Międzynarodowe Targi Poznańskie to lider polskiego przemysłu targowego. Posiadają ponad 50 proc. udziału w tej branży w naszym kraju i są pierwszym organizatorem targów w Europie Środkowo-Wschodniej.

W II edycji ogólnopolskiego konkursu promującego Design Thinking spółka MTP otrzymała nagrodę "Polishopa Honeycombs Award 2017" w kategorii Edukacja właśnie za zrealizowany projekt szkoleniowy Klub Design Thinking.

Zrozumieć potrzeby

Design Thinking to podejście polegające na tworzeniu innowacyjnych produktów i usług dzięki zrozumieniu problemów i potrzeb użytkowników. Jego korzenie można znaleźć w latach 60. i 70. ubiegłego wieku w Stanach Zjednoczonych. Podejście do dzisiaj znajduje zastosowanie zarówno w biznesie, jak i życiu codziennym na całym świecie. Pomaga w przygotowaniu innowacyjnych i gotowych do wdrożenia rozwiązań dzięki wykorzystywaniu narzędzi pobudzających empatię i kreatywność.

Design Thinking bazuje na pracy zespołów projektowych prowadzonej w formie usystematyzowanej ścieżki, która składa się z pięciu etapów-elementów:

1. Empatia

2. Definiowanie

3. Wymyślenie idei

4. Prototypowanie

5. Testowanie.

W procesie Design Thinking każdy z tych elementów musi być zrealizowany i każdy powinien następować w ustalonej kolejności, prowadząc - krok po kroku - od empatii i zrozumienia potrzeb odbiorców do opracowania gotowych do wprowadzenia w życie i przetestowanych rozwiązań. Nie jest to jednak prosta ścieżka "od-do", bo na każdym z etapów może pojawić się potrzeba powrotu do punktu wyjścia. Wynika to m.in. ze stałego procesu uczenia się w trakcie realizowania procesu.

Najważniejsze cele

Dla MTP głównym celem projektu szkoleniowego była edukacja pracowników w zakresie wdrożenia Design Thinking w firmie. Spółka zamierzała także pozyskać wewnętrznych ambasadorów, promujących wykorzystanie tej koncepcji w praktyce.

- Założyliśmy udział możliwie największej liczby pracowników. W firmie pracuje ponad 400 osób, które wykonują zróżnicowane zadania. Zależało nam na zaznajomieniu wszystkich z Design Thinking. Chcieliśmy też pokazać, jaki jest jego potencjał i możliwości wykorzystania nawet w najprostszych, codziennych działaniach

- mówi Izabella Koniak, menedżer HR w firmie Międzynarodowe Targi Poznańskie.

Spółka od wielu lat specjalizuje się w marketingu i biznesie relacyjnym B2B, gdzie rachunek zysków i strat jest jednym z podstawowych wskaźników.

- Zastanawialiśmy się, z czego możemy korzystać w naszej pracy oprócz typowo ekonomicznych mierników. Z jednej strony ocenialiśmy projekty na podstawie wskaźników rentowności, z drugiej - potrzebowaliśmy głębszego spojrzenia i analizy, do czego dążą i czego potrzebują nasi klienci. Naszym zdaniem, dzisiaj nie ma na rynku innej "kompaktowej" metodologii, która w tak bezpośredni sposób dotyka potrzeb pracowników, odbiorców naszych usług i partnerów biznesowych. Dlatego wybraliśmy taki sposób pracy i tworzenia najlepszych rozwiązań, które szybko można przetestować i wdrożyć, przechodząc przez cały proces Design Thinking. Ta metoda zdecydowanie bardziej angażuje człowieka. Bo tak naprawdę decyzje podejmują ludzie

- wyjaśnia Izabella Koniak.

W firmie sprawnie funkcjonowały standardy obsługi i procedury związane z organizacją i przebiegiem targów i eventów biznesowych. Podejście Design Thinking nadało im bardziej ludzki charakter.

