Czynności

Etap

Osoba odpowiedzialna

Termin realizacji

Opracowanie instrukcji inwentaryzacyjnej lub zweryfikowanie jej treści w związku z:

● uzyskaniem składników majątku, których do tej pory jednostka nie posiadała,

● wdrożeniem w jednostce oprogramowania służącego do ewidencji wyposażenia, które umożliwia posługiwanie się kodami kreskowymi i czytnikami

wprowadzający

kierownik jednostki

IV kwartał roku bieżącego

Powołanie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych

wprowadzający

kierownik jednostki

IV kwartał roku bieżącego

Opracowanie wstępnego planu inwentaryzacji;

plan powinien zawierać (patrz: wzór 1):

● nazwę komórki podlegającej inwentaryzacji,

● określenie składników podlegających inwentaryzacji,

● określenie terminu inwentaryzacji,

● określenie rzeczywistej daty inwentaryzacji i numer zarządzenia.

Plan inwentaryzacji sporządzany jest odrębnie na każdy rok z podziałem na miesiące

wprowadzający

zgodnie ze wskazaniem instrukcji inwentaryzacyjnej, może to być:

● kierownik jednostki,

● kierownik komórki inwentaryzacyjnej,

● przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

IV kwartał roku bieżącego

Opracowanie harmonogramu z podziałem na pola spisowe (patrz: wzór 2);

harmonogram obejmuje wykaz poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych, jakie kolejno mają być podejmowane, zarówno na etapach przygotowawczych, jak i na etapach wykonywania inwentaryzacji.

W harmonogramie inwentaryzacji podaje się terminy, w tym dni i godziny przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych, z wyszczególnieniem:

● momentu rozpoczęcia i zakończenia czynności,

● osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie czynności,

● miejsc realizacji tych czynności

wprowadzający

zgodnie ze wskazaniem instrukcji inwentaryzacyjnej, może to być:

● kierownik jednostki,

● kierownik komórki inwentaryzacyjnej,

● przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

IV kwartał bieżącego roku

Wydanie zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji zgodnie z harmonogramem

wprowadzający

kierownik jednostki

IV kwartał roku bieżącego

Przeprowadzenie szkolenia zespołów spisowych z uwzględnieniem zasad wynikających z instrukcji inwentaryzacyjnej

wprowadzający

● członkowie komisji inwentaryzacyjnej,

● główny księgowy

IV kwartał roku bieżącego

Przygotowanie do inwentaryzacji:

● uzgodnienie ewidencji pól spisowych z ewidencją księgową,

● przygotowanie i uporządkowanie dokumentów,

● przygotowanie pól spisowych poprzez ich uporządkowanie i oznakowanie

- w zależności od techniki spisowej

wprowadzający

● osoba odpowiedzialna materialnie,

● pracownicy księgowości

IV kwartał roku bieżącego

Powołanie kontrolerów spisowych

wprowadzający

● komisja inwentaryzacyjna,

● główny księgowy

IV kwartał roku bieżącego

Czynności

Osoba odpowiedzialna

Termin realizacji

Zebranie oświadczeń wstępnych od osób odpowiedzialnych materialnie, które będą uczestniczyły przy spisie z natury

zespół spisowy

IV kwartał roku bieżącego

Zabezpieczenie ewidencji inwentaryzowanych składników

● zespół spisowy lub

● komisja inwentaryzacyjna

IV kwartał roku bieżącego

Pobranie arkuszy spisowych i innych formularzy protokołów

● zespół spisowy lub

● komisja inwentaryzacyjna

IV kwartał roku bieżącego

Przeprowadzenie spisów z natury:

● środków pieniężnych w kasie, na rachunkach bankowych,

● rzeczowych składników majątku obrotowego, w tym: materiałów i towarów odpisywanych w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia,

● papierów wartościowych w postaci materialnej,

● łatwo dostępnych środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji,

● zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową,

● maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych

● zespół spisowy,

● osoby materialnie odpowiedzialne

● na ostatni dzień roku,

● na ostatni dzień roku,

● na ostatni dzień roku,

● nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia roku następnego,

● raz w ciągu dwóch lat,

● nie rzadziej niż na cztery lata, niekoniecznie w terminie wcześniejszym niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i 15 dni po zakończeniu roku

