Brak daty i godziny rozpoczęcia/zakończenia podróży w rachunkach kosztów podróży służbowych

Nieprawidłowość: W jednostce budżetowej powszechnie przyjętą praktyką było niewskazywanie przez pracowników w rachunkach kosztów podróży służbowych dat i godzin rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowych. Mimo to rachunki takie były zatwierdzane jako prawidłowe i wypłacano na ich podstawie należności z tytułu zwrotów kosztów podróży służbowych, w tym z tytułu diet i ryczałtów na dojazdy.

Prawidłowy sposób postępowania: Niepodanie w rachunkach kosztów podróży służbowych dat i godzin odbycia podróży służbowych jest błędem formalnym, który skutkuje niemożnością wykonania kontroli merytorycznej tych rachunków. Uniemożliwia to ustalenie, czy pracownikowi w ogóle należy się zwrot kosztów z tytułu diet i ryczałtów oraz w jakiej wysokości. Rachunki kosztów podróży z takim brakiem powinny być zakwestionowane przez pracowników odpowiedzialnych za ich kontrolę merytoryczną lub formalno-rachunkową (zależnie od tego, która z tych osób pierwsza dokonuje kontroli) i zwrócone do uzupełnienia pracownikom, którzy je przedłożyli. Jeśli osoby te nie zakwestionowały takich rachunków, to ich podpisania powinien odmówić główny księgowy jednostki, zobowiązany na podstawie art. 54 ust. 1 pkt 3 uofp do wykonania ich kontroli wstępnej pod względem kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych. Dokumenty z tymi brakami powinny być zwrócone przez głównego księgowego właściwym pracownikom do uzupełnienia. W razie nieusunięcia braków główny księgowy powinien odmówić zatwierdzenia takich dowodów, zawiadamiając o odmowie i jej przyczynach na piśmie kierownika jednostki (art. 54 ust. 4 i 5 uofp).

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli