Przychody i koszty na przełomie roku obrotowego

W myśl zapisów ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia. Jako zamknięcie ksiąg traktuje się wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych, na podstawie których sporządza się roczne sprawozdanie finansowe. Natomiast ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Poprzez ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych roku, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, tj. nie można dokonać już żadnych zmian.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dlatego przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy powinno nastąpić ujęcie wszystkich dowodów księgowych potwierdzających dokonanie operacji gospodarczych lub zaistnienie zdarzeń gospodarczych dotyczących tego roku obrotowego. Wynika to z tego, że dane zawarte w księgach rachunkowych powinny być kompletne i zawierać wszystkie koszty i przychody, które wystąpiły w danym roku obrotowym. Dlatego bardzo ważne jest, aby na przełomie roku zweryfikować wprowadzić każde zdarzenie, które kompletność ksiąg rachunkowych kończącego się roku obrotowego.

Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości jednostki gospodarcze, zaliczając koszty do danego roku obrotowego, powinny się kierować zasadą memoriału oraz zasadą współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów.

Jednostki stosujące te zasady ewidencjonują w księgach kończącego się roku obrotowego:

1) otrzymane lub wystawione na początku następnego roku obrotowego faktury dokumentujące dostawę towarów lub usługi wykonane na rzecz jednostki w poprzednim roku obrotowym,

2) przyjęte dostawy i wykonane usługi, w odniesieniu do których jednostka nie ma jeszcze faktur - jako dostawy niefakturowane,

3) zafakturowane, ale jeszcze nie przyjęte lub nie odebrane na dzień bilansowy dostawy - jako dostawy w drodze,

4) wynagrodzenia wraz ze składkami ZUS, dotyczące zamykanego roku obrotowego, tj. roku, w którym praca była świadczona, niezależnie od terminu wypłaty wynagrodzeń lub zapłaty ZUS, np. wypłacone w następnym roku obrotowym,

5) naliczone przez jednostkę na dzień bilansowy nienotyfikowane przez bank odsetki od kredytu, które zostaną pobrane przez ten bank w następnym roku obrotowym,

6) czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów (w aktywach), są to opłacone lub poniesione wydatki dotyczące przyszłych okresów, np. koszty ubezpieczeń majątkowych, komunikacyjnych, prenumeraty czasopism, opłaty za czynsze, najem,

7) bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów (w pasywach), są to koszty, które zostaną poniesione w przyszłych okresach sprawozdawczych, a dotyczą bieżącego bądź poprzednich okresów sprawozdawczych, np. rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów na nagrody jubileuszowe, niewykorzystane urlopy, odprawy emerytalne itp.,

8) rezerwy na znane jednostce ryzyko i grożące straty, np. rezerwę na restrukturyzację, a także rezerwy oraz aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego.

Ze względu na fakt, że zamykanie roku może trwać 3 miesiące następnego roku obrotowego, w ciągu tego okresu do jednostki mogą jeszcze spływać dokumenty dotyczące minionego, czyli zamykanego, roku obrotowego oraz dokumenty dotyczące nowego roku. Należy więc zwrócić szczególną uwagę, jakiego okresu dotyczą koszty i do tego roku powinno się je zaksięgować.

Ewidencja przychodów na przełomie roku

Przychody ze sprzedaży należy przyporządkować w księgach rachunkowych do tego okresu, którego one dotyczą. Zgodnie z zasadą memoriału, określoną w ustawie o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Generalnie sprzedaż towarów uznaje się za zrealizowaną w momencie wydania towarów. Dokumentem potwierdzającym sprzedaż jest zazwyczaj faktura. Moment powstania przychodu ze sprzedaży ustala się najłatwiej, gdy data wydania towaru i data wystawienia faktury są takie same. Problem pojawia się, gdy transakcja sprzedaży towarów ma miejsce na przełomie roku, a umowa między kontrahentami przewiduje szczególne warunki dostawy. Wówczas w celu rozpoznania przychodu należy uwzględnić uzgodnione warunki dostawy.

