W Pradze między dworcem kolejowym a hotelem poruszał się metrem. Z hotelu do miejsca pracy chodził na piechotę. Koszty dojazdu na terenie Pragi zamknęły się więc w kwocie 220 CzK (za 2 bilety strefowe 24-godzinne). Czy w takim przypadku pracownikowi należy się ryczałt na przejazdy z/do dworca w wysokości 1 diety, która wynosi aż 41 euro?

 

Tak, ryczałt na dojazdy należy wypłacić w kwocie przewidzianej przepisami. Rozporządzenie o podróżach służbowych przewiduje, że pracownikowi przysługuje osobny ryczałt na przejazdy z/do dworca kolejowego w miejscowości docelowej. Kwota tego ryczałtu równa jest 1 diecie, niezależnie od tego, czy faktyczne koszty tego przejazdu były równe czy wyższe niż ryczałt. Przepisy nie przewidują obniżenia kwoty ryczałtu w przypadku, gdy faktyczne koszty przejazdu są niższe.

 

Przykład 67

Pracownik jednostki zamieszkały i zatrudniony we Wrocławiu został delegowany do Berlina. Drogę tam odbył pociągiem. W Berlinie był zakwaterowany w hotelu znajdującym się tuż obok dworca kolejowego. Powrót z delegacji odbył się samolotem. Z lotniska wracał do domu komunikacją miejską. Czy w związku z tym należy mu się ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z lotniska do domu?

 

Nie, pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów dojazdu z lotniska we Wrocławiu do domu. Zwrot kosztów dojazdu z/na lotnisko w formie ryczałtu przysługuje z tytułu podróży zagranicznej. W opisanym przypadku podróż zagraniczna oznacza pobyt za granicą od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze lądowej do Berlina do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej do Polski na pierwszym lotnisku w kraju (§ 12 pkt 1 i 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Ponieważ pracownik jest zatrudniony i mieszka we Wrocławiu, przemieszczanie się z lotniska we Wrocławiu do miejsca zamieszkania nie jest też podróżą krajową (art. 77⁵ § 1 k.p.). Koszty tego przejazdu nie podlegają więc zwrotowi przez pracodawcę. Pracownikowi należy się z tytułu odbytej podróży służbowej ryczałt na dojazdy do/z dworca w miejscowości docelowej delegowania (w Berlinie). Należy się on za przejazd między hotelem a lotniskiem w drodze powrotnej z delegacji, w kwocie odpowiadającej 50% diety. Dieta za delegację w Niemczech wynosi 49 euro, tak więc ryczałt w tym przypadku będzie stanowił 24 euro i 50 centów.

 

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. Doby oblicza się indywidualnie - jako 24 godziny upływające od chwili przekroczenia granicy kraju w drodze tam, do chwili przekroczenia granicy w drodze z powrotem.

 

Przykład 68

Pracownik jednostki przebywał w delegacji w Niemczech. Zgodnie z rozliczeniem granicę w drodze tam przekroczył 14 września 2018 r. o godz. 13.15, w drodze powrotnej 21 września o godz. 23.11. W jaki sposób powinno się naliczyć ryczałty na dojazdy środkami komunikacji lokalnej?

 

Pracownik przebywał w delegacji 7 pełnych dób i jedną niepełną, według wykazu:

• 1 doba: 14 września godz. 13.15 - 15 września godz. 13.14,

• 2 doba: 15 września godz. 13.15 - 16 września godz. 13.14,

• 3 doba: 16 września godz. 13.15 - 17 września godz. 13.14,

• 4 doba: 17 września godz. 13.15 - 18 września godz. 13.14,

• 5 doba: 18 września godz. 13.15 - 19 września godz. 13.14,

• 6 doba: 19 września godz. 13.15 - 20 września godz. 13.14,

• 7 doba: 20 września godz. 13.15 - 21 września godz. 13.14,

• 8 doba (niepełna): rozpoczęta 21 września godz. 13.15 - zakończona 21 września godz. 23.11.

Należy się więc mu 8 ryczałtów na dojazdy.

 

Ani ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca, ani ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej nie przysługują, jeżeli pracownik:

• odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
• ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
• nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

 

Przykład 69

Pracownik jednostki przebywał na delegacji w Pradze (Czechy). Wyjechał pociągiem z Wrocławia 6 stycznia 2019 r. o godz. 23.00. Granicę Polski przekroczył 7 stycznia 2019 r. o godz. 1.44. Do Pragi przyjechał o godz. 6.16. Z dworca w Pradze odebrali go pracownicy jednostki, na której zaproszenie pojechał. Zawieźli go ich samochodem służbowym do hotelu, a następnie do miejsca pracy. Pracownik miał zapewniony hotel na obrzeżach Pragi, gdzie dojeżdżał codziennie do/z miejsca pracy metrem i autobusem. W Pradze przebywał do 11 stycznia 2019 r. W tym dniu rano przejechał metrem i autobusem do miejsca pracy, a następnie po jej zakończeniu metrem na dworzec kolejowy, gdzie o godz. 16.58 wsiadł do pociągu powrotnego do Polski. Granicę przekroczył o godz. 19.59, a o godz. 22.27 był we Wrocławiu. Jakie należy mu naliczyć ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej?

 

W opisanej sytuacji pracownik ma prawo zarówno do ryczałtów na przejazdy między dworcem a hotelem, jak i do ryczałtów na dojazdy środkami komunikacji miejscowej.

Dieta w Czechach wynosi 41 euro (50% diety wynosi 20 euro i 50 centów, 10% diety wynosi 4 euro i 10 centów).

Pierwszy z ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdu z dworca kolejowego w miejscowości docelowej przysługuje w wysokości jednej diety, chyba że pracownik:

• ponosi koszty przejazdu wyłącznie w jedną stronę - wtedy ryczałt wynosi 50% diety,

• nie ponosi żadnych kosztów - wtedy ryczałt nie przysługuje.

W dniu przyjazdu do Pragi pracownik został przewieziony z dworca kolejowego do hotelu, a następnie do miejsca pracy, samochodem służbowym jednostki, na której zaproszenie odbywała się podróż służbowa. Ponieważ nie poniósł kosztów przejazdu z dworca kolejowego do hotelu, ryczałt na ich pokrycie w kwocie 50% diety nie przysługuje. W dniu powrotu do Polski pracownik jechał metrem i autobusem z miejsca pracy na dworzec kolejowy. Za ten dzień przysługuje mu ryczałt w kwocie 50% diety - wynoszący 22 euro i 50 centów (niezależnie od faktycznie wydatkowanej na ten cel kwoty).

Poza tym ryczałtem pracownik ma prawo do ryczałtu na dojazdy środkami komunikacji miejscowej, który przysługuje w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. Ponieważ pracownik ponosił koszty dojazdów (codziennie jeździł metrem i autobusem między miejscem pracy a zakwaterowania, także w dniu przyjazdu i wyjazdu do/z Pragi), ryczałt z tego tytułu mu się należy. Oblicza się go za każdą rozpoczętą dobę podróży zagranicznej, czyli licząc od daty i godziny przekroczenia granicy Polski w drodze tam do daty i godziny przekroczenia granicy Polski w drodze z powrotem.

Pracownik przebywał w delegacji 4 pełne doby i jedną niepełną, według wykazu:

• 1 doba: 7 stycznia 2019 r. godz. 1.44 - 8 stycznia 2019 r. godz. 1.43,

• 2 doba: 8 stycznia 2019 r. godz. 1.44 - 9 stycznia 2019 r. godz. 1.43,

• 3 doba: 9 stycznia 2019 r. godz. 1.44 - 10 stycznia 2019 r. godz. 1.43,

• 4 doba: 10 stycznia 2019 r. godz. 1.44 - 11 stycznia 2019 r. godz. 1.43,

• 5 doba (niepełna): 11 stycznia 2019 r. godz. 1.44 - 11 stycznia 2019 r. godz. 19.59.

Ryczałt na dojazdy będzie mu przysługiwał za 5 dób. Ryczałt ten wyniesie więc 5 × 4 euro i 10 centów = 20 euro i 50 centów.

 

3.4. Diety

Z tytułu podróży służbowej krajowej i zagranicznej przysługują diety (§ 2 pkt 1 rozporządzenia o podróżach służbowych).

 

3.4.1. Dieta w podróży krajowej

Dieta w podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Jest określona jako kwota zryczałtowana - wynosząca 30 zł za dobę podróży.

 

Przykład 70

Trzech pracowników było w delegacji - zastępca starosty i dwóch szeregowych pracowników komórki inwestycji starostwa powiatowego. Podróż trwała 3 dni. W jej trakcie pracownicy uczestniczyli w konferencji dotyczącej organizacji gospodarki odpadami na poziomie gminnym i powiatowym. Organizator konferencji w ramach opłaty wpisowej zapewniał: dwa noclegi (bez żadnych posiłków wliczonych w ich cenę), materiały piśmienne i drobne poczęstunki w trakcie trwania posiedzeń (kawa, ciastka). Szeregowi pracownicy po powrocie z delegacji rozliczyli diety (po 90 zł każdy). Natomiast zastępca starosty przedłożył paragony za posiłki w zajeździe przy autostradzie oraz w restauracji (łącznie 8 posiłków - za kwotę 604,48 zł). Czy zastępca starosty powinien otrzymać pełny zwrot kosztów, czy tylko diety?

 

W opisanej sytuacji pracodawca może przyjąć dwa rozwiązania:

• rozwiązanie 1 - pokrycie kosztów posiłków wszystkich pracowników w podróży służbowej (np. przez zakup usług gastronomicznych),

• rozwiązanie 2 - wypłacenie wszystkim pracownikom diet.

O przyjętej formie decyduje pracodawca przy wysyłaniu pracowników w podróż służbową i organizowaniu jej (np. przez wniesienie opłaty wpisowej za uczestnictwo w konferencji, ale też wykupienie miejsca noclegowego i usługi gastronomicznej). Skoro w opisanym przypadku pracodawca zapewnił pracownikom na własny koszt jedynie udział w konferencji i noclegi, to inne koszty podróży służbowej powinny być zwracane pracownikom na zasadach określonych w rozporządzeniu o podróżach służbowych. Rozporządzenie to w § 2 stanowi, że pracownikowi z tytułu podróży służbowej należą się:

1. diety;

2. zwrot kosztów:

• przejazdów,

• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

• noclegów,

• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pokryciu kosztów wyżywienia (w przypadku gdy nie są one pokrywane w całości ze środków pracodawcy) służą co do zasady diety. Przy czym mają one pokryć jedynie różnicę między normalnie ponoszonym przez pracownika kosztami wyżywienia a ich zwiększeniem wynikającym z tego, że pracownik przebywa w podróży służbowej. Zwiększenie to jest spowodowane tym, że pracownik nie stołuje się w domu. Musi korzystać z różnych form żywienia zbiorowego, co z zasady jest droższe niż posiłki przyrządzane w domu. Rozporządzenie o podróżach służbowych nie przewiduje możliwości pokrywania kosztów posiłków w trakcie podróży służbowej w innej formie niż zryczałtowana w postaci diet (jako zwrot faktycznych udokumentowanych wydatków). Tak więc w opisanym przypadku wszyscy pracownicy starostwa powiatowego - niezależnie od zajmowanego przez nich stanowiska - powinni otrzymać jedynie diety. Sfinansowanie rzeczywistych kosztów posiłków jedynie zastępcy starosty, w sytuacji gdy wszyscy pracownicy wykonywali te same zadania służbowe (brali udział w konferencji), byłoby ponadto dyskryminujące dla szeregowych pracowników jednostki (art. 18³ k.p.).

 

Należności z tytułu diet oblicza się w dwóch etapach. W etapie pierwszym ustala się ich wysokość w odniesieniu do czasu przebywania pracownika w podróży służbowej. W etapie drugim ewentualnie potrąca się określone kwoty z tytułu posiłków zapewnionych przez pracodawcę.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego. Sposób obliczania przedstawia tabela.

 

Tabela. Sposób obliczania diet w odniesieniu do czasu trwania podróży służbowej

Czas trwania podróży	Wymiar diety	Przykłady
I. W podróży trwającej mniej niż dobę (mniej niż 24 godziny)
Mniej niż 8 godzin	Dieta nie przysługuje	Pracownik wyjechał w podróż w poniedziałek o godz. 7.00 i powrócił z niej o godz. 11.52. Podróż trwała 4 godziny i 52 minuty. Dieta nie przysługuje.
Od 8 do 12 godzin	Przysługuje 50% diety	Pracownik wyjechał w podróż w poniedziałek o godz. 7.00 i powrócił z niej o godz. 16.15. Podróż trwała 8 godzin i 15 minut. Przysługuje ½ diety w kwocie 15 zł.
Ponad 12 godzin	Przysługuje dieta w pełnej wysokości	Pracownik wyjechał w podróż w poniedziałek o godz. 7.00 i powrócił z niej o godz. 20.10. Podróż trwała 13 godzin i 10 minut. Dieta przysługuje w pełnej wysokości (30 zł).
II. W podróży trwającej dłużej niż dobę (24 godziny)
Pełna doba	Przysługuje dieta w pełnej wysokości	Pracownik wyjechał w podróż w poniedziałek o godz. 7.00 i powrócił z niej we wtorek o godz. 12.25. Podróż trwała 29 godzin i 25 minut. Przysługuje dieta w kwocie 30 zł, za pierwszą dobę i 15 zł za dobę rozpoczętą trwającą do 8 godzin.
Plus za każdą kolejną dobę niepełną trwającą do 8 godzin	Przysługuje 50% diety
Pełna doba	Przysługuje dieta w pełnej wysokości	Pracownik wyjechał w podróż w poniedziałek o godz. 7.00 i powrócił z niej we wtorek o godz. 16.30. Podróż trwała 33 godziny i 30 minut. Przysługuje dieta w kwocie 60 zł, (30 zł za pierwszą dobę i 30 zł za dobę rozpoczętą trwającą powyżej 8 godzin).
Plus za każdą kolejną dobę niepełną ponad 8 godzin	Przysługuje dieta w pełnej wysokości

 

Jeśli pracownik odbywa więcej niż jedną podróż służbową danego dnia, dla celów naliczenia diety nie sumuje się czasu przebywania w tych podróżach.

 

Przykład 71

Pracownik jednostki odbył dwie podróże służbowe jednego dnia. Rano wyjechał samochodem służbowym do miejscowości X. Przebywał w tej podróży j 4 i pół godziny. Następnie wrócił do miejsca pracy na 1 godzinę. Po czym ponownie kierownik jednostki wysłał go do tej samej miejscowości. W tej podróży przebywał 5 godzin i 24 minuty. Delegacje te zostały rozliczone na jednym poleceniu służbowym. Czy z tego tytułu, że łącznie trwały one ponad 8 godzin, pracownikowi należy się połowa diety?

 

Nie, w tej sytuacji dieta w ogóle nie przysługuje. Pracownik jednego dnia odbył dwie podróże służbowe. Pierwszą trwającą 4 i pół godziny i drugą trwającą ponad 5 godzin. Tych podróży nie można potraktować jako jednej dłuższej podróży służbowej, ponieważ między nimi powrócił do siedziby jednostki i przez godzinę wykonywał obowiązki w swoim stałym miejscu pracy. W związku z tym przysługujący mu zwrot poniesionych kosztów należy się za każdą z tych podróży oddzielnie. Ponieważ obie te podróże trwały krócej niż 8 godzin każda, z tytułu ich odbycia nie przysługują pracownikowi diety. Nie ma natomiast przeszkód, by obie te podróże były zlecone na jednym poleceniu wyjazdu służbowego i rozliczone na jednym rachunku podróży służbowych, ponieważ były wykonane jednego dnia i do tej samej miejscowości.

 

Dieta nie przysługuje:

• za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
• za czas przejazdu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i z powrotem na koszt pracodawcy, w przypadku pracowników przebywających w podróży krajowej co najmniej 10 dni,
• jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

 

Przykład 72

Pracownik jednostki został wysłany na 3-tygodniową delegację. W jej trakcie przypadały dwa weekendy wolne od pracy. Pracownik nie skorzystał z prawa powrotu do miejsca zamieszkania na weekend na koszt pracodawcy. Ze względu na znaczną odległość było to zbyt męczące. W tygodniu miał wszystkie posiłki opłacone przez pracodawcę. W weekendy stołował się na własny koszt. Czy za weekendy przysługuje mu dieta?

