39/2014, data dodania: 15.10.2014 Postanowienia regulaminu zfśs, które mogą być kwestionowane przez ZUS
Przeprowadzona kontrola przez ZUS może zakwestionować prawidłowość braku rozliczania składek od wypłat finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs). ZUS może wtedy zażądać skorygowania dokumentów rozliczeniowych za pracowników i opłacenia składek wraz z odsetkami.
ZUS ma obowiązek reagowania poprzez podejmowanie kontroli lub postępowań wyjaśniających w każdej sprawie, w której stwierdzi nieprawidłowości popełnione przez płatnika składek w wyliczaniu podstawy wymiaru składek za ubezpieczonych (art. 68 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; dalej: ustawa systemowa). Między innymi ZUS może zakwestionować sposób przyznawania świadczeń z zfśs, a tym samym zasadność zastosowanego przez płatnika zwolnienia składkowego. Wówczas jedyną drogą dla płatnika będzie odwołanie się od decyzji ZUS do sądu.
Jakie wypłaty z zfśs mogą być zwolnione ze składek ZUS
Nie są wliczane do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zfśs (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; dalej: rozporządzenie składkowe).
Przyznawanie świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs są uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z pomocy w ramach tego funduszu. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym ze związkami zawodowymi, jeżeli działają u pracodawcy.
Przeznaczenie środków z zfśs
Uwzględnienie kryterium socjalnego przy rozdziale środków z zfśs jest warunkiem koniecznym do oceny, że dane świadczenie jest świadczeniem socjalnym. Dlatego też, w sytuacji gdy pracownicy otrzymują świadczenia na podstawie innych kryteriów niż kryteria socjalne bądź bez zastosowania tych kryteriów, tj. z naruszeniem przepisów ustawy o zfśs, to świadczenia te nie mogą być zwolnione ze składek. Tym samym świadczenia te stanowią podstawę wymiaru składek.
Orzecznictwo sądów
| Orzeczenie | Teza wyroku |
| Wyrok SN | Kryterium socjalne przyjęte przez ustawodawcę prowadzi do wniosku, że nie może nastąpić przyznanie ogółowi pracowników świadczeń w jednakowej wysokości, według zasady "każdemu po równo". Jest mało prawdopodobne, aby dwie osoby pozostawały w takiej samej sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej uzasadniającej taką samą pomoc socjalną. |
| Wyrok SN | Przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokości dopłat z zfśs powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu i nawet zapisy zawarte w regulaminie świadczeń socjalnych nie mogą zmienić tej zasady. |
| Wyrok SN | Postanowienia regulaminu wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wydanego na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) są wiążące w zakresie określającym tryb przyznawania pracownikom świadczeń, w sposób uwzględniający indywidualną ocenę każdego przypadku w odniesieniu do ustanowionych kryteriów. Pominięcie tego trybu powoduje, że przyznane świadczenia nie mogą zostać uznane za finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w rozumieniu § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (...). |
Zapis w regulaminie zfśs
Skoro przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu, oznacza to, że świadczenie z zfśs musi być przyznane uprawnionym w różnych wysokościach, najlepiej jeżeli wysokość kwot (więcej niż jednej) uzależniona jest zarówno od kryterium dochodowego (nie zarobków u pracodawcy, tylko przychodu w przeliczeniu na członka rodziny), a także od sytuacji rodzinnej (np. liczby dzieci w rodzinie).
Przykład
W spółce AUTO-BIS pracownicy mają prawo do dopłaty do biletów na basen, siłownię, fitness itp. po okazaniu faktur wystawionych na pracownika. Są 3 wysokości dopłat w skali rocznej:
● 300 zł - dla pracowników, których przychód w przeliczeniu na członka rodziny wynosi więcej niż 1600 zł,
● 400 zł - dla pracowników, których przychód w przeliczeniu na członka rodziny wynosi od 1200 do 1600 zł,
● 500 zł - dla pracowników, których przychód w przeliczeniu na członka rodziny wynosi mniej niż 1200 zł.
Takie zasady przyznawania świadczeń z zfśs powodują, że kwota dofinansowania nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS.
Należy jednak pamiętać, że nie tylko prawidłowy zapis w regulaminie zfśs jest ważny, ale też stosowanie go przez pracodawcę. Nawet najlepszy zapis nie "uchroni" przed kontrolą ZUS, jeżeli stwierdzi ona, że pracodawca, pomimo prawidłowego zapisu w regulaminie zfśs, wypłaca pracownikom kwoty w tej samej wysokości.
