Jeżeli jednostka nie dokonała inwentaryzacji należności w 2014 r., to czy może to zrobić jeszcze przed sporządzeniem sprawozdania finansowego? Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację należności i w jaki sposób?

Jeżeli jednostka nie wysłała potwierdzenia sald do końca roku obrotowego (do 31 grudnia 2014 r.), to może to uczynić w styczniu, a jeśli nie jest to możliwe w tym terminie, to ostatecznie do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego, tj. do 31 marca 2015 r. Potwierdzenia te powinny jednak wykazywać salda na dzień 31 grudnia 2014 r.

Inwentaryzacja należności jest przeprowadzana m.in. w formie potwierdzenia sald, które przesyła się do klientów. Potwierdzenie salda może być wygenerowane z systemu finansowo-księgowego, jeśli program ma taką funkcję, lub wypełnione ręcznie albo sporządzone np. w arkuszu kalkulacyjnym Excel. W potwierdzeniu sald ujmuje się nierozliczone salda ze swoimi klientami.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostka ma obowiązek potwierdzania jedynie należności, ale może również potwierdzić swoje zobowiązania, jeśli np. dostawca wystąpi z takim żądaniem bądź istnieje potrzeba weryfikacji istniejących sald zobowiązań.

Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości jednostki są zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Dotyczy to m.in.:

● środków trwałych,

● zapasów,

● należności,

● środków pieniężnych.

Należności inwentaryzuje się drogą potwierdzenia stanu należności uzyskanego od odbiorców. W celu uzgodnienia salda należności jednostka wysyła do odbiorcy, na piśmie, potwierdzenie salda należności, a odbiorca potwierdza na piśmie to saldo lub zgłasza zastrzeżenia również w formie pisemnej.

Potwierdzenie składa się z dwóch odcinków:

● odcinka "A" - zatrzymuje je u siebie odbiorca potwierdzenia salda, z reguły dłużnik,

● odcinka "B" - jest odsyłany wystawcy z potwierdzeniem przez dłużnika stanu należności lub z informacją o ewentualnych rozbieżnościach.

Przy potwierdzeniu salda nie ma możliwości stosowania tzw. milczącego akceptu. Jeśli jednostka nie otrzymała odpowiedzi kontrahenta na wysłane przez siebie potwierdzenie salda, to powinna potraktować je jako niepotwierdzone. Jeśli mimo podjętych prób nie udało się uzgodnić salda z odbiorcami, wówczas należy je np. zweryfikować, potwierdzić telefonicznie.

UWAGA!

Obowiązek potwierdzenia salda dotyczy także rozrachunków z odbiorcami, z którymi na dzień potwierdzenia salda widnieje saldo zerowe.

Przeprowadzenie weryfikacji należy udokumentować, sporządzając protokół bądź sprawozdanie z jej przeprowadzenia, a potwierdzając saldo telefonicznie, trzeba w związku z tym sporządzić stosowną notatkę, w której podaje się m.in. datę przeprowadzenia rozmowy czy dane osoby, która potwierdziła saldo ze strony odbiorcy.

Termin i częstotliwość inwentaryzacji należności uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Jeśli zatem rok bilansowy jednostki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, wówczas może ona rozpocząć inwentaryzację, wysyłając potwierdzenia na 31 października, 30 listopada i najpóźniej na 31 grudnia 2014 r.

Potwierdzenie salda z reguły zawiera pełny wykaz niezapłaconych faktur lub rachunków na dzień potwierdzenia salda wraz z podaniem daty ich powstania, numerów faktur oraz niezapłaconych kwot.

Dzięki takiemu wyszczególnieniu niezapłaconych faktur ułatwione jest, w razie powstania niezgodności, sprawdzenie i wyjaśnienie powstałych różnic.

Może się bowiem okazać, że w ciągu roku przeprowadzono z danym odbiorcą dużą ilość transakcji lub transakcje o dużej wartości. Dlatego otrzymując potwierdzoną przez odbiorcę kopię potwierdzenia salda, można mieć pewność, że saldo jest prawidłowe.