 

Tak, w opisanej sytuacji dieta przysługuje za czas wolny od pracy. Generalnie dietę nalicza się za cały okres delegowania (§ 7 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych). Dieta nie przysługuje, jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (§ 7 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia). Na podstawie tego przepisu dieta nie będzie się więc należała za dni robocze pobytu w delegacji. Ponadto dieta nie przysługuje także, jeśli pracownik skorzystał z prawa przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejsca pobytu stałego lub czasowego i z powrotem na koszt pracodawcy (§ 10 w związku z § 7 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia o podróżach służbowych). Ponieważ jednak pracownik z tego prawa nie skorzystał, przysługuje mu dieta za 4 dni wolne od pracy, w trakcie których przebywał w podróży służbowej, ponieważ w te dni nie miał zapewnionego przez pracodawcę bezpłatnego wyżywienia.

 

Przykład 73

Pracownik komórki audytu z przyczyn osobistych wyprowadził się z dotychczasowego miejsca zamieszkania i zamieszkał w miejscowości oddalonej o 50 km od miejsca pracy. Nie zgłosił pracodawcy zamiany miejsca zamieszkania (nadal jest oficjalnie zameldowany w dotychczasowym mieszkaniu). Pracownik ten został oddelegowany na półtora miesiąca do miejscowości, w której faktycznie mieszka. Czy będzie mu się należała dieta?

 

Dieta nie należy się za czas delegowania do miejsca pobytu stałego lub czasowego pracownika (§ 7 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia o podróżach służbowych). Pojęcia pobytu stałego lub czasowego są definiowane w art. 25 i 27 ustawy z 24 września 2010 r. w sprawie ewidencji ludności. Zgodnie z nimi pobytem:

• stałym jest zamieszkanie w określonej miejscowości pod oznaczonym adresem z zamiarem stałego przebywania,

• czasowym jest przebywanie bez zamiaru zmiany miejsca pobytu stałego w innej miejscowości pod oznaczonym adresem lub w tej samej miejscowości pod innym adresem.

Jednocześnie jedna osoba może mieć tylko jedno miejsce pobytu stałego i jedno miejsce pobytu czasowego.

Pojęcia pobytu stałego i czasowego należy odróżnić od obowiązku zameldowania, który powstaje w ciągu 30 dni od przybycia do stałego lub czasowego miejsca pobytu (art. 28 ww. ustawy). W razie opuszczenia tych miejsc należy się wymeldować (art. 33 ww. ustawy). Zameldowanie na pobyt czasowy dotyczy tylko przypadków, gdy pobyt ten ma przekraczać 3 miesiące. Zameldowanie na pobyt stały lub czasowy służy wyłącznie celom ewidencyjnym i ma potwierdzać pobyt osoby w miejscu, w którym jest zameldowana.

Niewykonanie obowiązku meldunkowego nie ma wpływu na ustalenie, czy dana osoba faktycznie przebywa pod danym adresem na stałe lub czasowo. Dlatego w sytuacji opisanej w przykładzie nie można bazować na informacjach uzyskanych przez pracodawcę na temat zameldowania pracownika. Tym bardziej że w przypadku pobytu czasowego może on być faktycznie krótszy niż 3 miesiące. Wówczas obowiązek meldunkowy w ogóle nie powstanie. W celu ustalenia prawa do diety wskazane jest pobranie od pracownika pisemnego oświadczenia, w którym wskaże on oba miejsca: miejsce pobytu stałego i miejsce pobytu czasowego (podając adresy tych miejsc: nazwę miejscowości, ulicę, numer domu i/lub numer lokalu). Rozliczenie kosztów podróży służbowej należy dostosować do tego oświadczenia.

 

Przykład 74

Pracownik jednostki jest zatrudniony w miejscowości X. Mieszka w miejscowości Y odległej o 30 km. Czy dla takiego pracownika zlecenie wyjazdu do miejscowości, w której mieszka, jest podróżą służbową? Czy trzeba mu wystawić polecenie wyjazdu służbowego? A jeśli tak, to jak należy wskazać miejsce delegowania?

 

Zgodnie z definicją podróży służbowej (art. 77⁵ § 1 k.p.) jest nią wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Tak więc oddelegowanie pracownika do wykonywania pracy w miejscowości innej niż jego stałe miejsce pracy jest podróżą służbową, nawet jeśli jest on wysyłany do miejsca swojego zamieszkania. Taki przypadek oddelegowania powoduje jednak szczególne zasady rozliczania kosztów podróży służbowej. Za czas delegowania pracownika do miejscowości stałego lub czasowego pobytu nie przysługuje dieta ani należność na pokrycie kosztów noclegu. W zależności od tego, w jaki sposób pracownik został wydelegowany, podróż taka może w ogóle nie generować żadnych kosztów po stronie pracodawcy. Na przykład jeśli pracownik jest oddelegowany na dłuższy czas do miejscowości w której mieszka - bez obowiązku przyjeżdżania do stałego miejsca pracy, nie będą mu się należały diety, ale też nie będzie ponosił żadnych kosztów dojazdów i przejazdów. W sytuacji gdy pracownik zostanie oddelegowany do miejsca zamieszkania z obowiązkiem stawienia się w miejscu pracy (na początek i/lub koniec dnia pracy), będą mu zwracane koszty dojazdu z miejsca pracy do miejsca oddelegowania oraz koszty przejazdu środkami komunikacji miejscowej (jeśli takie będzie ponosił).

Udokumentowanie faktu zlecenia wyjazdu w podróż służbową w takim przypadku zależy od uregulowań wewnętrznych jednostki. Przyjmuje się, że polecenie wyjazdu służbowego wystawia się w takim przypadku wtedy, gdy wyjazd będzie wiązał się z powstaniem kosztów, podlegających pokryciu przez pracodawcę. Wskazuje się w nim faktyczne miejsce oddelegowania. Poza tym należy zamieścić także adnotację na temat tego, jakie miejsce będzie uważane za miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej (miejsce pracy, miejsce zamieszkania). Adnotacja ta będzie konieczna do prawidłowego rozliczenia kosztów podróży.

 

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 25% diety,
• obiad - 50% diety,
• kolacja - 25% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, zasady te stosuje się odpowiednio.

 

Przykład 75

Pracownik jednostki pojechał na jednodniową delegację (powyżej 12 godzin). Celem delegacji był udział w szkoleniu. Kiedy przyjechał do hotelu o godz. 7.30 miał zapewnione śniadanie, następnie przekąski i kawę (ok. godz. 11.00) oraz po zakończeniu szkolenia - lunch. Jaką kwotę trzeba potrącić z diety za te posiłki?

 

Rozporządzenie o podróżach służbowych przewiduje potrącenia z kwoty diety jedynie za wymienione w nim posiłki. W opisanej sytuacji należy na pewno potrącić 25% z diety za zapewnione śniadanie. Przekąski i kawa nie zaliczają się do posiłków, więc potraceń z tego tytułu nie będzie. W przypadku ostatniego posiłku, nazwanego w fakturze wystawionej przez hotel "lunchem", należy ustalić, czy posiłek ten może być uznany za obiad. W Polsce za obiad uznawany jest najobfitszy posiłek dnia, spożywany w godzinach popołudniowych, składający się z dwóch dań.

Z kolei lunch to lekki, jednodaniowy posiłek (może być w formie kanapki), spożywany w godzinach przedpołudniowych, między śniadaniem a obiadem. Pojęcie "lunch" pochodzi z krajów anglosaskich i w Polsce jest używane jako określenie lekkiego posiłku między śniadaniem a obiadem albo też wczesnego obiadu. Z tego względu w celu prawidłowego rozliczenia pracownika należałoby ustalić, jaki charakter miał zapewniony mu posiłek - lunchu czy obiadu. Można to ustalić, sprawdzając tę kwestię w hotelu. Najprościej jednak przyjąć od pracownika odpowiednie pisemne oświadczenie na druku rachunku kosztów podróży służbowej lub na dołączonej do niego trwale kartce. Potrącenie 50% diety będzie możliwe tylko wtedy, gdy lunch był tak naprawdę wczesnym obiadem.

 

3.4.2. Dieta w podróży zagranicznej

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia (75% kwoty diety) i inne drobne wydatki (25% kwoty diety).

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej, określonej w załączniku do rozporządzenia o podróżach służbowych. Państwem docelowym jest to państwo, w którym pracownik ma wykonywać zadania zlecone mu przez pracodawcę.

 

Przykład 76

Pracownik jednostki ma odbyć podróż służbową do Francji. Będzie jechał koleją, tranzytem, z przesiadkami na terenie Niemiec: w Berlinie i we Frankfurcie nad Menem. W obu miejscach przesiadki czas oczekiwania na kolejny pociąg wyniesie po kilka godzin. Czy w takim razie w celu określenia wysokości diety należy ustalić, że państwem docelowym będą Niemcy i Francja?

 

Nie, takie ustalenie będzie nieprawidłowe. Prawidłowo należy ustalić jedno miejsce docelowe - Francję. Za cały pobyt w podróży zagranicznej nalicza się diety w takiej wysokości, jaka jest ustalona dla Francji jako państwa docelowego (50 euro za dobę). Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej (§ 13 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Pracodawca w przypadku podróży do dwóch lub więcej państw, może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Nie dotyczy to jednak podróży tranzytowych. W przypadku takich podróży państwo docelowe, w którym pracownik będzie wykonywał zadanie służbowe, jest jedno. Państwa będące po drodze, przez które pracownik tylko przejeżdża w drodze do państwa docelowego, nie mogą więc być uznane za dodatkowe państwa docelowe, nawet jeśli pracownik przebywa w tych państwach przez dłuższy czas w związku z oczekiwaniem na przesiadkę. Więcej niż jedno państwo docelowe można ustalić wtedy, gdy pracownik będzie kolejno przebywał w różnych państwach, w których pobyt nie będzie związany tylko z koniecznością przejazdu do państwa docelowego, ale z wykonywaniem określonego zadania na polecenie pracodawcy.

 

W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Na przykład pracodawca może ustalić, że pracownik odbędzie podróż do Niemiec (Berlin) i Francji (Paryż), zatrzymując się w każdym z tych państw i wypełniając różne zadania:

• najpierw w Berlinie poprowadzi wykład w ramach konferencji,
• a następnie w Paryżu weźmie udział w targach.

Przepisy wprowadzają możliwość ustalenia więcej niż jednego państwa docelowego. Pracodawca może więc ustalić więcej niż jedno państwo docelowe, ale nie musi. Konsekwencją ustalenia więcej niż jednego państwa docelowego jest liczenie diet według różnych stawek (ustalonych dla poszczególnych państw). W takich przypadkach diety nalicza się dla danego państwa za czas podróży od/do przekroczenia granicy tego państwa. Za niepełne doby diety przelicza się proporcjonalnie.

 

Przykład 77

Pracodawca wysłał pracownika jednostki w podróż służbową. Ustalił dwa państwa docelowe: Niemcy i Francję. Zadania służbowe pracownik ma wykonywać kolejno w Monachium i Paryżu. Pracownik odbywał podróż własnym samochodem. Nie miał zapewnionych posiłków. Czas trwania podróży przedstawiał się następująco:

• przejazd z Wrocławia do Monachium - wyjazd z Wrocławia 8 stycznia 2019 r. o godz. 7.30, przekroczenie granicy w Zgorzelcu o godz. 9.45, przyjazd do Monachium o godz. 15.00,

• przejazd z Monachium do Paryża - wyjazd z Monachium 10 stycznia 2019 r. o godz. 16.30, przekroczenie granicy w Baden-Baden o godz. 19.15, przyjazd do Paryża 11 stycznia 2019 r. o godz. 2.35,

• przejazd z Paryża do Wrocławia - wyjazd z Paryża 14 stycznia 2019 r. o godz. 5.30, przekroczenie granicy w Zgorzelcu o godz. 22.45, przyjazd do Wrocławia 15 stycznia 2019 r. o godz. 0.55.

Pracownik przebywał w zagranicznej podróży służbowej: 6 pełnych dób i 13 godzin. W związku z tym należy mu się 7 pełnych diet. Diety te rozlicza się proporcjonalnie według stawek dla Niemiec i Francji, według czasu pobytu w poszczególnych państwach docelowych. Z tego na terenie Niemiec (od przekroczenia granicy w drodze tam do przekroczenia granicy z Francją) - dwie pełne doby i 9 godzin 30 minut. Ponieważ drugim miastem docelowym jest Paryż, diety za pobyt w Paryżu i podróż powrotną nalicza się według stawki diety obowiązującej we Francji, mimo że trasa powrotna wiedzie częściowo przez Niemcy (tranzyt). W efekcie za czas pobytu w Niemczech pracownik otrzyma 2,5 diety naliczonej według stawki 49 euro (2,5 × 49 euro = 122,5 euro), za czas pobytu we Francji 4,5 diety naliczonej według stawki 50 euro (4,5 × 50 euro = 225 euro).

 

Należność z tytułu diet oblicza się w odniesieniu do czasu trwania podróży zagranicznej w następujący sposób:

1. za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:

• do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
• ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

 

Przykład 78

Docelowo pracownik jednostki został delegowany do Paryża (Francja) od 12 do 19 listopada 2018 r. Dieta we Francji wynosi 50 euro. Pracownik przekroczył granicę polsko-niemiecką, jadąc samochodem służbowym, 12 listopada 2018 r. o godz. 13.00. W drodze powrotnej 19 listopada 2018 r. granicę polsko-niemiecką przekroczył o godz. 6.37 rano. W podróży pracownik przebywał 6 pełnych dób oraz siódmą rozpoczętą dobę, spędzoną w podróży powyżej 12 godzin (17 godzin i 37 minut). W związku z tym należność z tytułu diet pracownika wyniosła: 7 × 50 euro = 350 euro.

 

Ponieważ dieta w podróży zagranicznej jest przeznaczona nie tylko na pokrycie kosztów wyżywienia, ale też innych drobnych wydatków, dieta przysługuje także pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie. Dieta w takiej sytuacji wynosi 25% diety faktycznie należnej, ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych.

 

Przykład 79

Pracownik jednostki został delegowany do Berlina (Niemcy) od 12 do 19 listopada 2018 r. Dieta w Niemczech wynosi 49 euro. Pracownik przekroczył granicę polsko-niemiecką, jadąc samochodem służbowym, 12 listopada 2018 r. o godz. 21.00. W drodze powrotnej 19 listopada 2018 r. granicę polsko-niemiecką przekroczył o godz. 4.30 rano. W podróży pracownik przebywał 6 pełnych dób oraz siódmą rozpoczętą dobę, spędzoną w podróży poniżej 8 godzin (7 godzin i 30 minut). W związku z tym należność z tytułu diet pracownika wyniosła łącznie 310,33 euro (6 dób × 49 euro = 294 euro plus 1 doba do 8 godz. - 1/3 × 49 = 16,33 euro). Ponieważ jednak pracownik miał zapewnione całodzienne bezpłatne wyżywienie, należność z tytułu diet została obniżona do 25% faktycznie przysługujących mu diet. Wyniosła więc: 310,33 euro × 25% = 77,58 euro.

 

Do drobnych wydatków ponoszonych w związku z podróżami zagranicznymi zalicza się np. wydatki na napoje i przekąski w pociągach i samolotach, opłaty za toalety, opłaty za prysznic, opłaty bagażowe. Faktu poniesienia tych wydatków nie trzeba dokumentować, ani też składać oświadczeń o ich poniesieniu lub nieponiesieniu. Ryczałt przyznany na ich pokrycie nie jest uzależniony od ich faktycznego poniesienia ani ich rzeczywistej wysokości.

 

W razie zapewnienia pracownikowi częściowego bezpłatnego wyżywienia kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 15% diety,
• obiad - 30% diety,
• kolacja - 30% diety.

