Jedną z podstawowych zasad rachunkowości, określoną w art. 6 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), jest zasada memoriału. Zgodnie z tą zasadą, jednostka w księgach rachunkowych powinna ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty, związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Ponadto w myśl art. 20 uor, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Księgując faktury, należy uwzględnić również zasadę współmierności, stanowiącą, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Oznacza to, że przychody i koszty dotyczące danego roku obrotowego powinny zostać ujęte i wykazane w sposób kompletny.

Właściwe przyporządkowanie kosztów i przychodów jest szczególnie ważne na przełomie roku, ze względu na obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

ZAPAMIĘTAJ!

Koszty dotyczące grudnia roku 2015 powinny być ujęte w księgach rachunkowych za ten rok, nawet jeżeli faktury zostały wystawione w styczniu następnego roku.

W omawianym przypadku zapłata nastąpiła w grudniu 2015 r. na podstawie rozliczenia (patrz: schemat 1).

Schemat 1. Ewidencja księgowa zapłaty za usługę na podstawie rozliczenia

Pozostaje teraz tylko ujęcie w koszty faktury dotyczącej grudnia w księgach rachunkowych jednostki w grudniu (księgi rachunkowe pozostają otwarte do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego) - patrz: schemat 2.

Schemat 2. Ewidencja księgowa ujęcia kosztów za zużycie energii

W praktyce może się również zdarzyć sytuacja, gdy faktura dotyczy kosztów:

● za grudzień 2015 r.,

● za styczeń 2016 r.

Należy wtedy przyporządkować koszty do właściwych okresów sprawozdawczych za pomocą konta 640 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów", jako międzyokresowe czynne koszty operacyjne.

W takiej sytuacji w księgach rachunkowych jednostki koszty dotyczące grudnia 2015 r. można ująć na podstawie dowodu PK (polecenie księgowania), sporządzonego na podstawie danych z faktury, a w księgach stycznia 2016 r. - koszty dotyczące tego miesiąca - na podstawie faktury.

Schemat 3. Ewidencja księgowa faktury za energię elektryczną dotycząca kosztów grudnia i stycznia roku następnego

RENATA NIEMIEC

 finansista, wieloletni pracownik wydziałów finansowych w jednostkach samorządu terytorialnego, autor licznych publikacji z zakresu rachunkowości i finansów publicznych, obecnie główny księgowy w jednostce budżetowej

PODSTAWY PRAWNE

● art. 6 ust. 1, art. 20 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1893)

● załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1954)

PRZECZYTAJ TEŻ:

Czy płatność za zużytą energię elektryczną może nastąpić przed otrzymaniem faktury?