Należy pamiętać, że spełnienie obowiązku inwentaryzacji następuje dopiero w chwili potwierdzenia salda przez odbiorcę przez odesłanie kopii podpisanej przez osobę upoważnioną, tj. dyrektora, członka zarządu spółki.

Potwierdzenie salda przez osobę uprawnioną do reprezentowania spółki może także przerwać bieg przedawnienia należności.

Istnieją spory, czy potwierdzenie salda przez służby finansowo-księgowe przerywa bieg przedawnienia. Jak wynika z uchwały Sądu Najwyższego z 26 kwietnia 1995 r. (sygn. akt III CZP 39/95), przesłane przez dłużnika wierzycielowi wezwanie do potwierdzenia salda, niepodpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania dłużnika (np. przez księgowego), nie stanowi uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia.

Warto wiedzieć, że nie ma ustawowego obowiązku potwierdzania sald zobowiązań, tj. dłużnik nie musi występować o uzgodnienie salda swoich zobowiązań. Nie jest on jednak zwolniony z uczestniczenia w uzgadnianiu sald rozrachunków, jeśli zażądają tego wierzyciele.

Inwentaryzacja w drodze uzyskania potwierdzenia sald nie dotyczy należności:

● spornych i wątpliwych,

● z tytułów publicznoprawnych,

● od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych.

Potwierdzenie salda powinno zawierać następujące informacje:

● nazwę oraz adres jednostki wysyłającej prośbę o potwierdzenie,

● nazwę oraz adres jednostki, do której wysyłane jest potwierdzenie i która ma potwierdzić saldo,

● kwotę należności bądź zobowiązania,

● dokument, na podstawie którego powstała należność bądź zobowiązanie, z podaniem nazwy i numeru dowodu księgowego,

● datę powstania należności bądź zobowiązania, termin płatności,

● podpis osoby upoważnionej do potwierdzenia salda.

1. Należności wątpliwe

Jeśli w księgach rachunkowych jednostki występują należności, co do których istnieje zagrożenie ich wyegzekwowania, wówczas na dzień bilansowy należy zgodnie z zasadą ostrożnej wyceny dokonać aktualizacji wartości należności poprzez dokonanie odpisu aktualizującego.

Dokonanie takiego odpisu jest obligatoryjne na dzień bilansowy. W tym celu kierownik jednostki ocenia we własnym zakresie realne zagrożenie spłaty lub wyegzekwowania należności.

Aby prawidłowo sporządzić potwierdzenia sald ze swoimi kontrahentami, jednostka powinna tak prowadzić w księgach rachunkowych ewidencję analityczną, aby wyodrębnić podział na kontrahentów. Będzie wtedy na bieżąco dysponować informacjami na temat nierozliczonych sald. Transakcje ze swoimi odbiorcami jednostka prowadzi na koncie "Rozrachunki z odbiorcami"

Tabela. Ewidencja syntetyczna konta "Rozrachunki z odbiorcami"

Ewidencja analityczna do konta "Rozrachunki z odbiorcami" powinna być prowadzona w taki sposób, aby możliwe było:

● ustalenie stanu należności krajowych i zagranicznych według poszczególnych rodzajów, rozrachunków na dany dzień,

● wyodrębnienie należności od jednostek powiązanych,

● określenie stanu należności według kontrahentów,

● ustalenie stanu należności według poszczególnych walut obcych.

Konto "Rozrachunki z odbiorcami" zazwyczaj wykazuje saldo debetowe (Wn), które wykazuje stan należności jednostki z tytułu dostaw i usług.

W przypadku gdy na koncie "Rozrachunki z odbiorcami" występuje saldo kredytowe (Ma), oznacza to, że jednostka otrzymała od odbiorców zaliczki na przyszłe dostawy lub usługi, udzieliła swoim odbiorcom rabatów, opustów, skont lub otrzymała nadpłacone kwoty należności w stosunku do wystawionych faktur i zaewidencjonowanej sprzedaży.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 26, art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 4

Joanna Gawrońska

biegły rewident