Ustawa o rachunkowości nie zawiera jednak szczegółowych wytycznych w zakresie momentu rozpoznawania przychodów. W związku z tym w księgach rachunkowych moment ujęcia przychodów ze sprzedaży towarów ustala się zasadniczo według przepisów podatkowych. W myśl zapisów podatkowych przychód ze sprzedaży towarów lub usług następuje w dniu wydania rzeczy bądź wykonania usługi, chyba że przed tym dniem zostanie wystawiona faktura dokumentująca sprzedaż lub zostanie uregulowana należność. Oznacza to, że przychód powstaje w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi. Jeżeli jednak przed tym dniem zostanie wystawiona faktura albo zostanie uregulowana należność, to przychód powstanie odpowiednio wcześniej.

Dla przypomnienia, fakturę należy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Natomiast fakturę zaliczkową wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Faktury mogą być także wystawione 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi czy otrzymaniem całości lub części zapłaty.

Dla przykładu, gdy spółka otrzyma od klienta zamówienie na towar i otrzyma zapłatę w 100% wartości zamówionego towaru w grudniu 2017 r., to mimo wystawienia faktury w styczniu 2018 r. jednostka może uznać przychód w dacie otrzymania zapłaty, czyli w grudniu 2017 r.

Powstały przychód można ująć w księgach rachunkowych grudnia 2017 r. na podstawie faktury wystawionej w styczniu 2018 r. następującym zapisem:

Wn "Rozrachunki z odbiorcami"

Ma "VAT należny"

Ma "Sprzedaż towarów"

Dla celów VAT otrzymanie, przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty, tj. przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty, powoduje powstanie obowiązku podatkowego z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Co za tym idzie, VAT należny z tytułu dostawy stanie się wymagalny w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano zapłatę, czyli w rozliczeniu za grudzień 2017 r.

W ślad za ujęciem w roku 2017 przychodów ze sprzedaży towarów, uwzględniając zasadę współmierności, należy w księgach roku 2017 ująć także koszt sprzedanych towarów. W myśl zasady współmierności do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są bowiem koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Zasada współmierności przychodów i kosztów zakłada więc czasową i przedmiotową zgodność kosztów z przychodami, które uwzględnia się przy ustalaniu wyniku finansowego, jaki jednostka osiągnęła w danym okresie sprawozdawczym.

Zatem w miesiącu, w którym powstał przychód ze sprzedaży towarów, tj. w grudniu 2017 r., zależy zarachować w koszty całą wartość sprzedanych składników, mimo że ich wydanie z magazynu nastąpiło dopiero w styczniu 2018 r.

Przykład 1

Powstanie przychodu w dacie wydania towarów z magazynu sprzedawcy

W grudniu 2017 r. spółka z o.o. wystawiła fakturę sprzedaży na kwotę 100 000 zł i wysłała towar za pośrednictwem przewoźnika do odbiorcy z UE. Towar dotarł do odbiorcy 5 stycznia 2018 r. Dostawa jest realizowana na warunkach Incoterms EXW w grudniu i zostaje uznana za dokonaną w momencie wydania towarów z magazynu sprzedawcy, czyli w 2017 r. Wartość według cen nabycia sprzedanych towarów wynosiła 70 000 zł.

 

Ewidencja księgowa

Rok 2017

1. Faktura dotycząca sprzedaży towarów:

Wn "Należności od odbiorców" 100 000

Ma "Sprzedaż towarów" 100 000

2. Wydanie z własnego magazynu towarów przewoźnikowi:

Wn "Wartość sprzedanych towarów" 70 000

Ma "Towary" 70 000

 

Należności od odbiorców					Sprzedaż towarów
1)	100 000						100 000	(1

 

Wartość sprzedanych towarów					Towary
2)	70 000						70 000	(2

 

Przykład 2

Powstanie przychodu w dacie dostarczenia towarów do miejsca określonego przez nabywcę

W grudniu 2017 r. spółka z o.o. wystawiła fakturę sprzedaży na kwotę 100 000 zł i wysłała towar za pośrednictwem przewoźnika do odbiorcy z UE. Towar dotarł do odbiorcy 5 stycznia 2018 r. Dostawa jest realizowana na warunkach Incoterms DAP, czyli sprzedawca jest odpowiedzialny za dostarczenie towaru do miejsca określonego przez nabywcę. Wartość według cen nabycia sprzedanych towarów wynosiła 70 000 zł.

 

Ewidencja księgowa

Rok 2017

1.