Potrącenia te stosuje się odpowiednio w razie korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

 

Przykład 80

Pracownik jednostki został delegowany do Berlina od 12 do 19 listopada 2018 r. Dieta w Niemczech wynosi 49 euro. Pracownik przekroczył granicę polsko-niemiecką, jadąc samochodem służbowym, 12 listopada 2018 r. o godz. 21.00. Noclegi miał zapewnione w wymiarze 6 dób hotelowych, w ramach których było serwowane śniadanie. W drodze powrotnej 19 listopada 2018 r. granicę polsko-niemiecką przekroczył o godz. 4.30 rano. W podróży pracownik przebywał 6 pełnych dób oraz siódmą rozpoczętą dobę, spędzoną w podróży poniżej 8 godzin (7 godzin i 30 minut). W związku z tym należność z tytułu diet pracownika wyniosła łącznie 310,33 euro (6 dób × 49 euro = 294 euro plus 1 doba do 8 godz., czyli 1/3 × 49 euro = 16,33 euro). Ponieważ pracownik miał zapewnionych 6 śniadań, należność z tytułu diet została obniżona odpowiednio o 15% diety za każdy z 6 dni. Wyniosła więc: 310,33 euro - (7,35 euro × 6 dni) = 310,33 euro - 44,10 euro = 266,23 euro.

 

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa niż dieta, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

 

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.

 

3.5. Należności z tytułu noclegów

Należności z tytułu noclegów w czasie podróży służbowej pracodawca może pokrywać:

• w wysokości faktycznie poniesionej do określonego przepisami limitu,
• w nielimitowanej wysokości faktycznie poniesionej,
• w formie zryczałtowanej.

Limity kosztów noclegów w podróżach zarówno krajowych, jak i zagranicznych dotyczą kosztów doby hotelowej. Zostały wprowadzone przepisami ogólnie obowiązującymi w celu ograniczenia wydatków na noclegi do wydatków uzasadnionych faktycznie potrzebami jednostek. Pracodawcy mogą pokrywać wydatki przekraczające te limity tylko w uzasadnionych sytuacjach.

Zwrot kosztów noclegów następuje w kwocie faktycznie poniesionej, wskazanej na rachunku, do kwoty limitu.

 

Przykład 81

Pracownik administracyjny szkoły przedłożył rachunek za hotel. Należność za dobę hotelową wyniosła 348 zł. Ponieważ limit wynosi 600 zł za dobę, pracownikowi zwrócono pełne koszty noclegu.

 

Przykład 82

Zastępca dyrektora biura związku międzygminnego przedłożył rachunek za hotel. Należność za dobę hotelową wyniosła 748 zł. Ponieważ limit wynosi 600 zł za dobę, pracownikowi zwrócono tylko 600 zł. Pozostała kwota (148 zł) obciążyła pracownika.

 

3.5.1. Należności z tytułu noclegów w podróży krajowej

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów.

Definicja usług hotelarskich i obiektów hotelarskich jest zawarta w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (art. 3 ust. 1 pkt 8, art. 35 i 36). Przez usługi hotelarskie rozumie się krótkotrwałe ogólnie dostępne wynajmowanie domów, mieszkań, pokoi, miejsc noclegowych, a także miejsc na ustawienie namiotów lub przyczep samochodowych oraz świadczenie, w obrębie obiektu, usług z tym związanych.

Usługi hotelarskie mogą być świadczone w obiektach hotelarskich. Zalicza się do nich:

• hotele (obiekty posiadające co najmniej 10 pokoi, w tym większość miejsc w pokojach jedno- i dwuosobowych, świadczące szeroki zakres usług związanych z pobytem klientów),
• motele (obiekty położone przy drogach, dysponujące parkingiem, posiadające co najmniej 10 pokoi, w tym większość miejsc w pokojach jedno- i dwuosobowych),
• pensjonaty (obiekty posiadające co najmniej 7 pokoi, świadczące dla swoich klientów całodzienne wyżywienie),
• kempingi (obiekty strzeżone, umożliwiające nocleg w namiotach, samochodach mieszkalnych i przyczepach samochodowych, przyrządzanie posiłków, parkowanie samochodów, a także świadczące usługi związane z pobytem klientów; obiekty te mogą dodatkowo umożliwiać nocleg w domkach turystycznych lub innych obiektach stałych),
• domy wycieczkowe (obiekty posiadające co najmniej 30 miejsc noclegowych, dostosowane do samoobsługi klientów oraz świadczące minimalny zakres usług związanych z pobytem klientów),
• schroniska młodzieżowe (obiekty przeznaczone do indywidualnej i grupowej turystyki młodzieżowej, dostosowane do samoobsługi klientów),
• schroniska (obiekty zlokalizowane poza obszarami zabudowanymi, przy szlakach turystycznych, świadczące minimalny zakres usług związanych z pobytem klientów),
• pola biwakowe (obiekty niestrzeżone, umożliwiające nocleg w namiotach).

Usługi hotelarskie mogą być też świadczone w innych obiektach spełniających wymagania wynikające z ww. ustawy. Za inne obiekty uważa się w szczególności wynajmowane przez rolników pokoje i miejsca na ustawianie namiotów w prowadzonych przez nich gospodarstwach rolnych (tzw. agroturystyka).

Zwrot kosztów noclegu przysługuje:

• w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety (600 zł),
• w uzasadnionych przypadkach, za zgodą pracodawcy - w wysokości przekraczającej ten limit.

 

Przykład 83

Co należy rozumieć przez uzasadnione przypadki, które wpływają na pokrycie pełnych kosztów usług hotelarskich?

 

Uzasadnione przypadki dotyczą różnych sytuacji, w których pracodawca uzna za zasadne poniesienie wyższych wydatków za noclegi pracownika w delegacji. Zalicza się do nich np.:

• brak w danej miejscowości obiektów świadczących usługi hotelarskie za kwotę mieszczącą się w limicie wydatków na nocleg (w ogóle, lub w określonej odległości od miejsca wykonywania zadania służbowego),

• brak w danym czasie w danej miejscowości wolnych miejsc noclegowych w obiektach świadczących usługi hotelarskie za kwotę mieszczącą się w limicie wydatków na nocleg (w ogóle, lub w określonej odległości od miejsca wykonywania zadania służbowego),

• konieczność zapewniania odpowiedniego standardu noclegu ze względu na niepełnosprawność delegowanego pracownika,

• konieczność zapewnienia odpowiednich warunków dla pracowników przewożących ważne dokumenty lub inne wartościowe rzeczy (np. jednoosobowy pokój, skrytka hotelowa, sejf hotelowy, parking strzeżony).

 

Przykład 84

Pracodawca wysyła na konferencję do Warszawy 4 pracowników jednostki. Dwóch z nich to kierownicy wydziałów starostwa powiatowego, dwóch to szeregowi pracownicy. Organizator konferencji zapewnia noclegi w hotelu, w którym się ona odbywa. Zostały zarezerwowane dla pracowników:

• zajmujących stanowiska kierownicze - jednoosobowe pokoje (cena za dobę wynosi 654 zł),

• szeregowych - 2 i 3-osobowe pokoje (cena za dobę wynosi 387 zł).

Czy można opłacić noclegi dla kadry kierowniczej w wysokości przekraczającej limit 600 zł?

 

Tak, pracodawca może opłacić takie wydatki w pełnej kwocie. Limit dobowy kosztów noclegu z § 8 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych dotyczy wyłącznie wydatków ponoszonych bezpośrednio przez pracowników, które są następnie zwracane przez pracodawcę. Nie dotyczy on sytuacji, gdy pracodawca zapewnia pracownikowi bezpłatne noclegi w podróży służbowej przez wykupienie usług u organizatora konferencji.

 

Przykład 85

Pracownik jednostki w związku z podróżą służbową do Warszawy zarezerwował w hotelu jednoosobowy pokój dla niepalących. Doba miała kosztować 452 zł. Po przyjeździe na miejsce okazało się, że na skutek pomyłki jego rezerwacja została skasowana. Wolne pokoje jednoosobowe były dostępne za kwotę 654 zł za dobę. Pracownik przyjechał do Warszawy nocą i nie był w stanie szukać miejsc w innych hotelach. Zgodził się na proponowany nocleg i korzystał z niego przez dwie noce. Czy pracodawca może post factum wyrazić zgodę na pokrycie wydatków za noclegi powyżej limitu 600 zł?

 

Tak, w opisanej sytuacji pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie wydatków ponad limit określony w § 8 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych. Co do zasady przed podróżą służbową należy sporządzić wstępną kalkulację jej kosztów. Kalkulację tę powinien zaakceptować pracodawca. Dotyczy to także kosztów noclegu i ewentualnych sytuacji, w jakich pracodawca zgodzi się na ich pokrycie w kwocie przekraczającej 600 zł. Jednak w czasie podróży służbowych nie wszystko można przewidzieć i zaplanować. Utrata rezerwacji na skutek błędu pracownika hotelu i niemożność szybkiego znalezienia innego noclegu w niższej cenie może być okolicznością szczególną z § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia. Pracodawca może więc zatwierdzić zwrot kosztów noclegu w kwocie przekraczającej limit na etapie zatwierdzania dowodu księgowego będącego podstawą do ich rozliczenia i zwrotu.

 

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za usługę w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (45 zł).

Zapewnienie bezpłatnego noclegu polega na tym, że pracodawca lub strona, na której zaproszenie odbywana jest podróż służbowa, zapewnia pracownikowi nocleg. Strona zapraszająca pokrywa jego koszty z własnych środków. Nocleg ten może, ale nie musi, być zapewniony w obiekcie hotelowym.

Bezpłatny nocleg może być zapewniony pracownikowi np.:

• przez wykupienie przez pracodawcę miejsca noclegowego w ramach kosztów ogólnych konferencji, szkolenia,
• w pokojach gościnnych jednostki, znajdujących się w miejscu wykonywania zadania służbowego (np. w siedzibie zamiejscowego oddziału jednostki),
• w pokojach gościnnych jednostki, na której zaproszenie odbywa się wyjazd służbowy.

Ryczałt za nocleg przysługuje pracownikowi po spełnieniu jednocześnie dwóch warunków:

• warunek 1 - pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu,
• warunek 2 - pracownik nie przedłożył rachunku za usługę w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie.

Jego wypłata nie jest zależna od tego, czy pracownik poniósł jakiekolwiek koszty noclegu, ani od ich faktycznej wysokości.

 

Przykład 86

Czy pracownikowi jednostki można zwrócić koszty noclegu na podstawie oświadczenia, że zgubił rachunek z hotelu? Pracownik musiał gdzieś nocować w delegacji. Ze względu na znaczną odległość i brak skomunikowania nie byłoby możliwe, żeby codziennie wracał do miejsca zamieszkania. Kwota ryczałtu jest tak niska, że nie pokryje kosztów noclegu, które według oświadczenia pracownika wyniosły 105 zł za jedną noc (łącznie 210 zł).

 

Nie, pracownikowi nie można zwrócić kosztów noclegu na podstawie złożonego oświadczenia. Przepisy § 8 ust. 1-3 rozporządzenia o podróżach służbowych wyraźnie mówią o tym, że koszty noclegu są zwracane albo:

• na podstawie rachunku do wysokości kosztów faktycznie poniesionych (z zastosowaniem limitu lub bez), albo

• jako ryczałt - w przypadku gdy pracownik nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu i nie przedłożył rachunku z obiektu świadczącego usługi hotelarskie.

Skoro nie budzi wątpliwości sam fakt nocowania przez pracownika w miejscu oddelegowania, to nie powinno być żadnych problemów z uzyskaniem przez tego pracownika duplikatu rachunku, który, jak twierdzi, zagubił. Jeśli go nie przedłoży w jednostce, może otrzymać wyłącznie ryczałt za nocleg - niezależnie od tego, jakie koszty noclegu faktycznie poniósł.

 

Przykład 87

Pracownik w delegacji nocował u rodziny (w jej domu). Nie poniósł w związku z tym żadnych kosztów noclegu. Czy mimo to należy mu się ryczałt za nocleg?

 

Tak, ryczałt za nocleg należy się, jeśli zostały spełnione jednocześnie warunki określone w § 8 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych. Pracownik nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu i nie przedłożył rachunku za korzystanie z obiektu hotelowego. Należy mu się więc ryczałt za nocleg. Bezpłatny nocleg, o którym mowa w podanym przepisie, dotyczy sytuacji, gdy jest on zapewniony przez pracodawcę lub stronę, na której zaproszenie odbywa się wyjazd służbowy. Nie dotyczy to sytuacji, gdy pracownik sam organizuje sobie nocleg (czyli np. nocuje u rodziny, znajomych). Ponieważ w takich sytuacjach trudno jednak mówić o wiarygodnym ustaleniu kosztów noclegu, ustawodawca przyjął, że pracodawca musi wypłacić pracownikowi ryczałt. W przypadku ryczałtu za nocleg ustawodawca nie zastrzegł, tak jak w przypadku ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej, że nie należy się on, jeśli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Tak więc należy się on niezależnie od tego, czy pracownik poniósł koszty noclegu, czy też nie.

 

Ryczałt za nocleg wypłaca się wtedy, gdy pracownik korzystał z odpoczynku nocnego. Za odpoczynek nocny rozporządzenie uznaje 10 godzin przypadających od godz. 21.00 do godz. 7.00, z czego w czasie tym pracownik musi korzystać z noclegu co najmniej przez 6 godzin.

 

Przykład 88

Pracownik jednostki jechał w delegację pociągiem. Podróż rozpoczął o godz. 18.30. W miejscu docelowym był o godz. 1.30. Do rana spędził czas w poczekalni dworcowej oraz barze szybkiej obsługi. Czy należy mu się ryczałt za nocleg?

 

Nie, ryczałt za nocleg się nie należy. Jednak przyczyną tego nie jest fakt nienocowania w hotelu. Ryczałt się nie należy, ponieważ czas noclegu, przypadający od godz. 1.30 do 7.00, wynosił tylko 5 i pół godziny. Zgodnie z § 8 ust. 4 rozporządzenia o podróżach służbowych ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin między godz. 21.00 i 7.00.

 

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje:

• za czas przejazdu,
• jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

 

Przykład 89

Pracownik gminnego ośrodka pomocy społecznej jechał na delegację nocnym pociągiem. Podróż zaczął o godz. 21.38, a skończył o godz. 6.00 rano następnego dnia. Czy za czas przejazdu należy mu się ryczałt za nocleg (45 zł), czy zwrot kwoty opłaty dodatkowej do biletu za kuszetkę (59 zł)?

 

Za czas przejazdu nie należy się ryczałt za nocleg (§ 8 ust. 5 rozporządzenia o podróżach służbowych). Pracownikowi należy się zwrot kosztów przejazdu udokumentowany biletami. Zwrot ten obejmuje cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi (§ 3 ust. 2 ww. rozporządzenia). Rozporządzenie nie wymienia wszystkich opłat dodatkowych. Posługuje się zwrotem "w tym miejscówkami". W związku z tym pracodawca może zwracać także inne koszty dodatkowe. Opłatami takimi w pociągach są np. opłaty dodatkowe za miejsce do spania lub do leżenia (kuszetka).

 

Przykład 90

Pracownik komórki kontroli urzędu wojewódzkiego został oddelegowany na czas kontroli (2 miesiące) do miejscowości oddalonej o 80 km od jego stałego miejsca pracy. Dojazd tam i z powrotem ma się odbywać codziennie dwoma środkami transportu - najpierw pociągiem, następnie autobusem dalekobieżnym. Na miejscu pracownik musi jeszcze dojechać spod dworca autobusowego do kontrolowanej jednostki tramwajem. Codziennie podróż w obie strony (łącznie z dojazdem na terenie miasta, w którym pracownik mieszka i docelowego) zajmuje prawie 5 godzin. Łącznie pracownik jest poza domem od godz. 6.00 do godz. 18.00. Pracodawca uznał, że pracownik może codziennie dojeżdżać. Czy ze względu na długi czas delegowania pracownik może jednak domagać się zapewnienia noclegów?