- Mieliśmy świadomość, że możemy tworzyć zupełnie nowe produkty, przesuwając dotychczasowe ramy naszych przyzwyczajeń. Zdecydowaliśmy, że warto sprawdzić w procesie edukacyjnym metodę projektowania usług, komunikacji, budowania zespołów oraz relacji. To, co już na początku było dla nas szczególnie ważne, to możliwość ewolucyjnego dokonywania zmian, a nie wymiany silników w rozpędzonym pociągu pełnym pasażerów

- dodaje Izabella Koniak.

Realizacja projektu

Program szkoleniowy był otwarty dla całego 400-osobowego zespołu MTP. Został zrealizowany w okresie od lutego do grudnia 2016 roku. Najpierw odbył się wykład wprowadzający. Trwał około półtorej godziny i był prowadzony w ramach dnia pracy. Uczestnikami byli pracownicy (handlowcy, specjaliści marketingu, copywriterzy, ale także osoby wykonujące techniczne czynności, jak np. elektrycy) i kierownicy poszczególnych działów. W sumie w wykładzie wzięło udział ponad 300 osób.

- To był pierwszy, celny krok w programie szkolenia, ponieważ wykład oswoił ludzi na różnych szczeblach zarządzania i realizujących rozmaite zadania z Design Thinking. Chcieliśmy, aby pracownicy wiedzieli, jakie są założenia tej koncepcji i jej zastosowanie w praktyce, bo dzięki temu będą mieli większe poczucie sensu swojej pracy i wpływu na firmę i jej rozwój

- wskazuje Izabella Koniak.

Po wykładzie wstępnym zorganizowany był cykl warsztatów. Grupą docelową (ponad 120 osób) byli pracownicy, którzy na co dzień uczestniczą w kreowaniu produktów i usług związanych z wystawiennictwem i organizacją eventów biznesowych MTP. Warsztaty były więc skierowane do osób zajmujących się marketingiem, zarządzaniem projektami, sprzedażą, obsługą klientów, logistyką, czyli do tych, których praca bezpośrednio przekłada się na tworzenie przychodów firmy.

Warsztaty z Design Thinking trwały dwa dni. Pracowano na "żywym organizmie", czyli w trakcie wydarzeń targowych odbywających się w czasie rzeczywistym. Przyjęto zasadę, że jeżeli ktoś zajmował się np. targami Viva Seniorzy, to był mile widziany, ale na warsztatach poświęconych innemu tematowi. Chodziło o to, aby miał świeże spojrzenie, a zwłaszcza nie był emocjonalnie związany z danym projektem.

- Wszyscy chcieliśmy przejść przez te warsztaty i zobaczyć, jak podejście Design Thinking działa i jak można z niego faktycznie korzystać. Chcieliśmy też uzyskać jak najwięcej informacji dla tego zespołu, który dane targi przygotowuje. Tak się stało w przypadku targów Viva Seniorzy

- przekonuje Izabella Koniak.

Powstało wówczas wiele pomysłów, które przybrały postać prototypów przetestowanych wspólnie z klientami targów. Wiele sugestii pojawiło się w wyniku spotkania grupy warsztatowej, np. pracującej przy targach Viva Seniorzy, z całym tworzącym je zespołem. Inicjatywę takich spotkań zgłosili sami pracownicy, którzy chcieli omówić prototypy rozwiązań przedstawionych klientom i poznać ich opinie na ten temat. Było to cenne źródło informacji zwrotnej dla kierowników zarządzających projektem.

Warto zwrócić uwagę, że kilka zaproponowanych rozwiązań wpisano na listę do wdrożenia w następnej edycji imprezy z cyklu Viva Seniorzy. W ten sposób pracownicy przekonali się, że biorąc udział w warsztatach, nie uczestniczą w teoretycznym szkoleniu, ale że ich pomysły opierają się na praktyce firmy i są wprowadzane w życie.

W naturalnym środowisku

Warsztaty zorganizowano w przestrzeni targowej - w naturalnym środowisku, w którym działają pracownicy.