Wydanie przewoźnikowi z własnego magazynu towarów, które nadal

stanowią własność jednostki:

Wn "Towary poza jednostką" 70 000

Ma "Towary w magazynie" 70 000

 

Towary poza jednostką					Towary w magazynie
1)	70 000						70 000	(1

 

Rok 2018

2. Faktura dotycząca sprzedaży towarów:

Wn "Należności od odbiorców" 100 000

Ma "Sprzedaż towarów" 100 000

3. Wydanie przewoźnikowi towarów z własnego magazynu:

Wn "Wartość sprzedanych towarów" 70 000

Ma "Towary poza jednostką" 70 000

 

Należności od odbiorców					Sprzedaż towarów
2)	100 000						100 000	(2

 

 

Wartość sprzedanych towarów					Towary poza jednostką
3)	70 000						70 000	(3

 

 

Przykład 3

Zwrot towarów

Jednostka w 2017 r. sprzedała towary na łączną kwotę netto 40 000 000 zł. W styczniu 2018 r. jednostce zostały zwrócone towary sprzedane i zafakturowane w 2017 r. na kwotę netto 300 000 zł plus VAT. Jednostka nie zamknęła jeszcze ksiąg rachunkowych.

 

Rok 2017

Ewidencja księgowa

1. Korekta zmniejszająca przychód w 2017 r.:

Wn "Sprzedaż towarów" 300 000

Ma "Rozliczenie sprzedaży innego okresu" 300 000

 

Rok 2018

2. Korekta zmniejszająca przychód w 2017 r.:

Wn "Rozliczenie sprzedaży innego okresu" 300 000

Wn "Rozrachunki z US z tytułu VAT należnego" 69 000

Ma "Rozrachunki z odbiorcami" 369 000

 

Rok 2017

Sprzedaż towarów					Rozliczenie sprzedaży innego okresu
1)	300 000	40 000 000	(Sp.				300 000	(1

 

 

Rok 2018

Rozliczenie sprzedaży innego okresu					Rozrachunki z US z tytułu VAT należnego
2)	300 000	300 000	(Sp.		2)	69 000

 

Rozrachunki z odbiorcami
		369 000	(2

 

Korekty przychodów, które nastąpiły na przełomie roku, do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych ujmuje się w księgach roku, w którym powstał przychód. Oznacza to, że w tym przypadku fakturę korygującą, która zostanie wystawiona w styczniu 2018 r., korygującą sprzedaż dokonaną w 2017 r., jednostka ujmie w księgach 2017 r.

Przykład 4

Czynsz najmu zapłacony z góry - ewidencja u wynajmującego

Jednostka otrzymała od najemcy pomieszczeń biurowych zapłatę z góry czynszu za najem za 2 lata, tj. od marca 2017 r. do lutego 2019 r. na kwotę netto 72 000 zł plus VAT.

 

 

Ewidencja księgowa u wynajmującego

Rok 2017

1. Otrzymanie czynszu od najemcy:

Wn "Rachunek bieżący" 86 560

Ma "Rozrachunki z odbiorcami" 86 560

2. Faktura VAT dokumentująca czynsz:

Wn "Rozrachunki z odbiorcami" 86 560

Ma "Rozrachunki z US z tytułu VAT należnego" 16 560

Ma "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" 72 000

3. Zarachowanie czynszu, w części przypadającej na 2017 r.:

72 000 zł : 24 miesiące x 10 miesięcy = 30 000 zł

Wn "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" 30 000

Ma "Przychody ze sprzedaży usług" 30 000

 

Rachunek bieżący					Rozrachunki z odbiorcami
1)	86 560				2)	86 560	86 560	(1

 

 

Rozrachunki z US z tytułu VAT należnego					Rozliczenia międzyokresowe przychodów
		16 560	(2		3)	30 000	72 000	(2

 

Przychody ze sprzedaży usług
		30 000	(3

 

 

 

Rok 2018

4. Zarachowanie przychodów z czynszu w części przypadającej na 2018 r.:

72 000 zł : 24 miesiące x 12 miesięcy = 36 000 zł

Wn "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" 36 000

Ma "Przychody ze sprzedaży usług" 36 000

Rozliczenia międzyokresowe przychodów					Przychody ze sprzedaży usług
4)	36 000	42 000	(Sp.				36 000	(4

 

 