 

Przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych odnoszą się wyłącznie do zasad rozliczania kosztów z tym związanych. Na gruncie tych przepisów pracodawca nie decyduje o tym, czy pracownik musi codziennie dojeżdżać do miejsca pracy. Jeśli uzna, że pracownik ma taką możliwość, nie należy mu się zwrot kosztów noclegów ani ryczałt za nocleg. Decyzja w tej sprawie nie może jedynie naruszać prawa pracownika do nieprzerwanego wypoczynku (dobowego, tygodniowego). Jeśli prawo do odpoczynku dobowego i tygodniowego jest zachowane, pracownik nie ma prawnych środków, aby domagać się od pracodawcy zapewnienia noclegów.

 

3.5.2. Należności z tytułu noclegów w podróży zagranicznej

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia o podróżach służbowych. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej ten limit.

Limit wydatków na nocleg jest ustalony dla poszczególnych państw. W przypadku podróży tranzytem przez kilka państw albo podróży do kilku państwa docelowych, gdzie noclegi są w różnych państwach, przyjmuje się limit obowiązujący dla państwa, w którym faktycznie był zapewniony nocleg.

 

Przykład 91

Pracownik został delegowany do Wiednia (Austria). Wyjechał z Warszawy pociągiem i zatrzymał się na nocleg w Ostrawie (Czechy). Rano kontynuował podróż do Wiednia autobusem. W Wiedniu nocował w hotelu. W drodze powrotnej nie korzystał z noclegu na terenie Czech. Jaki limit kosztów noclegów obowiązuje dla noclegu w Ostrawie? Czy taki jak dla Czech, czy taki jak dla państwa docelowego, czyli Austrii?

 

Przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych inaczej określają kwestie ustalania wysokości diet, a inaczej kwestie związane z limitem zwrotu kosztów noclegów. Diety ustala się w wysokości określonej dla państwa docelowego podróży służbowej (§ 13 ust. 2 ww. rozporządzenia). W tym przypadku diety będą więc naliczane według wysokości ustalonej w załączniku do rozporządzenia o podróżach służbowych dla Austrii (52 euro). W przypadku należności za nocleg limity zwrotu kosztów ustalone są dla poszczególnych państw (§ 16 ust. 1 ww. rozporządzenia). Tak więc nocleg w Ostrawie (na terenie Czech) będzie rozliczany do kwoty 120 euro, natomiast noclegi w Wiedniu (Austria) - do kwoty 130 euro.

 

Zasady pokrywania wydatków ponad ustalone limity są analogiczne do stosowanych w przypadku krajowych podróży służbowych.

 

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia o podróżach służbowych. W efekcie ryczałt jest różny dla różnych państw. Do jego wyliczenia stosuje się limit ustalony dla państwa, w którym przypadał nieudokumentowany nocleg.

 

Zwrot kosztów ani ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

 

Przykład 92

Czy bezpłatny nocleg za granicą pracodawca może zapewnić w formie zakwaterowania w wynajętym specjalnie w tym celu mieszkaniu?

 

Tak, nie ma przeszkód, aby pracownicy w podróży służbowej zagranicznej nocowali w wynajętym przez pracodawcę mieszkaniu. Rozporządzenie o podróżach służbowych w przypadku podróży zagranicznych nie wskazuje, w jakiej formie powinno nastąpić zapewnienie bezpłatnego noclegu. Pracodawcy będący jednostkami sektora finansów publicznych muszą jedynie brać pod uwagę ogólne ograniczenia wynikające z art. 44 ust. 3 uofp. Zgodnie z tym przepisem wydatki publiczne powinny być ponoszone w sposób celowy, oszczędny i efektywny. W związku z tym wynajęcie mieszkania za granicą, zamiast opłacania usług hotelowych, powinno być uzasadnione.

 

Przykład 93

Pracownicy gminy mają wyjechać w delegację zagraniczną do gminy partnerskiej we Francji. Strona francuska zaproponowała bezpłatne noclegi dla pracowników gminy w pokojach gościnnych merostwa. Czy gmina może zgodzić się na takie rozwiązanie? Czy w takiej sytuacji pracownikom będzie się należał ryczałt za nocleg?

 

Tak, gmina może zgodzić się na takie rozwiązanie. Rozporządzenie o podróżach służbowych nie zawiera żadnych ograniczeń co do sposobu zapewnienia noclegu w podróży zagranicznej. Może to się odbywać na koszt zarówno pracodawcy (gminy), jak i jednostki, na której zaproszenie odbywa się wyjazd. Ponieważ noclegi zapewnione przez stronę francuską mają być bezpłatne, pracownikom gminy nie będzie przysługiwał ryczałt za noclegi (§ 16 ust. 4 ww. rozporządzenia).

 

3.6. Inne koszty związane z odbywaniem podróży zagranicznych

W związku z odbywaniem podróży zagranicznej pracodawca może ponosić dodatkowe koszty:

• przewozu bagażu osobistego pracownika samolotem,
• leczenia za granicą,
• transportu do kraju zwłok, w razie śmierci pracownika.

 

Zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego pracownika przysługuje, jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę. Zwrot obejmuje koszty bagażu o wadze do 30 kg (waga jest liczona łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu).

Przepisy dotyczące zwrotu kosztów przewozu bagażu osobistego pracownika w podróży zagranicznej są wyjątkiem od generalnej zasady, że pracodawca zwraca wyłącznie koszty podróży służbowej. Bagaż osobisty obejmuje rzeczy osobiste pracownika, z których musi korzystać w czasie przebywania poza domem. Obejmuje on np. kosmetyki, środki higieniczne, ubrania, w tym także ubrania służbowe, gazety, książki, artykuły piśmienne oraz własne, niewykorzystywane do celów służbowych telefony, tablety, laptopy, a także leki, napoje i jedzenie.

Zwrot kosztów przewozu bagażu samolotem przysługuje:

• niezależnie od miejsca delegowania - jeśli podróż trwa ponad 30 dni,
• niezależnie od czasu trwania podróży służbowej - jeśli podróż jest odbywana do państwa pozaeuropejskiego.

Do limitu 30 kg nie wlicza się wagi bagażu służbowego. Koszty przewozu tego bagażu obciążają w całości pracodawcę.

 

Zwrot kosztów leczenia za granicą przysługuje pracownikowi w razie choroby powstałej podczas podróży zagranicznej. Nie jest istotna przyczyna powstania choroby (wypadek w czasie pracy, zarażenie się chorobą zakaźną, zachorowanie na skutek złych warunków pobytu itp.). Zwrot nie dotyczy kosztów leczenia chorób, na które pracownik zachorował przed podróżą zagraniczną, w tym chorób przewlekłych.

 

Przykład 94

Pracownik urzędu miejskiego ma stwierdzoną chorobę wrzodową żołądka i dwunastnicy i w związku z tym przyjmuje leki przepisane przez lekarza. Choroba ta nie jest przeciwwskazaniem do pracy (praca biurowa). W trakcie wyjazdu służbowego w Niemczech dolegliwości nasiliły się, w związku z czym pracownik miał wykonane badania w szpitalu (gastroskopia) i przepisano mu dodatkowe leki przeciwbólowe. Część kosztów pobytu w szpitalu została zwrócona na zasadach ogólnych przez NFZ. Czy pozostałą część ma obowiązek zwrócić pracodawca?

 

Nie, pracodawca nie ma obowiązku zwracania tych kosztów, ponieważ choroba pracownika nie powstała za granicą. Pracownik został wysłany w delegację w czasie leczenia choroby wrzodowej. Wiedząc, że podróż i przebywanie poza domem mogą doprowadzić do nasilenia się objawów chorobowych (jest to częste w tej chorobie), pracownik powinien mieć świadomość, że może być zmuszony do skorzystania z opieki medycznej za granicą. W swoim interesie powinien więc albo wykupić dodatkowe ubezpieczenie na czas pobytu za granicą, albo liczyć się z tym, że będzie musiał zapłacić z własnych środków za koszty leczenia, które nie są pokrywane w ramach ubezpieczenia przez NFZ.

 

Przykład 95

Pracownik pierwszego dnia pobytu w delegacji służbowej w Austrii zachorował na bakteryjne zapalenie gardła. Po powrocie do Polski przedłożył pracodawcy do refundacji rachunki za dwie wizyty lekarskie (pierwszą i kontrolną) oraz za zakup leków (antybiotyki, środki na gardło, środki przeciwgorączkowe). Poza tym pracodawca poniósł dodatkowe koszty związane z zapewnieniem hotelu i diet za granicą dla chorego pracownika (delegacja miała trwać 3 dni, a pracownik przebywał tam 10 dni - bo tyle wynosiło zwolnienie lekarskie z zaleceniem bezwzględnego leżenia). Z informacji w Internecie wynika, że ta choroba rozwija się czasie od 12 godzin do 4 dni od kontaktu z bakteriami. Oznacza to, że choroba mogła powstać jeszcze przed wyjazdem z Polski. Czy w takim razie pracodawca ma obowiązek zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów leczenia?

 

Tak, w opisanej sytuacji pracownikowi będzie przysługiwał zwrot poniesionych kosztów leczenia. W przypadku chorób charakteryzujących się tzw. okresem wylęgania (czyli okresem, jaki mija od kontaktu z bakteriami do pojawienia się pierwszych objawów chorobowych) trudno stwierdzić dokładnie, kiedy powstała choroba (jest to fizycznie niemożliwe). Skoro pracownik, wyjeżdżając w podróż służbową był zdrowy (dobrze się czuł i nie miał objawów chorobowych), a objawy pojawiły się w pierwszym dniu pobytu za granicą, należy przyjąć, że choroba powstała w czasie pobytu za granicą. Pracodawca powinien więc zwrócić pracownikowi niezbędne koszty leczenia. Żeby pracodawca mógł się zwolnić z obowiązku zwrotu kosztów leczenia pracownika za granicą, musiałby udowodnić rzecz przeciwną, czyli że choroba powstała w czasie pobytu w Polsce, tylko pracownik ukrył ten fakt przed pracodawcą.

 

Zwracane są jedynie koszty leczenia:

• udokumentowane,
• w granicach uznanych za niezbędne.

Wyjątkiem są koszty świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Przepisy nie określają limitu kwotowego kosztów, jakie mają być zwrócone pracownikowi. Należy się pełny zwrot kosztów, które są uznane za niezbędne.

 

Przykład 96

Pracownik urzędu marszałkowskiego zachorował w czasie delegacji w Niemczech. Skorzystał z wizyty u lekarza w przychodni prywatnej. Wizyta ta była bardzo droga. Poza tym zakupił antybiotyki, probiotyki i preparat witaminowy. Czy pracodawca ma obowiązek pokryć w całości te koszty?

 

Pracodawca zwraca koszty leczenia za granicą, jeśli dotyczą choroby, która powstała w czasie pobytu za granicą, w kwotach uznanych za niezbędne (ze wskazań medycznych). W przypadku leków zwrot kosztu ich zakupu nie dotyczy leków, których zakup za granicą nie był konieczny. Ocena spełnienia tych warunków może wymagać przedstawienia kopii dokumentacji medycznej, w zakresie, w jakim jest w niej wskazana konieczność zastosowania określonego leku lub suplementu. Jeśli lekarz wystawił receptę na antybiotyk i zalecił niezwłoczne zastosowanie łącznie z nim określonego probiotyku i witamin, wydatki na ten cel można uznać za niezbędne.

 

Nie podlegają zwrotowi koszty:

• zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne,
• zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych,
• nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

 

W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

 

Przykład 97

Pracownik biura związku międzygminnego zmarł z czasie przebywania na delegacji w Niemczech. Zmarł na zawał w hotelu, w czasie wolnym od pracy. Pracodawca najpierw poinformował rodzinę, że zwróci koszty transportu zwłok do Polski, a następnie zmienił zdanie. Stwierdził, że nie ma takiego obowiązku, bo pracownik nie zmarł w czasie wykonywania obowiązków służbowych. Kto powinien pokryć te koszty?

 

Koszty transportu zwłok z Niemiec do Polski obciążają pracodawcę. Podstawą domagania się przez rodzinę pracownika pokrycia tych kosztów jest § 19 ust. 4 rozporządzenia o podróżach służbowych. Przepis ten nakłada na pracodawcę obowiązek poniesienia kosztów transportu zwłok pracownika przebywającego w delegacji za granicą. Wystarczający jest sam fakt, że pracownik odbywający zagraniczną podróż służbową zmarł w trakcie przebywania za granicą. Dla obowiązku tego nie ma znaczenia, czy śmierć pracownika nastąpiła w trakcie wykonywania obowiązków służbowych czy w czasie wolnym od pracy.

 

3.7. Rozliczanie kosztów korzystania z pojazdów służbowych jednostek

Na koszty podróży służbowych, a także jazd lokalnych, w jednostkach sektora finansów publicznych składają się również koszty eksploatacji pojazdów będących własnością pracodawców, nazywanych pojazdami służbowymi. Zasady wykorzystywania tych pojazdów do celów odbywania podróży służbowych powinny być określone w przepisach wewnętrznych jednostki - w części ustalającej procedury korzystania z pojazdów będących własnością jednostki sektora publicznego do odbywania podróży służbowych (art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 uofp). Ponadto sposób dokumentowania kosztów takich podróży oraz kontrolowania ich prawidłowości powinien być określony w części fakultatywnej polityki rachunkowości (art. 10 uor).

Zwyczajowo do dokumentowania kosztów eksploatacji pojazdów służbowych jednostki służą druki:

• karty drogowej,
• miesięcznego rozliczenia zużycia paliwa.

Wzory druków stosowanych w konkretnej jednostce wraz z instrukcją ich wypełniania należy określić w instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, stanowiącej tzw. fakultatywną część polityki rachunkowości. Za ich ustalenie odpowiada kierownik jednostki (art. 10 ust. 1 i 2 uor).

 

3.7.1. Zasady sporządzania, obiegu i kontroli karty drogowej

Druk karty drogowej służy do rozliczania kosztów związanych z używaniem pojazdów służbowych jednostki. Dowód ten jest zaliczany do dowodów własnych wewnętrznych jednostki w rozumieniu art. 20 ust. 2 pkt 3 uor. Potwierdza on wykonanie operacji gospodarczych w ramach działalności własnej jednostki. Wystawiają go pracownicy jednostki.

Kartę drogową wystawia się dla jednego wskazanego pojazdu, na okres obejmujący od jednego dnia do jednego miesiąca.

Okres, na jaki jest wystawiona karta, zależy od intensywności eksploatacji pojazdu. Może to być np. 1 dzień, kilka dni, tydzień, 2 tygodnie, miesiąc. Nie można wystawić karty na dłużej niż miesiąc, a przy wyznaczeniu okresów w dniach lub tygodniach - zapisy w karcie trzeba zakończyć z upływem ostatniego dnia w danym miesiącu. Zasada ta wynika z konieczności przypisania kosztów eksploatacji pojazdu do jednego podstawowego okresu rozliczeniowego - miesiąca (art. 20 ust. 1 uor).

 

Kartę drogową wystawia się w jednym egzemplarzu. Za jej wystawienie odpowiada zwyczajowo kierownik lub wyznaczony pracownik komórki merytorycznej, do której należy zapewnienie obsługi wyjazdów służbowych pracowników jednostki (nazywany dyspozytorem pojazdu).

 

Przykład 98

Czy można obowiązki w zakresie wydawania i rozliczania kart drogowych samochodu służbowego gminnego domu kultury powierzyć sekretarce?

 

Tak, nie ma przeszkód formalnych w powierzeniu obowiązków w tym zakresie sekretarce. W małych jednostkach organizacyjnych, zatrudniających od jednego do kilku pracowników ogólnoadministracyjnych, może nie być potrzeby ani możliwości zatrudniania specjalnych pracowników odpowiedzialnych za dysponowanie pojazdem służbowym. Obowiązki w tym zakresie można więc powierzyć każdemu pracownikowi, w tym także sekretarce. Należy jednak pamiętać, że spełnione muszą być przy tym następujące warunki:

• sekretarka nie może wykonywać obowiązków dyspozytora pojazdu, jeśli jest upoważniona do odbywania podróży tym pojazdem jako jego kierowca,

• obowiązki należące do dyspozytora pojazdu muszą być szczegółowo określone w regulaminie organizacyjnym jednostki i/lub zakresie czynności sekretarki,

• sekretarka musi być przeszkolona w zakresie: wystawiania kart drogowych, prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania, wykonywania kontroli kart drogowych.

