Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostka ma obowiązek potwierdzania jedynie należności, ale może również potwierdzić swoje zobowiązania, jeśli np. dostawca wystąpi z takim żądaniem bądź istnieje potrzeba weryfikacji istniejących sald zobowiązań.

Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości jednostki są zobowiązane do przeprowadzenia na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji aktywów, tj. m.in.:

● środków trwałych,
● zapasów,
● należności,
● środków pieniężnych.

Należności inwentaryzuje się drogą potwierdzenia stanu należności uzyskanego od odbiorców. W celu uzgodnienia salda należności jednostka wysyła do odbiorcy, na piśmie, potwierdzenie salda należności, a odbiorca potwierdza na piśmie to saldo lub zgłasza zastrzeżenia również w formie pisemnej.

Potwierdzenie salda składa się z dwóch odcinków:

● "A" - zatrzymuje u siebie odbiorca, z reguły dłużnik,
● "B" - jest odsyłany wystawcy z potwierdzeniem przez dłużnika stanu należności lub z informacją o ewentualnych rozbieżnościach.

UWAGA!

Przy potwierdzeniu salda nie ma możliwości stosowania tzw. milczącego akceptu. Jeśli jednostka nie otrzymała odpowiedzi kontrahenta na wysłane potwierdzenie salda, to powinna potraktować takie saldo jako niepotwierdzone.

Jeśli mimo podjętych prób nie udało się uzgodnić salda z odbiorcami, wówczas takie saldo należy np. zweryfikować, potwierdzić telefonicznie.

Przeprowadzenie weryfikacji należy udokumentować, sporządzając protokół bądź sprawozdanie z jej przeprowadzenia. Z kolei w związku z potwierdzeniem salda telefonicznie należy sporządzić na tę okoliczność stosowną notatkę, w której trzeba podać m.in. datę przeprowadzenia rozmowy oraz dane osoby, która potwierdziła saldo ze strony odbiorcy.

Termin i częstotliwość inwentaryzacji należności uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Jeśli zatem rok bilansowy jednostki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to może ona rozpocząć inwentaryzację, wysyłając potwierdzenia na 31 października, 30 listopada i najpóźniej na 31 grudnia 2016 r.

Potwierdzenie salda zawiera z reguły pełny wykaz niezapłaconych faktur lub rachunków na dzień potwierdzenia salda wraz z podaniem daty ich powstania, numerów faktur oraz niezapłaconych kwot. Dzięki takiemu wyszczególnieniu niezapłaconych faktur ułatwione jest, w razie powstania niezgodności, sprawdzenie i wyjaśnienie powstałych różnic.

Obowiązek potwierdzenia salda dotyczy także rozrachunków z odbiorcami, z którymi na dzień potwierdzenia salda widnieje saldo zerowe. Może się bowiem okazać, że w ciągu roku przeprowadzono z danym odbiorcą dużą liczbę transakcji lub transakcje o dużej wartości. Dlatego otrzymując potwierdzoną przez odbiorcę kopię potwierdzenia salda, można mieć pewność, że saldo jest prawidłowe.

Należy pamiętać, że spełnienie obowiązku inwentaryzacji następuje dopiero w chwili potwierdzenia salda przez odbiorcę przez odesłanie kopii podpisanej przez osobę upoważnioną, tj. dyrektora, członka zarządu spółki. Potwierdzenie salda przez osobę uprawnioną do reprezentowania spółki może także przerwać bieg przedawnienia należności.

Istnieją spory, czy potwierdzenie salda przez służby finansowo-księgowe przerywa bieg przedawnienia. Zdaniem organów skarbowych przesłane przez dłużnika wierzycielowi wezwanie do potwierdzenia salda, niepodpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania dłużnika, nie stanowi uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia. Natomiast niektórzy przedstawiciele nauki prawa są zdania, że wystarczające dla przerwania przedawnienia jest potwierdzenie salda podpisane przez służby finansowo-księgowe dłużnika.

UWAGA!

Nie ma ustawowego obowiązku potwierdzania sald zobowiązań. Dłużnik nie musi występować o uzgodnienie salda swoich zobowiązań. Nie jest on jednak zwolniony z uczestniczenia w uzgadnianiu sald rozrachunków, jeśli zażądają tego wierzyciele.

Inwentaryzacja w drodze uzyskania potwierdzenia sald nie dotyczy należności:

● spornych i wątpliwych,
● z tytułów publicznoprawnych,
● od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych.

Potwierdzenie salda powinno zawierać następujące informacje:

● nazwę oraz adres jednostki wysyłającej prośbę o potwierdzenie,
● nazwę oraz adres jednostki, do której wysyłane jest potwierdzenie i która ma potwierdzić saldo,
● kwotę należności bądź zobowiązania,
● dokument, na podstawie którego powstała należność bądź zobowiązanie, z podaniem nazwy i numeru dowodu księgowego,
● datę powstania należności bądź zobowiązania, termin płatności,
● podpis osoby upoważnionej do potwierdzenia salda.

Wzór. Potwierdzenie salda należności

1. Należności wątpliwe

Jeśli w księgach rachunkowych jednostki występują należności, co do których istnieje zagrożenie ich wyegzekwowania, wówczas zgodnie z zasadą ostrożnej wyceny należy dokonać aktualizacji wartości należności poprzez odpis aktualizujący. Dokonanie takiego odpisu jest obligatoryjne na dzień bilansowy. W tym celu kierownik jednostki ocenia we własnym zakresie realne zagrożenie spłaty lub wyegzekwowania należności.

2. Rozrachunki w księgach rachunkowych

Aby prawidłowo sporządzić potwierdzenia sald ze swoimi kontrahentami, jednostka powinna tak prowadzić w księgach rachunkowych ewidencję analityczną, aby wyodrębnić podział na kontrahentów. Będzie można wtedy na bieżąco posiadać informacje na temat nierozliczonych sald z kontrahentami. Jednostka prowadzi transakcje ze swoimi odbiorcami na koncie "Rozrachunki z odbiorcami".

Ewidencja syntetyczna konta "Rozrachunki z odbiorcami" obejmuje m.in:

Ewidencja analityczna do konta "Rozrachunki z odbiorcami" powinna być prowadzona w taki sposób, aby było możliwe:

● ustalenie stanu należności krajowych i zagranicznych według poszczególnych rodzajów rozrachunków na dany dzień,
● wyodrębnienie należności od jednostek powiązanych,
● określenie stanu należności według kontrahentów,
● ustalenie stanu należności według poszczególnych walut obcych.

Konto "Rozrachunki z odbiorcami" zazwyczaj wykazuje saldo debetowe (Wn), które wykazuje stan należności jednostki z tytułu dostaw i usług.

W przypadku gdy na koncie "Rozrachunki z odbiorcami" występuje saldo kredytowe (Ma), oznacza to, że jednostka otrzymała od odbiorców zaliczki na przyszłe dostawy lub usługi, udzieliła swoim odbiorcom rabatów, opustów, skont lub otrzymała nadpłacone kwoty należności w stosunku do wystawionych faktur i zaewidencjonowanej sprzedaży.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 26 ust. 1 pkt 2, art. 26 ust. 3, art. 35b ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047

Joanna Gawrońska

biegły rewident