Rok 2019

5. Zarachowanie przychodów z czynszu w części przypadającej na 2019 r.:

72 000 zł : 24 miesiące x 2 miesiące = 6000 zł

Wn "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" 6 000

Ma "Przychody ze sprzedaży usług" 6 000

 

 

Rozliczenia międzyokresowe przychodów					Przychody ze sprzedaży usług
5)	6 000	6 000	(Sp.				6 000	(5

 

Kwestie związane z najmem zostały uregulowane w Kodeksie cywilnym. Zgodnie z jego zapisami strony mogą dowolnie określać w umowie najmu termin płatności czynszu i mogą się umówić np., że czynsz zostanie zapłacony z góry za okres najmu, obejmujący np. kilka miesięcy, pół roku, rok itd.

Podejście podatkowe

Jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, przychód powstaje w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Nie ma tu więc znaczenia data wykonania usługi ani data wystawienia faktury czy otrzymania należności.

Strony mogą ustalić, że usługa najmu jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, a mimo to najemca ureguluje czynsz z góry, np. za kilka miesięcy lub nawet za cały okres najmu. W takim przypadku otrzymanie ww. czynszu nie skutkuje powstaniem przychodu podatkowego. Przychód ten będzie powstawał cyklicznie, w ostatnim dniu poszczególnych okresów rozliczeniowych (nie rzadziej niż raz w roku), w kwocie należnej za te okresy.

Jednak gdy strony nie ustalą okresów rozliczeniowych, lecz postanowią, że czynsz zostanie zapłacony z góry za cały okres najmu (lub za jego część), wówczas za datę powstania przychodu uważa się dzień wykonania usługi (albo częściowego wykonania usługi), nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Zatem w przypadku otrzymania zapłaty za czynsz z góry przychód powstanie z chwilą otrzymania zapłaty, nie jest to bowiem zaliczka na poczet usługi.

Ewidencja kosztów na przełomie roku

Na przełomie roku często występują przypadki, gdy faktura dotycząca wykonanej w grudniu usługi zostaje wystawiona i wpływa do danej jednostki w styczniu bądź kolejnych miesiącach następnego roku. Dlatego gdy do końca roku obrotowego jednostka nie otrzyma faktur za wykonane usługi, koszty dotyczące grudnia mogą zostać ujęte w księgach na podstawie sporządzonego dowodu "PK - Polecenie księgowania", następującym zapisem:

Wn "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5

Ma "Rozliczenie zakupu"

Otrzymaną w następnym roku fakturę za wykonane usługi jednostka wprowadzi do ksiąg rachunkowych w roku jej otrzymania, tj. w 2018 r., na ogólnych zasadach przyjętych w polityce rachunkowości dla takich faktur, następującym zapisem:

Wn "Rozliczenie zakupu"

Wn "VAT naliczony"

Ma "Rozrachunki z dostawcami"

Możliwe jest także zaewidencjonowanie faktury wystawionej np. w styczniu 2018 r., a dotyczącej grudnia 2017 r., pełnym zapisem w księgach rachunkowych grudnia 2017 r.

W takim przypadku księgowanie ewidencjonuje się następująco:

1. Faktura zakupu:

Wn "Rozliczenie zakupu"

Wn "VAT naliczony podlegający odliczeniu w następnym miesiącu"

Ma "Rozrachunki z dostawcami"

2. Rozliczenie zakupionych usług:

Wn "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5

Ma "Rozliczenie zakupu"

 

W bilansie sporządzonym według wzoru określonego w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości saldo na koniec 2017 r. wykazuje się następująco:

1) w aktywach bilansu

w pozycji B.IV. "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe" lub

w pozycji B.II.3 lit. b) "Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych" - o ile kwota tego podatku nie jest znacząca i nie zniekształci obrazu jednostki

wykazuje się kwotę VAT do odliczenia w następnym miesiącu, tj. styczniu 2018 r. (kwota ujęta po stronie Wn konta "VAT naliczony podlegający odliczeniu w następnym miesiącu"), która stanowi przyszłą, niewymagalną należność, gdyż na dzień bilansowy nie podlega ona odliczeniu.