 

Dyspozytor pojazdu, wydający kartę drogową, zamieszcza na niej informacje na temat:

• numeru karty jako druku ścisłego zarachowania (jeśli nie jest nadany przez drukarnię albo generowany automatycznie przez oprogramowanie używane w jednostce),
• daty jej wydania,
• oznaczenia pojazdu służbowego, dla którego została wystawiona karta (marki, rodzaju, numeru rejestracyjnego).

Karty drogowe zalicza się do druków ścisłego zarachowania. W związku z tym numer wydanej karty należy ująć w księdze druków ścisłego zarachowania (lub innym rejestrze wskazanym przez kierownika jednostki). Po ujęciu rozchodu karty w księdze druków ścisłego zarachowania wydaje się ją za pokwitowaniem osobie upoważnionej do kierowania pojazdem. Osobą tą może być pracownik zatrudniony na stanowisku kierowcy albo inny pracownik, który otrzymał polecenie odbycia podróży służbowej pojazdem służbowym jednostki. Pokwitowanie obejmuje potwierdzenie faktu odbioru karty w księdze druków ścisłego zarachowania - przez złożenie podpisu ze wskazaniem daty odbioru. Kolejną kartę drogową dla danego pojazdu wydaje się osobie upoważnionej do kierowania tym pojazdem wyłącznie pod warunkiem zdania wypełnionej karty za poprzedni okres.

 

Przykład 99

Z jakich przepisów wynika, że karty drogowe muszą być zaliczone do druków ścisłego zarachowania?

 

Ogólnie obowiązujące przepisy nie regulują kwestii związanych z uznawaniem księgowych dowodów wewnętrznych stosowanych w jednostkach za druki ścisłego zarachowania. Zwyczajowo przyjęło się, że do druków ścisłego zarachowania zalicza się te dowody księgowe, które dają pracownikom dostęp do mienia jednostki. Karty drogowe są takimi dowodami. Na podstawie ich zapisów ustala się wielkość kosztów poniesionych przez jednostkę w związku z użytkowaniem pojazdów służbowych. Objęcie kontrolą zużycia tych druków zapobiega m.in. nadużyciom polegającym na zagarnięciu środków jednostki na podstawie kart drogowych wystawionych na fikcyjne (nigdy nieodbyte) podróże służbowe. Z tego względu karty drogowe powinny być uznane za druki ścisłego zarachowania. O uznaniu ich za takie druki w danej jednostce decyduje jej kierownik. Odpowiednie zapisy należy zamieścić w polityce rachunkowości danej jednostki (w części fakultatywnej - instrukcji gospodarki drukami ścisłego zarachowania).

 

Pracownik upoważniony do kierowania pojazdem zamieszcza w karcie drogowej informacje na temat:

1. stanu licznika pojazdu przy rozpoczęciu i zakończeniu pracy;

2. liczby przebytych kilometrów;

3. zużycia paliwa:

• według ustalonej przez kierownika jednostki normy zużycia,

• faktycznego;

4. stanu paliwa przy wyjeździe i przy powrocie;

5. zakupów paliwa z podaniem numeru i daty dowodu zakupu paliwa oraz zakupionej ilości;

6. napraw, regulacji, konserwacji wykonanych w czasie rozliczanym w karcie z podaniem numerów dowodów księgowych, w których zostały ujęte koszty tych napraw oraz zużytych do nich materiałów eksploatacyjnych, dat ich dokonania oraz ich wartości;

7. czasu pracy kierowcy (w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy);

8. innych informacji istotnych dla prawidłowego rozliczenia kosztów eksploatacji pojazdu.

 

Wypełnioną kartę drogową podpisuje osoba korzystająca z pojazdu służbowego (pracownik zatrudniony na stanowisku kierowcy lub inny pracownik upoważniony do korzystania z pojazdu służbowego jednostki).

Wszystkie dowody zakupu paliwa, usług, części eksploatacyjnych, wymienione w karcie drogowej, załącza się do tej karty. Pracownik upoważniony do kierowania pojazdem jest zobowiązany zamieścić na tych fakturach tzw. opis merytoryczny. W opisie tym obowiązkowo należy podać m.in. numer karty drogowej, w której te usługi (zakupy) zostały ujęte.

 

Przykład 100

Przykładowy opis merytoryczny na fakturze dotyczącej zakupu paliwa do pojazdu służbowego jednostki powinien objąć następujące wskazania:

Zakupione paliwo zostało zatankowane do pojazdu służbowego jednostki - samochodu osobowego o numerze rejestracyjnym YX 13456, w celu wykonywania jazd służbowych - zakup wpisano do karty drogowej nr AB 00987, za okres od 14 do 18 stycznia 2019 r.

Natomiast opis na fakturze dotyczącej wymiany oleju i zakupu materiałów eksploatacyjnych powinien wyglądać następująco:

Usługa wymiany oleju oraz zakup materiałów eksploatacyjnych (płyn zimowy do szyb i preparaty do odmrażania szyb i zamków) do pojazdu służbowego jednostki - samochodu osobowego o numerze rejestracyjnym YX 13456. Zakupy wpisano do karty drogowej nr AB 00987, za okres od 14 do 18 stycznia 2019 r. Zakupy niezbędne do zapewnienia prawidłowej eksploatacji pojazdu - wymiana oleju zgodnie z książką pojazdu, po przejechaniu 15 000 km, materiały eksploatacyjne niezbędne do korzystania z pojazdu w okresie zimowym.

 

Po wypełnieniu i podpisaniu kartę drogową wraz z załącznikami przekazuje się do komórki merytorycznej odpowiedzialnej za skontrolowanie prawidłowości zawartych w niej danych. Zwyczajowo jest to komórka organizacyjna, do której należy zapewnienie obsługi wyjazdów służbowych pracowników jednostki.

Zagadnienia, które należy wziąć pod uwagę przy wykonywaniu kontroli kart drogowych, przedstawia tabela.

 

Tabela. Kontrola kart drogowych

Sprawdzane zagadnienie	Komentarz
Czy nie występują luki lub nieścisłości w numeracji kart drogowych?	Karty drogowe są drukami ścisłego zarachowania. Niezgodności, takie jak: brak kart drogowych o określonych numerach, powtarzające się numery kart, wypełnione karty bez nadanych numerów, mogą świadczyć o próbach ukrywania zagarnięcia mienia jednostki lub innych nieprawidłowości w gospodarowaniu materiałami pędnymi i eksploatacyjnymi do pojazdów służbowych.
Czy wyjazdy były zlecone przez upoważnioną do tego osobę?	Dysponowanie pojazdem służbowym powinno być przypisane wskazanemu pracownikowi jednostki, odpowiedzialnemu m.in. za czuwanie nad ekonomiczną i celową obsługą wyjazdów służbowych pracowników jednostki. Do kosztów jednostki można zaliczyć tylko te wyjazdy, które zostały zlecone przez upoważnionego pracownika.
Czy do karty drogowej wpisano wszystkie dowody pobrania paliwa? Czy ilość paliwa zakupionego według dowodu zakupu zgadza się z ilością wpisaną do karty drogowej?	Wszelkie nieprawidłowości w tym zakresie, takie jak: nieujęcie faktury w karcie, brak w jednostce faktury ujętej w karcie, różnice między ilością paliwa wpisaną do karty a wskazaną w dowodzie nabycia, mogą wskazywać albo na brak staranności przy prowadzeniu kart drogowych, albo na próbę ukrycia faktu zagarnięcia mienia. W obu przypadkach takie błędy uniemożliwiają prawidłowe ustalenie ilości zużytego paliwa (według normy i faktycznie).
Czy do karty drogowej wpisano wszystkie dowody dokumentujące koszty napraw, regulacji, konserwacji? Czy ilość i wartość zakupionych usług (materiałów eksploatacyjnych) według dowodów zakupu zgadza się z ilością i wartością wpisaną do karty drogowej?	Wszelkie nieprawidłowości w tym zakresie, takie jak: nieujęcie faktury w karcie, brak w jednostce faktury ujętej w karcie, różnice między ilościami i wartościami ujętymi w karcie i dowodach zakupu, mogą wskazywać albo na brak staranności przy prowadzeniu kart drogowych, albo na próbę ukrycia nadużyć. Nadużycia te mogą polegać na: wykonywaniu napraw, konserwacji pojazdów prywatnych na koszt jednostki, zagarnięciu materiałów eksploatacyjnych.
Czy podana norma zużycia paliwa jest zgodna z normą ustaloną przez kierownika jednostki?	Podanie w karcie drogowej normy paliwa innej niż określona dla pojazdu przez kierownika jednostki zazwyczaj ma na celu ukrycie faktu jej przekroczenia. Przekroczenia normy wynikające z okresowych rozliczeń zawsze wymagają wyjaśnienia, ponieważ mogą wskazywać na: niegospodarność (nieefektywność użytkowania starych, wyeksploatowanych pojazdów bądź straty wynikające z nieusuwania na bieżąco usterek), zagarnięcie mienia.
Czy wpisany do karty stan licznika zgadza się z jego faktycznymi wskazaniami?	Dyspozytor pojazdu powinien okresowo kontrolować zgodność stanu licznika podanego w karcie z faktycznymi wskazaniami licznika w pojeździe. Niezgodność tych danych przy właściwie rozliczonym zużyciu paliwa według normy może świadczyć o: nierzetelnym wypełnianiu kart, ukrywaniu faktu nieuprawnionego wykorzystywania pojazdu przez pracowników jednostki do celów prywatnych.
Czy stan paliwa przy wydaniu karty drogowej zgadza się ze stanem paliwa przy zwrocie poprzedniej karty drogowej?	Niezgodności w tym zakresie mogą świadczyć o ukrywaniu zagarnięcia mienia.
Czy stan paliwa przy wydaniu i zwrocie karty drogowej nie przekracza pojemności baku pojazdu?	Nieprawidłowość taka świadczy o źle ustalonej normie zużycia paliwa lub o zagarnięciu mienia.
Czy liczba ogółem przejechanych kilometrów jest sumą kilometrów poszczególnych jazd wykazanych na odwrocie karty drogowej? Czy stany licznika przy wyjeździe i powrocie różnią się o liczbę faktycznie przejechanych kilometrów?	Nieścisłości w tym zakresie zazwyczaj są spowodowane próbami ukrywania faktu zagarnięcia paliwa lub nieuprawnionego wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych (manipulacja danymi ma za zadanie takie dopasowanie liczby kilometrów do normy zużycia paliwa, aby nie zostało wykazane jej przekroczenie).
Czy zawarte w karcie wyliczenia są wolne od błędów rachunkowych?	Niewykryte błędy rachunkowe mogą uniemożliwić prawidłowe rozliczenie zużycia paliwa w danym okresie sprawozdawczym i w okresach kolejnych. Poza tym niewłaściwe wyliczenia mogą mieć na celu ukrycie faktu zagarnięcia mienia.
Czy wszystkie rubryki karty drogowej zostały wypełnione we właściwy (zgodny z przeznaczeniem) sposób?	Luki w karcie drogowej mogą uniemożliwić prawidłowe rozliczenie kosztów materiałów pędnych.

 

Jeśli w kartach drogowych zostaną stwierdzone błędy o charakterze pomyłek (oczywiste omyłki pisarskie, błędy w obliczeniach nieskutkujące przekroczeniem norm zużycia paliwa), należy je poprawić w sposób wskazany w art. 22 ust. 3 uor. Błędy te poprawia osoba kontrolująca karty. Skreśla błędną treść lub kwotę. Utrzymuje przy tym czytelność skreślonych wyrażeń lub liczb. Następnie wpisuje treść poprawną. Należy podać datę poprawki oraz złożyć podpis. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Niedopuszczalne jest poprawianie błędów w kartach drogowych przez:

• zamazanie błędnej treści korektorem,
• zaklejenie błędnej treści,
• zamazanie błędnej treści długopisem tak, że stanie się nieczytelna,
• przerobienie cyfr.

Nie wolno także przepisywać na nowo treści wypełnionej karty drogowej na inną kartę.

 

Jeśli w wyniku kontroli kart drogowych zostaną ujawnione błędy mogące wskazywać na niegospodarność lub na ukrywanie nadużyć albo inne nieprawidłowości rzutujące na właściwe prowadzenie przez jednostkę gospodarki finansowej i rachunkowości, należy takie karty drogowe wraz z załączonymi do nich dowodami zakupu materiałów pędnych i eksploatacyjnych zatrzymać i poinformować o tym kierownika jednostki. To do kierownika jednostki należy przeprowadzenie odpowiedniego postępowania w celu ustalenia osób odpowiedzialnych za nieprawidłowości i podjęcie decyzji o dalszym biegu sprawy.

 

Przykład 101

Kontrola wykazała, że w karcie drogowej samochodu osobowego jednostki nr ABN 00098 wpisano fakturę nr 128/12/2018 z 4 grudnia 2018 r. za zakup 35 l benzyny E95 za kwotę 175,35 zł. Do karty nie została dołączona taka faktura. Jednak zakupione paliwo zostało rozliczone w tej karcie jako zużyte. Pracownik dysponujący samochodem oświadczył, że za paliwo zapłacił gotówką z własnych środków. Czy do uznania karty drogowej za rozliczoną prawidłowo oraz zwrotu środków wyłożonych przez pracownika wystarczy, jeśli pracownik, który dysponował pojazdem, złoży oświadczenie, że zgubił fakturę i nie pamięta, gdzie kupił paliwo?

 

Nie, takie oświadczenie nie może zakończyć sprawy, ponieważ jednostka nie będzie dysponowała dowodem zewnętrznym poniesienia kosztów zakupu paliwa. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych jednostki są dowody księgowe stwierdzające wykonanie danej operacji gospodarczej - nazywane dowodami źródłowymi (art. 20 ust. 1 i 2 uor). Dowody te dzieli się na zewnętrzne i wewnętrzne. Zewnętrzne (faktury) potwierdzają zakup paliwa. Wystawiają je kontrahenci jednostki. Natomiast dowody wewnętrzne takie jak karty drogowe oraz miesięczne zestawienie zużycia paliwa sporządzają pracownicy jednostki. Dowody te dokumentują faktyczne zużycie zakupionego paliwa w poszczególnych okresach sprawozdawczych. Obciąża się nimi koszty właściwego okresu sprawozdawczego. Przepisy przewidują, że w razie braku obcych dowodów księgowych źródłowych zewnętrznych jednostki mogą wystawić dowody własne wewnętrzne. Pełnią one wówczas funkcję dowodów zastępczych. Jest to jednak wyjątek od zasady ogólnej i dotyczy wyłącznie dwóch sytuacji przewidzianych w art. 20 ust. 3 pkt 3 i ust. 4 uor. Zgodnie z tym przepisem dowody zastępcze mogą być wystawiane:

• do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (dowody zastępcze tymczasowe),

• w braku możliwości otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (dowody zastępcze właściwe).

W przypadku oświadczenia przez pracownika, że zgubił fakturę, jednostka może skorzystać jedynie z możliwości wystawienia tymczasowego dowodu zastępczego.

Tymczasowe dowody zastępcze służą do ujęcia w księgach rachunkowych operacji gospodarczych w przypadku, gdy z różnych powodów w danym okresie sprawozdawczym (miesiącu) nie udało się uzyskać zewnętrznego obcego dowodu źródłowego na dowód przeprowadzenia operacji gospodarczej. Do takich sytuacji należy:

• niewystawienie przez sprzedawcę faktury od ręki (w chwili zakupu rzeczy przez jednostkę) mimo że obowiązek taki nakładają na niego określone przepisy,

• zaginięcie wystawionego dowodu obcego, zanim dotarł do jednostki (czyli sytuacja wskazana w przykładzie).

