Sposób inwentaryzacji będzie uzależniony od tego, czy podmiot, którego dotyczą te zobowiązania i należności, prowadzi bądź nie prowadzi ksiąg rachunkowych.

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) - inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym:

● papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,

● należności, w tym udzielonych pożyczek,

● powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów,

przeprowadza się w drodze otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Potwierdzenie salda odbywa się na piśmie z inicjatywy jednostki posiadającej należności od innego podmiotu.

Jednostka występująca z prośbą o potwierdzenie salda wskazuje, wynikającą z jej ksiąg rachunkowych, wartość należności na dany dzień. Podmiot, do którego zgłoszono prośbę o potwierdzenie danego salda należności, dokonuje porównania jego kwoty z wartością własnych zobowiązań wobec tejże jednostki, według stanu na dzień wskazany w dokumencie potwierdzenia salda.

Przy inwentaryzacji w drodze potwierdzenia salda trzeba mieć także na uwadze art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, który stwierdza, że:

● środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

● gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,

● należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych,

● należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

● z tytułów publicznoprawnych,

● aktywów i pasywów niewymienionych oraz wymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe

- w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Tak więc inwentaryzację należności oraz zobowiązań dotyczących osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych przeprowadza się w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.

W związku z powyższym faktury od jednostki budżetowej tej samej gminy, które wpłynęły w styczniu roku następnego, dotyczące zdarzeń roku objętego sprawozdaniem finansowym, stanowią zobowiązania jednostki i powinny być inwentaryzowane w drodze weryfikacji zapisów księgowych z dokumentami stanowiącymi podstawę zapisu. Jeżeli faktury mieszkaniowe dotyczą osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych (na przykład osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, osób prywatnych), mogą być inwentaryzowane w drodze weryfikacji, nie trzeba więc wysyłać potwierdzenia salda.

Ustawa o rachunkowości nie wyjaśnia, jak powinno wyglądać potwierdzenie salda. Jeżeli potwierdzenie dotyczy faktur odnoszących się do podmiotów prowadzących księgi rachunkowe, to należy osobno wykazać należności i zobowiązania, a na końcu podać saldo tych transakcji na dany dzień. Taki sposób postępowania ułatwi proces potwierdzania salda przez kontrahenta.

Przykład

W jednostce na dzień 30 listopada 2015 r. występuje należność z tytułu wystawionej faktury VAT nr 85/2015 z 20 listopada 2015 r. na rzecz Mango sp. z o.o. na kwotę 100 zł oraz nadpłata z poprzedniego miesiąca dotycząca Mango sp. z o.o. w kwocie 90 zł, wynikająca z wyciągu bankowego nr 60 z 20 października 2015 r. W potwierdzeniu salda wysłanym do spółki na dzień 30 listopada 2015 r. powinien być zapis po stronie:

● Wn z tytułu faktury nr 85/2015 z 20 listopada 2015 na kwotę 100 zł,

● Ma z tytułu wyciągu bankowego nr 60 z 20 października 2015 r. kwotę 90 zł

oraz saldo po stronie Wn na koniec listopada 2015 r. na kwotę 10 zł.

BARTOSZ SPYCHALSKI

główny księgowy w państwowej jednostce budżetowej, posiada licencję Ministra Finansów do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych

PODSTAWA PRAWNA

● art. 26 ust. 1 pkt 2 i pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 4)