- Jednym z tematów, na którym skupiliśmy się podczas warsztatów, były właśnie targi Viva Seniorzy. Głównym celem było opracowanie nowego rozwiązania biznesowego, które byłoby atrakcyjniejsze od dotychczas proponowanych obu grupom klientów, czyli wystawcom i zwiedzającym. Jako 14-osobowa grupa warsztatowa przeszliśmy przez cały proces projektowania usługi, jaką są nowe targi. Nie było więc teorii z udziałem statystów w roli klientów. Żywym organizmem, na którym pracowaliśmy, wysnuwając odpowiednie wnioski, byli nasi klienci: zarówno wystawcy, jak i osoby zwiedzające nasze targi. Mieliśmy przy tym odpowiednio przygotowaną formułę informacyjną, aby nasi pracownicy mogli właściwie przedstawić się klientom i przekazać, że biorą udział w projekcie biznesowym związanym z rozwojem firmy

- mówi Izabella Koniak.

Już na samym początku programu szkoleniowego określone zostały jego zasady, wśród których na pierwszym miejscu była przejrzystość działania. Ponadto uczestnicy warsztatów byli podzieleni na grupy. W żadnej z nich nie dominowali pracownicy jednego działu, dzięki czemu można było zestawiać ze sobą różne punkty widzenia. Warsztaty prowadzone w ramach programu skoncentrowane były na zagadnieniach B2C (Business to Clients) oraz B2B (Business to Business). Miały miejsce kilkakrotnie w ciągu 2016 roku - w kwietniu i maju oraz po wakacjach.

Nieformalny klub

Po pierwszych warsztatach, w maju 2016 roku, powstała nieformalna inicjatywa pracowników - Klub Design Thinking. Na listę mailingową wpisali się wszyscy uczestnicy warsztatów. Jednocześnie przyjęta została zasada pełnej dobrowolności, wyłonił się też naturalny lider. W ten sposób zbudowana została społeczność wokół metody Design Thinking.

- Nasz projekt szkoleniowy nazwaliśmy Klubem Desing Thinking dlatego, że samo słowo "klub" kojarzy się z miejscem spotkania, gdzie ludzie przychodzą w sposób niewymuszony - gdy mają ochotę, kiedy mają pomysł i po prostu czują, że chcą coś zrobić. Myślę, że właśnie Klub jest świetną formułą dla wszystkich, którzy działają, bo chcą

- podkreśla Izabella Koniak.

Klub nadal funkcjonuje w firmie. Jego członkowie przeprowadzili m.in. kilka sesji poświęconych rozwojowi tematów targowych i nowych usług, cykl warsztatów dla partnerów targów z sektora ogrodnictwa, warsztaty dla HR menedżerów spółek miejskich. Wspólnie ze społecznością Klubu skonsultowany został projekt logo programu szkoleniowego związanego z rozwojem osobistym, a także przygotowano obchody z okazji branżowego święta International Service Design Day 2017.

Warsztat dla moderatorów

W trakcie realizacji programu włączono dodatkowy warsztat. Okazało się bowiem, że szkolenie z podejścia Design Thinking spotkało się z bardzo dużym zainteresowaniem, wręcz entuzjazmem pracowników. Przygotowany więc został warsztat dla moderatorów procesu Design Thinking jako zwieńczenie całego programu edukacyjnego.

- Trzeba było uczestniczyć w jednym z dotychczasowych procesów warsztatowych. W przeciwnym razie konieczne byłoby wyjaśnianie podejścia od podstaw. Wykorzystaliśmy więc naszą społeczność, mówiąc, że poszukujemy osób chętnych do udziału w kursie moderatora Design Thinking. Uczestnictwo w takim szkoleniu wiązało się z przyjęciem na siebie roli moderatora procesów wewnętrznych w organizacji. W rezultacie zgłosiło się 9 osób z różnych obszarów firmy. Byli to pracownicy z działów sprzedaży, marketingu, HR, obsługi klienta, ale także reprezentujący różny poziom zarządzania. To okazało się uniwersalne i spajające i dzisiaj mamy już grupę przygotowanych do pracy moderatorów procesu Design Thinking

- wskazuje Izabella Koniak.