W takim przypadku w celu dochowania warunku rzetelnego i terminowego prowadzenia ksiąg rachunkowych wykonana operacja gospodarcza zakupu paliwa powinna być udokumentowana w księgach na podstawie dowodu zastępczego tymczasowego. Dowód zastępczy tymczasowy powinien sporządzić pracownik, który wykonał operację gospodarczą i zgubił fakturę (czyli pracownik dysponujący pojazdem służbowym). Obowiązkową treść tego dowodu określa kierownik jednostki w dokumentacji opisującej przyjęte w tej jednostce zasady (politykę) rachunkowości. Treść musi obejmować niezbędne elementy dowodu księgowego źródłowego, wymienione w art. 21 uor. Ponadto powinna się na nim znajdować:

• adnotacja o przyczynie braku obcego dowodu źródłowego,

• wyraźna klauzula o wyrażeniu przez kierownika jednostki zgody na udokumentowanie danej operacji za pomocą dowodu zastępczego.

Ścieżka obiegu i kontroli dowodu zastępczego jest taka sama jak dla zastępowanego dowodu źródłowego (traktowany jest tak samo, jak byłaby traktowana faktura za zakup paliwa). Niezwłocznie po jego sporządzeniu odpowiedni pracownik jednostki powinien wystąpić do sprzedawcy paliwa z żądaniem wystawienia duplikatu zagubionej faktury. Dla celów dowodowych żądanie należy skierować na piśmie doręczonym za potwierdzeniem odbioru z podaniem daty. Po otrzymaniu dowodu źródłowego pracownik komórki księgowości porównuje jego treść z dowodem zastępczym. W razie potrzeby powinien odpowiednio skorygować zapisy księgowe.

Jeśli pracownik dysponujący pojazdem nie wskaże sprzedawcy, od którego nabył paliwo, zastosowanie zastępczego dowodu tymczasowego nie będzie możliwe. Jest tak za względu na konieczność podania w dowodzie zastępczym danych sprzedawcy - co najmniej jego nazwy i adresu (art. 21 ust. 1 pkt 2 uor). W takim przypadku jednostka nie będzie mogła zaliczyć do swoich kosztów nieudokumentowanego zakupu paliwa ani zwrócić pracownikowi poniesionych przez niego kosztów tego zakupu.

W opisywanym przypadku trzeba mieć na uwadze, że przy złożeniu przez pracownika oświadczenia, iż zagubił fakturę i nie pamięta, gdzie kupił paliwo, faktycznie może chodzić o ukrycie nadużycia. Może to wskazywać, że pracownik bezprawnie wykorzystuje pojazd służbowy do jazd prywatnych i wyłudza nienależne zwroty kosztów tych jazd ze środków jednostki. W tym celu wpisuje w kartę drogową przejechane prywatnie kilometry. Wówczas na karcie drogowej i na liczniku pojazdu jest wskazana taka sama liczba przejechanych kilometrów. Aby to dopasowanie było wiarygodne, musi się zgadzać także ilość zakupionego i spalonego paliwa. Stąd przy dużej liczbie kilometrów przejechanych prywatnie do karty drogowej trzeba wpisać zakup odpowiedniej ilości paliwa. Przy tego typu nadużyciu pracownik faktycznie ponosi koszty paliwa z własnych środków w celu odbycia jazd prywatnych bez wiedzy i zgody pracodawcy. Na pewno nie należy mu się z tego tytułu dodatkowa korzyść w postaci zwrotu tych kosztów ze środków jednostki. Dlatego niezgodność opisana w przykładzie powinna być dokładnie wyjaśniona, tak aby zapobiec na przyszłość powtarzaniu się takich sytuacji.

 

3.7.2. Zasady sporządzania, obiegu i kontroli miesięcznego rozliczenia zużycia paliwa

Faktyczne zużycie paliwa rozlicza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego (miesiąca). Należy zestawić dane na temat paliwa zakupionego i zużytego według norm, zawarte we wszystkich kartach drogowych za dany miesiąc. Następnie porównuje się to zużycie z zużyciem faktycznym. Zużycie faktyczne ustala się na podstawie wskazań przyrządów zamontowanych w pojazdach. Jeśli pojazdy użytkowane w jednostce nie mają dokładnych wskaźników zapasów paliwa, dla celów kontrolnych na koniec miesiąca, po zakończeniu ostatniego wyjazdu, należy je zatankować do pełna. Wielkość zapasu będzie w tym przypadku różnicą między pojemnością baku pojazdu a ilością zatankowaną. Rozliczenie miesięczne paliwa może wykazać:

• brak różnic między ilością paliwa zakupionego i wykorzystanego,
• różnice na minus,
• różnice na plus.

W przypadku stwierdzenia różnic należy niezwłocznie wszcząć postępowanie wyjaśniające. Wyjaśnia się różnice zarówno dodatnie, jak i ujemne, ponieważ oba rodzaje różnic świadczą o nieprawidłowej gospodarce paliwami (np. o ustaleniu za niskich lub za wysokich norm zużycia paliwa). Mogą także wskazywać na nadużycia. W razie stwierdzenia powstania różnic ujemnych (zużycie faktyczne wyższe niż zużycie według norm) dodatkowo ustala się, czy były one zawinione czy niezawinione. Wskazuje się przy tym osobę winną. Przekroczenia norm zużycia paliwa mogą zostać uznane za:

• niezawinione, np. spowodowane ustaleniem zaniżonej normy, awarią pojazdu lub
• zawinione, np. spowodowane odbywanie jazd prywatnych samochodem służbowym lub tankowaniem paliwa do pojazdu prywatnego zamiast służbowego.

Uznanie niedoborów za zawinione powinno skutkować obciążeniem osoby winnej ponadnormatywnymi wydatkami z tego tytułu.

 

Wzór. Rozliczenie faktycznego zużycia paliwa według kart drogowych

 

 

4. Rozliczanie kosztów podróży służbowych na rachunkach kosztów podróży służbowych

Pracownik jest zobowiązany rozliczyć koszty zagranicznej lub krajowej podróży służbowej nie później niż 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej (§ 5 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych). Termin podany w tym przepisie jest terminem instrukcyjnym. Prawo nie wiąże z tym terminem żadnych ujemnych skutków dla pracowników go nieprzestrzegających. Nie oznacza to jednak, że jego naruszenie nie będzie rodziło żadnych konsekwencji dla pracownika.

 

Przykład 102

Pracownicy urzędu miejskiego nie przestrzegają zasady składania rozliczeń kosztów podróży służbowych z § 5 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych. Opóźnienia wynoszą od jednego do kilku miesięcy (rekordzista przedłożył rozliczenie kilkunastu podróży służbowych po upływie roku). Czy można zapisać w przepisach wewnętrznych urzędu, że pracownikom nie będą zwracane koszty podróży służbowych, jeśli przedłożą stosowne rozliczenie po zamknięciu księgowym miesiąca, na który przypadała podróż służbowa?

 

Nie, takie postanowienie będzie niezgodne z przepisami. Należności pracowników z tytułu podróży służbowych są należnościami pracowniczymi ze stosunku pracy. Należności te pracodawca wypłaca pracownikom niezwłocznie po rozliczeniu kosztów podróży. Należności te mogą być ewentualnie niewypłacone po upływie okresu ich przedawnienia. Zgodnie z art. 291 § 1 i 4 oraz art. 292 k.p. termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy wynosi 3 lata. Terminu tego nie można skracać w drodze czynności prawnej. Przedawnienie oznacza niemożność dochodzenia takiej należności przez pracownika przed sądem, jeśli pracodawca powoła się na zarzut przedawnienia.

Przestrzeganie terminów instrukcyjnych (a takim jest termin z § 5 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych) powinno być zapewnione w jednostce w ramach stosowania procedur kontroli zarządczej. Odpowiada za to kierownik jednostki (art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 uofp). W przypadku rozliczania kosztów podróży służbowych naruszenie tych terminów przez pracowników jednostki skutkuje nieprawidłowościami w ewidencji księgowej jednostki. Powoduje to niemożność prawidłowego ujęcia kosztów w księgach rachunkowych tego okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły. Tak więc wszystkie przypadki nierozliczenia w terminie kosztów podróży służbowych, niewynikające z przyczyn obiektywnych (np. niemożność przedłożenia rozliczenia z powodu przebywania na zwolnieniu lekarskim), główny księgowy powinien zgłaszać kierownikowi jednostki (zgodnie z drogą służbową). Kierownik jednostki w ramach uprawnień pracodawcy ma możliwość dyscyplinowania pracowników, którzy nie wywiązują się z nałożonych na nich obowiązków.

 

W celu rozliczenia kosztów podróży służbowych należy wypełnić druk rachunku kosztów podróży służbowej (znajdujący się na odwrocie druku polecenia wyjazdu służbowego). Druk ten jest taki sam dla podróży krajowych i zagranicznych. Poza tym, zgodnie z § 5 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych, do druku należy dołączyć:

• dowody poniesienia wydatków rozliczanych do kwoty wydatków faktycznych (w szczególności: rachunki, faktury, bilety, a także: paragony, bilety parkingowe, pokwitowania opłacenia parkowania w płatnej strefie itp.),
• oświadczenia w sprawie poniesienia wydatków nieudokumentowanych - z podaniem rodzaju wydatku, kwoty, przyczyny braku dokumentu.

 

Przykład 103

Czy można uznać za brak dowodu poniesienia wydatku w podróży służbowej zagubienie dowodu? Czy przyczyną może być tylko brak możliwości uzyskania dowodu?

 

Przepisy § 5 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych wskazują w sposób ogólny na brak możliwości przedstawienia dokumentu. Pojęcie to jest szerokie i obejmuje zarówno przypadki, gdy mimo poniesienia wydatku dokumentu nie można było uzyskać, jak i sytuacje, gdy dokument był w posiadaniu pracownika, ale zaginął.

 

W druku rachunku kosztów podróży służbowej, w odpowiednich pozycjach, należy wpisać dane konieczne do ustalenia prawa pracownika do zwrotu określonych kosztów w wyliczonej wysokości. Dane te obejmują wskazanie:

• miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży,
• dat i godzin rozpoczęcia oraz zakończenia podróży,
• środków lokomocji,
• kosztów przejazdu,
• innych należności (diet, ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, kosztów noclegów potwierdzonych rachunkami, ryczałtów za noclegi, innych niezbędnych wydatków uznanych przez pracodawcę).

Na druku w pozycji "Potwierdzenie pobytu służbowego" znajdującej się obok pozycji "Polecenia wyjazdu służbowego" lub dołączonych do niego osobnych dokumentach należy również zamieścić dodatkowe informacje i oświadczenia pracownika (§ 5 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych). Jest to niezbędne do prawidłowego ustalenia wysokości należności z tytułu kosztów podróży służbowej. Chodzi tu np. o oświadczenia pracownika o okolicznościach mających wpływ na:

• prawo do diet (np. w przypadku zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego częściowego wyżywienia - o ilości i rodzaju zapewnionych posiłków),
• prawo do ryczałtów (oświadczenie o nieponoszeniu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej),
• zwrot i wysokość innych kosztów podróży (np. oświadczenie o konieczności pozostawienia pojazdu służbowego w strefie płatnego parkowania lub na płatnym parkingu, o nieposiadaniu lub posiadaniu - z określeniem wysokości - ulgi na przejazdy danym środkiem transportu).

 

Jeśli pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów podróży, rozlicza ją na druku "Rachunek kosztów podróży służbowej".

Koszty podróży zagranicznej rozlicza się w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej - według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Prawidłowość danych zawartych w rozliczeniu potwierdza delegowany pracownik przez złożenie swojego podpisu.

 

Wzór. Rachunek kosztów podróży służbowej

(na odwrocie polecenia wyjazdu służbowego)

 

Jeśli przepisy wewnętrzne jednostki wymagają, aby pracownik uzyskał potwierdzenie pobytu w miejscu oddelegowania, zamieszcza się je w pozycji "Potwierdzenie pobytu", znajdującej się na poleceniu wyjazdu służbowego. W jednostkach, gdzie takie potwierdzenie nie jest wymagane albo gdy pracownik nie mógł takiego potwierdzenia uzyskać z przyczyn obiektywnych, pobyt pracownika w miejscu oddelegowania i wykonanie zadania służbowego potwierdza pracownik zatwierdzający "Rachunek podróży służbowej" pod względem merytorycznym. Czynność ta należy zazwyczaj do bezpośredniego przełożonego delegowanego pracownika.

 

Rachunek kosztów podróży służbowej należy poddać kontroli merytorycznej wydatków publicznych związanych z kosztami podróży służbowych. Przeprowadza się także kontrolę formalno-rachunkową polecenia wyjazdu służbowego i rachunku kosztów podróży służbowej. W przypadkach nieskomplikowanych rozliczenia kosztów podróży służbowych zawarte w rachunkach kosztów podróży i dołączonych do nich dowodach źródłowych, dokumentujących poniesienie określonych wydatków związanych z podróżą, powinny umożliwiać przeprowadzenie kontroli merytorycznej i wstępnej kontroli przez głównego księgowego, bez konieczności uzupełniania ich treści opisem merytorycznym. W przypadku skomplikowanych rozliczeń podróży krajowych, a także w większości przypadków podróży zagranicznych, należy na rachunkach kosztów podróży służbowych lub dołączonych do nich oświadczeniach pracowników, zawrzeć różne dodatkowe informacje. Informacje te i oświadczenia dotyczą np.:

• przysługujących pracownikowi zniżek na przejazdy środkami publicznej komunikacji zbiorowej,
• liczby i rodzaju posiłków zapewnionych w trakcie podróży przez pracodawcę,
• rodzaju nieudokumentowanych kosztów, ze wskazaniem ich kwoty i przyczyny braku dokumentów,
• rodzaju i pojemności skokowej silnika pojazdu niebędącego własnością pracodawcy, użytego do odbycia podróży,
• przyczyn nieponoszenia kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej,
• wysokości różnych kosztów dodatkowych nieprzewidzianych przy planowaniu podróży, na poniesienie których konieczna jest zgoda pracodawcy, wraz z uzasadnieniem ich poniesienia.
•  

Kontrola formalno-rachunkowa rachunków kosztów podróży służbowej obejmuje sprawdzenie:

• czy na poleceniu wyjazdu służbowego oraz na rachunku kosztów podróży służbowej zostały wypełnione prawidłowo wszystkie rubryki (zgodnie z ich przeznaczeniem) oraz czy pominięto jedynie pozycje, które w danym przypadku nie mają zastosowania (np. koszty ryczałtów na dojazdy w przypadku odbywania podróży pojazdem służbowym bądź prywatnym pracownika),
• czy zarówno polecenie wyjazdu, jak i rachunek podróży zostały wypełnione w sposób trwały, staranny, czytelny i zrozumiały (z użyciem skrótów - tylko jeśli są powszechnie znane i stosowane, np. PKP, PKS itp.),
• czy polecenie wyjazdu i rachunek kosztów podróży nie zawierają w treści błędów formalnych (co do osoby zlecającej wyjazd, osoby delegowanej, miejsca i czasu oddelegowania),
• czy na druku nie poprawiano treści w sposób niedozwolony (przez wymazanie, zamazanie, przerobienie),
• czy wyliczone sumy należności są poprawne pod względem rachunkowym,
• jeśli pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów podróży służbowej - czy zaliczka ta została prawidłowo rozliczona i czy prawidłowo ustalono kwotę do wypłaty (zwrotu),
• czy kwota do wypłaty (zwrotu) podana cyframi i słownie jest taka sama,
• czy do rachunku dołączono wszystkie wymienione w nim dowody źródłowe dokumentujące fakt poniesienia określonych wydatków.