2) w pasywach bilansu

w pozycji B.III.1 lit. a) lub B.III.2 lit. a) albo B.III.3 lit. d) jako krótkoterminowe zobowiązania z tytułu dostaw i usług

wykazuje się krótkoterminowe zobowiązania pozostające po stronie Ma konta "Rozrachunki z dostawcami", w taki sam sposób jak saldo konta "Rozliczenie zakupu" w przypadku stosowania rozwiązania opartego na księgowaniu na podstawie dowodu PK.

Przykład 5

Rozliczenie bonusu otrzymanego od dostawcy

Spółka A w marcu 2018 r. otrzymała od dostawcy bonus za zrealizowanie określonego poziomu zakupu części do maszyn produkcyjnych i zakup usług serwisowych w kwocie netto 70 000 zł. Otrzymany bonus jest rabatem, który stanowi opust z ceny udzielany nabywcy za spełnienie określonych warunków w momencie sprzedaży lub po jej dokonaniu. Zmniejsza on cenę sprzedaży u sprzedawcy i zarazem cenę zakupu u nabywcy materiałów lub usług.

Zatem otrzymany przez spółkę A w 2018 r. rabat dotyczy zakupów dokonanych w 2017 r.

Zatem spółka A dokona w księgach rachunkowych korekty kosztów w okresie sprawozdawczym, w którym koszt został poniesiony, tj. w 2017 r.

 

Ewidencja księgowa

Rok 2017

Wariant 1

Jeżeli materiał, którego dotyczy rabat, znajduje się w magazynie, to następuje korekta jego wartości.

1a. Korekta wartości magazynu w związku z otrzymanym bonusem:

Wn "Rozliczenie zakupu" 70 000

Ma "Materiały" 70 000

Wariant 2

Natomiast w przypadku gdy materiał i usługa zostały już zużyte, to dotyczące ich rabaty w przypadku ewidencji kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 księguje się, dokonując zmniejszenia kosztów rodzajowych.

1b. Korekta kosztów w związku z otrzymanym bonusem:

Wn "Rozliczenie zakupu" 70 000

Ma "Koszty rodzajowe" 70 000

- w analityce: "Zużycie materiałów i energii" i "Usługi obce"

 

Wariant 1

Rozliczenie zakupu					Materiały
1a)	70 000				Sp.)	xx	70 000	(1a

 

Wariant 2

Rozliczenie zakupu					Koszty rodzajowe
1b)	70 000				Sp.)	xx	70 000	(1b

 

Rok 2018

2. Faktura korygująca zakup, dotycząca otrzymanego bonusu:

Wn "Rozrachunki z dostawcami" 86 100

Ma "VAT naliczony" 16 100

Ma "Rozliczenie zakupu" lub "Koszty rodzajowe" 70 000

 

Wariant 1

Rozrachunki z dostawcami					VAT naliczony
2)	86 100	xx	(Sp.				16 100	(2

Rozliczenie zakupu
Sp)	70 000	70 000	(2

 

Wariant 2

Rozrachunki z dostawcami					VAT naliczony
1)	86 100	xx	(Sp.				16 100	(1

Koszty rodzajowe
Sp)	70 000	70 000	(2

 

Przykład 6

Usługi telekomunikacyjne na przełomie roku

Jednostka otrzymała w styczniu 2018 r. fakturę za usługi telekomunikacyjne, wystawioną w 2017 r. w kwocie 25 000 zł plus VAT, w tym:

opłata za rozmowy telefoniczne za okres od 5 grudnia 2017 r. do 4 stycznia 2018 r.: 15 000 zł plus VAT,

abonament telefoniczny za styczeń 2018 r.: 10 000 zł netto plus VAT.

Jednostka ustaliła na podstawie billingu, że rozmowy telefoniczne dotyczące grudnia 2017 r. wynoszą 12 000 zł, a stycznia 2018 r.: 3000 zł.

Spółka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4, a faktury zakupu dotyczące zamykanego roku obrotowego, otrzymane po dniu bilansowym, ujmuje w księgach tego roku obrotowego na podstawie dokumentu PK - Polecenie księgowania.

