Koszty zakupu prenumeraty czasopism ujmuje się w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w rachunkowości zasadami:

● memoriału - w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty, związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty - art. 6 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Zasada memoriału stanowi, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione,

● współmierności przychodów i kosztów z nimi związanych - którą stosuje się do kosztów i przychodów działalności operacyjnej oraz kosztów i przychodów finansowych,

● istotności - która wyraża się tym, że określając zasady (politykę) rachunkowości, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Każde istotne zdarzenie powinno być w księgach lub sprawozdaniu finansowym oddzielnie ujawnione. Informację uznaje się za istotną, jeżeli jej nieujawnienie mogłoby wpłynąć na gospodarcze decyzje użytkowników, podejmowane na podstawie sprawozdania finansowego.

Koszty poniesione na prenumeratę czasopism powinny zostać wykazane w księgach okresu sprawozdawczego, którego dotyczą, bez względu na termin ich zapłaty. W przypadku gdy prenumerata dotyczy roku 2017, powinna obciążać koszty tego właśnie roku.

Specyfika prenumeraty polega na dokonaniu przedpłaty w celu uzyskania w oznaczonym okresie dostępu do czasopism w formie papierowej lub elektronicznej, w związku z czym ponosimy przeważnie jednorazowo koszty, które dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Dlatego też koszty prenumeraty na rok 2017, które poniesione zostały w roku 2016, należy odnieść w ciężar kosztów bilansowych roku 2017, ujmując je na koncie 640 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont).

Przypadki sposobu ujęcia kosztów prenumeraty czasopism

Ujęcie kosztów prenumeraty czasopisma w roku 2017:

● koszty prenumeraty stanowią dla jednostki koszt istotny, co do ich wielkości, wówczas koszt ten należy ujmować w księgach rachunkowych proporcjonalnie, w ratach 1/12 łącznej kwoty kosztu prenumeraty, począwszy od stycznia 2017 r., w tym przypadku jednostka stosuje rozliczenia międzyokresowe,

● koszt prenumeraty nie jest dla jednostki kosztem istotnym, co do ich wielkości, wówczas koszt taki można ująć jednorazowo w koszty w styczniu 2017 r., w tym przypadku jednostka zrezygnuje z rozliczeń międzyokresowych.

Zasadę istotności stosuje się z uwzględnieniem art. 4 ust. 4 uor, który wprowadza możliwość stosowania uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Uproszczenia można zastosować w odniesieniu do zagadnień mniej znaczących, nieistotnych z punktu widzenia oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ciągłości. Patrz: schematy 1 i 2.

Schemat 1. Ewidencja księgowa opłaconej prenumeraty czasopisma na 2017 rok w roku 2016 (przy założeniu rozliczania kosztów w czasie - zapisy księgowe w roku 2016)

Schemat 2. Ewidencja księgowa opłaconej prenumeraty czasopisma na 2017 rok w roku 2016 przy założeniu rozliczania kosztów w czasie (zapisy księgowe w roku 2017)

Jednostka może zrezygnować z rozliczeń międzyokresowych kosztów, gdy poniesione koszty stanowią dla niej wartość mało istotną. W takim przypadku należy jednorazowo zaliczyć w koszty prenumeratę czasopism. Aby móc dokonać takich zapisów w księgach rachunkowych jednostki, należy dokonać odpowiednich zapisów w polityce rachunkowości, na przykład: Jednostka nie dokonuje rozliczenia międzyokresowego kosztów w przypadku, gdy dotyczy to kosztów mało istotnych, co do ich znaczenia.

W takiej sytuacji prenumeratę czasopism należy zaliczyć do kosztów bieżącego roku i zaksięgować na koncie 401 "Zużycie materiałów i energii". Konto to służy do ewidencji kosztów prostych według rodzaju. Nie ma w tej sytuacji konieczności, aby stosować konto 640 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Na stronie Wn konta 401 ujmuje się poniesione koszty, a na stronie Ma - ich zmniejszenia. Ewidencję szczegółową prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości.

ZAPAMIĘTAJ!

Konto 401 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów. Saldo konta 401 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860 "Wynik finansowy".

Zakup prenumeraty czasopism - faktura proforma

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Elementy, jakie powinny zawierać dowody księgowe, określone zostały w art. 21 uor.

Faktura proforma pełni w praktyce funkcję informacyjną, określającą, jaką zaliczkę, przedpłatę kupujący (nabywca) powinien wpłacić przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Zapłaty na podstawie faktury proforma można dokonać, traktując ją jako zapłatę zaliczki.

ZAPAMIĘTAJ!

Faktura proforma nie stanowi dowodu księgowego, dlatego też nie może być ujmowana w księgach rachunkowych jednostki.

Jednostka może dokonać zapłaty zaliczki (przedpłaty) na poczet przyszłej dostawy na podstawie faktury proforma, ujmując to w księgach rachunkowych jak na schemacie 3.

Schemat 3. Ewidencja księgowa zaliczki dokonanej na podstawie faktury proforma traktowanej jako zapłata zaliczki

ZAPAMIĘTAJ!

Na dzień bilansowy zaliczkę wpłaconą na poczet przyszłej dostawy towarów wykazuje się w bilansie po stronie aktywów, w pozycji B.I.1. "Materiały".

W sytuacji gdy sprzedawca chce otrzymać zapłatę za towar przed jego dostarczeniem na podstawie wystawionej faktury proforma, kupujący może uregulować płatność, lecz w przypadku wpłacenia przez kupującego zaliczki na poczet przyszłego towaru, na podstawie faktury proforma, w szczególności otrzymania zaliczki (przedpłaty), sprzedający zobowiązany jest wystawić fakturę zaliczkową.

Zgodnie z zapisem art. 106i ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), zaliczki dokumentowane są fakturami wystawianymi nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od kontrahenta (nabywcy), z kolei na podstawie art. 106i ust. 2 ustawy o VAT faktury te nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi w całości lub części.

Zasady udzielania i rozliczania zaliczek należy wpisać w dokumentację przyjętych zasad rachunkowości jednostki.

Zakupiona prenumerata może mieć formę papierową lub elektroniczną (online). Koszty związane z zakupem prenumeraty w formie papierowej ująć należy na koncie 401 "Zużycie materiałów i energii", natomiast koszty związane z zakupem prenumeraty elektronicznej (online) ująć należy na koncie 402 "Usługi obce".

RENATA NIEMIEC

finansista, wieloletni pracownik wydziałów finansowych w jednostkach samorządu terytorialnego, autor licznych publikacji z zakresu rachunkowości i finansów publicznych, obecnie główny księgowy w jednostce budżetowej

PODSTAWY PRAWNE

● art. 4 ust. 4, art. 6 ust. 1, art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047)

● art. 106i ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 710; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1579)

● załącznik nr 3, załącznik nr 5 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1954)