Osoby sprawdzające rachunek kosztów podróży pod względem formalnym i rachunkowym są zobowiązane do poprawienia stwierdzonych w nim błędów w sposób określony w art. 22 ust. 3 uor. Poprawki nanosi się trwale. Skreśla się błędną treść z zachowaniem jej czytelności. Nie można poprawiać pojedynczych liter i cyfr. Następnie nanosi się treść właściwą. Przy każdej poprawce należy zamieścić datę i podpis osoby dokonującej poprawki. Jeśli błędy są tego rodzaju, że osoba kontrolująca nie może ich samodzielnie poprawić, polecenie wyjazdu służbowego lub rachunek kosztów podróży służbowych należy zwrócić do poprawienia (uzupełnienia) do jego wystawcy. Jeśli rozliczenie kosztów jest prawidłowe lub zawierało błędy, które zostały poprawione w wyniku przeprowadzenia kontroli formalno-rachunkowej, osoby kontrolujące powinny na dowodzie w odpowiednim miejscu złożyć podpis z adnotacją "sprawdzono pod względem formalnym/rachunkowym". Ponadto powinny zamieścić datę wykonania tej czynności. Następnie powinny przekazać dowód do skontrolowania pod względem merytorycznym.

 

Kontrola pod względem merytorycznym obejmuje sprawdzenie:

1. czy polecenie wyjazdu służbowego wydała upoważniona do tego osoba (pracodawca lub pracownik mający upoważnienie pracodawcy);
2. czy zgadzają się wskazane w poleceniu wyjazdu służbowego przez upoważnioną osobę i faktycznie rozliczone przez pracownika dane na temat: czasu oddelegowania, miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, środka lokomocji;
3. czy pracownik rozliczył wyłącznie koszty w granicach dopuszczanych prawem i określone lub uznane przez pracodawcę;
4. czy wykazane przez pracownika koszty wynikają z załączonych dokumentów źródłowych, a w przypadku naliczania kosztów zryczałtowanych - czy były one należne i zostały ustalone w prawidłowej wysokości;
5. czy w przypadku niemożności przedstawienia dokumentów źródłowych pracownik złożył stosowne oświadczenia, a rozliczone przez niego koszty odpowiadają faktycznym kosztom danego rodzaju (np. jeśli pracownik rozlicza na podstawie oświadczenia koszty przejazdu pociągiem, czy odpowiadają one faktycznej cenie biletu na danej trasie obowiązującej w dniu tego przejazdu);
6. czy poniesione koszty podróży spełniają kryteria celowości, efektywności i gospodarności (czyli czy poniesiono tylko koszty naprawdę niezbędne dla realizacji zadań jednostki, wybrano najtańszy i najszybszy środek komunikacji, wybrano najtańszy przy zachowaniu określonych standardów i warunków lokalnych hotel itp.);
7. czy wydatki z tytułu podróży mieszczą się w planie finansowym jednostki:
   • • w jednostkach zobowiązanych do stosowania klasyfikacji budżetowej - z podaniem działu, rozdziału i grupy paragrafów/paragrafu klasyfikacji budżetowej,
     • w jednostkach prowadzących rozbudowaną ewidencję kosztów - z podaniem rodzaju kosztów i miejsc ich powstawania.

Osoba sprawdzająca rachunek kosztów podróży pod względem merytorycznym jest zobowiązana do poprawienia stwierdzonych w nim błędów w sposób określony w art. 22 ust. 3 uor. Jeśli błąd jest tego rodzaju, że osoba kontrolująca nie może go samodzielnie poprawić (np. brakuje któregoś z oświadczeń osoby, która odbyła podróż), rachunek kosztów podróży służbowych należy zwrócić do poprawienia (uzupełnienia) do jego wystawcy. Rachunki kosztów podróży służbowych, które w wyniku kontroli merytorycznej zostaną całkowicie zakwestionowane przez sprawdzającego, np. na skutek stwierdzenia, że pracownik w ogóle nie odbył podróży służbowej bądź podróży tej nie zlecił pracodawca lub upoważniona przez niego osoba, z odpowiednią adnotacją należy zwrócić pracownikowi, który je przedłożył do rozliczenia. O fakcie tym należy powiadomić bezpośredniego przełożonego pracownika i/lub kierownika jednostki. Koszty podróży w takich przypadkach w ogóle nie mogą być pokryte ze środków publicznych. Jeśli rozliczenie kosztów jest prawidłowe lub zawierało błędy, które zostały poprawione w wyniku przeprowadzenia kontroli merytorycznej, osoba kontrolująca powinna na dowodzie w odpowiednim miejscu złożyć podpis z adnotacją "sprawdzono pod względem merytorycznym". Powinna przy tym zamieścić datę wykonania tej czynności i przekazać dowód głównemu księgowemu w celu wykonania kontroli wstępnej z art. 54 ust. 1 pkt 3 uofp. Główny księgowy kwestionuje prawidłowość dowodu w trybie ustalonym w art. 54 ust. 3-7 uofp. Dowody skontrolowane przez głównego księgowego zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona. Po wypłacie należności (w kasie lub przelewem na rachunek bankowy) rachunek kosztów podróży służbowej powinien być ponownie sprawdzony pod kątem zgodności kwot do wypłaty/zwrotu i kwot wypłaconych/zwróconych. Na koniec powinien być przekazany do ujęcia w księgach rachunkowych.

 

 

5. Ujęcie rozliczeń kosztów podróży służbowych w księgach rachunkowych

Podstawowe zasady ujmowania w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowej są takie same dla podróży krajowych i zagranicznych.

 

Schemat. Ewidencja kosztów podróży służbowej

 

Przykład 104

Pracownikowi szkoły podstawowej wypłacono z kasy zaliczkę na podróż służbową. Zaliczka została wykorzystana w kwocie udzielonej. Jak ująć w raporcie kasowym rozliczenie zaliczki, żeby raport kasowy zamknął się tymi samymi obrotami po stronie przychodów i rozchodów? Czy w tym celu rozliczenie zaliczki (dowód księgowy - rachunek kosztów podróży służbowej) trzeba ująć w raporcie w kwocie zerowej?

 

Nie, w tym przypadku dowód rozliczenia zaliczki nie będzie w ogóle ujęty w raporcie kasowym. Raport kasowy służy do ewidencjonowania operacji gotówką znajdującą się w kasie szkoły. W raporcie kasowym ewidencjonuje się więc przychód gotówki do kasy oraz rozchód gotówki z kasy. Przychodem gotówki do kasy będzie jej przyjęcie po pobraniu z rachunku bankowego szkoły, natomiast rozchodem - wypłacenie zaliczki pracownikowi (są to obroty strony Wn i Ma raportu kasowego). Jeśli pracownik wykorzystał zaliczkę w całości, rozliczenie zaliczki na podstawie rachunku kosztów podróży służbowej trzeba ująć wyłącznie na kontach służących w szkole do ewidencji kosztów podróży służbowych oraz pozostałych rozrachunków z pracownikami.

 

5.1. Rozliczanie i ujmowanie w księgach rachunkowych kosztów podróży zagranicznych

Koszty zagranicznych podróży służbowych dla celów wyliczenia należności pracownika rozlicza się na zasadach podanych w § 20 i 21 rozporządzenia o podróżach służbowych. Zgodnie z nimi:

1. koszty odcinków krajowych rozlicza się tak jak podróże służbowe krajowe (zarówno zaliczkę, jak i jej rozliczenie wykazuje się w walucie polskiej);
2. pracownik otrzymuje zaliczkę na koszty podróży zagranicznej w walucie obcej;
3. za zgodą pracownika zaliczka na koszty zagranicznej podróży służbowej może być wypłacona w walucie polskiej - w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, przeliczonej według kursu średniego złotego w stosunku do waluty obcej, określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki;
4. koszty zagranicznej podróży służbowej (a więc koszty całkowite, nie tylko kwoty udzielonej zaliczki) rozlicza się w walucie:

• otrzymanej zaliczki albo
• innej walucie wymienialnej, albo
• walucie polskiej,

według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Takie rozliczenie zaliczek udzielanych pracownikom na pokrycie kosztów podróży zagranicznych ma na celu nieobciążanie pracowników skutkami wynikającymi z różnic kursów walut. Różnice kursowe (dodatnie i ujemne) rozlicza się wyłącznie jako przychody lub koszty jednostki będącej pracodawcą.

Rozliczenia z pracownikiem ujmuje się w księgach rachunkowych ewidencji bilansowej zgodnie z zasadami określonymi w uor, dla operacji gospodarczych i finansowych wykonywanych w walucie obcej. Zgodnie z uor:

1. zapisy dotyczące operacji wyrażonych w walutach obcych ujmuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej (art. 23 ust. 3 uor);
2. wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia (art. 30 ust. 2 uor) w przypadku:

• sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań - po kursie faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji,
• zapłaty należności lub zobowiązań, jeśli nie jest zasadne zastosowanie kursu faktycznego, oraz innych operacji - według kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień operacji.

Zgodnie z tymi zasadami, jeśli jednostka organizacyjna i/lub pracownik nie mają konta walutowego:

1. zakup waluty obcej wycenia według faktycznie zastosowanego kursu,
2. zaliczki udzielone pracownikowi i wypłacane z kasy jednostki w walucie obcej wycenia według faktycznego kursu zakupu waluty w kantorze lub banku (jeśli jednostka kupuje walutę w banku, w którym ma prowadzony rachunek w złotych).

Zastosowanie tej drugiej zasady jest możliwe, ponieważ przy zasilaniu kasy gotówką z rachunku bankowego, a następnie wypłaty zaliczki pracownikowi, dochodzi wyłącznie do operacji wewnątrz danej jednostki (tzw. przesunięcie środków).

Faktycznie poniesione koszty podróży zagranicznej wycenia się według kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień operacji. W przypadku kosztów potwierdzanych dowodami (rachunkami, fakturami, paragonami) za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień potwierdzony w dowodzie. Dla kosztów podróży zwracanych w formie ryczałtu za dzień powstania kosztu uważa się dzień rozliczenia podróży służbowej (wskazany na rachunku kosztów podróży służbowej w pozycji "niniejszy rachunek przedkładam"). W celu uproszczenia zasad rozliczania kosztów podróży służbowych jednostka może przyjąć, że wszystkie koszty podróży służbowej rozliczane są w dacie przedłożenia rachunku kosztów podróży służbowej do rozliczenia. Zapis taki musi być zawarty w polityce rachunkowości jednostki. Kolejnym dopuszczalnym uproszczeniem, które można zawrzeć w polityce rachunkowości jednostki, jest przyjęcie, że koszty zagranicznych podróży służbowych dla celów bilansowych rozlicza się nie według średniego kursu ogłoszonego dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień operacji lecz według kursu z dnia wypłaty zaliczki.

Oba opisane uproszczenia mogą być przyjmowane w jednostkach sektora finansów publicznych, zgodnie z ogólnymi zasadami określonymi w art. 4 ust. 4 uor. Wycena kosztów zagranicznych podróży służbowych według kursu z dnia udzielenia zaliczki nie ma w tych jednostkach istotnie ujemnego wpływu na rzetelne przedstawienie ich sytuacji majątkowej oraz wynik finansowy.

 

Przy przyjęciu podanych zasad i uproszczeń, w sytuacji, gdy wypłata zaliczki na podróż służbową zagraniczną i jej rozliczenie następuje w walucie polskiej, koszty zagranicznej podróży ustala się najpierw w walucie obowiązującej w państwie docelowym. Następnie przelicza się ją na walutę polską. W księgach rachunkowych całość rozliczeń ujmuje się w walucie wypłaconej zaliczki i walucie rozliczenia, czyli w złotych.

 

Przykład 105

Pracownik samorządowej jednostki budżetowej został delegowany z Legnicy do Wiednia (Austria). W delegację tę udał się samochodem służbowym pracodawcy. Na miejscu pracownik miał zapewnione na koszt pracodawcy tylko noclegi. Zgodnie z wstępną kalkulacją kosztów podróży pracownik powinien otrzymać:

• równowartość 4 pełnych diet (po 52 euro) - 208 euro,

• zaliczkę na koszt zakupu paliwa, w tym odcinki krajowe - 280 zł, odcinki zagraniczne - 27 euro,

• zaliczkę na koszt przejazdem drogami płatnymi, w tym odcinki krajowe - 36 zł, odcinki zagraniczne - 9 euro.

Koszt zakupu paliwa do pojazdu służbowego został skalkulowany w następujący sposób:

• pojazd należy zatankować do pełna przed wyjazdem w podróż w Polsce - 55 l benzyny bezołowiowej 98 oct. × 5,10 zł = 280,50 zł,

• trasa w obie strony to 594 km × 2 = 1188 km plus 20 km na jazdy lokalne - łącznie 1208 km,

• pojazd według normy spala 6 l paliwa na 100 km.

Łącznie na całą podróż potrzeba 72,48 l paliwa. Po odjęciu pojemności baku (56 l) i dodaniu 6 l paliwa rezerwy (wystarczającej na przejechanie 100 km) wychodzi, że za granicą pracownik musi zatankować 23 l paliwa. Przy średniej cenie paliwa w Austrii za styczeń 1,17 euro za litr - zaliczka na koszt tankowania paliwa powinna wynieść po zaokrągleniu 27 euro.

 

Rozliczenie 1

Ponieważ jednostka budżetowa nie ma rachunku walutowego i nie prowadzi kasy, zaliczka na poczet tej podróży za zgodą pracownika została mu wypłacona w walucie polskiej. Zaliczka została wypłacona przelewem na rachunek bankowy pracownika 9 stycznia 2019 r. Jej kwota wyniosła łącznie 1364,93 zł (w tym: odcinki krajowe obliczane w złotych - 316 zł, odcinki zagraniczne - równowartość 244 euro według średniego kursu euro według NBP do złotego na 9 stycznia 2019 r. wynoszącego 4,2989 zł - w kwocie 1048,93 zł). Pracownik zakupił euro w kantorze, po kursie 4,2950 zł za 1 euro (kupił 244 euro za kwotę 1047,98 zł).

Po powrocie z podróży pracownik przedłożył rozliczenie kosztów podróży służbowej. Z rozliczenia tego wynikało, że powinien otrzymać:

1. za odcinki krajowe zwrot kosztów:

• zakupu paliwa - 273,15 zł,

• przejazdów drogami płatnymi - 38 zł;

2. za odcinek zagraniczny:

• 4 pełne diety i 1/2 (zwiększenie wynikało z przedłużenia czasu podróży związanego z przedłużeniem się czasu realizacji zadania służbowego, na co pracodawca wyraził zgodę w rozmowie telefonicznej) - w kwocie 234 euro,

• zwrot kosztów zakupu paliwa - 26,30 euro,

• zwrot kosztów przejazdów drogami płatnymi - 9 euro.

Ostateczne rozliczenie pracownika nastąpiło w walucie, w jakiej otrzymał zaliczkę, czyli w złotych polskich. Do przeliczenia kosztów w euro na walutę polską stosuje się kurs średni euro z dnia otrzymania zaliczki, czyli 4,2989 zł.

Koszty w euro łącznie wyniosły 269,30 euro, a po przeliczeniu na złote - 1157,69 zł. Po doliczeniu kwoty kosztów odcinków krajowych w złotych łączne koszty podróży wyniosły 1468,84 zł. Pracownik otrzymał zaliczkę w kwocie 1364,93 zł. Należy się więc mu zwrot od pracodawcy kosztów poniesionych z własnych środków w kwocie 103,91 zł.

Ujęcie opisanych operacji w księgach rachunkowych przedstawia się w sposób podany w schemacie.

 

Rozliczenie 2

Gdyby opisana w przykładzie jednostka organizacyjna prowadziła kasę, pracownik mógłby otrzymać zaliczkę na koszty podróży służbowej w walucie państwa docelowego (euro). Wtedy pracownik otrzymałby zaliczkę:

• 316 zł - na pokrycie kosztów odcinków krajowych podróży (tankowanie paliwa oraz przejazd drogami płatnymi),

• 244 euro - na pokrycie kosztów odcinka zagranicznego podróży (diety, tankowanie paliwa za granicą oraz przejazd drogami płatnymi).

Dalej dla uproszczenia przedstawiono tylko sposób rozliczenia kwoty zaliczki na część zagraniczną. Walutę obcą zakupiłaby kasjerka jednostki w kantorze po kursie 4,2950 zł za 1 euro (kupiłaby 244 euro za kwotę 1047,98 zł) i wypłaciła ją pracownikowi w kasie tego samego dnia, czyli 9 stycznia 2019 r.