 

Ewidencja księgowa

Rok 2017

1. Zarachowanie kosztów rozmów telefonicznych za grudzień 2017 r. - PK:

Wn "Usługi obce" 12 000

Ma "Rozliczenie zakupu" 12 000

Usługi obce					Rozliczenie zakupu
1)	12 000						12 000	(1

 

 

Rok 2018

2. Faktura zakupu usług telekomunikacyjnych:

Wn "Rozliczenie zakupu" 12 000

Wn "Usługi obce" 13 000

3000 zł + 10 000 zł = 13 000 zł

Wn "VAT naliczony" 5 750

Ma "Rozrachunki z dostawcami" 30 750

Rozliczenie zakupu					Usługi obce
2)	12 000	12 000	(Sp.		2)	13 000

 

 

VAT naliczony					Rozrachunki z dostawcami
2)	5 750						30 750	(2

 

Jeśli faktura za usługi telekomunikacyjne dokumentuje usługi wykonane w jednym miesiącu oraz abonament odnoszący się do innego okresu, to koszty tych usług odnosi się, w myśl zasady memoriału, w ciężar okresów sprawozdawczych, których te koszty dotyczą. Zatem opłatę za wykonane w grudniu 2017 r. rozmowy jednostka zaliczy do ksiąg rachunkowych zamykanego roku obrotowego, a abonament dotyczący stycznia 2018 r. zaewidencjonuje w księgach rachunkowych następnego roku obrotowego, tj. 2018 r.

W przypadku gdy w ocenie jednostki koszty usług telekomunikacyjnych nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz jej wynik finansowy, to jednostka może skorzystać z uproszczenia zawartego w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości i zaksięgować koszty tylko do jednego okresu sprawozdawczego. Postępowanie takie powinno jednak wynikać z przyjętych zasad (polityki) rachunkowości jednostki i być stosowane w sposób ciągły.

 

Przykład 7

Internetowa usługa reklamowa zakupiona na okres 30 miesięcy

Jednostka kupiła w czerwcu 2017 r. internetową reklamę firmy na 30 miesięcy, tj. od lipca 2017 r. do grudnia 2019 r. Koszt reklamy wyniósł 70 000 zł. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5. Rozkłada koszty w czasie, dokonując odpisów co miesiąc.

 

Rok 2017

1. Faktura za reklamę internetową w ciężar kosztów rodzajowych:

Wn "Usługi obce" 70 000

Wn "VAT naliczony" 16 100

Ma "Rozrachunki z dostawcami" 86 100

2. Przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie:

Wn "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 70 000

Ma "Rozliczenie kosztów" 70 000

3. Przeksięgowanie kosztów dotyczące 2017 r.:

70 000 zł : 30 miesięcy x 6 miesięcy = 14 000 zł

Wn "Koszty zarządu" 14 000

Ma "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 14 000

Usługi obce					VAT naliczony
1)	70 000				1)	16 100

 

Rozrachunki z dostawcami					Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów
		86 100	(1		2)	70 000	14 000	(3

 

Rozliczenie kosztów					Koszty zarządu
		70 000	(2		3)	14 000

 

Rok 2018

4. Odpis kosztów dotyczący stycznia 2018 (1/30):

Wn "Koszty zarządu" 2 333

Ma "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 2 333

5. Odpis kosztów dotyczący lutego 2018 r. (1/30):

Wn "Koszty zarządu" 2 333

Ma "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 2 333

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów					Koszty zarządu
Sp.)	56 000	2 333 2 333	(4 (5		4) 5)	2 333 2 333

 

Przykład 8

Prenumerata czasopism, gazet itp.

Jednostka w 2017 r. wydatkowała 8000 zł netto plus VAT na prenumeratę czasopisma na 2018 r. Koszty w 2018 r. zostały rozliczone jednorazowo. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4.

 

Ewidencja księgowa 

Rok 2017

1. Faktura VAT dotycząca prenumeraty czasopisma na 2018 r.:

Wn "Koszty według rodzajów" 8 000

- w analityce:

Zużycie materiałów - gdy prenumerata jest w wersji

papierowej

Usługi obce - gdy prenumerata jest w wersji elektronicznej

Wn "VAT naliczony" 640

Ma "Rozrachunki z dostawcami" 8 640

2.

