Czy przyznawanie świadczeń z ZFŚS może być uzależnione od wymiaru etatu i okresu zatrudnienia

Jednostka budżetowa prowadzi fundusz socjalny, odprowadzając odpis na ten fundusz, i wypłaca z niego świadczenia pieniężne. W jednostce obowiązuje regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który został napisany wspólnie z przedstawicielami związków zawodowych działających w jednostce. W jednostce jest duża wymiana kadr, w szczególności w grupie nowo zatrudnionych pracowników. Z tego względu w regulaminie funduszu zapisano, że uprawnionymi do korzystania ze świadczeń pieniężnych są pracownicy, którzy przepracowali w jednostce co najmniej rok. Dodatkowo zawarto zapis, że ze względów sprawiedliwości pracowniczej kwoty świadczeń socjalnych będą również (oprócz wysokości dochodów rodziny) uzależnione od wielkości etatu pracowników - osoby zatrudnione na 1/2 etatu otrzymają połowę przysługującego świadczenia, a na 1/4 etatu otrzymają ćwierćświadczenia. Ostatnio jeden z nowych pracowników groził, że jak nie otrzyma świadczenia, powiadomi o takim postępowaniu inspekcję pracy. Czy tak skonstruowany regulamin wewnętrzny jest wadliwy i czy grożą jakiekolwiek konsekwencje ze strony tej inspekcji? Czy w ewidencji księgowej należałoby skorygować dotychczasowe zapisy kwot wypłaconych już świadczeń w niższej wysokości, czy wprowadzić nowe zapisy, gdyby okazało się, że należy dopłacić do zaniżonych świadczeń?

ODPOWIEDŹ: Przyznawanie i wypłata świadczeń socjalnych uzależnione jest wyłącznie od ogólnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu.

UZASADNIENIE: Zasady gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu, w tym m.in. przyznawania i wypłacania świadczeń pieniężnych, zostały określone w ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS).

ZFŚS tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, z tym że pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 1 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS).

A zatem, jednostka budżetowa na mocy wskazanych przepisów jest zobligowana bez względu na wielkość zatrudnienia do utworzenia ZFŚS.

Zgodnie z postanowieniami zawartymi w art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ZFŚS uzgodnionym ze związkami zawodowymi, a w razie ich braku - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

ZAPAMIĘTAJ!

Pracodawca nie może ustanowić regulaminu ZFŚS, w którym reguły korzystania ze środków funduszu są sprzeczne z zasadami uregulowanymi odgórnie w przepisach ustawy o ZFŚS.

Obowiązujący w jednostce budżetowej wewnętrzny regulamin ZFŚS, który zresztą napisany został z przedstawicielami związków zawodowych działających w jednostce, zawiera postanowienia, które są sprzeczne i niezgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami ustawy o ZFŚS. Regulamin ten nie może zawierać zapisów warunkujących przyznawanie świadczeń pieniężnych oraz ich wysokości, które determinowane są m.in. wielkością wymiaru czasu pracy (odpowiednio na 1/2 i 1/4 etatu), oraz spełnienia warunku przepracowania rocznego okresu w jednostce.

Takie kryteria, jakie obowiązują w jednostce budżetowej, być może odnoszą się w pewnym sensie do sprawiedliwości pracowniczej, jednakże nie są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

Jednostka budżetowa, przyznając i wypłacając swoim pracownikom świadczenia pieniężne z ZFŚS, gdzie wysokość dofinansowania uzależniona jest również od kryterium wymiaru etatu oraz okresu zatrudnienia, postępuje nieprawidłowo i wbrew przepisom ustawy o ZFŚS. Tym samym działanie to jest sprzeczne z założeniami ustawy o ZFŚS, gdyż nie uwzględnia ogólnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników jednostki budżetowej uprawnionych do korzystania z ZFŚS.

ZAPAMIĘTAJ!

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu - art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS.

Prawidłowo jednostka budżetowa powinna zróżnicować wysokość przyznanych świadczeń pieniężnych z ZFŚS wszystkim pracownikom, uwzględniając kryterium dochodowe i życiowe całej rodziny tych pracowników. Wyznacznikiem wysokości przyznanych świadczeń nie mogą być dotychczas stosowane w jednostce uwarunkowania, tj. wymiar etatu i długość okresu zatrudnienia.

Ponadto, w mojej opinii, powinien zostać skorygowany dotychczasowy, wadliwy pod względem prawnym, wewnętrzny regulamin ZFŚS obowiązujący w jednostce budżetowej, który musi uwzględniać zapisy i zasady spójne z ogólnymi przepisami prawa materialnego dotyczącymi działalności socjalnej organizowanej przez zakład pracy.

Dodatkowo należy zaznaczyć, że zgłaszane groźby pracownika jednostki mogą faktycznie mieć konsekwencje w postaci sankcji nałożonych przez Państwową Inspekcję Pracy. Zgodnie bowiem z przepisami art. 12a ustawy o ZFŚS, kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów tej ustawy albo podejmuje działania niezgodne z jej przepisami, podlega karze grzywny. W sprawach tych orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu tej instytucji, w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.

Odnośnie do drugiej części pytania, to po wyrównaniu świadczeń socjalnych pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy do pełnych należnych kwot, w ewidencji księgowej jednostki należy zaewidencjonować nowe zapisy księgowe. Zapisy te stanowić powinny równowartość nowo wypłaconych kwot świadczeń pieniężnych zawierających wyrównanie do świadczeń prawidłowo należnych. Powyższe postępowanie wynika z przepisów art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, zgodnie z którymi do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podstawy prawne

• art. 1 ust. 1 i 2, art. 8 ust. 1 i 2, art. 12a ust. 1 i 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 2191; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 2371)

• ustawa z 24 sierpnia 2001 r. - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 475)

• art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 395; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 398)

Radosław Tyburczy

ekonomista, biegły sądowy z dziedziny rachunkowości budżetowej i finansów publicznych, kierownik oddziału kontroli finansowej w Urzędzie Wojewódzkim w Bydgoszczy, współpracuje z jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie kontroli, autor licznych publikacji