Zakup programu o okresie użytkowania jednego roku nie stanowi wartości niematerialnej i prawnej i powinien być księgowany w koszty jednostki. Koszty, które dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, ewidencjonuje się na koncie 640 "Rozliczenie międzyokresowe kosztów".

Definicja wartości niematerialnych i prawnych zawarta w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) stanowi że, są to: nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje i koncesje.

ZAPAMIĘTAJ!

Jeśli licencja na program komputerowy obejmuje okres powyżej jednego roku, należy ją zaklasyfikować do wartości niematerialnych i prawnych. Jeśli licencja na program komputerowy jest używana rok lub krócej - należy ją zaksięgować w koszty jednostki.

Księgując fakturę za zakup program komputerowego, którego okres użytkowania wynosi rok i przypada na następne okresy sprawozdawcze, należy mieć także na uwadze zasadę:

● memoriału - określoną w art. 6 ust. 1 uor, w myśl której w księgach rachunkowych jednostka ujmuje wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami,

● współmierności - zawartą w art. 6 ust. 2 uor, zgodnie z którą do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Kontem służącym do rozliczania kosztów dotyczących przyszłych okresów (rozliczenia czynne) jest konto 640 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów". Na stronie Wn konta 640 ujmuje się koszty proste i złożone poniesione w okresie sprawozdawczym, a dotyczące przyszłych okresów. Natomiast konto 300 "Rozliczenie zakupu" służy do ewidencji rozliczenia zakupu materiałów, towarów (artykułów spożywczych), robót i usług, a w szczególności do ustalenia wartości materiałów, towarów w drodze oraz wartości dostaw niefakturowanych, więc nie może służyć do rozliczania kosztów w czasie, które mamy w przedstawionym przypadku.

PRZYKŁAD 1

Jednostka zakupiła w styczniu 2015 r. program komputerowy o wartości 12 000 zł i okresie użytkowania rok - od stycznia 2016 r. do grudnia 2016 r.

Schemat 1. Ewidencja księgowa zakupionego programu komputerowego - rozliczenie miesięczne

BARTOSZ SPYCHALSKI

główny księgowy w państwowej jednostce budżetowej, posiada licencję Ministra Finansów do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych

PODSTAWY PRAWNE

● art. 3 ust. 1 pkt 14, art. 6 ust. 1 i 2, art. 8 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 4)

● załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorząd terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładowych budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)