10 pytań o inwentaryzację

Ostatni kwartał każdego roku to czas na przeprowadzenie inwentaryzacji. Czynność ta ma na celu zweryfikowanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym, rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych oraz wykrycie nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem jednostki. W toku inwentaryzacji pojawia się wiele pytań i niejasności, na które odpowiemy w dalszej części tekstu.

Metody inwentaryzacji poszczególnych rodzajów aktywów i pasywów jednostek określone zostały w art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Zgodnie z tym przepisem, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

1. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - w drodze spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
2. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - w drodze otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
3. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

1. Jak inwentaryzować zobowiązania

SŁOWNICZEK

Zobowiązanie to pieniężne lub rzeczowe świadczenie dłużnika na rzecz wierzyciela, które na dzień powstania musi mieć ściśle określoną wartość, oraz termin zrealizowania (zapłaty).

Inwentaryzacji zobowiązań dokonuje się poprzez uzgodnienie sald z wierzycielem.

Obowiązki wierzyciela i dłużnika związane z potwierdzeniem salda:

1. Wierzyciel prowadzący księgi rachunkowe przesyła do dłużnika druk z prośbą o potwierdzenie salda swojej należności (patrz: Wzór).

2. Dłużnik dokonuje potwierdzenia zgodności tego salda albo wskazuje różnice lub zastrzeżenia, które należy wyjaśnić.

3. Dłużnik odsyła potwierdzony egzemplarz pisma do wierzyciela, pozostawiając kopię swojej dokumentacji.

Wzór. Potwierdzenie salda

…………………………….

(miejscowość, data)

Potwierdzenie salda

Nadawca:

…………………………….…….

(nazwa firmy i adres wierzyciela)

Adresat

…………………………………..

(nazwa firmy i adres dłużnika)

Stosownie do uregulowań przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 z późn.zm.) informujemy, że Państwa zadłużenie na dzień ………………. wobec naszej jednostki wynosi ………………. zł ………gr.

Zgodnie z naszą ewidencją księgową (nr i nazwa konta: ……………….) na powyższe saldo składają się następujące kwoty:

Prosimy o potwierdzenie zgodności powyższego salda z danymi wynikającymi z Państwa ksiąg rachunkowych poprzez wypełnienie kopii niniejszego pisma i odesłanie na nasz adres.

W przypadku niezgodności wykazanego przez nas salda z saldem wynikającym z Państwa ksiąg rachunkowych prosimy o przesłanie specyfikacji różnic między tymi saldami.

………………………………………

(pieczątka i podpis

osoby upoważnionej u wierzyciela)

2. Czy dopuszczalne jest "milczące potwierdzenie salda"

Nie. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. milczących potwierdzeń sald, nawet w sytuacji gdy w potwierdzeniu salda znalazła się informacja, że w przypadku nieotrzymania od kontrahenta potwierdzenia w ciągu np. 30 dni, wierzyciel uznaje saldo za zgodne, to zapis taki nie jest skuteczny.

3. Czy należy potwierdzać salda zerowe

Jeżeli jednostka posiada kontrahentów, z którymi prowadzone są liczne transakcje generujące znaczne obroty, wskazane jest dokonanie potwierdzenia salda zerowego. Wówczas jednostka ma pewność, że nie ominęła w trakcie inwentaryzacji istotnego aktywu, który nie istnieje jedynie ze względu na popełniony błąd w księgach rachunkowych.

W innych przypadkach z reguły nie występuje się o potwierdzenie salda zerowego.

4. Czy potwierdzenie sald należności może odbywać się drogą e-mailową

Tak. Ustawa o rachunkowości nie zabrania potwierdzania salda drogą e-mailową. Wiarygodność zawartych w potwierdzeniu salda informacji wzrasta, gdy jest ono zaopatrzone w bezpieczny podpis elektroniczny odpowiedniej osoby z firmy kontrahenta.

5. W jaki sposób inwentaryzować grunt oddany w trwały zarząd

Inwentaryzacja nieruchomości oddanych w trwały zarząd powinna być przeprowadzana zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości oraz rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont).

Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont, inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości.

Z przytoczonego przepisu wprost wynika, że inwentaryzacja gruntu oddanego w trwały zarząd powinna zostać przeprowadzona w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

6. Jak inwentaryzować zbiory biblioteczne

Zbiory biblioteczne należy traktować jako środki trwałe i w związku z tym inwentaryzować zgodnie z art. 26 ust. 1 uor - na ostatni dzień każdego roku, w drodze spisu z natury.

7. Czy paliwo w bakach samochodów podlega rocznej inwentaryzacji

Nie, paliwo w bakach samochodów nie powinno podlegać inwentaryzacji, ponieważ ujmowane jest w kosztach z chwilą zatankowania do poszczególnych pojazdów.

Natomiast paliwa przechowywane w zbiornikach jako zapas powinny być inwentaryzowane. Jednakże kwestia technicznego przeprowadzenia inwentaryzacji paliwa w zbiornikach powinna zostać opisana w zasadach (polityce) rachunkowości.

8. Czy materiały biurowe (np. papier do kserokopiarki) należy inwentaryzować - jeżeli tak, to jaką metodę stosować?

Tak, materiały biurowe należy inwentaryzować zgodnie z uor w zależności od przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych.

W myśl art. 17 ust. 2 pkt 4 uor, kierownik jednostki może podjąć decyzję o stosowaniu metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, polegającej na odpisywaniu w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączonej z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy. Zapis ten pozwala jednostce nie prowadzić w ciągu roku ewidencji ilościowych i wartościowych posiadanych aktywów obrotowych, czyli materiałów lub towarów. Jednakże możliwość ta objęta jest warunkiem ustalenia na dzień bilansowy rzeczywistego stanu tych składników majątku, czyli przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury.

9. Kiedy inwentaryzować gotówkę w kasie, jeżeli 31 grudnia to dzień wolny od pracy

Zgodnie z ogólnie obowiązującą zasadą, gotówka w kasie powinna być inwentaryzowana na ostatni dzień roku, tj. 31 grudnia.

Jeżeli ostatni dzień roku przypada na sobotę lub niedzielę, a więc dzień wolny od pracy - kiedy jednostka nie pracuje - inwentaryzację gotówki w kasie można przeprowadzić 30 grudnia po zamknięciu kasy lub 2 stycznia przed jej otwarciem. Istotne jest jednak, aby w dokumentacji pojawiła się informacja, że jest to stan kasy na 31 grudnia, ponieważ to jest ostatni dzień roku obrotowego.

10. Kto przeprowadza inwentaryzację w szkole - CUW czy dyrektor szkoły

Za przeprowadzenie inwentaryzacji w szkole odpowiedzialny jest kierownik jednostki - dyrektor szkoły.

Zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, kierownik jednostki (dyrektor szkoły) ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy.

Podstawy prawne

• art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 395; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1629)

• 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911)

©℗

MAGDA GROTKIEWICZ

prawnik specjalizujący się w tematyce finansów publicznych, rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej, redaktor prowadzący dwutygodnik "Rachunkowość Budżetowa"