Rozliczenie kosztów prenumeraty - zaliczenie kosztów prenumeraty

do rozliczenia w czasie:

Wn "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 8 000

Ma "Rozliczenie kosztów" 8 000

3. Zapłata za prenumeratę na 2018 r.:

Wn "Rozrachunki z dostawcami" 8 640

Ma "Rachunek bankowy" 8 640

 

Rok 2017

Koszty według rodzajów					VAT naliczony
1)	8 000				1)	640

 

 

Rozrachunki z dostawcami					Rozliczenie kosztów
3)	8 640	8 640	(1				8 000	(2

 

 

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów					Rachunek bankowy
2)	8 000						8 640	(3

 

 

Rok 2018

4. Rozliczenie kosztów w 2018 r. - jednorazowo:

Wn "Rozliczenie kosztów" 8 000

Ma "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 8 000

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów					Rozliczenie kosztów
Sp.)	8 000	8 000	(4		4)	8 000

 

Często koszt prenumeraty zostaje poniesiony w roku wcześniejszym od tego, którego prenumerata dotyczy, np. w 2017 r. poniesiono koszty prenumeraty czasopism i gazet na 2018 r. Jest to więc koszt przyszłego okresu sprawozdawczego.

Koszty i przychody powinny być przypisane do okresu, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Koszty przyszłych okresów powinny być rozliczane za pomocą czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Następnie koszty te powinny być wyksięgowywane z ww. konta stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczania powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności.

Zatem koszt prenumeraty na rok następny jednostka powinna ująć w 2017 r. na koncie zespołu 6 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Koszty te w 2018 r. rozlicza się w równych ratach co miesiąc albo jednorazowo. Przeważnie koszt taki nie jest istotny, dlatego jednostki często odpisują go jednorazowo już w styczniu. Powinno to jednak wynikać z przyjętej przez jednostkę polityki (zasad) rachunkowości.

Podejście podatkowe

Wydatki na zakup prenumeraty na 2018 r. należą do kosztów pośrednio związanych z przychodami. Są one potrącalne w dacie poniesienia, czyli w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury, rachunku, innego dowodu. W związku z tym wydatki na prenumeratę na 2018 r. należy ująć w kosztach uzyskania przychodów w tym samym momencie, w którym zostaną one uznane za koszt dla celów bilansowych. Oznacza to, że będą kosztem podatkowym w 2018 r., czyli w roku, którego dotyczą. W księgach rachunkowych 2018 r. koszty te mogą być ujęte jednorazowo lub sukcesywnie co miesiąc, w zależności od rozwiązania przyjętego na potrzeby bilansowe.

Przykład 9

Rezerwy na świadczenia pracownicze

Jednostka prowadząca ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 i 5 utworzyła rezerwę na świadczenia pracownicze na łączną kwotę 23 000 zł. W roku obrotowym 2017 rzeczywiste koszty poniesione z tytułu wypłaconych świadczeń to 18 000 zł.

Ewidencja księgowa

Rok 2017

1. Utworzenie rezerwy na świadczenia pracownicze:

Wn "Koszty zarządu" 23 000

Ma "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 23 000

Koszty zarządu					Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów
1)	23 000						23 000	(1

 

Rok 2018

2. 

Wykorzystanie rezerwy w roku następnym - wypłata pracownikowi np. odprawy emerytalnej:

Wn "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 18 000

Ma "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" 18 000

Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń					Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów
		18 000	(2		2)	18 000	23 000	(Sp.

 

Rezerwy na świadczenia pracownicze tworzy się, jeżeli pracodawca ma taki obowiązek wynikający z prawa pracy, zbiorowych układów pracy lub umów o pracę oraz gdy kwoty tych świadczeń są na tyle istotne, że nieuwzględnienie ich w sprawozdaniu finansowym wpłynie ujemnie na obraz sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki. Do świadczeń tych zalicza się m.in. odprawy emerytalne i rentowe oraz nagrody jubileuszowe.

Rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów na świadczenia pracownicze powinny być odnoszone w wiarygodnie oszacowanej wartości, w ciężar kosztów bezpośrednio związanych z działalnością operacyjną w bieżącym okresie.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 6 ust. 1, art. 12 ust. 2, art. 39 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 2342; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 2201

art. 12 ust. 3a, art. 12 ust. 3c, art. 15 ust. 4d-4e ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 2343; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 2369

art. 14 ust. 1c, art. 14 ust. 1e, art. 22 ust. 5c-5d ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 2203

art. 659-692 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 459; Dz.U. z 2017 r. poz. 1132

 

Joanna Gawrońska

biegły rewident