Koszty poniesione w podróży służbowej zagranicznej byłyby takie same jak w rozliczeniu 1 - łącznie w wysokości 269,30 euro (4,5 diety w kwocie 234 euro, zwrot kosztów zakupu paliwa - 26,30 euro oraz zwrot kosztów przejazdów drogami płatnymi - 9 euro).

Ostateczne rozliczenie pracownika następowałoby w euro. Do przeliczenia kosztów w euro na walutę polską, w celu zarówno ich rozliczenia, jak i ujęcia w księgach rachunkowych, jednostka zastosowałaby kurs euro z dnia otrzymania zaliczki, czyli 4,2950 zł.

Koszty w euro łącznie wyniosłyby 269,30 euro, po przeliczeniu na złote - 1156,64 zł. Pracownik otrzymał zaliczkę w kwocie 244 euro. Należy się więc mu zwrot od pracodawcy kosztów poniesionych z własnych środków w kwocie 25,30 euro. Kwota ta została wypłacona pracownikowi z kasy 18 stycznia 2019 r., po zakupieniu jej przez kasjerkę w kantorze, po kursie 4,3060 zł za 1 euro.

Ujęcie opisanych operacji w księgach rachunkowych przedstawia się w sposób podany na schemacie.

 

5.2. Klasyfikacja budżetowa wydatków związanych z podróżami służbowymi

W jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych wydatki (koszty) podróży służbowych pracowników klasyfikuje się według podziałek klasyfikacji budżetowej, określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków publicznych ze źródeł zagranicznych (dalej: rozporządzenie w sprawie klasyfikacji budżetowej). Należy zwrócić uwagę, że definicje wydatków na podróże służbowe zawarte w załączniku nr 4 do tego rozporządzenia w opisach podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków nie pokrywają się z definicją kosztów podróży służbowych wynikającą z k.p. i rozporządzenia o podróżach służbowych. W efekcie do podziałek klasyfikacji budżetowej dotyczących wydatków z tytułu podróży służbowych zalicza się także koszty tzw. jazd miejscowych, które nie są podróżami służbowymi, a koszty przejazdów i dojazdów na szkolenia obowiązkowe nie są klasyfikowane jako koszty podróży służbowych, ale jako koszty szkoleń.

Wydatki (koszty) podróży służbowych są klasyfikowane w dwóch paragrafach:

• 441 "Podróże służbowe krajowe",
• 442 "Podróże służbowe zagraniczne".

Do paragrafów tych zalicza się wydatki/koszty zgodnie z objaśnieniami podanymi w tabeli.

 

Tabela. Zasady klasyfikacji wydatków/kosztów do paragrafów 441 i 442

Paragraf	Rodzaj ujmowanych wydatków
441 "Podróże służbowe krajowe"	Paragraf ten obejmuje wydatki na podróże służbowe krajowe pracowników, ponoszone zgodnie z rozporządzeniem o podróżach służbowych - przez pracodawcę i pracownika. Ponadto obejmuje on inne wydatki zaliczone na podstawie odrębnych przepisów do wydatków na podróże służbowe krajowe, np.: zwrot kosztów za używanie przez pracowników własnych pojazdów do celów służbowych w granicach administracyjnych miasta lub gminy, przejazdy miejscowe pracowników, wyrównanie wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z wykonywaniem pracy poza stałym miejscem pracy lub poza stałym miejscem zamieszkania oraz przeniesieniem do pracy w innej miejscowości.
442 "Podróże służbowe zagraniczne"	Paragraf ten obejmuje wydatki na podróże służbowe zagraniczne pracowników, ponoszone zgodnie z przepisami rozporządzenia o podróżach służbowych - przez pracodawcę i pracownika. Ujmuje się w nim całość kosztów zagranicznych podróży służbowych (dotyczące odcinków zarówno krajowych, jak i zagranicznych).

 

Objaśnienia do obu paragrafów wskazują, że należy ujmować w nich koszty podróży służbowych ponoszone:

• bezpośrednio przez pracodawcę,
• przez pracownika, a następnie zwracane przez pracodawcę (lub potrącane z udzielonej pracownikowi zaliczki).

 

Przykład 106

Pracownik jednostki budżetowej został wysłany w delegację (udział w konferencji). Pracodawca opłacił w ramach wpisowego noclegi i posiłki. Pracownik zapłacił za bilety PKP i otrzymał ryczałt na dojazdy. Czy do paragrafu 441 należy zaliczyć tylko koszty poniesione bezpośrednio przez pracownika, czy także koszty opłacone przez pracodawcę?

 

Tak, wszystkie ww. wydatki stanowią łącznie koszty podróży służbowej. Zgodnie z objaśnieniami do paragrafu 441, zawartymi w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie klasyfikacji budżetowej, do wydatków z tytułu krajowej podróży służbowej zalicza się wydatki ponoszone na podstawie rozporządzenia o podróżach służbowych zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Zgodnie z tym rozporządzeniem z tytułu podróży służbowej krajowej pracownikowi należy się zwrot kosztów dojazdów, przejazdów, noclegów oraz innych niezbędnych wydatków, a także pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia (diety). Rozporządzenie przewiduje, że pracodawca może zapewnić pracownikowi na własny koszt noclegi i wyżywienie. W takiej sytuacji wydatki z tego tytułu ponosi bezpośrednio pracodawca, ale nadal są kosztami podróży służbowej (nie byłoby podstaw do ich poniesienia, gdyby pracownik nie został wysłany w podróż służbową).

 

Przykład 107

Pracownicy szkół podległych CUW dojeżdżają na terenie tego samego miasta ze swoich jednostek do siedziby CUW w celu dostarczenia i odbioru różnych dokumentów. Dojazdy odbywają się komunikacją miejską. Ich koszty ponosi pracodawca w ten sposób, że dana jednostka kupuje bilety komunikacji miejskiej i następnie za pokwitowaniem wydaje pracownikom wysyłanym do CUW. Jak należy sklasyfikować wydatki na zakup tych biletów?

 

Pracownicy jednostek podległych CUW nie odbywają podróży służbowych w rozumieniu art. 77⁵ § 1 k.p., ponieważ przemieszczają się w granicach administracyjnych jednej miejscowości. Jednak mimo to wydatki na pokrycie kosztów takich dojazdów ujmuje się w paragrafie 441 "Podróże służbowe krajowe". Zgodnie z objaśnieniami zawartymi w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie klasyfikacji budżetowej do tego paragrafu zalicza się inne koszty niż określone w rozporządzeniu o podróżach służbowych, w tym koszty dojazdów miejscowych.

 

Przykład 108

W szkole dotąd nikt nie miał przyznanego limitu na jazdy lokalne. Jednak ma się to zmienić w związku z przekazaniem obsługi szkoły do CUW. Limit na te jazdy własnymi samochodami ma mieć przyznany dyrektor oraz jego zastępca. W jakim paragrafie klasyfikacji wydatków planuje się wydatki z tytułu ryczałtu na pokrycie kosztów używania własnych pojazdów w ramach limitu kilometrów?

 

Wydatki z tego tytułu planuje się w paragrafie 441 "Podróże służbowe krajowe". Mimo że jazdy lokalne na terenie tej samej miejscowości nie są podróżami służbowymi w rozumieniu art. 77⁵ § 1 k.p., wypłacane na pokrycie ich kosztów ryczałty zalicza się do tego paragrafu. Zostały one wprost wymienione w objaśnieniach do tego paragrafu, zawartych w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie klasyfikacji budżetowej.

 

Przykład 109

Nauczyciele wyjeżdżają na polecenie dyrektora z uczniami na różne konkursy, warsztaty, zielone szkoły. Na tych wyjazdach nie nauczają (poza zielonymi szkołami). Głównie sprawują opiekę nad uczniami. Czy wydatki z tego tytułu stanowią koszty podróży służbowych?

 

Problematykę związaną z podróżami służbowymi nauczycieli reguluje k.p. (zgodnie z art. 91c ust. 1 ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela, który w zakresie spraw wynikających ze stosunku pracy w kwestiach w niej nieuregulowanych nakazuje stosowanie k.p.). Tak więc każdy wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się szkoła, będąca stałym miejscem pracy nauczyciela, w celu wykonania polecenia służbowego pracodawcy, jest podróżą służbową. Koszty takich wyjazdów należy rozliczać na podstawie rozporządzenia o podróżach służbowych i ujmować w paragrafie 441 "Podróże służbowe krajowe".

 

Katalog wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników, zaliczanych do paragrafów 441 i 442, nie jest zamknięty. Wynika to z ogólnego przywołania przepisów rozporządzenia o podróżach służbowych, gdzie również nie wymienia się wszystkich kosztów podróży, jakie mają być zwracane pracownikowi. W § 2 pkt 2 lit. d tego rozporządzenia mowa jest ogólnie o innych niezbędnych, udokumentowanych wydatkach, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Za takie uzasadnione wydatki samo rozporządzenie uznaje m.in. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (§ 4 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Do innych wydatków z tego tytułu zalicza się także:

• opłaty za rezerwację noclegu,
• opłaty za rezerwację biletów lotniczych,
• opłaty za przebukowanie biletów lotniczych,
• opłaty wizowe,
• koszty wynajęcia pojazdu wraz z kierowcą do przewiezienia uczestników delegacji.

 

Do kosztów podróży służbowych nie zalicza się kosztów podróży służbowych związanych ze szkoleniami pracowników oraz podnoszeniem kwalifikacji pracowników, zgodnie z art. 103¹-103⁶ k.p. Koszty te zostały wyodrębnione do osobnych podziałek klasyfikacyjnych: 455 "Szkolenia członków korpusu służby cywilnej", 470 "Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej" oraz 430 "Zakup usług pozostałych". Do paragrafów tych zalicza się wydatki (koszty) zgodnie z objaśnieniami podanymi w tabeli.

 

Tabela. Zasady klasyfikacji wydatków (kosztów) do paragrafów: 430, 455 i 470

Paragraf	Rodzaj ujmowanych wydatków
430 "Zakup usług pozostałych"	Paragraf ten obejmuje w szczególności opłaty za: studia organizowane przez szkoły wyższe w zakresie dokształcania kadr (studia licencjackie, magisterskie, podyplomowe - wieczorowe i zaoczne), przejazdy na ww. studia.
455 "Szkolenia członków korpusu służby cywilnej"	Paragraf ten obejmuje w szczególności wydatki na szkolenia centralne, powszechne, specjalistyczne oraz szkolenia prowadzone w ramach studium zarządzania strategicznego dla dyrektorów generalnych, szkolenia w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego urzędnika służby cywilnej, a także na szkolenia związane z organizacją służby przygotowawczej. Niezależnie od rodzaju działalności szkoleniowej paragraf ten uwzględnia również wydatki stanowiące wypłatę wynagrodzenia z tytułu umów o dzieło lub umów zlecenia, których przedmiotem są szkolenia członków korpusu służby cywilnej.
470 "Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej"	Niezależnie od rodzaju działalności szkoleniowej paragraf ten uwzględnia również wydatki stanowiące wypłatę wynagrodzenia z tytułu umów o dzieło lub umów zlecenia, których przedmiotem są szkolenia pracowników. Do kosztów szkoleń należy zaliczyć wszystkie koszty związane ze szkoleniem, w tym również ponoszone koszty dojazdów, zakwaterowania i wyżywienia uczestników.

 

Do kosztów szkoleń są zaliczane wszystkie wydatki dotyczące szkoleń - niezależnie od ich rodzaju. Zalicza się więc tu wydatki:

• z tytułu opłat za uczestnictwo w kursach, szkoleniach zewnętrznych (tzw. wpisowe),
• z tytułu umów o dzieło lub zlecenia z podmiotami szkolącymi,
• z tytułu pokrycia kosztów przejazdów, dojazdów miejscowych, noclegów, wyżywienia związanych z dojazdami na szkolenia organizowane samodzielnie przez jednostki (szkolenia własne wyjazdowe) oraz z uczestnictwem wszystkich lub wybranych pracowników jednostki w szkoleniach organizowanych przez podmioty zewnętrzne,
• na transport osób na szkolenie (wynajęcie pojazdu, wynajęcie pojazdu wraz z kierowcą).

Koszty dodatkowe - oprócz kosztów szkolenia - dotyczą sytuacji, gdy pozostają w bezpośrednim związku ze szkoleniem. Czyli do paragrafów 455 i 470 zalicza się koszty przejazdów, dojazdów, noclegów uczestników szkolenia. Nie zalicza się tu wydatków ponoszonych w związku z obsługą szkolenia, np. wydatków z tytułu podróży służbowych dla kierowców jednostki, którzy tylko odwożą uczestników szkolenia, a sami nie biorą w nim udziału. Takie wydatki zalicza się do kosztów podróży służbowych, klasyfikowanych do paragrafu 441 (pismo MF nr BP1.4102.39.2015 RPW/165537/2015 P z 23 grudnia 2015 r.).

 

Przykład 110

W szkole podstawowej zaplanowano wydatki na podróże służbowe (paragraf 441) i szkolenia pracowników (paragraf 470). Do którego z tych paragrafów należy zakwalifikować takie wydatki:

1. szkolenie sekretarki z obsługi oprogramowania "Vulcan",

2. szkolenie w zakresie kształtowania postaw patriotycznych uczniów w związku z obchodami 100 rocznicy odzyskania niepodległości - dla nauczyciela historii,

3. szkolenie nauczyciela informatyki pt. "Szkolenie uczniowskie laboratorium informatyki",

4. szkolenie nauczyciela wychowania fizycznego z zasad obowiązujących przy rozgrywkach piłki nożnej,

5. wyjazd dyrektora szkoły i nauczyciela historii na galę podsumowującą projekt o powstaniu wielkopolskim,

6. wyjazd pedagoga na konferencję dotyczącą różnych oblicz depresji,

7. wyjazd nauczyciela historii na wykłady otwarte z historii,

8. wyjazd nauczyciela historii na szkolenie na temat wykorzystania historii lokalnej w realizacji podstawy programowej?

W jaki sposób można łatwo rozróżnić, jak sklasyfikować tak różne wydatki?

 

Wydatki publiczne klasyfikuje się do paragrafów określających rodzaj wydatku (art. 39 ust. 1 pkt 2 uofp). Aby prawidłowo sklasyfikować wydatki budżetowe do paragrafów, trzeba dokładnie ustalić, w jakim celu zostały one poniesione (realizacji jakiego zadania służą) i jaka jest podstawa prawna ich poniesienia. Wynika to z dokumentacji źródłowej. Bez znajomości tej dokumentacji trudno w sposób jednoznaczny sklasyfikować część podanych tu wydatków. Wydaje się, że do wydatków na szkolenia można zaliczyć wydatki na szkolenie sekretarki (pkt 1) i szkolenia nauczycieli (pkt 2, 3, 4, 6 i 8).

Wydatek z tytułu wyjazdu dyrektora i nauczyciela na galę podsumowującą projekt o powstaniu wielkopolskim (pkt 5) dotyczy raczej realizacji ogólnych obowiązków tych pracowników, a więc należy go zaliczyć do kosztów podróży służbowych. Klasyfikacja wyjazdu nauczyciela historii na wykłady otwarte z historii (pkt 7) zależy od tego, czy było to:

• obowiązkowe szkolenie odbyte na polecenie służbowe wydane przez dyrektora szkoły - wtedy należy zastosować paragraf 470,

• dokształcanie podjęte przez pracownika z własnej inicjatywy na uczelni wyższej, na pokrycie kosztów którego wyraził zgodę pracodawca - wtedy właściwy będzie paragraf 430.

 

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

 

Podstawy prawne:

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432)

• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 2077; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2500)

• Ustawa z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 58; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 125)

• Ustawa z 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1990; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 53)

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 395; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 55)

• Ustawa z 20 maja 1971 r. - Kodeks wykroczeń (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 618; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2077)

• Ustawa z 24 września 2010 r. w sprawie ewidencji ludności (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1382; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 60)

• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 238)

• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2429)

• Ustawa z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 967; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2245)

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)

• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308)

• Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2471)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków publicznych ze źródeł zagranicznych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 257)