Postępowanie w przypadku zakwestionowania wypłat z zfśs
W sytuacji gdy ZUS podważy prawidłowość nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek wypłat finansowanych z zfśs, płatnik ma obowiązek:
● rozliczyć składki w poszczególnych miesiącach, w których były dokonywane wypłaty, doliczając je do podstawy wymiaru składek w poprzednio składanych za pracowników imiennych raportach,
● opłacić należne składki wraz z odsetkami, jeżeli wystąpią.
Przykład prawidłowego zapisu w regulaminie zfśs
Stanowisko ZUS ujęte w interpretacji indywidualnej z 9 lipca 2013 r., znak: DI 200000/451/878/2013
| Stan faktyczny | Własne stanowisko przedsiębiorcy w sprawie |
| Pracodawca poinformował, że od 28 maja 2013 r. wprowadził nowe zasady podziału środków zfśs na świadczenia urlopowe. Ich wysokość będzie uzależniona od wysokości dochodu przypadającego na członka rodziny pracownika (wprowadzono 4 kwoty wysokości świadczenia). W celu uzyskania świadczenia pracownicy muszą złożyć oświadczenia o wysokości średnich dochodów brutto na członka rodziny pracownika. | Zdaniem płatnika opisany we wniosku sposób podziału środków zfśs na rok 2013 i kolejne lata w prawidłowy sposób ujmuje kryterium socjalne. Świadczenia przyznane z zfśs mogą tym samym korzystać ze zwolnienia składkowego (zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego). |
| Stanowisko przedsiębiorcy, przedstawione we wniosku o interpretację, ZUS uznał za prawidłowe. Jednocześnie ZUS odmówił wydania interpretacji w części dotyczącej potwierdzenia prawidłowości sposobu podziału środków zfśs. | |
Przykład
Zakład pracy wypłacił swoim pracownikom dodatki z zfśs z okazji jubileuszu firmy w wysokości:
● 1000 zł - dla pracowników, którzy przepracowali 10 lat,
● 500 zł - dla pracowników z co najmniej 5-letnim stażem pracy u pracodawcy.
Z uwagi na zakwestionowanie przez ZUS nieuwzględnienia tych wypłat w podstawie wymiaru składek płatnik złoży za pracowników korekty druków rozliczeniowych ZUS RCA za luty 2014 r., w którym została dokonana wypłata. Jan K. otrzymał dodatek w wysokości 500 zł. Jego uprzednio wykazana podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyniosła 3800 zł. Zatem w korekcie raportu ZUS RCA powinny być wykazane kwoty 4300 w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne - 3710,47 zł (4300 zł - 419,68 zł - 64,50 zł - 105,35 zł).
Jeżeli płatnik nie zgadza się z ustaleniami kontroli, wówczas ma prawo w ciągu 14 dni od jego otrzymania złożyć zastrzeżenia. Jeżeli ZUS tych zastrzeżeń nie uzna, zostaje wydana decyzja. W przypadku gdy w sprawie było prowadzone postępowanie wyjaśniające i płatnik nie zgadza się ze stanowiskiem ZUS, także jest wydawana decyzja. W obydwu przypadkach płatnik ma prawo złożyć odwołanie do właściwego sądu za pośrednictwem jednostki terenowej ZUS, która tę decyzję wydała. Czas na wniesienie odwołania to miesiąc od jej doręczenia. Złożenie takiego odwołania nie powoduje wstrzymania naliczania odsetek, dlatego lepiej będzie, jeżeli płatnik złoży dokumenty rozliczeniowe korygujące i opłaci należne składki. Jednocześnie dobrze jest zastrzec, że działania te dokonuje, aby zabezpieczyć się na wypadek przegrania sprawy w sądzie. Natomiast po wygraniu sprawy skoryguje wcześniej złożone dokumenty, a powstałą z tego tytułu nadpłatę zaliczy w ciężar bieżących należności lub wystąpi z pismem do ZUS o jej zwrot.
ANDRZEJ OKUŁOWICZ
ekspert i praktyk, prawnik, od 14 lat zajmujący się prawem ubezpieczeń społecznych
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 18 ust. 1, art. 86, art. 91 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1161),
● art. 81 ust. 2, 5-6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1188),
● art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 592; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1198),
● § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 127, poz. 860).