Kontrola przebiegu inwentaryzacji

● komisja inwentaryzacyjna,

● główny księgowy

IV kwartał roku bieżącego i do 15 dnia roku następnego

Wysłanie potwierdzenia sald należności cywilnoprawnych do kontrahentów

pracownik działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego

Czynności

Osoba odpowiedzialna

Termin realizacji

Porównanie i weryfikacja stanów ewidencyjnych z dokumentacją w odniesieniu do aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury lub potwierdzeniem sald:

● środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

● gruntów,

● praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych,

● innych aktywów i pasywów, które nie mogły zostać spisane lub uzgodnione z kontrahentem

zespół spisowy

● na ostatni dzień każdego roku

● na ostatni dzień każdego roku

● IV kwartał roku bieżącego i do 15 dnia roku następnego,

● na ostatni dzień każdego roku

Pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń końcowych

zespół spisowy

IV kwartał roku bieżącego

Przekazanie dokumentacji inwentaryzacyjnej, w tym:

● spisów,

● protokołów,

● oświadczeń

- do komisji inwentaryzacyjnej

zespół spisowy

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Przekazanie do działu księgowości:

● spisów,

● protokołów,

● oświadczeń

komisja inwentaryzacyjna

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Złożenie sprawozdań zespołów spisowych

zespół spisowy

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Kontrola przebiegu inwentaryzacji

● komisja inwentaryzacyjna,

● główny księgowy

IV kwartał roku bieżącego i do 15 dnia roku następnego

Wysłanie potwierdzeń sald należności cywilnoprawnych do kontrahentów

pracownik działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego

Czynności

Osoba odpowiedzialna

Termin realizacji

Dokonanie wyceny arkuszy spisowych

zespół spisowy lub - pracownicy działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych

pracownicy działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Wyjaśnienie okoliczności i przyczyny powstania różnic

osoby materialne odpowiedzialne i inne osoby

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Zweryfikowanie różnic i przyczyny ich powstania

komisja inwentaryzacyjna lub specjalnie powołany zespół, pracownicy działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Przeszacowanie wartości składników niepełnowartościowych lub tych, które utraciły swoją wartość użytkową, w tym uzasadnienie dokonania odpisów z tytułu utraty wartości

zespół spisowy lub komisja inwentaryzacyjna, lub powołany specjalnie w tym celu zespół oraz pracownicy działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Przygotowanie sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej z weryfikacji różnic

komisja inwentaryzacyjna

I kwartał roku następnego

Podjęcie decyzji o sposobie postępowania z różnicami inwentaryzacyjnymi

kierownik jednostki

I kwartał roku następnego

Księgowanie różnic inwentaryzacyjnych

pracownicy działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego - ujęcie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych jednostki zobowiązane są ująć w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. Oznacza to, że skutki inwentaryzacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych mają zostać uwzględnione w sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy, w którym przeprowadzono inwentaryzację

Zarchiwizowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej - dokumentacja inwentaryzacyjna przechowywana jest przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego inwentaryzacja dotyczy

pracownik działu księgowości

I kwartał roku następnego

Czynności

Osoba odpowiedzialna

Termin realizacji

Ocena wyników z zakresu:

● przygotowania rozliczenia,

● wielkości różnic inwentaryzacyjnych,

● gospodarowanie majątkiem,

● windykacji należności,

● realności sald,

● przydatności majątku trwałego i obrotowego

● komisja inwentaryzacyjna,

● pracownicy działu księgowości,

● radca prawny,

● inne komórki merytoryczne

I kwartał roku następnego

Wydanie zarządzeń wewnętrznych doskonalących prawidłowość inwentaryzacji i zarządzenie działalnością jednostki

● kierownik jednostki,

● główny księgowy,

● komisja inwentaryzacyjna

I kwartał roku następnego

Rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie

pracownik działu księgowości

I kwartał roku następnego