Dzielenie się wiedzą

Obecnie w sytuacji, kiedy zgłaszany jest nowy pomysł biznesowy, wydział ekonomiczny firmy zajmuje się rachunkiem finansowym, natomiast moderatorzy Design Thinking koncentrują się na kwestii, jak można taki pomysł zrealizować.

- Pytamy moderatorów o to, kto chciałby pracować przy danym procesie i być opiekunem tematu. Taka osoba przygotowuje scenariusz warsztatu i przedstawia go wewnętrznemu "zleceniodawcy". Zaprasza także do prowadzenia warsztatu innych moderatorów procesu. Tak to u nas działa

- mówi Izabella Koniak.

Metoda pokazała, że dzielenie się wiedzą i doświadczeniem oraz praca z klientem (w której liczy się nie tylko ilość, ale jakość wywiadów niezbędnych do analizy jego potrzeb) ma swoje mocne strony.

- Kiedy potrzebujemy zmodyfikować jakąś usługę, to w procesie Design Thinking uzyskujemy bardziej szczegółowe informacje na podstawie m.in. pogłębionych wywiadów z klientami, z którymi zbudowaliśmy relacje, niż tylko odpowiedź ankietową "tak" lub "nie". Ciekawe, że Design Thinking niczego nam w firmie nie zastąpiło, ale poszerzyło katalog szkoleniowy. To swoisty akcelerator, dzięki któremu każdy pracownik czuje się ważny w firmie

- dodaje Izabella Koniak.

Każdy pracownik może bowiem stać się wewnętrznym konsultantem i mieć poczucie zaangażowania w realizowany projekt. Wie też, że może podpowiedzieć swoje rozwiązanie, bo firma nie tworzy tu żadnych ograniczeń. Wręcz przeciwnie - sprzyja swobodnej wymianie opinii i poglądów.

Ryzyko i sukces projektu

Inicjatorzy programu szkoleniowego zdawali sobie sprawę z potencjalnych czynników ryzyka, jakie mogą pojawić się na różnych etapach projektu. Takie ryzyko istniało już na początku procesu, kiedy zapraszano pracowników na pierwsze wykłady na temat Design Thinking. Nieznajomość procesu i wątpliwości dotyczące poszczególnych działań związanych z projektowaniem usług mogły stanowić dla pracowników istotną barierę.

Pojawiły się też pytania o sposób przeprowadzenia warsztatów. Z tego względu niezbędna okazała się pełna akceptacja ze strony zarządu firmy i zgoda na zorganizowanie ich w czasie pracy i na terenie targów.

- Dzięki temu mieliśmy naturalne środowisko rozwoju. Aby nasi klienci nie byli zdziwieni, że szkolenia prowadzimy w przestrzeni targowej, mówiliśmy, że prowadzimy projekt biznesowy związany z rozwojem danej imprezy targowej w przyszłej edycji i że chcemy pewne pomysły wspólnie z nimi skonsultować. Nasi pracownicy odebrali to bardzo dobrze, uznając, że to uczciwy komunikat i że nie muszą odgrywać żadnych ról. A niektórzy nasi rozmówcy biznesowi, znający podejście Design Thinking, byli pozytywnie zaskoczeni, że my też po tę metodę sięgamy w rozwoju naszej działalności. Rozpoczynając prace nad projektem, usłyszałam, że "po tym szkoleniu nic już nie będzie takie samo" i tak się rzeczywiście stało

- podsumowuje Izabella Koniak.

Dzisiaj okazuje się, że Design Thinking pomaga nie tylko przy projektowaniu nowych usług w branży targowej, ale nawet w takich czynnościach HR-owca, jak przygotowanie świątecznych paczek w zgodzie z potrzebami osób, które otrzymają je od firmy.

Halina Guryn